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        宋建波，女，1965年生，管理學(xué)博士，中國(guó)人民大學(xué)商學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師。2017年入選財(cái)政部“會(huì)計(jì)名家培養(yǎng)工程”，為首批入選的三位女學(xué)者之一。2018年獲得教育部國(guó)家級(jí)教學(xué)成果一等獎(jiǎng)。

原載《財(cái)會(huì)月刊》2020年第21期

【摘要】數(shù)字技術(shù)的興起促使九州通集團(tuán)對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行變革，從而實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部控制系統(tǒng)的集中化、集成化、自動(dòng)化和智能化。其內(nèi)部控制系統(tǒng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程體現(xiàn)出人才隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化、控制流程系統(tǒng)化和內(nèi)部管理一體化等特點(diǎn)，這為未來(lái)其他企業(yè)調(diào)整優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)提供了經(jīng)驗(yàn)和借鑒。

一、引言

在數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)開(kāi)展數(shù)字化轉(zhuǎn)型是必然的趨勢(shì)。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上依托于企業(yè)的信息系統(tǒng)，而信息系統(tǒng)有效運(yùn)作的關(guān)鍵在于內(nèi)部控制系統(tǒng)。陳志斌認(rèn)為，信息化環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作依賴(lài)于信息系統(tǒng)，對(duì)信息系統(tǒng)的控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分。無(wú)論是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集還是流程的自動(dòng)化，都是在集成的信息系統(tǒng)平臺(tái)上完成。一旦系統(tǒng)設(shè)計(jì)出現(xiàn)差錯(cuò)，數(shù)字技術(shù)將難以實(shí)現(xiàn)，甚至?xí)?dǎo)致管理層做出錯(cuò)誤的決策。為了保障信息系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行，企業(yè)需要搭建適配的內(nèi)部控制系統(tǒng)。內(nèi)部控制系統(tǒng)的作用不僅在于防范風(fēng)險(xiǎn)，更在于幫助企業(yè)數(shù)字技術(shù)落地。健全、有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)能為數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用提供安全、可靠的環(huán)境，促進(jìn)數(shù)字技術(shù)的實(shí)施。2008年財(cái)政部等制定印發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（財(cái)會(huì)［2008］7號(hào)，簡(jiǎn)稱(chēng)《基本規(guī)范》）指出，企業(yè)內(nèi)部控制的作用是“提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展”。然而宋建波等的研究指出，現(xiàn)有企業(yè)參考《基本規(guī)范》建立的內(nèi)部控制制度存在不適應(yīng)經(jīng)營(yíng)發(fā)展、執(zhí)行力不足且缺少持續(xù)改進(jìn)動(dòng)力等情況，難以滿(mǎn)足價(jià)值創(chuàng)造的需要。在此背景下，思考數(shù)字化浪潮下的企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)十分必要。

歸納現(xiàn)有文獻(xiàn)，多數(shù)研究從實(shí)證角度探討了內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的影響，重要性有余而實(shí)踐性不足，少數(shù)案例研究提出了企業(yè)改進(jìn)內(nèi)部控制的對(duì)策，但在前瞻性思考上有所欠缺。為了深入了解企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)期內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設(shè)情況，本文采用案例研究的方式，結(jié)合企業(yè)的具體情況進(jìn)行探討。九州通醫(yī)藥集團(tuán)股份有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)“九州通集團(tuán)”）是醫(yī)藥流通行業(yè)的龍頭企業(yè)，在醫(yī)藥分銷(xiāo)和醫(yī)藥物流上成績(jī)斐然。更重要的是，它積極順應(yīng)數(shù)字化浪潮，探索了新興數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用場(chǎng)景。正因?yàn)椴粩喔脑靸?yōu)化信息技術(shù)、變革內(nèi)部控制系統(tǒng)，九州通集團(tuán)才能成為數(shù)字化轉(zhuǎn)型下內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的良好示范。

