《
世界商業(yè)評論》
ICXO.COM ( 日期：2004-10-10 11:23)
【ICXO.com編者按】數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是企業(yè)實(shí)施ERP的基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作完成的好壞直接影響了系統(tǒng)的上線效果。隨著企業(yè)對ERP的認(rèn)識逐步深入，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作也受到了一定的重視。然而，由于這項(xiàng)工作本身極為龐雜，企業(yè)除了需要盡早做準(zhǔn)備以外，掌握科學(xué)的實(shí)施方法也是很重要的。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是企業(yè)實(shí)施ERP的基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作完成的好壞直接影響了系統(tǒng)的上線效果。隨著企業(yè)對ERP的認(rèn)識逐步深入，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作也受到了一定的重視。然而，由于這項(xiàng)工作本身極為龐雜，企業(yè)除了需要盡早做準(zhǔn)備以外，掌握科學(xué)的實(shí)施方法也是很重要的。
不要讓數(shù)據(jù) 毀了ERP
文/唐志明
唐志明，AMT高級顧問。長期從事信息化研究和推廣工作，參與過多個大型ERP項(xiàng)目的實(shí)施，從事項(xiàng)目管理、流程優(yōu)化、方案設(shè)計(jì)等工作。熟悉主流ERP產(chǎn)品，現(xiàn)場經(jīng)驗(yàn)豐富，實(shí)踐能力強(qiáng)，尤其擅長管理咨詢加IT應(yīng)用。研究領(lǐng)域包括：戰(zhàn)略管理、業(yè)務(wù)模式設(shè)計(jì)、甲方咨詢、應(yīng)用評估、績效和IT治理。
很難想像沒有數(shù)據(jù)的ERP是什么樣子的。
然而，實(shí)際情況又是如何的呢？
根據(jù)AMT的研究，在那些上線不成功或者上線后掉線的案例中，有高達(dá)70％的項(xiàng)目都有一個共同的直接原因，那就是在數(shù)據(jù)上出了問題。有的是在數(shù)據(jù)還沒有準(zhǔn)備好，諸多數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整的情況下就倉促上線；有的則是業(yè)務(wù)沒有理順，出現(xiàn)一數(shù)多據(jù)的情況，不知道該相信哪個數(shù)據(jù)；還有的是上線運(yùn)行后操作人員未及時(shí)更新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)失真等等，雖然數(shù)據(jù)問題的表現(xiàn)不盡相同，但最終的結(jié)果都是一樣的，那就是大家忙了數(shù)月得到的是一個沒有數(shù)據(jù)的ERP系統(tǒng)。
這確實(shí)是一個讓人笑不起來的笑話。
于是，人們在驚愕、困惑、迷茫后，終于發(fā)出了這樣的吶喊：不要讓數(shù)據(jù)毀了ERP。
數(shù)據(jù)的重要性
經(jīng)驗(yàn)表明，作為管理改造工程的ERP項(xiàng)目，花在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時(shí)間并不多，80%以上的時(shí)間是花在了貫穿全程的三大任務(wù)上，即全程的宣傳培訓(xùn)、全程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和全程的管理變革。這三個全程缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。
說到數(shù)據(jù)在ERP項(xiàng)目中的重要性，恐怕沒有人會否認(rèn)。大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，以此來表達(dá)對數(shù)據(jù)的高度重視。然而數(shù)據(jù)問題成為ERP項(xiàng)目高失敗率的主要原因之一這不爭的事實(shí)，又不得不讓人反思癥結(jié)到底在哪兒。
為什么數(shù)據(jù)是一個大問題
很多企業(yè)在沒有上信息化之前使用手工方式進(jìn)行管理。手工方式下的數(shù)據(jù)，更多的是以部門為單位進(jìn)行管理的。部門之間用單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，部門內(nèi)用臺賬進(jìn)行數(shù)據(jù)記賬，月底通過對賬保持部門內(nèi)和部門之間數(shù)據(jù)一致。這種延用了幾十年的管理方式，與利用信息化進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的思想和實(shí)現(xiàn)手段有很大差距。
手工數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是 ：分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范。這樣一來，同一數(shù)據(jù)在同一時(shí)間點(diǎn)上，會在不同部門、以不盡相同的描述和內(nèi)容表現(xiàn)出來，在時(shí)間和空間上也是不一致的。這顯然與ERP所追求的同一數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保持唯一性、共享性的理念有很大差別。再加上由于歷史的原因，企業(yè)中的很多數(shù)據(jù)要么不全，要么賬實(shí)不符，企業(yè)往往要在上ERP的同時(shí)清產(chǎn)核資工作，這無形中加重了ERP數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難度。
如何進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項(xiàng)龐大而繁瑣的工作，所以越早進(jìn)行越好。并且應(yīng)該貫穿ERP項(xiàng)目實(shí)施的全過程。那么一個ERP項(xiàng)目應(yīng)該如何從一團(tuán)亂麻中理出頭緒，在ERP系統(tǒng)上線前后分步驟地做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備呢？為了說明問題，先講一個成功推進(jìn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的案例吧。
老李是某鋼鐵集團(tuán)信息部的負(fù)責(zé)人，在公司的多個業(yè)務(wù)和管理崗位上供過職，對公司上上下下的情況都很熟悉，也算是一個老鋼鐵了。
