項目經(jīng)理是干什么的
小M是一名畢業(yè)于名牌大學(xué)軟件專業(yè)的研究生，在學(xué)校中隨導(dǎo)師參加過一些國家級的科研項目。畢業(yè)后，小M如愿加入某知名IT公司。
為了適應(yīng)管理要求，該公司已經(jīng)引進(jìn)并實施了“項目型”管理模式，企業(yè)內(nèi)按行業(yè)劃分成事業(yè)部，項目是事業(yè)部最基本的業(yè)務(wù)運(yùn)作單位；各事業(yè)部內(nèi)設(shè)專職的項目經(jīng)理，項目經(jīng)理對項目的全過程負(fù)責(zé),因此是公司最重要的基層管理角色之一。
小M覺得，項目經(jīng)理受人尊重、令人羨慕。不僅羨慕他們每次完成一個項目回到公司后受到英雄般的歡迎，跟公司高層可以面對面直接溝通，還有老客戶、老同事經(jīng)常寄來的土特產(chǎn)。就拿小M的頂頭上司事業(yè)部總經(jīng)理S總來說，原來是做技術(shù)的，后來成了項目經(jīng)理，之后連續(xù)做了幾個大項目，就成了領(lǐng)導(dǎo)眼里的“紅人”，在客戶那里也有很高威信?，F(xiàn)在，年紀(jì)輕輕已經(jīng)成了一名總經(jīng)理，獨(dú)立負(fù)責(zé)了公司的一大塊業(yè)務(wù)。
項目經(jīng)理也是公司的稀缺資源。由于公司的項目技術(shù)性比較強(qiáng)，需要既懂得IT技術(shù)又具備項目管理技能的人才，因此鼓勵技術(shù)人員轉(zhuǎn)型做項目經(jīng)理。小M覺得自己符合項目經(jīng)理的要求，但是，做一名項目經(jīng)理是個嚴(yán)肅的職業(yè)選擇，在進(jìn)入亮麗的光環(huán)之前，首先需要弄清楚，項目經(jīng)理是干什么的？
于是，小M找到了S總，談了自己的想法，希望得到S總的指導(dǎo)。S總熱情接待了小M，并回答了小M的問題。
小M首先問：“S總，請問項目經(jīng)理是個什么樣的角色呢？”
S總說：“項目經(jīng)理是公司委派的負(fù)責(zé)實現(xiàn)項目目標(biāo)的個人，是公司授權(quán)的項目負(fù)責(zé)人，是項目的直接組織者和領(lǐng)導(dǎo)者。項目經(jīng)理對外代表公司與客戶和分包單位進(jìn)行聯(lián)系，處理合同有關(guān)的商務(wù)事宜；對內(nèi)全面負(fù)責(zé)項目的實施。一些企業(yè)中由職能經(jīng)理代替項目經(jīng)理，項目經(jīng)理是兼職和客串的角色。這種兼職的項目經(jīng)理實際上并不承擔(dān)上述職責(zé)?！?br>小M接著問：“那項目經(jīng)理的具體職責(zé)是什么呢？”
S總說：公司里的項目經(jīng)理的職責(zé)有三個方面：
也就是說，一個合格的項目經(jīng)理必須同時做到 ‘按預(yù)期交付成果’、‘讓客戶滿意’、‘讓員工滿意’?！?/p>
小M又說：“那IT項目經(jīng)理的主要任務(wù)是什么呢？”
S總說：第一，支持售前過程。IT項目一般比較復(fù)雜，交付風(fēng)險比較大，需要在合同中約定工作范圍、進(jìn)度計劃，要估算成本和人力資源。項目經(jīng)理近距離地了解需求、資源等約束，制定的項目實施方案才會切實可行。參加售前過程不僅有助于項目經(jīng)理深入了解客戶需求，也可以幫助客戶了解項目經(jīng)理的能力。有的時候，客戶會因為相中‘項目經(jīng)理’而促成合同的簽訂，甚至要求將鎖定某位項目經(jīng)理作為合同的條件。