二、九州通集團(tuán)背景介紹

九州通集團(tuán)是一家以西藥、中藥和醫(yī)療器械為主要經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的股份制民營(yíng)企業(yè)，于2010年11月2日在上海證券交易所掛牌上市（股票簡(jiǎn)稱(chēng)：九州通，證券代碼：600998）。九州通集團(tuán)屬于批發(fā)和零售業(yè)，進(jìn)一步可細(xì)分至醫(yī)藥制造板塊，其核心業(yè)務(wù)為醫(yī)藥分銷(xiāo)，目前市值達(dá)330億元，擁有員工2.61萬(wàn)人，2019年銷(xiāo)售額接近1000億元。自上市以來(lái)，九州通集團(tuán)連續(xù)多年位列中國(guó)醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)第四位，屬于醫(yī)藥流通領(lǐng)域的龍頭企業(yè)。

除了在醫(yī)藥銷(xiāo)售行業(yè)深耕細(xì)作，九州通集團(tuán)還積極拓展新業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型。在整合現(xiàn)有全國(guó)性營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)和上下游資源的基礎(chǔ)上，九州通集團(tuán)通過(guò)加大研發(fā)投入，設(shè)計(jì)、規(guī)劃、開(kāi)發(fā)和集成現(xiàn)代化物流信息技術(shù)，形成了具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)（LMLS）、設(shè)備控制系統(tǒng)（WCS）、運(yùn)輸管理系統(tǒng)（TMS）等，成功打入物流與電商市場(chǎng)。如今，九州通集團(tuán)的業(yè)務(wù)范圍不僅包括醫(yī)藥代理與分銷(xiāo)，還包括醫(yī)療信息集成、第三方物流和互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)藥零售。

1.內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程。九州通集團(tuán)內(nèi)部控制體系建設(shè)始于2008年，并于當(dāng)年開(kāi)始信息化建設(shè)，向內(nèi)部監(jiān)督電子化邁進(jìn)，同時(shí)還建立了相應(yīng)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。2008年后九州通集團(tuán)內(nèi)部控制體系初具雛形，各個(gè)板塊、各項(xiàng)業(yè)務(wù)按集團(tuán)需求搭建了系統(tǒng)，將工作流程從紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子化，通過(guò)自主研發(fā)的ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了較好的內(nèi)部治理。2011年九州通集團(tuán)內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)報(bào)告顯示，其內(nèi)部控制管理體系符合有關(guān)法律法規(guī)的要求，在內(nèi)部控制五要素和主要業(yè)務(wù)流程方面不存在重大缺陷。

2012年，九州通集團(tuán)開(kāi)展內(nèi)部控制建設(shè)工作，對(duì)已有的內(nèi)部控制制度進(jìn)行了重新梳理，以風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為起點(diǎn)，明確了各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，將其與現(xiàn)行政策比對(duì)，識(shí)別內(nèi)部控制存在的問(wèn)題與缺陷，制定了相應(yīng)的整改方案、調(diào)整政策與制度。通過(guò)比較2011年和2012年內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)報(bào)告，可以看到九州通集團(tuán)在組織架構(gòu)和風(fēng)險(xiǎn)把控上有了進(jìn)一步的優(yōu)化，控制活動(dòng)明顯細(xì)化且更具可操作性。到2012年，九州通集團(tuán)已經(jīng)建立起覆蓋公司所有部門(mén)和營(yíng)運(yùn)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制規(guī)范體系。

