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筆者由于工作需要經(jīng)常用到Word的郵件合并功能，這樣可以批量地將Excel工作表中的信息迅速排版打印，但在實(shí)際使用中卻經(jīng)常出現(xiàn)雖然Excel工作表中保留的是兩位小數(shù)，但通過郵件合并后卻發(fā)現(xiàn)數(shù)字竟然顯示為保留了多達(dá)十幾位小數(shù)(如下圖1)。經(jīng)過一番研究，筆者得出四種方法解決這個問題。  打開儲存工資信息的Excel工作表，在工作表的第2行中插入一個空白行，然后在單元格內(nèi)輸入字母“A”，大小寫隨意，最后再執(zhí)行郵件合并操作，這樣Word就會以操作字符串的形式來對待此工作表內(nèi)信息，郵件合并后的工資條內(nèi)就不會出現(xiàn)小數(shù)位過長的現(xiàn)象了。 小提示：經(jīng)過嘗試，在Excel 2007工作表中將儲存數(shù)字的單元格格式設(shè)置為“文本”格式同樣可以解決小數(shù)位過長的問題，而Excel 2003及以前版本則必須使用上述方法才能避免小數(shù)位過長。 如果你使用的是Excel 2003，則在郵件合并之前打開你要進(jìn)行郵件合并的Excel文件，然后執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，切換到“重新計(jì)算”標(biāo)簽，勾選“以顯示精度為準(zhǔn)”選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕并保存表格，最后再進(jìn)行郵件合并就不會出現(xiàn)問題了。 最強(qiáng)大的方法 上面的方法雖然簡單實(shí)用，但功能不夠強(qiáng)大，難以自定義顯示的數(shù)據(jù)格式，比如現(xiàn)在需要將稅款一項(xiàng)更改為會計(jì)用貨幣格式如“￥1，004.40”，這時應(yīng)該如何設(shè)置呢? 第一步：同時按下Alt+F9，用鼠標(biāo)右擊灰色部分，執(zhí)行“編輯域”命令，在“域”對話框中選擇“域名”→的“NumWords”→“數(shù)字格式”→“￥#，##0.00;(￥#，##0.00)”。 第二步：單擊“域”對話框左下角的“域代碼”按鈕，復(fù)制“域代碼”窗口中 “NUMWORDS # \"￥#，##0.00;(￥#，##0.00)\"”，鼠標(biāo)定位到Word界面中的“域”代碼編輯區(qū)內(nèi)第二個小寫分號之后將其粘貼，然后按Alt+F9鍵返回?cái)?shù)據(jù)結(jié)果界面，再次按下F9鍵更新數(shù)據(jù)即可。 小提示：在粘貼代碼時，一定要注意確保Word界面中的“域”代碼編輯區(qū)內(nèi)第二個小寫分號之后沒有任何字符，甚至連空格也不可有。 最舍得的方法 筆者還負(fù)責(zé)為單位職工發(fā)放工資，每當(dāng)員工支取工資時，筆者一般都會將工資條中不足1元部分舍去，大多數(shù)情況下并不進(jìn)行四舍五入，以免賬面出現(xiàn)虧損，所以筆者便發(fā)現(xiàn)了此“最舍得的方法”。 ①在Word中同時按下“Ctrl+F”快捷鍵打開“查找和替換”對話框，點(diǎn)擊“替換”標(biāo)簽。 ②在“查找內(nèi)容”后的輸入框中輸入“.([1234567890]{1，})”(不含雙引號)，將“替換為”后的輸入框留空(圖2)。  小提示：其中“()”用于分組，“[1234567890]”表示出現(xiàn)方括號中的任一字符，“{1，}”表示只要出現(xiàn)1個前一字符即符合條件。轉(zhuǎn)換格式法 通過實(shí)踐，筆者發(fā)現(xiàn)將Excel表格轉(zhuǎn)換成Word表格后，再進(jìn)行郵件合并操作同樣可以避免出現(xiàn)合并后小數(shù)位過長的現(xiàn)象。 第一步：在Word中執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，在彈出的對話框中切換到“常規(guī)”標(biāo)簽，勾選“打開時確認(rèn)轉(zhuǎn)換”選項(xiàng)，最后按下“確定”按鈕(圖3)。  |
