2.5.4 跨表操作數(shù)據(jù) 設(shè)有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現(xiàn)要用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格
內(nèi)容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容，則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
2.5.5 查看Excel中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù) 在Excel中，若要將距離較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)(如A列與Z列)進(jìn)行對(duì)比，只能不停地移動(dòng)表格窗內(nèi)的水平滾動(dòng)
條來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯(cuò)。利用下面這個(gè)小技巧，你可以將一個(gè)數(shù)據(jù)表“變”成兩個(gè)，讓相距較遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)同屏顯示。
把鼠標(biāo)指針移到工作表底部水平滾動(dòng)條右側(cè)的小塊上，鼠標(biāo)指針便會(huì)變成一個(gè)雙向的光標(biāo)。把這個(gè)小塊拖到工作表的中部，你便會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)工
作表被一分為二，出現(xiàn)了兩個(gè)數(shù)據(jù)框，而其中的都是當(dāng)前工作表內(nèi)的內(nèi)容。這樣你便可以讓一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示A列數(shù)據(jù)，另一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示Z
列數(shù)據(jù)，從而可以進(jìn)行輕松的比較。
2.5.6 如何消除縮位后的計(jì)算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品） 有時(shí)我們輸入的數(shù)字是小數(shù)點(diǎn)后兩位數(shù)，但是在精度要求上只要一位，縮
位后顯示沒問題，但其計(jì)算結(jié)果卻是有誤差的。解決方法是:單擊“工具→選項(xiàng)→重新計(jì)算”，選中“以顯示值為準(zhǔn)”（），這樣計(jì)算結(jié)果就沒
有誤差了。 事實(shí)上并不是計(jì)算上有誤差，而是顯示設(shè)置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時(shí)會(huì)改變數(shù)值的精
度，在使用前Excel會(huì)給你一個(gè)警告。
2.5.7 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計(jì)算 如果某Excel工作表中有大量數(shù)字格式的數(shù)據(jù)，并且你希望將所有數(shù)字取負(fù)，請(qǐng)使用選擇性粘
貼命令，操作方法如下: 在一個(gè)空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并點(diǎn)擊“編輯→復(fù)制”命令，選擇目標(biāo)單元格。點(diǎn)擊“編輯→選擇性
粘貼”命令，選中粘貼欄下的數(shù)值和運(yùn)算欄下的乘，點(diǎn)擊“確定”，所有數(shù)字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數(shù)值縮小1000或
更大倍數(shù)。
2.5.8 Web查詢保持Excel工作表總是最新 Web頁上經(jīng)常包含適合在Excel中進(jìn)行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的信
息分析股票報(bào)價(jià)。但如果你需要經(jīng)常更新信息就必須借助Web頁上的最新信息?，F(xiàn)在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡(jiǎn)化這個(gè)任務(wù)來創(chuàng)建新的
可刷新Web查詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢數(shù)據(jù)的Web頁，把數(shù)據(jù)復(fù)制并粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數(shù)據(jù)下方將出現(xiàn)一個(gè)粘貼選項(xiàng)
智能標(biāo)記，單擊粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記右邊的箭頭，再單擊創(chuàng)建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對(duì)話框中，點(diǎn)擊你想要查詢的數(shù)據(jù)表前面的黃色
箭頭，單擊導(dǎo)入。 在Excel中可以手動(dòng)或自動(dòng)刷新這個(gè)數(shù)據(jù)。手動(dòng)刷新方法如下:在外部數(shù)據(jù)工具欄上，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩园粹o，在刷新控制下
面選中你想要的選項(xiàng)的復(fù)選框。 注意:當(dāng)你從Web站點(diǎn)獲取數(shù)據(jù)時(shí)，可能會(huì)丟失一些格式或內(nèi)容，像腳本、gif圖像或單個(gè)單元中的數(shù)據(jù)列表。
2.5.9 在Excel中進(jìn)行快速計(jì)算 查看一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態(tài)欄中
。狀態(tài)欄就是工作表窗口下方的水平區(qū)域。如果沒有出現(xiàn)狀態(tài)欄，單擊視圖菜單中的狀態(tài)欄，鼠標(biāo)右擊狀態(tài)欄，然后單擊最大值，現(xiàn)在你就可
以在狀態(tài)欄中看到最大值了。該方法可以計(jì)算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計(jì)算包含數(shù)字的單元格的數(shù)量（
選擇計(jì)數(shù)值），或者計(jì)算已填充單元格的數(shù)量（選擇計(jì)數(shù)）。
2.5.10 自動(dòng)篩選前10個(gè) 有時(shí)你可能想對(duì)數(shù)值字段使用自動(dòng)篩選來顯示數(shù)據(jù)清單里的前n個(gè)最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個(gè)”自動(dòng)
篩選。當(dāng)你在自動(dòng)篩選的數(shù)值字段下拉列表中選擇“前10個(gè)”選項(xiàng)時(shí)，將出現(xiàn)“自動(dòng)篩選前10個(gè)”對(duì)話框，這里所謂“前10個(gè)”是一個(gè)一般術(shù)
語，并不僅局限于前10個(gè)，你可以選擇最大或最小和定義任意的數(shù)字，比如根據(jù)需要選擇8個(gè)、12個(gè)等。
2.5.11 同時(shí)進(jìn)行多個(gè)單元格的運(yùn)算（微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品） 如果我們現(xiàn)在有多個(gè)單元格的數(shù)據(jù)要和一個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行加減乘除運(yùn)算，那
么一個(gè)一個(gè)運(yùn)算顯然比較麻煩，其實(shí)利用“選擇性粘貼”功能就可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)運(yùn)算。下面我們一起來看一個(gè)實(shí)例。 我們要將C1、C4、C5、D3、
E11單元格數(shù)據(jù)都加上25，那么可以這樣做:首先在一個(gè)空白的單元格中輸入25，選中這個(gè)單元格后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制”。然后按住Ctrl
鍵依次點(diǎn)擊C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中勾選“運(yùn)
算”框內(nèi)的“加”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”?，F(xiàn)在我們可以看到，這些單元格中的數(shù)據(jù)都同時(shí)被加上了25。
2.5.12 讓Excel出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)提示 Excel除了可以對(duì)單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性條件并進(jìn)行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元
格區(qū)域時(shí)顯示幫助性“輸入信息”，也可以在用戶輸入了非法數(shù)據(jù)時(shí)提示“錯(cuò)誤警告”。 選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命
令，單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，選定“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框，輸入標(biāo)題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應(yīng)輸入負(fù)數(shù)！”
（），單擊“確定”按鈕。此后，再選定那些單元格或單元格區(qū)域時(shí)，Excel將自動(dòng)提示上述信息。 另外，你還可以對(duì)設(shè)置了有效性條件檢查
的單元格或單元格區(qū)域，再設(shè)置“出錯(cuò)警告”信息，方法是:選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，單擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡
，選定“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選框（），選擇警告樣式，輸入標(biāo)題如“警告”，輸入出錯(cuò)信息如“不能輸入正數(shù)！”，然后單擊