2015年，九州通集團(tuán)開(kāi)啟了數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。首先，由事務(wù)驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)向流程驅(qū)動(dòng)，打破各個(gè)部門(mén)之間的系統(tǒng)壁壘，通過(guò)各項(xiàng)接口和傳輸協(xié)議實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的信息化；其次，聯(lián)結(jié)母公司與各個(gè)分子公司的系統(tǒng)，將主數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)遷移至集團(tuán)總部管理，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和集中化；再次，更新信息系統(tǒng)底層架構(gòu)，采用面向服務(wù)架構(gòu)（SOA）和企業(yè)服務(wù)總線（ESB）等技術(shù)，集成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)傳輸；最后，加強(qiáng)各領(lǐng)域流程的自動(dòng)化建設(shè)，提升運(yùn)營(yíng)效率。到2018年底，九州通集團(tuán)完成了信息系統(tǒng)的數(shù)字化升級(jí)，為內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)提供了更為豐富、便捷的工具箱。一是集團(tuán)總部對(duì)各個(gè)分子公司的控制能力增強(qiáng)，能夠及時(shí)了解其業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)；二是分子公司之間的業(yè)務(wù)往來(lái)有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)部控制實(shí)施手段上采用同一套體系，明確了各責(zé)任主體間的職責(zé)；三是提高了內(nèi)部控制自動(dòng)化效率，通過(guò)縮減人工參與環(huán)節(jié)，減少了業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

2019年，九州通集團(tuán)展開(kāi)智能化建設(shè)，利用人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對(duì)組織、流程和規(guī)則進(jìn)行重構(gòu)，通過(guò)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)管理和治理的智能化。待信息系統(tǒng)智能化建設(shè)完成時(shí)，九州通集團(tuán)內(nèi)部控制體系將得到進(jìn)一步的提升，能夠精準(zhǔn)、動(dòng)態(tài)地捕捉和防范風(fēng)險(xiǎn)，為內(nèi)部管理決策提供支持，與外部客戶(hù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同。

2.數(shù)字化技術(shù)對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)的影響。在對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行改造的過(guò)程中，九州通集團(tuán)始終秉承風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向觀，將內(nèi)部控制理念貫穿其中。信息系統(tǒng)是內(nèi)部控制的重要實(shí)現(xiàn)手段，特別是在常規(guī)化的業(yè)務(wù)流程中，內(nèi)部控制起著關(guān)鍵性的風(fēng)險(xiǎn)防范作用。因此，九州通集團(tuán)的信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級(jí)體現(xiàn)了其內(nèi)部控制體系的不斷發(fā)展。

在信息化階段，九州通集團(tuán)內(nèi)部控制系統(tǒng)體現(xiàn)的是“分塊治理”的思想，對(duì)于不同的業(yè)務(wù)單元和業(yè)務(wù)板塊，要求根據(jù)自身的實(shí)際業(yè)務(wù)需要建立與之適應(yīng)的系統(tǒng)。這一舉措降低了內(nèi)部控制的維護(hù)成本，但弊端在于各個(gè)信息系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)作、分塊而治，容易形成信息孤島。比如行政管理、人事管理和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)互不關(guān)聯(lián)，那么人事方面的變動(dòng)不能直接反映到行政和財(cái)務(wù)上，還需要進(jìn)一步溝通。此外，各個(gè)分子公司之間的信息系統(tǒng)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)聯(lián)結(jié)。盡管信息系統(tǒng)之間的單元模塊大同小異，但是對(duì)集團(tuán)整體而言，多個(gè)系統(tǒng)的獨(dú)立分布仍然會(huì)對(duì)集團(tuán)戰(zhàn)略的實(shí)施造成障礙，不便于集團(tuán)的統(tǒng)一管理。因此，九州通集團(tuán)的信息化建設(shè)一方面實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)單元內(nèi)部管控效力的提升，另一方面存在著業(yè)務(wù)單元之間控制不足的缺陷。

