1 主題內(nèi)容與適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了工業(yè)企業(yè)檔案案卷卷皮格式、案卷封面、脊背格式、卷內(nèi)文件目錄格式、卷內(nèi)備考表格式、案卷各部分的排列格式。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各類工業(yè)企業(yè)檔案館（室）。交通、建筑施工、電力、郵電、農(nóng)業(yè)、林業(yè)和商業(yè)服務(wù)等企業(yè)亦可參照執(zhí)行。
2 名詞術(shù)語
2.1 案卷 是一組關(guān)系密切的單份文件的組合，有時稱檔案保管單位。
2.2 卷內(nèi)文件目錄 案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的條目組合。
2.3 卷內(nèi)備考表 說明案卷內(nèi)文件狀況的表格。
3 卷皮格式
卷皮可采用硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷夾四種形式。
3.1 硬卷皮格式
3.1.1 前封面、封底尺寸采用長×寬為280mm×210mm。
封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折迭紙舌。
3.1.2 脊背厚度尺寸為10、15、20mm三種。
3.1.3 前封面、封底左側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌（見圖1）。
3.1.4 硬卷皮使用250克牛皮紙制作。
3.2 軟卷皮格式
注：使用軟卷皮訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。
3.2.1 前封面、封底尺寸采用長×寬為270mm×195mm。封底翻口處另有70mm寬的折迭紙舌（見圖2）。
3.2.2 軟卷皮脊背根據(jù)案卷厚度臨時折迭。
3.2.3 軟卷皮使用150克牛皮紙制作。
3.3 卷盒格式
3.3.1 卷盒上、下表面尺寸采用長×寬為305mm×220mm（見圖3）。
3.3.2 厚度尺寸為12、20、30、40、50、60mm六種。
3.3.3 卷盒使用250克牛皮紙雙裱壓制。
3.4 卷夾格式
3.4.1 卷夾上、下表面尺寸采用長×寬為305mm×220mm（見圖4）。
3.4.2 厚度尺寸為20mm。
3.4.3 卷夾使用250克牛皮紙雙裱壓制，也可用黃板紙制作，外裱牛皮紙。
3.5 硬卷皮、軟卷皮適用于黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案案卷；卷盒適用于產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案不裝訂案卷；卷夾適用于裝訂案卷。
4 封面格式
4.1 案卷封面印制在卷皮、卷盒、卷夾的正表面上，尺寸與卷皮、卷盒、卷夾的前封面相同。
4.2 案卷封面項目
封面項目包括：案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號、檔案館（室）代號、縮微號，并印制"企業(yè)檔案"字樣。各項目具體位置尺寸見圖5、6、7。
4.3 封面項目填寫方法
4.3.1 案卷題名 主要內(nèi)容包括本卷文件的主要制發(fā)機關(guān)、內(nèi)容、文種或者項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。
4.3.2 編制單位 填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。
4.3.3 編制日期 填寫案卷內(nèi)文件材料的起止日期。
4.3.4 保管期限 填寫其劃定的案卷保管期限。
4.3.5 密級 依據(jù)保密規(guī)定填寫。
4.3.6 檔號 填寫分類號和案卷號。
4.3.7 檔案館（室）代號 填寫國家給定的本檔案館（室）的編號。
4.3.8 縮微號 填寫縮微時給定本案卷的編號。
5 脊背格式
5.1 案卷脊背式樣及制成材料
5.1.1 硬卷皮、卷夾案卷脊背項目印制在卷皮脊背上。
5.1.2 卷盒案卷脊背規(guī)格與卷盒的長度和厚度相同，尺寸為305×12（20、30、40、50、60）mm。
5.1.3 卷盒案卷脊背使用150克白色書寫紙制作。
5.2 案卷脊背項目
5.2.1 硬卷皮案卷脊背項目包括：分類號、年度號、案卷號（見圖8）
5.2.2 卷盒、卷夾案卷脊背項目包括：檔號、案卷題名（見圖9）。卷盒為軟卷皮案卷的裝具時，脊背項目改為分類號、年度號、起止案卷號（見圖10）。
5.3 案卷脊背項目的填寫方法
5.3.1 硬卷皮脊背項目填寫方法
分類號填寫分類類目標(biāo)識號。
年度號填寫文件材料的形成年度。
案卷號填寫本年度案卷順序號。
5.3.2 卷盒、卷夾脊背項目填寫方法
檔號同4.3.6款。
案卷題名填寫項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。
卷盒為軟卷皮案卷裝具時，分類號填寫相同類目案卷的類目標(biāo)識號。如果卷盒內(nèi)裝有不同類目的案卷，分類號只填寫上位類類目標(biāo)識號。
6 卷內(nèi)文件目錄格式
6.1 目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型（長×寬為260mm×185mm）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為297mm×210mm）。
卷內(nèi)文件目錄使用70克以上白色書寫紙制作。
6.2卷內(nèi)文件目錄項目包括：序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。各項目位置、尺寸見圖11、12。
6.3 卷內(nèi)文件目錄填寫方法
6.3.1 序號 以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字從"1"起依次標(biāo)注。
6.3.2 文件編號 填寫文件的文號或圖樣的圖號。
6.3.3 責(zé)任者 填寫對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團體和個人或者填寫文件材料的直接編制部門或主要責(zé)任者。
6.3.4 文件材料題名 即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加"[ ]"號。
6.3.5 日期 填寫文件的形成時間，填寫時可省略"年"、"月"、"日"字樣，在表示年、月的數(shù)字右下角加"."號。
6.3.6 頁號 裝訂的案卷填寫卷內(nèi)文件材料首頁上標(biāo)注的頁號，不裝訂的案卷可填寫單份文件的總頁數(shù)。
案卷采用不裝訂形式，應(yīng)逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：
6.3.7 備注 留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。
7 卷內(nèi)備考表格式
軟卷皮案卷卷內(nèi)備考表印制在軟卷皮封三上。
7.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及制成材料均同卷內(nèi)文件目錄。
7.2 卷內(nèi)備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目位置、尺寸見圖13、14。
7.3 卷內(nèi)備考表填寫方法
7.3.1 本卷情況說明 填寫案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題（卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等）。案卷歸檔以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，由檔案管理人員填寫并簽名標(biāo)注時間。
7.3.2 立卷人 由責(zé)任立卷者簽名。
7.3.3 檢查人 由案卷質(zhì)量審查者簽名。
7.3.4 立卷時間 填寫完成的立卷日期。
8 案卷各部分的排列格式
使用硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷夾組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面-卷內(nèi)文件目錄-文件--備考表-封底。 | 