公司的ERP項(xiàng)目剛剛啟動，他就隱約感到數(shù)據(jù)是一個大問題，因?yàn)槠髽I(yè)幾十年沉淀下來的數(shù)據(jù)量巨大，且有很多不全、不準(zhǔn)、不一致的現(xiàn)象，要想在上線之前將這些情況搞清楚，就必須盡早下手。在咨詢公司的幫助下，他抽調(diào)專人組成數(shù)據(jù)組，與ERP項(xiàng)目實(shí)施并行開展工作。按照計(jì)劃，他分為三大步驟，首先是讓各業(yè)務(wù)部門先盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)一番，摸清家底，這花了大半個月；之后是對收集上來的數(shù)據(jù)分類整理，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，這花了兩個多月的時(shí)間，這步完成后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就基本完成了；第三步是下發(fā)編碼規(guī)則，并要求業(yè)務(wù)部門按新編碼重新整理現(xiàn)有數(shù)據(jù)，并在上線之前一個月內(nèi)實(shí)物盤點(diǎn)，在上線之前拿出期初數(shù)據(jù)。通過周密的安排和大量的工作，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備終于和項(xiàng)目實(shí)施同步完成，并且數(shù)據(jù)的質(zhì)量是有保證的。
從這個案例中我們可以看出數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的步驟和一般規(guī)律。
第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備
我們可以簡單地將ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)的科目體系等。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是它在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時(shí)它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性。
動態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時(shí)點(diǎn)來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時(shí)點(diǎn)的數(shù)據(jù)對ERP上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時(shí)間點(diǎn)上，公司動態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）。期初數(shù)據(jù)既包括上線時(shí)點(diǎn)所有物料庫存的數(shù)量、金額，財(cái)務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。
不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中都必須是唯一的。為了保證數(shù)據(jù)的唯一性，就要給這些數(shù)據(jù)編碼。所以，在進(jìn)行兩大類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備之前，另一項(xiàng)更基礎(chǔ)的工作必須先完成，那就是制定編碼規(guī)則。
我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的先后次序列表，并對每項(xiàng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調(diào)查。
在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對物料進(jìn)行歸類，例如一個機(jī)械廠將其物料分為：產(chǎn)品、部件組件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。
所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。
第二步：制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集
在明確有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備后，就可以著手編碼了。實(shí)際上，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時(shí)間的工作。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則：
(1) 唯一性
必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。
(2) 實(shí)用性
編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。要從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度，過細(xì)的編碼不實(shí)用，過粗的編碼不管用。
(3) 統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)
編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)含意如下：
任何對象在其整個生命周期內(nèi)標(biāo)識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。
(4) 標(biāo)準(zhǔn)化
編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。例如使用國家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等。
(5) 便于ERP系統(tǒng)處理
由于編碼將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)，故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計(jì)算機(jī)處理。
(6) 易用性
編碼應(yīng)盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合，以提高錄入效率。
實(shí)際上，編碼問題絕不僅僅是一個技術(shù)問題，也不只是ERP實(shí)施小組的事情。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)等方方面面。所以合理組織人力和安排充足的時(shí)間十分重要。一般的做法是在項(xiàng)目實(shí)施小組中成立跨職能部門的數(shù)據(jù)小組，由專人負(fù)責(zé)，各職能部門的人員都要參加數(shù)據(jù)小組，視工作難度和工作量來確定是專職還是兼職參與。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。
第三步：期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)上線
有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運(yùn)行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實(shí)情況，就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時(shí)準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)了。