“確定”按鈕即可。此后，如果你在指定的單元格中輸入了正數(shù)，Excel將警告你“不能輸入正數(shù)!”
2.5.13 用“超級(jí)連接”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件 用超級(jí)鏈接在各個(gè)位置之間跳轉(zhuǎn)十分方便，若你要切換到其它文件，只需用鼠標(biāo)指向帶有下劃線
的藍(lán)色超級(jí)鏈接文件，然后單擊鼠標(biāo)即可跳轉(zhuǎn)到超級(jí)鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即
可。
第6節(jié) 設(shè)置技巧
2.6.1 定制菜單命令 你可以根據(jù)自己的要求來定制選項(xiàng)菜單。首先單擊“工具→自定義”命令，打開其中的“命令”選項(xiàng)卡（），在左側(cè)的“
類別”窗口中選擇欲增刪的菜單類別。如果是增加菜單命令，你只需在右側(cè)的“命令”格內(nèi)進(jìn)行選擇，將其拖至對(duì)應(yīng)的菜單項(xiàng)，菜單自動(dòng)打開
并出現(xiàn)一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標(biāo)左鍵即可。如果是刪除菜單命令，只須打開菜單選中需要?jiǎng)h除的命令，按下鼠
標(biāo)左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開菜單單擊右鍵，選中“刪除”命令即可。
2.6.2 設(shè)置菜單分隔線 Excel工具欄按鈕之間有分隔線，如果你喜歡，也可以在菜單中的命令之間添加分隔線。方法是:按住Alt鍵后拖動(dòng)菜單
。如果拖動(dòng)方向?yàn)樵龃蟛藛伍g距，則自動(dòng)在中間添加分隔線;如果拖動(dòng)方向?yàn)闇p小菜單間距，則自動(dòng)去掉中間的分隔線。
2.6.3 備份自定義工具欄 在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夾中有個(gè)Excel10．xlb文件，這個(gè)文件保存了你的自定
義工具欄和其他屏幕位置上每一個(gè)可見的工具欄信息。所以，建議你將工具欄設(shè)置好后，為Excell0．xlb文件作拷貝，起個(gè)不同的名字，以備
隨時(shí)載入，恢復(fù)你的工具欄。
2.6.4 共享自定義工具欄 如果你建立了一個(gè)自定義工具欄并希望和其他人一起分享的話，你可以將它“附加”到一個(gè)工作簿中。單擊“工具→
自定義→工具欄”，選擇你的自定義工具欄，單擊“附加”按鈕（），出現(xiàn)“附加工具欄”對(duì)話框，單擊“復(fù)制”按鈕，即可將工具欄添加到
一個(gè)工作簿中。
2.6.5 使用單文檔界面快速切換工作簿 Excel 2002采用了單文檔界面，每打開一個(gè)工作簿，都會(huì)在任務(wù)欄中顯示出來。因此，你可以通過單擊
任務(wù)欄上的名稱來快速切換工作簿，而不必在“窗口”菜單中選擇打開的工作簿名稱。如果你的Excel 2002沒有此項(xiàng)功能，可按以下方法設(shè)置:
單擊“工具→選項(xiàng)”命令，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，選中“任務(wù)欄中的窗口”復(fù)選框（），單擊“確定”按鈕即可。
2.6.6 自定義工具欄按鈕 單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對(duì)話框使Excel處于自定義模式，這時(shí)你可以用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄上
的按鈕圖標(biāo)，彈出快捷菜單，利用這個(gè)快捷萊單，我們可以完成好多自定義工作。 1.使用“命名”改變工具按鈕的名稱; 2.使用“復(fù)制按鈕圖
像”可以將按鈕的圖標(biāo)復(fù)制到剪貼板中，然后插入到文本或表格中、或者粘貼到另一個(gè)按鈕上; 3.使用“編輯按鈕圖像”來調(diào)用按鈕編
Excel XP的八則快速輸入技巧
如果我們?cè)谟肊xcel XP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用Excel XP，來快速輸
入信息就成為各個(gè)Excel XP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。
1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字
如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要
在單元格中輸入0.05這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會(huì)把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆?/p>
法輸入的話，每次輸入數(shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用Excel XP中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定
位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在Excel XP的編輯界面中，用鼠
標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯
示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要
在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變
為“0.06”，怎么樣簡(jiǎn)單吧？
2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容
現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成Excel XP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概
只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒關(guān)系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中
的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在Excel XP編輯區(qū)中，
依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕
以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。
3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)
如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容
易出錯(cuò)。你可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格
。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則
剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。
4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換
一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常
麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的
中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單
元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)
分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。
5、快速刪除工作表中空行
刪除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減
輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進(jìn)行刪除：首先打開要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單
欄中的“ 插 入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排
序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數(shù)據(jù)，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含
多少空行，您就可以很快地刪除了。
6、快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整
在使用Excel XP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示
在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。如果依次對(duì)這些單元格中的字號(hào)調(diào)整的
話，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個(gè)工作簿，并選中需要Excel XP根據(jù)單
元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對(duì)齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小
字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過了單元格的寬度，Excel XP能夠
自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或
縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變。
7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)
在使用Excel XP工作表的過程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無疑工作量是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助Excel XP的“宏”
