一次走進(jìn)小寧的房間，已經(jīng)是2年以前的事了，那時(shí)的他還是個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的理工科學(xué)生——從他以前那亂七八糟的房間你就可以知道這點(diǎn)。然而士別2載，不僅房間整理得有條不紊，房間主人——用了2年時(shí)間也從一個(gè)普通技術(shù)員晉升為華為中層管理者。
“在華為工作的這段時(shí)間，你覺(jué)得是什么影響你最深？”《IT時(shí)代周刊》記者問(wèn)道。
“肯定是我剛到華為時(shí)接受的那次培訓(xùn)，培訓(xùn)主題是‘時(shí)間管理’，是它完全改變了我的行為法則。”小寧一邊說(shuō)一邊打開(kāi)隨身的筆記本。
界定“時(shí)間管理”的2大誤區(qū)
解決問(wèn)題的前提，是界定問(wèn)題。華為時(shí)間管理培訓(xùn)的第一部分，就是讓受訓(xùn)者清楚了解時(shí)間管理的2大誤區(qū)：
誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃
華為的時(shí)間管理培訓(xùn)指出，大量的時(shí)間浪費(fèi)來(lái)源于工作缺乏計(jì)劃，比如：沒(méi)有考慮工作的可并行性，結(jié)果使并行的工作以串行的形式進(jìn)行；沒(méi)有考慮工作的后續(xù)性，結(jié)果工作做了一半，就發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置；沒(méi)有考慮對(duì)工作方法的選擇，結(jié)果長(zhǎng)期用低效率高耗時(shí)的方法工作。
誤區(qū)二：不會(huì)適時(shí)說(shuō)“不”
在小寧的筆記里，有句話非常醒目——“時(shí)間管理當(dāng)中最有用的詞是‘不’。”
華為人認(rèn)為，人們組織工作不當(dāng)中最常見(jiàn)的一種情況就是不會(huì)拒絕，這特別容易發(fā)生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現(xiàn)自己，往往把來(lái)自于各方的請(qǐng)托都一一不假思索地接受下來(lái)，但這不是一種明智的行為。
量力而行地說(shuō)“不”，對(duì)己對(duì)人都是一種負(fù)責(zé)。首先，自己不能勝任請(qǐng)托的工作，不僅徒費(fèi)時(shí)間，還會(huì)對(duì)自己其它工作造成障礙。同時(shí)，無(wú)論是工作延誤還是效果無(wú)法達(dá)標(biāo)，都會(huì)打亂請(qǐng)托人的時(shí)間安排，結(jié)果“雙輸”。
所以華為一向強(qiáng)調(diào)，接到別人的請(qǐng)托，不要急于說(shuō)“是”，而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。如果不能，那要具體與請(qǐng)托人協(xié)調(diào)，在必要的時(shí)刻，要敢于說(shuō)“不”。
掌握“時(shí)間管理”的4大法寶
雖然有道“成功地界定問(wèn)題就已經(jīng)解決了問(wèn)題的一半”，但如果沒(méi)有切實(shí)可行的解決方案，困境還是不會(huì)改變。據(jù)小寧介紹，華為對(duì)于時(shí)間管理有4大法寶：
法寶一：以SMART為導(dǎo)向的華為目標(biāo)原則
華為的時(shí)間管理培訓(xùn)指出，目標(biāo)原則不單單是有目標(biāo)，而且是要讓目標(biāo)達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn)，這里SMART標(biāo)準(zhǔn)是指：
具體的（Specific）。這是指目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的。比如，目標(biāo)“我要成為一個(gè)優(yōu)秀的華為人”不是一個(gè)具體的目標(biāo)，但目標(biāo)“我要獲得今年的華為最佳員工獎(jiǎng)”就算得上是一個(gè)具體的目標(biāo)了。
可衡量的（Measurable）。這是指目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)。比如上面這個(gè)“我要獲得今年的華為最佳員工獎(jiǎng)”目標(biāo)，它就對(duì)應(yīng)著許多量化的指標(biāo)——出勤、業(yè)務(wù)量等。
可達(dá)到的（Attainable）。這里“可達(dá)到的”有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該在能力范圍內(nèi)；二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。小寧說(shuō)：“一般人在這點(diǎn)上往往只注意前者，其實(shí)后者也相當(dāng)重要。目標(biāo)經(jīng)常達(dá)不到的確會(huì)讓人沮喪，但同時(shí)得注意：太容易達(dá)到的目標(biāo)也會(huì)讓人失去斗志。”
相關(guān)的（Relevant）。這里的“相關(guān)的”是指與現(xiàn)實(shí)生活相關(guān)，而不是簡(jiǎn)單的“白日夢(mèng)”。