第二，負(fù)責(zé)項目交付。簽訂合同之后，項目經(jīng)理負(fù)責(zé)圍繞預(yù)期目標(biāo)、遵循確定的規(guī)范執(zhí)行項目。項目經(jīng)理不僅要制定思路清晰、考慮周密的計劃，還要調(diào)集資源、委派任務(wù)，推進(jìn)計劃的執(zhí)行；過程中，還要及時處理出現(xiàn)的問題，定期向有關(guān)人員匯報進(jìn)展，保證在規(guī)定的時間和預(yù)算內(nèi)交付項目成果。
第三，完成項目收尾。完成交付成果之后，要將成果移交給客戶，確?？蛻艨梢苑€(wěn)定地使用系統(tǒng)。然后，將后續(xù)服務(wù)移交給服務(wù)部門，確?？蛻舻玫匠掷m(xù)的服務(wù)保障。項目經(jīng)理交付的成果直接決定客戶滿意度、影響客戶是否愿意付款，因此公司里還要求項目經(jīng)理負(fù)責(zé)完成收款工作。
第四，管理干系人的關(guān)系。一個IT項目可能涉及投資方、客戶、分包單位、合作伙伴，甚至可能包括政府、社會等各方面的關(guān)系；面對的‘客戶’也不是一個人，而是一個群體。項目經(jīng)理作為各方的橋梁和紐帶，要隨時處理各方信息，保持密切溝通，解決矛盾沖突，只有這樣才能讓‘客戶’滿意。
第五，管理項目團(tuán)隊。由于項目團(tuán)隊的臨時性，項目經(jīng)理需要花費(fèi)很大的精力尋找合適的資源，優(yōu)化資源配置，建立合理的組織結(jié)構(gòu)，確定清晰的職責(zé)分工。項目過程中還需要通過各種措施進(jìn)行團(tuán)隊建設(shè)，打造高效團(tuán)隊?！?/p>
從這些工作任務(wù)的性質(zhì)來看，項目經(jīng)理是項目的推動者，也是關(guān)系的協(xié)調(diào)者。
小M感嘆道：“原來項目經(jīng)理要面對那么多人、負(fù)責(zé)那多事，還要確保項目的成功，這是多么有挑戰(zhàn)的一件事??！”
S總：“確實，項目經(jīng)理往往是決定一個項目成敗的關(guān)鍵人物，要求素質(zhì)高、綜合能力強(qiáng)、職責(zé)范圍廣，幾乎涵蓋了一個CEO的范疇。所以，項目經(jīng)理也被戲稱為‘迷你’CEO?！?/p>
但是，項目經(jīng)理是條無悔路，后面可能遇到的困難無數(shù)，如果半路發(fā)現(xiàn)實際情況和最初想象有很大的差距，覺得自己不適合做項目經(jīng)理，那問題可就大了。因為，這不僅對客戶和團(tuán)隊會造成非常大的不利影響，對自己也非常不利，畢竟技術(shù)的發(fā)展實在是太快了，再想退回到技術(shù)路線的難度也很大。
小M非常想知道，到底自己適合做項目經(jīng)理嗎。于是再次找到了S總。
S總說：“是否適合首先考慮的是個人素質(zhì)。具有不同素質(zhì)的人對同樣的事情會采取完全不同的反應(yīng)。項目經(jīng)理是項目中的矚目人物，一旦做出失當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，會影響多方人員，因此對素質(zhì)有比較高的要求。
素質(zhì)包括性格特征、能力傾向和處事態(tài)度等。盡管誰都可以做項目經(jīng)理，但真實的情況是可能某些人更適合做項目經(jīng)理，甚至IT圈子里很多人都認(rèn)為項目經(jīng)理是天生的。當(dāng)然，‘天生項目經(jīng)理’并不是說他們不需要學(xué)習(xí)和實踐，而是說具備某些素質(zhì)的人員擔(dān)任項目經(jīng)理可以充分發(fā)揮特長，從而比較自信，發(fā)展得也比較順利。
