總結(jié)項目經(jīng)驗所需的信息應(yīng)來自哪些方面呢？在項目實施中，項目經(jīng)理有時會發(fā)現(xiàn)，以前項目中的總結(jié)信息很零散，每個部門只從本部門出發(fā)，總結(jié)自己的問題，而沒有其他部門或人員的參加。而實際上，它應(yīng)該來自項目的各個方面，其中包括來自項目組、客戶及其它項目干系人的反饋及項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）。同時，使用這些信息以前，應(yīng)確保收集這些信息的系統(tǒng)、組織和流程能夠正常運行，并且應(yīng)建立項目信息的收集、發(fā)布、存貯、更新及檢索系統(tǒng)，確保有效地利用項目中的各種信息資源。
從管理的觀點來說，項目生命周期的每個階段或者稱之為里程碑，都應(yīng)該進(jìn)行評估總結(jié)，以確定是否實現(xiàn)了此階段的目標(biāo)，項目是否可以正式開展下一個階段工作?？傊?，項目的不同階段都應(yīng)該有完善的項目總結(jié)，只不過總結(jié)的形式、內(nèi)容、編寫者和閱讀對象等側(cè)重點不同而已。
在編寫項目總結(jié)報告時，應(yīng)該首先明確編寫的目的，同時也應(yīng)簡述項目概況、項目背景和項目進(jìn)展情況。因為既然叫項目，就有其獨有性、時間性，這樣項目總結(jié)的內(nèi)容才能夠更具有針對性、時效性和持續(xù)改進(jìn)的意義。
最后，Paul根據(jù)美國項目管理協(xié)會（PMI）的項目管理框架，把項目總結(jié)的框架提綱分成以下幾個方面來進(jìn)行。
項目總結(jié)的框架
1、項目進(jìn)度 按照項目整體計劃或項目滾動計劃編寫的計劃工期與實際工期之間差距和原因分析。其間有哪些變化？對工作量的估計如何？以便為項目經(jīng)驗庫提供相應(yīng)數(shù)據(jù)，提高下次計劃的準(zhǔn)確性。
2、項目質(zhì)量
項目的最終交付物與客戶實際需求的符合度。需要注意的是“客戶”，他可以是一般意義上的外部客戶，也可以指內(nèi)部的客戶。項目質(zhì)量管理不但包括對項目本身的質(zhì)量管理，也包括對項目生產(chǎn)的產(chǎn)品進(jìn)行的質(zhì)量管理。具體可以從質(zhì)量計劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證入手，以保證項目質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。具體可以采用ISO9000質(zhì)量保證體系，加上完善的質(zhì)量管理工具、圖表等輔助工具加以統(tǒng)計分析，得出改進(jìn)建議。
3、項目成本 就計劃成本、實際成本對比成本構(gòu)成明細(xì)的差距和原因分析及建議，也包括項目合同款執(zhí)行情況的分析總結(jié)。IT項目經(jīng)理一般可控制的成本主要是人工費，對于未建立項目級核算的組織，可以用加權(quán)人天數(shù)表示，對不同級別的人員（項目經(jīng)理、高級工程師、一般工程師）賦予不同的權(quán)重。
4、項目風(fēng)險 就風(fēng)險識別、風(fēng)險分析和風(fēng)險應(yīng)對中的經(jīng)驗和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，包括項目中事先識別的風(fēng)險和沒有預(yù)料到而發(fā)生的風(fēng)險等風(fēng)險的應(yīng)對措施的分析和總結(jié)。也可以包括項目中發(fā)生的變更和項目中發(fā)生問題的分析統(tǒng)計的總結(jié)。
5、項目資源 項目資源不但包括人力資源情況，而且還包括設(shè)備、材料等其它資源的合理使用、開發(fā)情況。特別是項目成員的績效統(tǒng)計分析和評價，以便更加有效地開發(fā)和利用人力資源。通常，可以采用直觀的圖表形式來反映項目的資源情況。