基于時(shí)間的（Time-based）。“基于時(shí)間”就更容易理解了，它是指目標(biāo)必須確定完成的日期。在這一點(diǎn)上，華為的時(shí)間管理培訓(xùn)指出，不但要確定最終目標(biāo)的完成時(shí)間，還要設(shè)立多個(gè)小時(shí)間段上的“時(shí)間里程牌”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。
法寶二：關(guān)注第二象限的華為四象限原則
根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個(gè)二維四象限的指標(biāo)體系），它們分別是：
第一類是“重要且緊迫”的事件，例如：處理危機(jī)、完成有期限壓力的工作等。
第二類是“重要但不緊迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、發(fā)展新機(jī)會(huì)、長(zhǎng)期工作規(guī)劃、有效的休閑。
第三類是“不重要但緊迫”的事件，例如：不速之客、某些電話、會(huì)議、信件。
第四類是“不重要且不緊迫”的事件，更直接的來(lái)說(shuō)是“浪費(fèi)時(shí)間”的事件，例如：閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、收看毫無(wú)價(jià)值的電視節(jié)目等。
華為時(shí)間管理培訓(xùn)指出，第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時(shí)間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智——很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會(huì)使人長(zhǎng)期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī)，這很容易使人精疲力竭，長(zhǎng)此以往既不利于個(gè)人也不利工作。
小寧告訴記者：“我在進(jìn)華為之前，以及在華為的初期，也是一個(gè)關(guān)注于第一象限事件的人。那時(shí)候感覺(jué)很糟，天天加班，而且工作質(zhì)量也不盡如人意。后來(lái)我轉(zhuǎn)換了關(guān)注的方向，發(fā)現(xiàn)整個(gè)感覺(jué)都改變了。這主要是因?yàn)榈谝幌笙夼c第二象限的事本來(lái)就是互通的，第二象限的擴(kuò)大會(huì)使第一象限的事件減少。而且處理時(shí)由于時(shí)間比較充足，效果都會(huì)比較好。人也更有自信了。”
法寶三：趕跑時(shí)間第一大盜的華為韻律原則
日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8 分鐘會(huì)收到1 次打擾，每小時(shí)大約7 次，或者說(shuō)每天50~60 次。平均每次打擾大約是5 分鐘，總共每天大約4 小時(shí)，也就是約50%。其中80%（約3 小時(shí)）的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來(lái)的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)。”根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。
華為也明顯認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在小寧筆記本的頁(yè)頭，赫然用紅筆寫道“打擾是第一時(shí)間大盜”。為了解決這個(gè)問(wèn)題，華為提出了自己的時(shí)間管理法則——“韻律原則”，它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對(duì)于無(wú)意義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-mail），要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來(lái)自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。
法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的華為精簡(jiǎn)原則
“崔西定律”是指：“任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3 個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程。”
小寧就是標(biāo)準(zhǔn)的“崔西定律”的擁護(hù)者，無(wú)論對(duì)于個(gè)人工作的流量，還是部門的工作流量，他都是“能省就省”。“我現(xiàn)在最大的愛(ài)好之一，就是分析工作流程的網(wǎng)絡(luò)圖，每一次能去掉一個(gè)多余的環(huán)節(jié)，就少了一個(gè)工作延誤的可能，這里意味著大量時(shí)間的節(jié)省。這2年來(lái)，我去掉的各種多余工作環(huán)節(jié)達(dá)70個(gè)，粗略評(píng)估了一下，這里省下的時(shí)間高達(dá)3000多個(gè)小時(shí)，也就是120多天啊。”小寧翻開(kāi)一張又一張的工作流程圖，自豪而意味深長(zhǎng)地告訴記者。
“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。”這是現(xiàn)代管理大師彼德·德魯克的名言，追求自我突破的華為人不但聽(tīng)懂了而且做到了。那么，您呢？