反過來，有些人確實不太適合做項目經(jīng)理，所以需要慎重選擇。例如，一個人天生就不善言辭，不愿意與人打交道，如果讓他去跟客戶談判，不停地‘討價還價’，他的心理就會承受很大的壓力。一旦突破了心理承受能力極限，可能會放棄最初的選擇。當(dāng)然，這也不是說不善言辭一定就做不了項目經(jīng)理，只是要比其他人付出更多的努力，可能在成長的路上會艱苦一些?！?br>小M問：“那么‘天生的項目經(jīng)理’具備的素質(zhì)是什么呢？”
S總說：“可能很多素質(zhì)都是必要的，但有幾個基本素質(zhì)不僅重要，而且先天賦予的成分較多。
第一，領(lǐng)導(dǎo)力。領(lǐng)導(dǎo)力是指通過他人來完成工作的能力。項目經(jīng)理雖然是項目領(lǐng)導(dǎo)核心，但需要依賴團(tuán)隊完成任務(wù)。由于項目組的動態(tài)性和臨時性，項目經(jīng)理對于團(tuán)隊成員并不具備完全的管理權(quán)力，更多需要將一組成員凝聚成一個團(tuán)隊，激發(fā)和影響他人為了一個共同的目標(biāo)而努力工作。
領(lǐng)導(dǎo)力重要并不意味著‘領(lǐng)導(dǎo)’是‘官’，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該是個‘領(lǐng)頭的’，跟大家是平級的，但是卻走在別人的前面。不僅要求別人做到的事自己先做到，而且知道‘下一步’應(yīng)該干什么，下一個目標(biāo)在哪里。項目經(jīng)理的口號應(yīng)該是‘跟我沖’，而不是‘給我上’。
‘領(lǐng)導(dǎo)力’其實很好判斷，如果讓一組人在一個封閉的環(huán)境中讓他們共同去完成一個任務(wù)，但是不說明誰是這組人的負(fù)責(zé)人。不用長時間就會發(fā)現(xiàn)，這組人中有一個人（或幾個人）會自然而然地成為了領(lǐng)導(dǎo)者。
第二，責(zé)任心。項目執(zhí)行過程中，會遇到很多困難，經(jīng)常會超出原先的想象。這個時候，能夠幫助項目經(jīng)理堅持下去的可能只有‘責(zé)任心’。
具備強(qiáng)烈責(zé)任心的人，出于對承諾的負(fù)責(zé)，會傾盡全力達(dá)成目標(biāo)而不言放棄，因此也是可靠、可信的人。這樣的人，公司、客戶和團(tuán)隊才會對其放心，才會全力支持。
具有強(qiáng)烈責(zé)任心的人，還有個特點(diǎn)，會非常注重細(xì)節(jié)，能主動發(fā)現(xiàn)問題。他會不自覺地在腦子中模擬一件事的執(zhí)行過程，設(shè)想各種意外情況，考慮如何應(yīng)對。這樣的人就是我們常說的‘操心命’，但這樣的品質(zhì)在項目管理中特別有用，有助于發(fā)現(xiàn)潛在問題、防范潛在風(fēng)險，這樣的人也比一般人看得遠(yuǎn)，想得透。
第三，積極主動。桌子上放著半杯水，消極的人會說‘唉！只剩半杯水了’，而積極的人會說‘耶！我們還有半杯水’。項目經(jīng)理需要成為后者，總是能同時看到事情‘有利’和‘不利’的兩個方面，善于利用自身的優(yōu)勢轉(zhuǎn)變局勢。
積極主動的人最大的特點(diǎn)是不抱怨。項目經(jīng)理是‘主心骨’，主心骨亂了，項目也就亂了。項目經(jīng)理必須時刻保持好的心態(tài)，如果團(tuán)隊始終看到一個信心滿滿、鎮(zhèn)定自若的項目經(jīng)理，大家也會充滿信心。如果團(tuán)隊總是看到一個整天愁眉苦臉、滿腹牢騷的項目經(jīng)理，大家可能擔(dān)心他隨時會撂挑子，士氣可想而知。
積極主動的項目經(jīng)理會積極尋找方法，相信‘方法總比問題多’。他們能夠引導(dǎo)大家集思廣益尋找方法，領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊走出困境。