在數(shù)字化階段，九州通集團(tuán)的信息孤島問(wèn)題被逐漸解決，這有賴(lài)于其對(duì)信息系統(tǒng)的集中化和集成化。該階段九州通集團(tuán)的信息技術(shù)改造重點(diǎn)放在整合優(yōu)化自主開(kāi)發(fā)的ERP系統(tǒng)上。各個(gè)模塊的信息系統(tǒng)整合統(tǒng)一后，業(yè)務(wù)流程全程實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)，各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)得到全面監(jiān)控，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也大大降低。更重要的是，信息系統(tǒng)的集中化和集成化優(yōu)化了各個(gè)崗位和領(lǐng)域的工作。以采購(gòu)為例，在過(guò)去采購(gòu)人員憑自己的經(jīng)驗(yàn)采購(gòu)藥品，這對(duì)采購(gòu)人員的個(gè)人能力提出了挑戰(zhàn)，也限制了經(jīng)營(yíng)品種的擴(kuò)大。而在信息系統(tǒng)集成后，采購(gòu)人員可以利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的采購(gòu)數(shù)據(jù)和銷(xiāo)售數(shù)據(jù)管理藥品品種，對(duì)未來(lái)幾個(gè)月的藥品需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，進(jìn)而自動(dòng)生成采購(gòu)訂單并向供應(yīng)商發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。此時(shí)，內(nèi)部控制的作用就不僅僅體現(xiàn)在防范風(fēng)險(xiǎn)上，更體現(xiàn)在價(jià)值創(chuàng)造上。

近些年，九州通集團(tuán)著力于信息系統(tǒng)的智能化轉(zhuǎn)型，利用人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)改造信息系統(tǒng)，并充分利用新技術(shù)進(jìn)行前瞻性的戰(zhàn)略布局，內(nèi)部控制系統(tǒng)也在向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變。新技術(shù)的引進(jìn)更新了業(yè)務(wù)的運(yùn)作模式，重構(gòu)了企業(yè)的組織架構(gòu)，使得業(yè)務(wù)由事物驅(qū)動(dòng)向數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)變、組織由人工管理向智能管理轉(zhuǎn)變。此時(shí)，內(nèi)部控制系統(tǒng)不僅要對(duì)業(yè)務(wù)流程和組織動(dòng)態(tài)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，還要對(duì)信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。由于現(xiàn)在的業(yè)務(wù)在很大程度上依賴(lài)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的運(yùn)行，當(dāng)信息系統(tǒng)的某一模塊存在漏洞或者數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù)輸入與輸出發(fā)生錯(cuò)位時(shí)，同一鏈條上的下游環(huán)節(jié)也將被錯(cuò)誤執(zhí)行，這就危害到公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。比如，為了實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，九州通集團(tuán)搭建了數(shù)據(jù)中臺(tái)，將各個(gè)板塊輸出的數(shù)據(jù)匯總到數(shù)據(jù)中臺(tái)處理，以保證數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在搭建和運(yùn)行數(shù)據(jù)中臺(tái)的過(guò)程中，需要對(duì)各板塊的接口進(jìn)行調(diào)試和維護(hù)，那么就需要內(nèi)部控制系統(tǒng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的異常以制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，保障數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的安全。又如，為了降低運(yùn)營(yíng)維護(hù)的成本，九州通集團(tuán)將部分業(yè)務(wù)由私有端轉(zhuǎn)移到云端，使得數(shù)據(jù)存在被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，同樣需要內(nèi)部控制系統(tǒng)對(duì)此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控。

三、九州通集團(tuán)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)突出成果

1.人才隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化。九州通集團(tuán)之所以能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效運(yùn)行和不斷更新，一個(gè)重要原因在于其擁有規(guī)模可觀的研發(fā)人員隊(duì)伍。2012~2018年，九州通集團(tuán)的研發(fā)人員由569人增長(zhǎng)至982人，研發(fā)支出由1400萬(wàn)元增長(zhǎng)至8500萬(wàn)元，并且規(guī)模還在擴(kuò)大。對(duì)比同類(lèi)型企業(yè)，九州通集團(tuán)的研發(fā)人員數(shù)量遠(yuǎn)超平均水平，甚至超過(guò)了一些小型的科研機(jī)構(gòu)。這些信息化領(lǐng)域的技術(shù)人才形成了九州通集團(tuán)專(zhuān)業(yè)、獨(dú)立、可持續(xù)的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，在信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和優(yōu)化中起到了關(guān)鍵性的作用。

