第三方物流產(chǎn)品的管理涉及到公司成品庫、銷售部、財務(wù)部、三方物流庫、駐外業(yè)務(wù)經(jīng)理的各方配合，哪一個環(huán)節(jié)“掉鏈子”都不能起到真正的管理作用。
筆者所在的公司屬于汽車配件制造行業(yè)。由于公司距離主機廠遠，為不影響主機廠生產(chǎn)運行，滿足車廠生產(chǎn)計劃需要，公司與第三方物流公司簽訂協(xié)議，由第三方物流對公司產(chǎn)品做好倉儲與配送工作。公司產(chǎn)品從出廠到物流庫，到車廠上線，到結(jié)算開票入賬，各環(huán)節(jié)的產(chǎn)品運行應(yīng)如何加強管控與核算？
產(chǎn)品出廠要由接收人簽字確認
根據(jù)ERP管理方案，由成品庫開據(jù)調(diào)撥單，調(diào)出倉庫為公司成品庫，調(diào)入倉庫為物流倉庫。
調(diào)撥單審核后自動生成其他入庫單、其他出庫單。兩種單據(jù)入出庫類型分別為調(diào)撥入庫、調(diào)撥出庫。審核后增加、減少相應(yīng)倉庫庫存。
月末作會計分錄：借：發(fā)出商品貸：庫存商品車廠試驗、理化、服務(wù)用件出庫時，由成品庫直接打其他出庫單，出庫類型為試驗、理化或服務(wù)出庫，月末作會計分錄：借：銷售費用貸：庫存商品公司產(chǎn)品出廠后要有對方接收人的簽字確認手續(xù)，最好要有物流的入庫單，以確保第三方物流收貨。每天財務(wù)人員依據(jù)物流入庫單核對發(fā)出商品是否都已簽收。
物流出庫需出庫單“背書”
對于物流出庫到車廠的產(chǎn)品，要求每月返回公司或辦事處人員每天去拿物流公司的出庫單單據(jù)，并有電子表賬單，由公 司財務(wù)對物流出庫進行核實。
第一，車廠上線，公司開票。物流出庫即上線開票。車廠上線產(chǎn)品即為物流出產(chǎn)品，其會計分錄為：借：主營業(yè)成本貸：發(fā)出商品借：應(yīng)收賬款貸：主營業(yè)收入應(yīng)交稅金—— —增值稅（銷項稅）第二，車廠領(lǐng)用物流產(chǎn)品到車廠庫暫存的，暫不作賬務(wù)處理，但產(chǎn)品數(shù)量要作統(tǒng)計，即發(fā)貨未開票數(shù)。
有的公司在賬外統(tǒng)計，開票時再沖減車廠倉庫庫存。這樣賬套的第三方物流倉庫庫存包括物流庫庫存與車廠未開票數(shù)量之和，增加了對賬難度。
其實使用ERP管理軟件可以避免這點。當(dāng)物流出庫時，要求辦事處人員及時通過ERP端口把產(chǎn)品出庫數(shù)據(jù)輸入賬套，由辦事處人員做發(fā)貨單。ERP端口不成熟時，只要在開票前由辦事處及時把出庫數(shù)據(jù)傳回公司，由公司相關(guān)崗位輸入，同樣能達到效果。不過這樣開票上賬參照發(fā)貨單，會使工作量增大。
賬外統(tǒng)計與賬套統(tǒng)計各有利弊，側(cè)重點不同，看公司要求選用哪一種，目前筆者所在公司采用第一種。
退貨的賬務(wù)處理
第一，開票前退第三方物流庫。如果發(fā)貨未開票數(shù)是賬外統(tǒng)計的，則賬外明細表中減少發(fā)貨開票數(shù)，增加三方物流倉庫庫存。如果發(fā)貨未開票數(shù)是在ERP管理財務(wù)軟件賬套內(nèi)的，則做退貨單，客戶為車廠名稱，倉庫為該第三方物流倉庫。
貨物管理，有產(chǎn)品到車廠庫暫存的，會計賬庫單要求每月返回公司。
第二，開票后退貨。根據(jù)ERP管理方案，參照原發(fā)貨單據(jù)生成退貨單，審核后生成銷售出庫單，審核會自動增加第三方物 流倉庫庫存，參照該退貨單生成紅字發(fā)票。
會計分錄為：借：應(yīng)收賬款（紅字）貸：主營業(yè)收入（紅字）應(yīng)交稅金—— —增值稅（銷項稅）借：主營業(yè)成本（紅字）貸：發(fā)出商品（紅字）第三，物流退貨。由成品庫對物流庫所退產(chǎn)品進行清點，由質(zhì)檢部門對所退產(chǎn)品的質(zhì)量情況進行檢測。數(shù)量不符時由成品庫結(jié)合物流辦事處查找原因。物流正常損失由公司進行調(diào)整。公司成品庫做其他出庫單，出庫類型為物流退庫損失，會計分錄為：物流退貨與接收數(shù)量一致時：借：庫存商品貸：發(fā)出商品物流正常損失時：借：營業(yè)外支出貸：發(fā)出商品 第三方物流的對賬
公司財務(wù)人員每月根據(jù)發(fā)貨、物流出庫、開票數(shù)據(jù)、退貨數(shù)據(jù)做第三方物流庫收發(fā)存報表。
每月或每季度與第三方物流庫進行核對，發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)及時查找原因，確保公司庫存與第三方物流庫理論庫存一致。收發(fā)存報表的各項關(guān)系式如下：第三方物流庫庫存：上期庫存+本期入庫（公司發(fā)貨）-本期出庫-退貨（退公司）=本期結(jié)存。
上期庫存+本期入庫（公司發(fā)貨）-本期出庫+車廠返回-退回（退公司）=本期結(jié)存。
發(fā)貨未開票數(shù)結(jié)存：上期庫存+本期入（物流出庫）-上線開票數(shù)-退貨數(shù)=本期結(jié)存。
如果有多個第三方物流庫，業(yè)務(wù)量又比較大，也可以讓駐外辦事處把收發(fā)存報表做好每月傳回公司，由公司相關(guān)崗位進行核對。每季度財務(wù)人員要到物流庫進行面對面核實庫存。
根據(jù)三方物流協(xié)議，倉儲配送費有按使用面積支付和按產(chǎn)品銷售額比例支付兩種方式。不管哪種支付方式，財務(wù)部都要嚴(yán)格地按照協(xié)議進行核算。支付時會計分錄如下：借：銷售費用—— —倉儲配送費（XX辦事處）貸：銀行存款只要把期初庫存數(shù)據(jù)核準(zhǔn)，每月把數(shù)據(jù)記錄清楚，要求辦事處及第三方物流及時傳遞數(shù)據(jù)，公司各部門同力協(xié)作，第三方物流庫的產(chǎn)品控制也并不難。 | 
