做個懂財務的ERP管理員 應付賬款流程解決實例(1)
導讀：實施完ERP，阿峰總是要離開沃奇公司的，不如培養(yǎng)一個“替補隊員”，希望可以在自己結束對沃奇公司的支持后，承擔起ERP管理員的角色。丁經理就是阿峰眼中的合適人選，然而由于丁經理出身技術，對財務工作.....
實施完
ERP，阿峰總是要離開沃奇公司的，不如培養(yǎng)一個“替補隊員”，希望可以在自己結束對沃奇公司的支持后，承擔起
ERP管理員的角色。丁經理就是阿峰眼中的合適人選，然而由于丁經理出身技術，對財務工作不太熟悉，一些看起來很簡單的流程，在他這里卻犯了難?？磥?，要想培養(yǎng)這個“替補隊員”，阿峰還要為他補上幾課。
ERP的應付賬款流程
阿峰先在白板上畫了應付賬款總流程圖：
從圖上，我們可以看到，應付賬款的流程很簡單：應付賬款來源-生成應付憑單-審核后轉入付款流程。
然而，應付憑單的來源有很多，如進貨單、退貨單、委外進貨單、委外退貨單、還有從資產管理模塊轉入過來的。在做應付憑單前，首要任務就是要保證這類原始憑證的準確性。因為，一旦過帳這些憑證即不可修改，哪怕是出現(xiàn)錯誤也是一樣。
這里的“發(fā)票”也有些特別：按照標準流程，一般要求發(fā)票必須在結賬時，也就是生成應付憑單前到位，并應在應付憑單審核前，在應付憑單里輸入發(fā)票信息。但是，在實際操作中，發(fā)票往往不能及時到達，所以，為了更加符合實際，
ERP系統(tǒng)往往做出調整，在應付憑單審核后，發(fā)票信息仍然可以修改。
其中，單據(jù)間的數(shù)據(jù)的流轉及控制涉及到原始憑證（進貨單等）、應付憑證、和付款憑證三種單據(jù)。流程如下圖所示：
對進貨單而言，只有審核后，才能結賬。只保存不審核的進貨單，是不能結賬的。
對于應付憑證而言，控制的內容就比較多。應付憑證審核后，會回寫相應的信息。如在進貨單處，有結賬數(shù)量和結賬碼。若我們按進貨單整張單據(jù)結賬，則結賬數(shù)量就等于進貨數(shù)量；若我們是分批結賬，則此處的結賬數(shù)量為實際結賬的數(shù)量，同時，會更新未結賬數(shù)量，作為下次結賬時的依據(jù)。當應付憑單的結賬數(shù)量大于等于進貨數(shù)量時，結賬碼就會顯示，表示此項目已經結賬完畢。
結賬保存后，同時會把應付憑單的號碼回寫給進貨單。若進貨單上，結賬單號欄位內有結賬單好的話，此筆單據(jù)表明已經做過結賬單，是不能再任何修改動作。
解決應付賬款流程的三個難題
再簡單的流程也有可能遇到問題。在應付賬款流程實施過程中也同樣有些難點問題需要解決：
難題一：如何分批結賬？
以進貨單為例：若一張進貨單有1000只零件，但這個月結賬只結600只。此時結賬有兩種方式：一種是按項目，即根據(jù)進貨單具體的條目一條條結賬；另一種是整張結賬，即在應付憑證里不會列出進貨單的明細，而是列了一個總的金額。所以，在分批結賬時，要選按項目進行結賬。剩余的400只，在下個結賬期，仍然可以按進貨單生成應付憑單。
難題二：已經結賬也不付款。
在月底雖然已經結賬，但由于某種特殊原因，暫時決定不付款，即使到了付款期，也不付款。如：有批貨，本來應該是11月份到貨，但供應商10月份就已經到貨，按照會計要求，此筆帳在11月份必須做。若付款期為一個月的話，那本應該是12月份的貨款在11月份就要付掉，所以，系統(tǒng)只能采用凍結付款進行控制。
難題三：如何實現(xiàn)不同結賬日？
在實際工作中，不同公司對結賬日有不同的規(guī)定，甚至有些公司對不同供應商的結賬日規(guī)定也不相同。如有三張進貨單，分別為5號，19號，27號。首先，我們在供應商處可以設置供應商結賬日。如設置為0月25日結賬，則在按供應商結賬日自動生成應付憑單時，5號，19號兩張進貨單就會結賬；27號的進貨單不會結賬。若我們是統(tǒng)一結賬日，公司規(guī)定，所有供應商的結賬周期為1號至3號，則按統(tǒng)一結賬日自動生成應付憑單時，三張進貨單都會結賬。
在解決三個難題的過程中，要特別注意：
① 關于日期的控制。跟應付帳款有兩個相關的日期，是非常重要的：一個是應付現(xiàn)行年月，即做應付賬款交易實際發(fā)生的日子；二是關帳日期由系統(tǒng)控制，不能對關帳日期前的單據(jù)進行任何修改。
② 過帳之后，原始憑證無法修改。若要修改，要先沖帳，再修改。
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