由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過早準(zhǔn)備是沒有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更精密的時(shí)間表，通常會這樣安排計(jì)劃。
● 根據(jù)ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確認(rèn)上線時(shí)間，并進(jìn)行項(xiàng)目管控。
● 在上線之前一個月內(nèi)進(jìn)行全面的庫存盤點(diǎn)，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行盤盈盤虧處理。盤點(diǎn)時(shí)使用新的編碼規(guī)則。
● 要求各業(yè)務(wù)部門在上線之前盡可能處理完未結(jié)清的訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度，同時(shí)也降低日后對賬的工作量。
● 在上線之前兩周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者錄入系統(tǒng)。
● 在上線時(shí)點(diǎn)將庫存期初、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)?？梢晹?shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符。
● 在上線后的一個月內(nèi)，通過核對手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，并查出差異所在，進(jìn)行調(diào)整。
談到對賬，這里再多說幾句。由于ERP的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不是簡單的模擬手工作業(yè)，因此在系統(tǒng)上線前后，業(yè)務(wù)處理方式可能會不同，會有一些數(shù)據(jù)是對不上的。對不上的原因除了確實(shí)賬實(shí)不符、賬賬不符外，前后的統(tǒng)計(jì)和管理的口徑不一致也是導(dǎo)致數(shù)據(jù)根本對不上的一個重要原因，畢竟數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)都不一樣了。比如為了核算準(zhǔn)確而增加的過渡科目會導(dǎo)致另一些科目余額不一致，雖然這并不影響最終的財(cái)務(wù)報(bào)表。
在處理這類數(shù)據(jù)的時(shí)候，要從理解系統(tǒng)的邏輯關(guān)系出發(fā)，尋求數(shù)據(jù)的平衡，懂得哪些應(yīng)該刪除、哪些應(yīng)該合并、哪些應(yīng)該完善。懂得如何取舍是上上功夫。
數(shù)據(jù)生命周期管理
至此，整個ERP項(xiàng)目上線之前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備宣告完成。但作為一個完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開始。相比前期的痛苦，上線后保持?jǐn)?shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。所謂“打天下難，守天下更難”。在數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到消亡的整個生命周期中，保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、時(shí)效性是一項(xiàng)長期的工作。在系統(tǒng)運(yùn)行期間，還要做到以下幾點(diǎn)。
● 成立專門的編碼維護(hù)部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼。
● 上線后，需要對部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。
● 應(yīng)用管理員及時(shí)處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)。
● 定期對數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)完整，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)可以恢復(fù)到最近一個數(shù)據(jù)點(diǎn)，最大限度地減少損失。
● 清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)。
● 根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義等。
保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法
數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命，因?yàn)殄e誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實(shí)的意義，反而是系統(tǒng)無法上線或者掉線的導(dǎo)火索。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時(shí)時(shí)刻刻要做的事情。在這方面，經(jīng)驗(yàn)更顯寶貴，不過我們還是可以探詢出一些成型的方法。
在上線前做數(shù)據(jù)收集時(shí)，要事先做好下發(fā)表格。如果數(shù)據(jù)量較少，可以用Excel模板做表格，并鎖定不允許修改的部分，以利于匯總、排序。如果數(shù)據(jù)量比較大，最好另編一個小程序，以自動控制重復(fù)的數(shù)據(jù)，同時(shí)便于同步檢查。
在上線時(shí)，先通過管理措施減少期初數(shù)據(jù)量，再對每一條期初數(shù)據(jù)都力保準(zhǔn)確。要盡早對賬，因?yàn)樵酵韺~數(shù)據(jù)的差異越大，越難對得上。
在上線后，要從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行，不能積壓單據(jù)一次性補(bǔ)錄。
做好以上幾點(diǎn)，可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量。但不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可能百分百的準(zhǔn)確。我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi)，并逐步求精。企業(yè)要有一套高效的管理制度保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)差異。在ERP實(shí)施期間，企業(yè)要為數(shù)據(jù)的損失做好“買單”的準(zhǔn)備，有時(shí)重復(fù)工作是不可避免的，也可能會因處理賬實(shí)不符而需要財(cái)務(wù)費(fèi)用。在ERP應(yīng)用期間，短期的對不上賬，只要是控制在范圍之內(nèi)，就可以接受，俗話說“一段濁水、一段清水”，只要堅(jiān)持嚴(yán)格管理和定期核查，數(shù)據(jù)質(zhì)量很快就會提高。