將信息系統(tǒng)建設(shè)外包給軟件開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，具有節(jié)約成本、節(jié)省時(shí)間等好處，但存在水土不服、后期維護(hù)成本高等弊端。采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷(xiāo)售和物流是九州通集團(tuán)主營(yíng)業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)，若要在這些環(huán)節(jié)上提升效率、降低風(fēng)險(xiǎn)，則相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)一定要符合業(yè)務(wù)運(yùn)行的實(shí)際情況。這也是九州通集團(tuán)雇傭?qū)I(yè)研發(fā)人員自主研發(fā)管理系統(tǒng)的原因。研發(fā)團(tuán)隊(duì)并不是獨(dú)自開(kāi)發(fā)，而是深入?yún)⑴c業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，與業(yè)務(wù)人員一同厘清業(yè)務(wù)運(yùn)行邏輯、落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)、完成信息項(xiàng)目開(kāi)發(fā)，由此開(kāi)發(fā)的信息系統(tǒng)才能更好地滿(mǎn)足業(yè)務(wù)和管理需求。

盡管自主開(kāi)發(fā)在前期的投入頗高，但是一旦信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完畢，后續(xù)的實(shí)施成本、維護(hù)成本和更新成本將大大降低。以北京分公司為例，北京分公司體量大、業(yè)務(wù)多，是最后一個(gè)部署信息系統(tǒng)的分公司。由于有其他分公司的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，北京分公司在兩天內(nèi)就完成了新系統(tǒng)的上線，對(duì)公司日常運(yùn)營(yíng)的影響極小。此外，由于該系統(tǒng)是由公司自主研發(fā)的，研發(fā)人員對(duì)系統(tǒng)熟悉程度較高，當(dāng)某個(gè)業(yè)務(wù)模塊存在設(shè)計(jì)漏洞時(shí)，研發(fā)人員能夠迅速做出調(diào)整，這樣就大大提升了系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

2.控制流程系統(tǒng)化。九州通集團(tuán)在開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)之初便是以標(biāo)準(zhǔn)化的形式進(jìn)行的，減少了同一業(yè)務(wù)和不同公司信息系統(tǒng)間的差異。盡管各板塊是按組織和業(yè)務(wù)線的具體情況搭建系統(tǒng)，但各系統(tǒng)的軟件平臺(tái)是統(tǒng)一的，這就為后來(lái)的板塊聯(lián)結(jié)和數(shù)據(jù)集成提供了較大便利。

標(biāo)準(zhǔn)化的信息系統(tǒng)除了能加快整合進(jìn)度、降低整合成本，還能為員工執(zhí)行程序提供詳細(xì)的參考指引并提升其工作效率。信息系統(tǒng)整合后使用的軟件和程序是相同的。從集團(tuán)層面來(lái)講，信息技術(shù)總部只需編制一套操作手冊(cè)、開(kāi)發(fā)一套培訓(xùn)課程，就能滿(mǎn)足各地區(qū)事業(yè)部的信息技術(shù)需求。就員工而言，標(biāo)準(zhǔn)化的信息系統(tǒng)提升了其可操作性，降低了員工使用操作系統(tǒng)的難度，使員工能更快、更好地處理業(yè)務(wù)、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。這對(duì)于經(jīng)營(yíng)范圍龐大、分支機(jī)構(gòu)眾多的九州通集團(tuán)來(lái)說(shuō)極大地降低了內(nèi)部控制成本。

