秘書商務(wù)活動管理：新聞發(fā)布會的準備工作
來源：考試大 2010/3/24 【
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模擬考場 視頻課程 1．新聞發(fā)布會又稱記者招待會，它是政府、企業(yè)、社會團體或個人把各新聞機構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動。新聞發(fā)布會是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報道的行之有效的手段。
2．新聞發(fā)布會大致有發(fā)布某一消息、說明某一活動、解釋某一事件等類型。
3．新聞發(fā)布會十分強調(diào)禮儀規(guī)范，其核心是誠，真誠地面對新聞記者，坦城的公布與組織機構(gòu)相關(guān)的信息。
4．新聞發(fā)布會的程序
宣布開始→發(fā)布新聞或消息→答記者問→宣布結(jié)束→提示會后安排
5、準備工作如下：
?。?）確定被邀請記者的范周
該邀請哪些記者得根據(jù)公布事件發(fā)生的范圍、影響來決定。如事件涉及全國，則要邀請全國性新聞單位的記者出席；如事件的影響只限于本地，則邀請當(dāng)?shù)匦侣剢挝坏挠浾撸蝗缡录婕暗綄ｉT業(yè)務(wù)，就需邀請專業(yè)新聞單位的記者。一般說來，邀請記者的覆蓋面要廣，各方新聞機構(gòu)都應(yīng)照顧到，不僅要有報紙、雜志記者，還要有電臺和電視臺的記者；不僅要有文字記者，還應(yīng)有攝影記者。
?。?）確定時間和場所
確定記者招待會的日期，一是要及時，當(dāng)新產(chǎn)品、新政策出臺前夕及時舉行，或組織單位受到指責(zé)、誤解時及時舉行，以便澄清真相，挽回影響；二是日期應(yīng)當(dāng)避開重大會議、社會活動，如全國人民代表大會會議期間、奧運會期間、新聞界和公眾的注意力集中于它們，作為一個一般的社會組織相比之下居次要地位，不易被公眾廣泛接受。
記者招待會在何處舉行，要根據(jù)會議的主題來確定，如果是一般情況，可以在本組織單位的會議室、接待室舉行或租用賓館、招待所、或赴外地舉行；如果是希望造成全國性影響的，則可以赴首都或大都市租用場地舉行。
?。?）確定主持人和發(fā)言人
出于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們大都提出一些尖銳深刻甚至讓人下不了臺的問題，這對主持人和發(fā)言人都提出了很高的要求。記者招待會一般由公關(guān)部門負責(zé)人或辦公室主任、秘書長等主持。主持人負責(zé)介紹主題及基本情況，其措詞講究典雅面有力，風(fēng)趣而不失莊重。發(fā)言人由單位決策層人物擔(dān)任，要求熟悉全面情況、頭腦機敏、有較高文化修養(yǎng)和風(fēng)度、語言表達能力答的特殊會議。
?。?）準備發(fā)言材料和布置會場
為了使參加會議的記者們對舉辦單位所傳遞的信息或所解決的問題能夠理解深刻，并給予充分的肯定，負責(zé)招待會的秘書部門一定要準備好必要的資料。資料應(yīng)包括會議程序、領(lǐng)導(dǎo)人的發(fā)言材料，送給記者的有關(guān)資料、單位對問題的理解、認識和感受等方面的文字資料。
會議要選擇交通便利、安靜而無噪音，有電話等電訊設(shè)備的地方。會議桌可以圍成圓形，使氣氛顯得和諧，賓主平等。如果是大中型的記者招待會，可使用長方形的桌子，并分別標明“記者席”、“主持人席”、“工作人員席”，主持人和工作人員應(yīng)佩帶寫明姓名的胸牌。主持人、發(fā)言人還應(yīng)設(shè)置標明職務(wù)的姓名牌，以便記者識別。如邀請的記者多，還可排定座次順序，分清主次，注意照顧有代表性的新聞單位的記者，避免出現(xiàn)混亂和不愉
快。準備好錄音、錄像設(shè)備、文具用品、飲料茶水等。
（5）制作經(jīng)費預(yù)算
費用應(yīng)根據(jù)所舉行記者招待會的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費預(yù)算。其費用項目一般有租場費、印刷費、會場布置費、茶點費、禮品費、文具費、郵費、電話費、交通費等。
?。?）組織會議
秘書部門的負責(zé)人如擔(dān)任主持人，其職責(zé)是把握會議的主題，別使大家離題太遠，發(fā)言人講完后，主持人要引導(dǎo)記者踴躍提問，遇到冷場時，可用輕松、幽默的語言活躍氣氛，提高記者們提問的興趣和勇氣；遇到記者競相提問時，應(yīng)控制提問時間，避免提重復(fù)的問題，以提高會議效率。記者招待會的時間一般控制在二小時之內(nèi)。
（7）參觀活動安排
如有條件，記者招待會前后可以配合招待會主題組織記者進行參觀活動，如觀看設(shè)施、實物、成果展覽、模型、圖片等給記者創(chuàng)造實地采訪、攝影、錄像的機會，增加記者對會議主題的感性認識。
?。?）小型宴請安排
如果必要，可以在招待會或參觀活動后，邀請記者參加午餐或晚餐，以進一步進行溝通。
（9）收集有關(guān)新聞報道
記者招待會舉行后的一段日子里，秘書要注意搜集到會記者采寫、刊發(fā)的各類新聞稿件，分門別類地登記、分析，以便檢驗會議的效果。對參加會議而未發(fā)布新聞的記者，也應(yīng)禮貌地詢問原因，便于日后改進工作。
