貨幣資金雖然是企業(yè)的“血液”，但其流動(dòng)性較強(qiáng)，最易滋生被盜、貪污、挪用和損失等現(xiàn)象，因此，小企業(yè)應(yīng)根據(jù)《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》的要求，建立健全內(nèi)部控制制度。筆者認(rèn)為，至少應(yīng)從3個(gè)方面對(duì)貨幣資金進(jìn)行管理與控制。
明確內(nèi)部控制目標(biāo)
小企業(yè)對(duì)貨幣資金進(jìn)行管控，首先應(yīng)明確貨幣資金的內(nèi)部控制目標(biāo)，因?yàn)檫@是小企業(yè)建立健全內(nèi)部控制的根本出發(fā)點(diǎn)。
為了滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)至少應(yīng)包括4個(gè)方面：一是通過(guò)良好的內(nèi)部控制，預(yù)防被盜竊、詐騙和挪用，從而確保貨幣資金的安全;二是通過(guò)定期不定期地檢查企業(yè)收到的貨幣資金是否已及時(shí)全部入賬，預(yù)防私設(shè)“小金庫(kù)”等侵占企業(yè)收入違法行為的出現(xiàn)，從而確保貨幣資金的完整;三是通過(guò)定期不定期地檢查貨幣資金的取得、使用是否符合國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)，手續(xù)是否齊備，從而確保貨幣資金的合法;四是適時(shí)而合理地調(diào)度貨幣資金，從而確保貨幣資金使用效益的最大化。
同時(shí)，應(yīng)明確關(guān)鍵崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。小企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)管理的需要設(shè)置不同的會(huì)計(jì)崗位，明確其職責(zé)權(quán)限，具體為：規(guī)模較大的企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置總會(huì)計(jì)師、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、出納、稽核、總賬，資本與基金核算，以及收入、支出、債權(quán)、債務(wù)、工資、成本費(fèi)用、財(cái)務(wù)成果核算，財(cái)產(chǎn)物資的收發(fā)、增減核算，對(duì)外財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制，會(huì)計(jì)電算化和會(huì)計(jì)檔案管理(會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi) 會(huì)計(jì)檔案管理)等會(huì)計(jì)崗位;規(guī)模較小的企業(yè)至少應(yīng)設(shè)置出納和核算崗位;不具備設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)能力的企業(yè)應(yīng)委托代理記賬，但代理記賬機(jī)構(gòu)應(yīng)全面實(shí)施內(nèi)部控制。不論會(huì)計(jì)崗位分工如何，出納崗位都是不可或缺的。
建立并執(zhí)行嚴(yán)格的授權(quán)審批制度
授權(quán)批準(zhǔn)控制是小企業(yè)對(duì)貨幣資金實(shí)施管控的關(guān)鍵點(diǎn)。
根據(jù)《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》的規(guī)定，小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，明確審批人對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理貨幣資金的職責(zé)范圍和工作要求等。
審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)授權(quán)審批制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限;經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在其職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理貨幣資金業(yè)務(wù)，對(duì)審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说氖跈?quán)部門(mén)報(bào)告。另外，對(duì)于重要或重大的貨幣資金運(yùn)用業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策與審批，并建立責(zé)任追究制度，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理貨幣資金業(yè)務(wù)或直接接觸貨幣資金。對(duì)于貨幣資金的支付必須經(jīng)過(guò)支付申請(qǐng)、審批、復(fù)核和辦理支付等4個(gè)環(huán)節(jié)。
確保貨幣資金內(nèi)部目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)
一是明確出納人員的職責(zé)權(quán)限，堅(jiān)持錢(qián)賬分管制度。首先，小企業(yè)應(yīng)選聘德才兼?zhèn)涞臅?huì)計(jì)人員擔(dān)任出納工作;其次，貨幣資金一律由出納人員負(fù)責(zé)管理，非出納人員不得經(jīng)管現(xiàn)金收付和現(xiàn)金保管業(yè)務(wù)，同時(shí)明確出納人員不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案和收入、費(fèi)用、債權(quán)、債務(wù)賬目的登記工作;再其次，現(xiàn)金的收付、結(jié)算、審核和記賬不能由一人單獨(dú)完成;最后，企業(yè)負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的直系親屬不得擔(dān)任出納人員。
二是加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金的控制。對(duì)于庫(kù)存現(xiàn)金的控制應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的開(kāi)支范圍使用現(xiàn)金，不屬于現(xiàn)金開(kāi)支范圍或超過(guò)現(xiàn)金開(kāi)支限額的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)通過(guò)銀行辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。庫(kù)存現(xiàn)金一律實(shí)行限額管理。對(duì)于貨幣資金的支付業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照授權(quán)審批制度的要求辦理。
出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)復(fù)核無(wú)誤的支付申請(qǐng)，按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù)，并及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。另外，要確?，F(xiàn)金安全，小企業(yè)應(yīng)組織專(zhuān)人定期不定期地對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并對(duì)貨幣資金內(nèi) 部控制制度的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，予以糾正和完善。
三是加強(qiáng)對(duì)銀行存款的控制。小企業(yè)應(yīng)按照《支付結(jié)算辦法》等相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)銀行賬戶(hù)的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定開(kāi)立銀行賬戶(hù)，辦理存款、取款和結(jié)算業(yè)務(wù)，對(duì)所有銀行存款戶(hù)的開(kāi)設(shè)、變更或撤銷(xiāo)均需經(jīng)過(guò)授權(quán)審批程序。應(yīng)指定專(zhuān)人定期核對(duì)銀行賬戶(hù)，每月至少核對(duì)一次，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對(duì)于未達(dá)賬項(xiàng)應(yīng)查明其原因。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)銀行對(duì)賬單的稽核與管理，銀行存款余額調(diào)節(jié)表編制完成后，應(yīng)由指定的對(duì)賬人員以外的其他人員進(jìn)行審核，確定銀行存款賬面余額與銀行對(duì)賬單余額是否調(diào)節(jié)相符。
四是加強(qiáng)對(duì)其他貨幣資金的控制。外埠存款只能用于采購(gòu)商品或材料款項(xiàng)的結(jié)算，該存款在使用中除可提取少量現(xiàn)金用于差旅費(fèi)外，一律通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬。收款單位在收到銀行匯票時(shí)，應(yīng)審查收款人或被背書(shū)人是否為本人，匯票是否在付款期內(nèi)，日期、金額等是否填寫(xiě)正確無(wú)誤，印章是否清晰，有無(wú)壓數(shù)機(jī)壓印金額，銀行匯票和解訖通知是否齊全等。企業(yè)在收到本票時(shí)，應(yīng)查明收款人或被背書(shū)人是否為本收款人，印章以及不定額壓數(shù)機(jī)的金額是否清晰等。單位在取得信用卡后，可持卡在特約單位購(gòu)物或者消費(fèi)，但不得用于10萬(wàn)元以上的商品交易、勞務(wù)供應(yīng)款項(xiàng)的結(jié)算;信用卡一律不得透支和支取現(xiàn)金。
五是加強(qiáng)對(duì)票據(jù)及有關(guān)印章的控制。
小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)與貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)的票據(jù)管理，明確各種票據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、保管、領(lǐng)用、背書(shū)轉(zhuǎn)讓、注銷(xiāo)等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和處理程序，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)的票據(jù)備查簿，對(duì)各類(lèi)票據(jù)的票據(jù)行為進(jìn)行詳細(xì)記錄，借以防止空白票據(jù)的遺失和盜用。
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