積極主動的人會提出建設(shè)性意見，從而更容易獲得幫助和支持。被敵人包圍了，一個指揮官報告說：‘我被包圍了，該怎么辦？’
而另一個指揮官報告說：‘我被包圍了，需要空中支援?！膫€更容易獲得幫助？顯然是后者。因為，向司令部解釋清楚復(fù)雜的狀況就不是件容易的事，還要他們幫你做出決策，貽誤戰(zhàn)機(jī)不說、決策也不一定正確。其實，最能提出正確建議的人正是掌握豐富信息的一線指揮官。
第四，壓力承受。項目中會出現(xiàn)各種突發(fā)事件，有時需要忍受極大的壓力。有壓力承受能力的人當(dāng)困難來臨的時候仍能鎮(zhèn)定自若，仍能冷靜思考，即使在無能為力的時候，還能保持‘風(fēng)度’和‘幽默感’，從而穩(wěn)定軍心、解決問題?！?/p>
S總說：“有一個項目經(jīng)理在半夜3點(diǎn)、離系統(tǒng)正式運(yùn)行4個小時前發(fā)現(xiàn)一個憑證打印錯誤，可能直接影響第二天業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。他連夜把程序員叫過來修改程序，在別人忙得焦頭爛額的時候，他自己卻在旁邊的椅子上呼呼大睡。別人問他：‘這個時候你還能睡得著？’他說：‘我現(xiàn)在幫不上忙，現(xiàn)在能做的事就是讓大家放松點(diǎn)。明天才是我該緊張的時候’。這時候能睡著，才需要真正的抗壓能力?！?/p>
小M聽得非常入神，但是仍不知道自己是否滿足這些素質(zhì)要求。S總拿出了一張表，告訴小M這是從公司一些優(yōu)秀的項目經(jīng)理身上抽取的行為特點(diǎn)和思維習(xí)慣，你可以參考看看，自己是否是這樣的人：
S總說：“如果你對這些問題80%以上的回答都是肯定的，說明你具有一名優(yōu)秀項目經(jīng)理的潛質(zhì)，選擇項目經(jīng)理作為自己的職業(yè)方向，就會有比較順暢的路徑和光明的未來?！?/p>
項目經(jīng)理的知識和技能幾次談話之后，S總通過觀察覺得小M是個好苗子、“天生項目經(jīng)理”；小M成為項目經(jīng)理的意愿也非常強(qiáng)烈，恨不得立刻買本書，投入項目管理的學(xué)習(xí)中去。
S總向小M推薦了幾本項目管理方面的書，但同時強(qiáng)調(diào)：“項目管理是實踐性很強(qiáng)的學(xué)科，項目經(jīng)理不僅要掌握項目管理知識,還要掌握實踐技能和人際關(guān)系的軟技能，而且這些知識和技能不是光從書本上就可以得來的，需要通過多種途徑學(xué)習(xí)和掌握。”
作者潘東，1998年畢業(yè)于上海交通大學(xué)計算機(jī)系，獲博士學(xué)位，同年加入聯(lián)想集團(tuán)。2001年隨聯(lián)想集團(tuán)的分拆加入神州數(shù)碼?，F(xiàn)任鼎捷軟件股份有限公司(原神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司)副總裁，中國軟件協(xié)會過程改進(jìn)分會副會長。
作者韓秋泉，1994年畢業(yè)于上海科技大學(xué)物理系，2004年畢業(yè)于華東師范大學(xué)軟件學(xué)院，獲工程碩士學(xué)位。1996年開始從事軟件開發(fā)工作，2001年加入神州數(shù)碼，現(xiàn)為神州數(shù)碼融信軟件有限公司交付管理服務(wù)事業(yè)部總經(jīng)理，并負(fù)責(zé)公司的PMO工作。
本文節(jié)選自《IT項目經(jīng)理成長手記》一書。潘東，韓秋泉著，由機(jī)械工業(yè)出版社出版。
