開(kāi)發(fā)信的成功分兩大部分。其一是開(kāi)發(fā)信的寫作，這個(gè)是基礎(chǔ)。其二是開(kāi)發(fā)信的發(fā)送，能否成功發(fā)送到潛在客戶的郵箱中，而不是成了垃圾郵件，和客戶見(jiàn)面的機(jī)會(huì)都沒(méi)有，那么我們的準(zhǔn)備工作就全部前功盡棄了。
首先，談一談開(kāi)發(fā)信的寫作。
1）.
開(kāi)發(fā)信郵件主題
首先您先得了解客戶來(lái)自哪個(gè)國(guó)家，查看方式：
1. 客戶網(wǎng)站-About Us；
2.
Google客戶的公司，地址，郵件，電話（1是美國(guó)的，44是英國(guó)的，45是丹麥的....），名字等等一切有用信息；
3. 郵箱尾綴,例如：
xxx@xxx.ca 明顯是加拿大的。
Re的用很大（一定要用起來(lái)），這招可以迷糊客戶：你到底是不是之前和我聯(lián)系過(guò)呢？每個(gè)人都有好奇心，看到自己的回復(fù)有很大的敏感度。
以下為各國(guó)客戶回復(fù)郵件的主題：
A.
德國(guó)客戶：Re:AW:Re:+具體主題
B. 挪威客戶：Re:SV:Re:+具體主題
C. 丹麥客戶：Re:Vedr:Re:+具體主題
D.
巴西客戶：Re:Res:Re:+具體主題
E.
意大利客戶：Re:I:I:Re:+具體主題
2）發(fā)的時(shí)間
周二~周四之前是最佳時(shí)間，而且考慮到時(shí)差的問(wèn)題，最好是剛上班的時(shí)候要在上班前發(fā)到，因?yàn)橐话愣际巧习嘞炔猷]件。
3）
開(kāi)發(fā)信內(nèi)容
事先要編輯好郵件模板，復(fù)制，黏貼，要帶上客戶網(wǎng)站上的圖片，如果有的話（產(chǎn)品必須是客戶有賣的，貴司能提供的。內(nèi)容要簡(jiǎn)潔，不要廢話。
開(kāi)發(fā)信最忌諱的幾個(gè)錯(cuò)誤
1）郵件寫得過(guò)長(zhǎng)?？蛻裘刻煊性S多事要處理，面對(duì)郵箱幾百封相似的郵件，而那些個(gè)又臭又長(zhǎng)的陌生郵件，說(shuō)不定還有許多個(gè)關(guān)于公司介紹的附件，怕是他沒(méi)看就直接刪除了吧。換個(gè)角度想想你自己會(huì)不會(huì)看呢？況且老外往往時(shí)間觀念強(qiáng)烈。我了解到客戶一般都會(huì)預(yù)留幾塊固定時(shí)間來(lái)處理郵件，長(zhǎng)的，陌生的，很多時(shí)候都不會(huì)看。除非你的郵件非常吸引人。
一些西歐客戶，處理郵件的時(shí)間一般是2-3秒。大致上就是隨眼一看，找到幾個(gè)關(guān)鍵詞，有意思的就看下去，不重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說(shuō)，只要客戶的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的right
person，你的開(kāi)發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問(wèn)你敢不敢把郵件寫得很長(zhǎng)？
2）主題不明確。一個(gè)主題不明確的郵件，會(huì)讓客戶根本沒(méi)興趣去打開(kāi)陌生人的郵件。試想一下三秒鐘后還看不出來(lái)你是做什么的，賣什么產(chǎn)品的，客戶還有心思看下去么？所以郵件最好是言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客戶通過(guò)主題去點(diǎn)開(kāi)郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒(méi)有反應(yīng)，就要看客戶需求和你內(nèi)容的功力了。
有些人寫郵件會(huì)這樣設(shè)置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need
cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for
lights-Guangdong *** trading company
ltd”等等，一看就知道是推銷信。如果你一天收到N封推銷信，當(dāng)然會(huì)很討厭，直接刪掉算是客氣的了。
3）基本上都是廣告信息。工廠的業(yè)務(wù)員，開(kāi)發(fā)信實(shí)在叫人不敢恭維啊，簡(jiǎn)直可以說(shuō)是慘不忍睹，