功能,來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)
就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠
標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；設(shè)定好
宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。
8、快速處理多個(gè)工作表
有時(shí)我們需要在Excel XP中打開多個(gè)工作表來進(jìn)行編輯，但無論打開多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了
以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個(gè)必要同時(shí)打開多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開多個(gè)工作表的目的就
是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標(biāo)操
作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出
快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置……”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁面模式；再
通過“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的
行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“
編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要
的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。
高效辦公Excel排序方法"集中營(yíng)"
排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個(gè)車間的產(chǎn)值和名稱為例
，介紹Excel 2000/XP的數(shù)據(jù)排序方法。
一、數(shù)值排序
1.RANK函數(shù)
RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語法為:RANK （number，ref，order），其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，
ref是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order是用來說明排序方式的數(shù)字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升
序方式）。
例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法是:在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，
敲回車即可計(jì)算出鑄造車間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、 F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車間的產(chǎn)值排
名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1和3。
需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與 F3
相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。
2.COUNTIF函數(shù)
COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域
，criteria是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。
仍以圖1為例，F(xiàn)2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）+1”。計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2
、 1和3。
此公式的計(jì)算過程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即“>176.7”、“>167.3”等。
COUNTIF函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，
對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同。
3.IF函數(shù)
Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、
E4單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔?，具體做法是:選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作
表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。
假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個(gè)車間從1到n（n為自然數(shù)）的排名。可以在G2單元格中輸入1，然后在G3單
元格中輸入公式“=IF（E3=E2， G3,G3+1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計(jì)算出其他車間的產(chǎn)值排名。
二、文本排序
選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序， Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方
法: 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕
。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對(duì)
話框（圖2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如圖1中的“單位”之類），則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列
表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。
此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。
三、自定義排序
如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類
問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡（圖3）
。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車間”、 “鑄造車間”等自定義
序列了，輸入的每個(gè)序列之 間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單
元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列
”中備用（圖3）。
使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的
排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)?；氐?#8220;排序”對(duì)話框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。
需要說明的是: 顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請(qǐng)讀者注意Excel提供的自定義序
列類型。
談?wù)凟xcel輸入的技巧
在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯
值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)
據(jù)的方法和技巧。
一、輸入文本
Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在
Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們?cè)赪ord、PowerPoint的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文
本后，按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束
當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回
車，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵。
二、輸入分?jǐn)?shù)
幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)
分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要
在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開，比如我們?cè)谳斎?/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“0 1/2”。如果在單元
格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。
三、輸入負(fù)數(shù)
在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí)，也可將數(shù)字置在（）括號(hào)內(nèi)來標(biāo)識(shí)，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車
鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。
四、輸入小數(shù)