信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化將帶來(lái)程序操作的自動(dòng)化和處理信息的數(shù)字化。對(duì)于一些常規(guī)業(yè)務(wù)，相應(yīng)的流程可以程序化并通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)完成。例如，在客戶(hù)通過(guò)B2B平臺(tái)提交購(gòu)貨申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)可通過(guò)設(shè)置好的程序，按客戶(hù)請(qǐng)求對(duì)客戶(hù)資質(zhì)審核批準(zhǔn)、生成訂單，將訂單發(fā)送至倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)、物流系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的及時(shí)響應(yīng)。從銷(xiāo)貨訂單到貨物發(fā)出再到發(fā)票開(kāi)具，需要人工參與的部分較以往大大減少，業(yè)務(wù)完成速度與復(fù)雜度得到顯著改善。如果其中某個(gè)環(huán)節(jié)報(bào)錯(cuò)，比如客戶(hù)的采購(gòu)量大于系統(tǒng)規(guī)定的限額，或發(fā)貨時(shí)藥品種類(lèi)和數(shù)量與訂單不符，系統(tǒng)將提示對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，從而明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任主體。相應(yīng)的處理信息將記錄在系統(tǒng)日志中，各部門(mén)可通過(guò)定期的核查與分析記錄數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)中存在的異常情況，有針對(duì)性地采取優(yōu)化措施。

3.內(nèi)部管理一體化。內(nèi)部管理一體化是指在將各個(gè)公司、部門(mén)壁壘打通后，把一些管理事務(wù)集中到集團(tuán)層面，加強(qiáng)集團(tuán)對(duì)各分子公司的管控，提升經(jīng)營(yíng)效率，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部管理一體化的基礎(chǔ)是九州通集團(tuán)獨(dú)立開(kāi)發(fā)、統(tǒng)籌部署的ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)聯(lián)通后，分子公司與集團(tuán)間的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享，集團(tuán)能夠動(dòng)態(tài)掌握各管理單位的業(yè)務(wù)和賬務(wù)信息，不再需要等到期末下屬單位報(bào)送。

內(nèi)部管理一體化的一大好處是增強(qiáng)了集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)的協(xié)同。當(dāng)集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)的信息系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)作、互不關(guān)聯(lián)時(shí)，彼此之間進(jìn)行溝通需要花費(fèi)較高的成本。但是在信息系統(tǒng)集成后，一家公司將需求以標(biāo)準(zhǔn)化的流程傳輸?shù)搅硪患夜?，資金流和物流能夠得到更為快速的響應(yīng)，這樣就大大減少了內(nèi)部協(xié)同的工作量。而在對(duì)外銷(xiāo)售的時(shí)候，各分子公司的資源情況反映在上級(jí)公司的信息系統(tǒng)中，上級(jí)公司可以加強(qiáng)與不同公司的聯(lián)動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)資源的合理調(diào)配。

內(nèi)部管理一體化的另一大好處是提升了集團(tuán)管控的靈活性。在集中分布式的信息系統(tǒng)下，集團(tuán)總部有能力負(fù)責(zé)更多的管理事務(wù)，從總體上把握管控的嚴(yán)謹(jǐn)性，降低管理單位的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。有了數(shù)據(jù)中臺(tái)的支撐，風(fēng)控部門(mén)通過(guò)分析銷(xiāo)售、采購(gòu)、營(yíng)銷(xiāo)、庫(kù)存等一系列數(shù)據(jù)，能全面了解集團(tuán)的業(yè)務(wù)運(yùn)作狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的異常情況，從而對(duì)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行提醒和警示。此外，數(shù)據(jù)的傳輸是周結(jié)甚至日結(jié)，集團(tuán)可通過(guò)這些實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)做出管理決策并快速得到反饋，實(shí)現(xiàn)管控程序的迭代更新。這減輕了分子公司的管理壓力，促使其更專(zhuān)注于業(yè)務(wù)開(kāi)拓。

