事情做到一半才發(fā)現(xiàn)有所疏漏，以致影響工作進(jìn)度；有很多方法可以將工作做好，卻不懂得活用；非得等到工作期限將屆、火燒屁股了，才開始動手；臨時(shí)狀況導(dǎo)致原訂計(jì)劃大亂，只得手忙腳亂地重新安排全部事務(wù)……
明明一開始也有心要將事情做好，為何最后老落得力不從心、草草以終呢？
不是工作太難，而是做法太粗糙
面對工作做不好的窘境，有些人或許會歸咎于自己才華不夠或能力不足，但日本知名教育學(xué)者與效率專家齋藤孝認(rèn)為，這只是一種推諉的逃避心態(tài)。他在《規(guī)劃力》書中以“讀書和考試”為例說明，考試考不好時(shí)，一般人多半會以“這個(gè)科目我不拿手”當(dāng)借口，但其實(shí)問題主要出在于“溫書規(guī)劃不理想”或“考試時(shí)間分配不當(dāng)”。
日本工作技巧訓(xùn)練專家神澤順在《大工作術(shù)》書中也指出，人們在工作上之所以會手忙腳亂或漏洞百出，根本原因通常不是工作本身太過困難，而是實(shí)踐步驟太過粗糙──亦即，事前沒有以通盤觀點(diǎn)進(jìn)行思考及規(guī)劃，凡事只憑臨機(jī)應(yīng)變，致使“早知道先做XX就好了”的憾恨層出不窮。
因此，唯有坦承“規(guī)劃不夠周全，才讓事情進(jìn)展不如預(yù)期”，才能正視問題的根源，找出解決之道。
規(guī)劃：預(yù)先安排工作流程
所謂“規(guī)劃”，日本管理大師大前研一在《研磨工作力》書中界定如下：“預(yù)先思考整體計(jì)劃，安排好工作執(zhí)行的程序，創(chuàng)造一個(gè)讓所有人都不會白費(fèi)力氣，而且高效率的工作情況?！?div style="height:15px;">
齋藤孝則指出，日本有句話說“規(guī)劃占工作的八成”，意思是工作的成敗有八成取決于規(guī)劃的完善與否。
事前規(guī)劃做得好，就像預(yù)先安排好旅游動線及交通工具，由于已經(jīng)全盤掌握工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，所以接下來只需逐一完成各作業(yè)細(xì)項(xiàng)即可；反之，如果走一步算一步，去到一個(gè)景點(diǎn)之后，才開始翻旅游書、訂車票，很容易就會出現(xiàn)流程銜接不順，甚至是出錯(cuò)或做白工的情況。
拆解：搭建達(dá)成目標(biāo)的行動階梯
從上述可知，規(guī)劃可說是把工作做好的第一步，因?yàn)槊恳豁?xiàng)任務(wù)或計(jì)劃，都會被賦予最終的目標(biāo)及成果，所以勝負(fù)優(yōu)劣的決戰(zhàn)點(diǎn)，就在于如何找出一條最省力、最高效率的路徑，在過程中踩著從容的步調(diào)，從“現(xiàn)狀”通往“目標(biāo)”。
關(guān)于工作執(zhí)行順序的安排，齋藤孝做了一個(gè)很傳神的比喻：工作規(guī)劃就如同在“現(xiàn)狀”與“目標(biāo)”這兩點(diǎn)之間，建立起一道“階梯”，透過拆解工作流程，帶領(lǐng)人們一步一步走向終點(diǎn)。用階梯做比喻，象征著工作規(guī)劃的三大意義：
一是唯有每一階與每一階確實(shí)銜接，才構(gòu)成階梯。因此，沿著階梯前進(jìn)時(shí)，沿途中若有任何一階踩空了，便可以立即察覺執(zhí)行步驟的設(shè)計(jì)有所疏漏，還能明確掌握錯(cuò)誤的位置與范圍，及時(shí)進(jìn)行修正，讓工作執(zhí)行不至于中斷。
二是階梯的每一階，都必定是雙腳可以跨上的高度與距離。這意味著，若想要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，除了要切割工作流程，厘清各個(gè)階段應(yīng)該完成哪些作業(yè)外，還必須確保每一個(gè)細(xì)分的作業(yè)項(xiàng)目，都是可以被確實(shí)完成的大小與份量。如此，工作者才能對整體工作進(jìn)行的狀況進(jìn)行管理，并輕易掌握進(jìn)度。
三是階梯能讓距離遠(yuǎn)近變得明確，每當(dāng)躍過一階，都可以測量自己距離目標(biāo)又近了一步。這種可以具體感受到的“進(jìn)展”，將可為工作者帶來成就感及更大的干勁：只要再往前一步、再往前一步——就快要抵達(dá)終點(diǎn)了。
7步驟完成工作規(guī)劃，晉升工作達(dá)人
針對如何將整體工作拆解成明確可執(zhí)行的細(xì)部作業(yè)，在匯整二十余本相關(guān)主題的書籍之后發(fā)現(xiàn)，不同作者對于流程的劃分與切割或許見解不同，但大抵都會涵蓋以下3個(gè)概念：對目標(biāo)方針的確認(rèn)、對執(zhí)行作業(yè)的細(xì)分，以及對時(shí)間的安排與掌控。
畢竟，過程安排得再縝密、時(shí)間掐得再怎么緊，方向錯(cuò)了也是徒勞無功；不標(biāo)再怎么遠(yuǎn)大、執(zhí)行得多么漂亮，時(shí)程延遲了也是枉然。
以此為基礎(chǔ)，一項(xiàng)工作的規(guī)劃大致可拆解為7個(gè)步驟：
☆1.制定明確目標(biāo)→2.拆解作業(yè)流程→3.理出優(yōu)先級→4.委派分配任務(wù)
→5.精準(zhǔn)掌握時(shí)程→6.找出風(fēng)險(xiǎn)因子→7.總結(jié)檢討改善。
這7道步驟構(gòu)成了一個(gè)工作管理與改善的循環(huán)，唯有完整走完整個(gè)流程，并將每一次經(jīng)驗(yàn)做為下一次改善的起點(diǎn)，才能讓工作規(guī)劃愈來愈精進(jìn)，晉升做事思緒明晰、從容自信的工作達(dá)人。
