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打造進項發(fā)票的全周期自動化管理平臺

2019.05.13

進項發(fā)票管理系統(tǒng)，是基于企業(yè)對進項發(fā)票的管理需求而設計的一套完整的端到端的全流程管理平臺。該系統(tǒng)通過與采購合同系統(tǒng)、供應商協(xié)同平臺、報賬系統(tǒng)的互聯(lián)互通，能夠?qū)崿F(xiàn)對進項發(fā)票的自動化和數(shù)字化管理。
    筆者認為，應用進項發(fā)票管理系統(tǒng)，能夠有效緩解企業(yè)發(fā)票管理方面存在的問題，實現(xiàn)涉稅信息數(shù)字化管理，為企業(yè)管理決策提供支撐。
    發(fā)票管理提質(zhì)增效
    進項發(fā)票管理系統(tǒng)的建立，需要覆蓋企業(yè)進項發(fā)票的采集、驗真、抵扣等電子化管理全流程。在財務共享平臺中，該系統(tǒng)處于在線智能采集模塊，前端與采購合同系統(tǒng)、供應商協(xié)同平臺對接，獲取供應商采購結(jié)算信息；后端與報賬系統(tǒng)對接，為供應商結(jié)算報賬提供結(jié)構(gòu)化的實時信息（如圖1所示）。
    進項發(fā)票管理系統(tǒng)的應用，可以響應國家從“以票控稅”向“信息管稅”管理理念的轉(zhuǎn)變，切實提升企業(yè)的管理效益。
    一是全流程自動化管理，提高效率。進項發(fā)票管理系統(tǒng)在前端與采購合同系統(tǒng)、供應商協(xié)同平臺對接，后端與報賬系統(tǒng)對接，再加上系統(tǒng)內(nèi)部高效智能的票據(jù)采集、三單匹配等多種功能，能夠?qū)崿F(xiàn)進項發(fā)票全流程數(shù)字化和自動化的管理，極大地節(jié)省時間和人力，提高管理效率。
    二是規(guī)避稅務風險，提高稅務垂直管控能力。進項發(fā)票管理系統(tǒng)與稅務接口對接，能夠幫助企業(yè)杜絕假發(fā)票入賬、漏入賬等情況的發(fā)生，規(guī)避可能存在的稅務風險。多維關聯(lián)基礎數(shù)據(jù)存儲和統(tǒng)計報表分析功能，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的準確沉淀，為大數(shù)據(jù)挖據(jù)和分析提供支持，同時提高企業(yè)稅務垂直管控能力。
    三是提高供應商滿意度，深化合作。筆者認為，該系統(tǒng)覆蓋增值稅進項發(fā)票全周期流程的特點，并且支持多票種、多業(yè)務類型，可以幫助企業(yè)優(yōu)化供應商對賬過程，減少上下游的溝通成本，提高供應商滿意度，可以幫助企業(yè)進一步與上下游企業(yè)深入合作奠定基礎。
    可滿足企業(yè)七大需求
    在搭建的過程中，筆者建議，企業(yè)可以開發(fā)進項發(fā)票管理系統(tǒng)6個功能模塊（如圖2所示），進而滿足企業(yè)對進項發(fā)票管理的需求。
    如圖所示，上述6個功能模塊可以實現(xiàn)7個方面的效果。
    一是支持多種掃描方式和票據(jù)類型，自動完成三單匹配。系統(tǒng)支持掃碼槍、手機拍照等多種方式采集票面信息，能夠全票面識別增值稅專票和普票，高效識別火車票、定額發(fā)票、機票行程單等多種票據(jù)類型。進項發(fā)票管理系統(tǒng)通過接口服務，能夠?qū)崿F(xiàn)采購訂單、入庫單及進項發(fā)票的準確匹配。
    二是多維度關聯(lián)存儲基礎數(shù)據(jù)。票據(jù)倉庫可以多維度關聯(lián)存儲基礎數(shù)據(jù)，如業(yè)務類型、發(fā)票類型、供應商信息等。在此基礎上，財務人員可以依據(jù)關鍵信息或信息組合，查詢發(fā)票狀態(tài)及業(yè)務處理狀態(tài)等信息，并導出Excel表單和下載票據(jù)影像。
    三是高效準確查驗發(fā)票。進項發(fā)票管理系統(tǒng)通過與稅局接口對接，自動推送票據(jù)倉庫中的發(fā)票進行真?zhèn)蔚刃畔⒉轵灒С制泵婷骷氉詣酉螺d，包括發(fā)票清單和備注欄信息，能夠有效防止假票、篡改發(fā)票，從而提高財務人員工作效率，降低并防范稅務風險。
    四是集中自動認證，認證期限提醒。進項發(fā)票管理系統(tǒng)自動分發(fā)認證分子公司所屬全國各地稅局進項票據(jù)，打破異地認證壁壘，認證結(jié)果即時回傳。并且支持發(fā)票認證期限提醒，幫助企業(yè)在規(guī)定時間內(nèi)完成認證和抵扣操作，避免不必要的損失。
    五是支持電子發(fā)票解析、篡改、重復及財務檢查。隨著信息技術的發(fā)展，電子發(fā)票應用越來越廣泛。導入電子發(fā)票時，中興新云進項發(fā)票管理系統(tǒng)會自動進行解析、防篡改和重復票的檢查，所有的檢查結(jié)果均呈現(xiàn)可視化的信息記錄。
    六是實現(xiàn)發(fā)票入賬及認證狀態(tài)信息共享。單據(jù)在ERP核算系統(tǒng)中的入賬狀態(tài)與進項發(fā)票管理系統(tǒng)中發(fā)票認證情況之間，實現(xiàn)了信息連接與共享，即在財務入賬時，可以查詢到相關單據(jù)中是否包含增值稅專用發(fā)票及其認證狀態(tài)，在發(fā)票認證時，系統(tǒng)會自動提示該發(fā)票是否已經(jīng)入賬。
    七是支持各類客制化報表。系統(tǒng)支持多維度統(tǒng)計報表出具，如發(fā)票異常統(tǒng)計表、進項稅額明細表等；支持各類客制化報表，財務人員可以按需生成可視化的報表，加強對不同維度數(shù)據(jù)的分析，為企業(yè)經(jīng)營決策提供支撐。

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