在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬位等，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出
來，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選
擇“工具”、“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇
要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88
”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88 000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成“0.088”，
則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以
免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。
五、輸入貨幣值
Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號(hào)。用
戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住Alt鍵，
然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。
六、輸入日期
Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個(gè)日期
，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者
“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。
七、輸入時(shí)間
在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24小時(shí)制輸入，也可以按12小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38
秒，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中
插入當(dāng)前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+;鍵。
了解Excel公式的錯(cuò)誤值
經(jīng)常用Excel的朋友可能都會(huì)遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果
公式不能計(jì)算正確結(jié)果，Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以
顯示結(jié)果的單元格。以下是幾種常見的錯(cuò)誤及其解決方法。
1．#####！
原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn)生了一個(gè)負(fù)值，就會(huì)產(chǎn)生#####！錯(cuò)誤。
解決方法：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過拖動(dòng)列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統(tǒng)，那
么Excel中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì)導(dǎo)致#####！錯(cuò)誤。如果公式正確，也可以將單
元格的格式改為非日期和時(shí)間型來顯示該值。
2．#VALUE!
當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類型時(shí)，或者當(dāng)公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#VALUE!。
原因一：在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。
解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如：如果單元格A1包含一個(gè)數(shù)字，單元格
A2包含文本"學(xué)籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯(cuò)誤值#VALUE!?？梢杂肧UM工作表函數(shù)將這兩個(gè)值相加（SUM函數(shù)忽略文本）：=SUM（A1:A2）。
原因二：將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。
解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。
原因三：賦予需要單一數(shù)值的運(yùn)算符或函數(shù)一個(gè)數(shù)值區(qū)。
解決方法：將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。
3．#DIV/O!
當(dāng)公式被零除時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值#DIV/O!。
原因一：在公式中，除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運(yùn)算對(duì)象是空白單元格，Excel將此空值當(dāng)作零
值）。
解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。
原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零，例如：=5/0。
解決方法：將零改為非零值。
4．#NAME?
在公式中使用了Excel不能識(shí)別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NAME?。
原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。
解決方法：確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在。選擇菜單"插入"|"名稱"|"定義"命令，如果所需名稱沒有被列出，請(qǐng)使用"定義"命令添加相應(yīng)的名稱。
原因二：名稱的拼寫錯(cuò)誤。
解決方法：修改拼寫錯(cuò)誤的名稱。
原因三：在公式中使用標(biāo)志。
解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項(xiàng)"命令，打開"選項(xiàng)"對(duì)話框，然后單擊"重新計(jì)算"標(biāo)簽，在"工作薄選項(xiàng)"下，選中"接受公式標(biāo)志"復(fù)選框。
原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒有使用雙引號(hào)。
解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會(huì)用戶準(zhǔn)備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號(hào)中。例如：下面的公式將一段文本"總
計(jì)："和單元格B50中的數(shù)值合并在一起：="總計(jì)："&B50
原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號(hào)。
解決方法：確認(rèn)公式中，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號(hào)。例如：SUM（A2:B34）。
5．#N/A
原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A。
解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒有數(shù)值，請(qǐng)?jiān)谶@些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回
#N/A。
6．#REF!
當(dāng)單元格引用無效時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#REF！。
原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。
解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復(fù)工作表中的單元格。
7．#NUM！
當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NUM！。
原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。
解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確無誤。
原因二：使用了迭代計(jì)算的工作表函數(shù)，例如：IRR或RATE，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。
解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。
原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示。
解決方法：修改公式，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間。
8．#NULL！
當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NULL！。
原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。
解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域，請(qǐng)使用聯(lián)合運(yùn)算符逗號(hào)（，）。公式要對(duì)兩個(gè)區(qū)域求和，請(qǐng)確認(rèn)在引用這兩個(gè)區(qū)域時(shí)，使用逗號(hào)。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒有使用逗號(hào)，Excel將試圖對(duì)同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒有共同的單元格。
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