咨詢公司有一套數(shù)據(jù)質(zhì)量的評估方法，在系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后做數(shù)據(jù)評估是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量必不可少的工作。實(shí)際上，不少企業(yè)通過數(shù)據(jù)評估，往往能夠發(fā)現(xiàn)以前所忽視的管理上的問題，經(jīng)過幾輪調(diào)整后，企業(yè)實(shí)施ERP的效益就體現(xiàn)出來了。
總結(jié)
影響一個ERP項(xiàng)目的因素有很多，數(shù)據(jù)無疑是其中很重要的一項(xiàng)。當(dāng)我們抓住數(shù)據(jù)這個根基，大處著眼，小處著手的時(shí)候，我們距離ERP成功的日子就不會太遠(yuǎn)。
制造業(yè)ERP實(shí)施中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
文/關(guān)瑞北
關(guān)瑞北，神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司易飛實(shí)施顧問。有豐富的項(xiàng)目開發(fā)和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，熟悉Oracle、易飛等ERP產(chǎn)品。實(shí)施和服務(wù)的客戶有：北京石油機(jī)械廠、北京三和松石、北京航天佳捷計(jì)算機(jī)技術(shù)有限公司、北京美捷美科技有限公司等。
企業(yè)信息化是當(dāng)前社會熱門的話題之一，近年來“以信息化帶動工業(yè)化”已
成為各地政府、各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)使用頻率最高的一句話，各企業(yè)在信息化建設(shè)
上的投入也不斷加大。其實(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，建立起一個應(yīng)用系統(tǒng)并不困難，困難的是如何讓應(yīng)用系統(tǒng)真正產(chǎn)生效益。
應(yīng)該看到，雖然整個社會在信息化建設(shè)方面投入了大量資源，但其發(fā)展現(xiàn)狀并不令人十分滿意，很多信息系統(tǒng)利用率很低。而其中，數(shù)據(jù)質(zhì)量是問題的關(guān)鍵所在?？蛻糁艺\度主要由企業(yè)與客戶及各方面溝通的有效性及準(zhǔn)確性來決定，系統(tǒng)運(yùn)營效率也主要依賴于數(shù)據(jù)獲取的可靠性和及時(shí)性。而數(shù)據(jù)質(zhì)量很大程度上取決于信息化過程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段工作質(zhì)量的好壞。在此，筆者將結(jié)合自己在易飛ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中的體會，和大家一起探討企業(yè)ERP實(shí)施過程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的一些問題。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的形態(tài)分類
企業(yè)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可分為兩種：一種稱為靜態(tài)數(shù)據(jù)，所謂靜態(tài)數(shù)據(jù)是指在一段時(shí)間內(nèi)相對穩(wěn)定，一般不隨時(shí)間不同而改變的數(shù)據(jù)。以易飛為例，包括：存貨子模塊的品號基本資料，各部門、倉庫、人員信息，采購子模塊的供應(yīng)商信息，銷售子模塊的客戶資料，總賬子模塊的會計(jì)科目，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)子模塊的BOM數(shù)據(jù)，生產(chǎn)過程中的加工中心、工藝路線等等。靜態(tài)數(shù)據(jù)一般比較穩(wěn)定，可以提前準(zhǔn)備。
另一種稱為動態(tài)數(shù)據(jù)，動態(tài)數(shù)據(jù)比靜態(tài)數(shù)據(jù)變動頻率高，一般隨時(shí)間不同而改變，如庫存余額、總賬余額、應(yīng)收賬款余額、應(yīng)付賬款余額、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)采購訂單、未結(jié)工單等等。這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要以各模塊上線切換點(diǎn)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。比如，計(jì)劃7月份總賬模塊上線，一般以6月末總賬余額為準(zhǔn)。
由于兩種數(shù)據(jù)類型不同，在實(shí)施中采用的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對策也不同。對于靜態(tài)數(shù)據(jù)，往往在實(shí)施的開始階段就應(yīng)著手準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間也比較長，可以安排專人負(fù)責(zé)，而動態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線切換點(diǎn)之前才開始準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間短，因而需要投入的人力也比較多，比如有些庫存余額要經(jīng)過全面盤點(diǎn)后才能得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性
在ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程中，通常認(rèn)為系統(tǒng)成功三大因素按重要性排序依次為：人、數(shù)據(jù)、技術(shù)。數(shù)據(jù)作為ERP系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)信息集成的首要條件。業(yè)界曾有“三分技術(shù)、七分實(shí)施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的說法，可見數(shù)據(jù)管理的重要性。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備也因此成為實(shí)施過程中的一個非常重要的階段。在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的各項(xiàng)工作中，信息編碼這項(xiàng)基礎(chǔ)工作最為復(fù)雜，其復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過ERP軟件提供商的想象。許多軟件應(yīng)用中出現(xiàn)的問題并不是出于軟件本身，也不是用戶不想應(yīng)用，而是許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不能正確收集，其中編碼是最大的問題。如在物資庫存管理中，收發(fā)存并不復(fù)雜，其應(yīng)用成功的關(guān)鍵就是物資編碼和供應(yīng)商編碼工作能否做好，許多企業(yè)設(shè)備到位了，軟件安裝了，但一投入運(yùn)行，便發(fā)現(xiàn)編碼問題難以解決，面對幾萬、甚至幾十萬條需要編碼的物資信息束手無策，更談不上應(yīng)用效果。當(dāng)這個問題擴(kuò)大到整個企業(yè)，其實(shí)施難度是可想而知的。作為實(shí)施顧問，從一開始就應(yīng)該非常重視基礎(chǔ)資料的編碼問題，以下這些編碼原則供企業(yè)編碼時(shí)參考：