“我們是某某照明燈具廠，地處美麗的長(zhǎng)江三角洲東南，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，離上海和杭州僅僅2小時(shí)車程，我們公司成立于2002年，具有豐富的太陽(yáng)能燈生產(chǎn)和開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，享譽(yù)全球，我們工獲得ISO9001：2000質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠(chéng)歡迎您來(lái)我廠參觀拜訪，希望和您建立起長(zhǎng)久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我們以真誠(chéng)和服務(wù)贏得客戶……”諸如此類的話，客戶會(huì)看得很不耐煩，即使你是一個(gè)很好的公司或很好的工廠，第一次就收到這樣一封郵件，任誰(shuí)都會(huì)感到厭煩的。
4）愛(ài)炫耀英文水平。不要總是喜歡把文字寫得很出彩，各種語(yǔ)法從句層出不窮，還喜歡用冷僻詞，讓人理解都需要老半天。如果是英語(yǔ)為母語(yǔ)的客戶或者德國(guó)、北歐這些英語(yǔ)很棒的客戶還好一點(diǎn)，如果你寫給韓國(guó)人日本人中東人法國(guó)人，那就要他們老命了，看一封郵件還得用上字典或翻譯工具，還是半懂不懂，你說(shuō)客戶會(huì)對(duì)你印象好么？
要多學(xué)多模仿客戶的郵件，用最簡(jiǎn)單的詞匯來(lái)表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語(yǔ)，能用一句話寫清楚的，絕對(duì)不寫兩句。誰(shuí)能用最少的句子表達(dá)同樣的意思，那就是最厲害的！
然后聊一聊開(kāi)發(fā)信的發(fā)送。
一般的外貿(mào)公司都會(huì)有自己的企業(yè)郵箱，在這里我告訴大家網(wǎng)易企業(yè)郵箱發(fā)開(kāi)發(fā)信的規(guī)則。
一般的無(wú)論您使用的是免費(fèi)郵箱還是收費(fèi)的企業(yè)郵箱，一個(gè)郵箱帳戶每天最多的發(fā)送量要求是【不能超過(guò)1000封】，
強(qiáng)比科技和網(wǎng)易企業(yè)郵箱都是反對(duì)群發(fā)垃圾郵件的，但對(duì)于應(yīng)用型的郵件和向會(huì)員發(fā)送郵件，就不在此列。
注：網(wǎng)易企業(yè)郵箱是防垃圾郵件協(xié)會(huì)的主要倡導(dǎo)者，對(duì)于發(fā)送垃圾郵件并沒(méi)有特權(quán)，使用企業(yè)郵箱并不會(huì)讓您的應(yīng)用型郵件發(fā)的更多更廣，但我們會(huì)告訴您一些規(guī)避被認(rèn)定為垃圾郵件的規(guī)則
1、單郵件單發(fā)，收件人里不要一下填上兩百個(gè)收件人賬號(hào)。保守的建議：收件人、抄送、密送欄，每欄都不要超過(guò)10個(gè)以上的收件帳戶
2、您發(fā)送的收件人是否準(zhǔn)確？ 如果您發(fā)送的收件人賬號(hào)有錯(cuò)誤，請(qǐng)一定要注意將其從列表刪除，如果服務(wù)器收到太多的退信，會(huì)對(duì)您的帳戶進(jìn)行監(jiān)測(cè)或被認(rèn)定為發(fā)送的是垃圾郵件
3、群發(fā)郵件主題及內(nèi)容最好每次有所變化和注意相關(guān)的垃圾詞匯
群發(fā)郵件時(shí)，一定要注意郵件主題和郵件內(nèi)容，很多郵件服務(wù)器為過(guò)濾垃圾郵件設(shè)置了垃圾字詞過(guò)濾，如果郵件主題和郵件內(nèi)容中包含有如：大量、宣傳、賺錢等字詞（當(dāng)然發(fā)票，槍支等更是不行的），服務(wù)器將會(huì)過(guò)濾掉該郵件，致使郵件不能發(fā)送。因此在書寫郵件主題和內(nèi)容時(shí)應(yīng)盡量避開(kāi)你認(rèn)為的有垃圾字詞嫌疑的文字和詞語(yǔ)，才能順利群發(fā)郵件。另外標(biāo)題盡量不要太商業(yè)化，內(nèi)容也不宜過(guò)多（盡量小于7k），如果一看就是推銷郵件，效果就不會(huì)太好（有可能直接delete了），而內(nèi)容過(guò)多就會(huì)使閱讀者不耐煩甚至根本不看。
4、會(huì)員廣告郵件最好能在標(biāo)題中標(biāo)注（AD） 這個(gè)網(wǎng)易等郵箱會(huì)直接發(fā)送到廣告郵件夾里，
5、使用的發(fā)件帳戶，建議每天發(fā)送不要超過(guò)200封郵件,可使用不同的郵件帳戶進(jìn)行發(fā)送，如果連續(xù)向比如@163.com,
@sina.com這樣的帳戶發(fā)送超過(guò)1000封以上的郵件時(shí)，如果您洽好使用的是ADSL上網(wǎng)，請(qǐng)重啟adsl，便更換IP進(jìn)行發(fā)信
6、對(duì)方最好能有一次以上和你的回復(fù)（一個(gè)郵件來(lái)回）
7、如果是廣告郵件和會(huì)員郵件，郵件中一定要有“退訂”按鈕和鏈接。