四、九州通集團(tuán)的經(jīng)驗(yàn)借鑒

從九州通集團(tuán)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，可發(fā)現(xiàn)其內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設(shè)是與信息系統(tǒng)的發(fā)展緊密聯(lián)系的。信息系統(tǒng)的創(chuàng)新為內(nèi)部控制作用的發(fā)揮提供了良好的環(huán)境，內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)信息系統(tǒng)的功能提出了更高要求，促進(jìn)了信息系統(tǒng)的創(chuàng)新。對(duì)于正在進(jìn)行電子化和信息化建設(shè)的大中型企業(yè)而言，九州通集團(tuán)的內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)歷程不無(wú)借鑒意義。

1.打造契合企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的內(nèi)部控制系統(tǒng)，才是有用、有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。對(duì)于九州通集團(tuán)來(lái)說(shuō)，其主營(yíng)業(yè)務(wù)是醫(yī)藥分銷(xiāo)，在存貨管理、客戶(hù)管理和物流管理上對(duì)管理信息系統(tǒng)有非常高的要求，因此它走的是自主研發(fā)的道路，并量身訂造了一套企業(yè)信息管理系統(tǒng)。但這種模式會(huì)在開(kāi)發(fā)初期對(duì)公司的營(yíng)運(yùn)形成較大的壓力，因?yàn)槿到y(tǒng)自主開(kāi)發(fā)需要一批既懂技術(shù)、又懂業(yè)務(wù)的信息人才。九州通集團(tuán)為了培養(yǎng)這樣一批人才投入了上億元的研發(fā)費(fèi)用，這對(duì)于一般企業(yè)而言是難以承受的。此外，自主研發(fā)系統(tǒng)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，即使是有龐大研發(fā)團(tuán)隊(duì)的九州通集團(tuán)，也花費(fèi)了近十年的時(shí)間才趨于完備。相較之下，對(duì)管理系統(tǒng)沒(méi)有如此高要求的企業(yè)可以采用外包加自主開(kāi)發(fā)的模式，即在現(xiàn)有通用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，通過(guò)自有信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)參與系統(tǒng)調(diào)試，使其適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部管理的需要。

2.對(duì)未來(lái)的技術(shù)變革要有敏銳的洞察力。在開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)時(shí)不能僅采用現(xiàn)有技術(shù)手段，而要思考可能的發(fā)展方向并為此預(yù)留足夠的轉(zhuǎn)換空間。正如九州通集團(tuán)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路，最初開(kāi)展管理系統(tǒng)信息化，將部門(mén)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上。到2013、2014年，大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)興起，九州通集團(tuán)更加重視信息系統(tǒng)各模塊的標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)發(fā)，強(qiáng)調(diào)板塊間的良好交互。再之后便是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)化調(diào)整，包括系統(tǒng)的集中化和集成化，利用數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)和管理決策等。這是在技術(shù)進(jìn)步的過(guò)程中不斷摸索、試驗(yàn)之后，找到的適合企業(yè)經(jīng)營(yíng)的道路。對(duì)其他企業(yè)而言也是如此，在系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)做好長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，統(tǒng)一公司層面的技術(shù)框架，制定好技術(shù)演進(jìn)的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)積累和人員復(fù)用。

3.形成行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿產(chǎn)品，使該系統(tǒng)成為自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。九州通集團(tuán)信息系統(tǒng)中的部分模塊，已經(jīng)可以作為標(biāo)準(zhǔn)化的商業(yè)產(chǎn)品對(duì)外銷(xiāo)售。當(dāng)企業(yè)的系統(tǒng)足夠先進(jìn)、完善時(shí)，可以吸引上下游企業(yè)對(duì)接信息平臺(tái)，打通整個(gè)供應(yīng)鏈并獲取流通領(lǐng)域的供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)，提升對(duì)供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的把控，使企業(yè)成為整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，這將成為企業(yè)的排他性競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)無(wú)論是對(duì)上游客戶(hù)提供增值的流向服務(wù)，還是向下游提供供應(yīng)鏈金融的增值服務(wù)，抑或是提供信息服務(wù)支持，都能得到額外的收益。