6、項目范圍 項目范圍包括產(chǎn)品范圍和項目范圍。其中，產(chǎn)品范圍定義了產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特性和功能；項目范圍定義了為交付具有規(guī)定特性和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作∠同中所規(guī)定的產(chǎn)品范圍和項目范圍以及用戶確認(rèn)的計劃等都屬于項目中要控制的范疇，另外還包括實際執(zhí)行情況的差距和原因分析。
7、項目溝通 溝通是人員、技術(shù)、信息之間的關(guān)鍵紐帶，是項目成功所必須的。在國內(nèi)，不少項目經(jīng)理對溝通不夠重視，或者不知如何做好項目中的溝通工作，這都需要各級項目管理人員對其加以重視。在項目總結(jié)時，可以就項目過程中的內(nèi)部、外部溝通交流是否充分，以及因為溝通而對項目產(chǎn)生的影響等方面進(jìn)行總結(jié)。
8、項目采購
國內(nèi)IT項目的項目經(jīng)理一般對項目采購接觸不多或接觸不到，多由商務(wù)和財務(wù)部門負(fù)責(zé)。如果是項目級的核算，采購管理是很重要的組成部分，否則可能因采購過程中的成本、風(fēng)險、進(jìn)度、技術(shù)和資源等方面引起很多問題。
9、項目文檔 項目文檔，包括硬拷貝文檔和電子文檔，都應(yīng)該收集、整理、編制、控制和移交，以便統(tǒng)一歸檔保存和進(jìn)一步開發(fā)利用。文檔是過程的蹤跡，它提供項目執(zhí)行過程的客觀證據(jù)，同時也是對項目有效實施的真實記錄。項目文檔記錄了項目實施軌跡，承載了項目實施及更改過程，并為項目交接與維護提供便利。此外，項目文檔還是項目實施和管理的工具，用來理清工作條理、檢查工作完成情況，提高項目工作效率。所以每個項目都應(yīng)建立文檔管理體系，并做到制作及時、歸檔及時，同時文檔信息要真實有效，文檔格式和填寫必須規(guī)范，符合標(biāo)準(zhǔn)。
10、項目評價 項目評價是對項目交付物的生產(chǎn)率，產(chǎn)品質(zhì)量，采用的新技術(shù)、新方法、項目特點等的總結(jié)。另外還應(yīng)該包括項目客戶滿意度收集統(tǒng)計和分析?？蛻魸M意度調(diào)查內(nèi)容不但包括項目管理或流程層面，也應(yīng)包括技術(shù)層面。同時，有必要說明本項目與以往項目相比的特別之處。例如特殊的需求、特殊的環(huán)境、資源供應(yīng)、新技術(shù)新工藝等，總之是具有挑戰(zhàn)性的、獨特的事件以及關(guān)鍵的解決方案和實施過程。
11、遺留亟待解決問題 說明項目有無遺留亟待解決問題。如果有，必須針對這些問題進(jìn)行深入分析，明確責(zé)任，提出解決方案。
12、經(jīng)驗教訓(xùn)及建議 不斷將實施過的項目中的技術(shù)經(jīng)驗、管理經(jīng)驗以及教訓(xùn)等進(jìn)行總結(jié)，積累起來就可以成為公司的財富。
在上面的案例中，Paul總結(jié)出的項目總結(jié)模板和項目總結(jié)流程在A公司的推廣和使用，在加上公司領(lǐng)導(dǎo)層的重視，以前A公司項目中重復(fù)發(fā)生的問題得到了有效的控制。
以上是項目總結(jié)時應(yīng)該包括或者應(yīng)該注意的幾個方面。總之，
項目總結(jié)應(yīng)該根據(jù)不同的匯報對象，提供有針對性的內(nèi)容。因為不同的報告閱讀者需求不一樣。例如，像公司級項目主管領(lǐng)導(dǎo)，他可能只關(guān)注項目收款及影響收款進(jìn)度的原因、項目驗收計劃、項目中的重大事故或問題。
技術(shù)經(jīng)理可能更關(guān)心項目中新技術(shù)、新流程、新工藝的采用情況及
效果。
質(zhì)量經(jīng)理可能更重視項目的質(zhì)量控制、變更、風(fēng)險、問題報告。
項目經(jīng)理應(yīng)該盡可能要求項目團隊所有成員提交項目總結(jié)報告，因為每個人都會根據(jù)自己的知識、經(jīng)驗和能力，就所承擔(dān)的不同工作、不同項目階段，提出不同的問題和建議，這樣能夠從不同側(cè)面來總結(jié)項目，更好地為下一階段或以后的項目提供有意義的參考。
最后，需要強調(diào)的是，項目總結(jié)不能報喜不報憂，特別是對于失敗的項目，總結(jié)會不應(yīng)該成為批斗會，要堅持對事不對人的原則。這樣項目總結(jié)才能夠順利開展，并對今后工作有指導(dǎo)意義。