● 編號應(yīng)該反映分類
● 編號應(yīng)該反映順序
● 變動屬性不應(yīng)納入編號
● 編號愈簡短愈好
● 避免采用有意義編號
● 避免使用英文字母
● 避免使用特殊符號
● 編號長度應(yīng)求一致
● 編號應(yīng)有防錯功能
實(shí)施顧問從一開始就應(yīng)該強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性，并要求企業(yè)采取切實(shí)的措施來保證這一點(diǎn)，使企業(yè)從一開始就對這個問題表現(xiàn)出極大的關(guān)注，才能保證項(xiàng)目在上線過程中不因?yàn)閿?shù)據(jù)質(zhì)量差而受到影響。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過程
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過程概括為以下幾個方面。
建立數(shù)據(jù)準(zhǔn)備有關(guān)組織
ERP實(shí)施要建立相應(yīng)的項(xiàng)目組織。在具體的實(shí)施過程中，一般還要在項(xiàng)目組內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)的分工。為了更好地完成數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，建議在項(xiàng)目組內(nèi)專設(shè)數(shù)據(jù)組，從組織上保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的順利進(jìn)行。數(shù)據(jù)組的主要工作是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立數(shù)據(jù)搜集模板，組織必要的培訓(xùn)，監(jiān)督數(shù)據(jù)質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。
明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍
一般經(jīng)過初期的項(xiàng)目調(diào)研和培訓(xùn)后，項(xiàng)目組會確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的范圍和要求。數(shù)據(jù)組在此基礎(chǔ)上要分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從哪些部門搜集，明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難點(diǎn)和重點(diǎn)，從而確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的分工和進(jìn)度安排。
準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模板
一旦明確了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍，數(shù)據(jù)組要分別為各種類型的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備相應(yīng)的搜集模板，并與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，解釋基本資料中的重要字段，勾選必要字段。同時(shí)與該部門確認(rèn)數(shù)據(jù)資料整理的進(jìn)度并取得相關(guān)責(zé)任人的承諾。比如說，要準(zhǔn)備供應(yīng)商資料，我們在Excel中準(zhǔn)備好相應(yīng)的空白表格，針對表格中需要填寫的項(xiàng)目提供一個詳細(xì)的說明，讓業(yè)務(wù)部門填寫。但必須明確表格中哪些數(shù)據(jù)是必須填寫的。這樣每個準(zhǔn)備供應(yīng)商信息的人，就會知道供應(yīng)商資料應(yīng)該包括供應(yīng)商名稱、編號、地址、稅號/賬號、聯(lián)系人等等。
對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對
在數(shù)據(jù)的搜集整理過程中，數(shù)據(jù)組要不斷對整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對，以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯誤和遺漏要及時(shí)與具體負(fù)責(zé)部門和人員進(jìn)行溝通，不要等大量數(shù)據(jù)積壓后再解決。對于不影響整體上線效果的部分資料，如果其本身過于龐大，可就其中一部分先行整理，其余在上線后慢慢補(bǔ)充。
數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備到一定程度時(shí)，可以考慮進(jìn)行部分?jǐn)?shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入。如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量不大，導(dǎo)入可以采用組織專門錄入員直接輸入的方式，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量很大，一般就需要采用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序或開發(fā)專門的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序，比如易飛系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入就可以通過SQL Server的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出工具來進(jìn)行。因此如果數(shù)據(jù)量大，在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)就更需要按一定格式準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，否則，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序不能正常工作。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備應(yīng)注意的問題
總的來說，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作應(yīng)該在意識上、方法上、操作上注意以下幾個方面的問題。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性達(dá)成共識并進(jìn)行有力推動
“輸入是垃圾，輸出的必然是垃圾”。為確保信息的準(zhǔn)確性，企業(yè)必須投入大量人力物力進(jìn)行漫長的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。企業(yè)的原有管理多是概念型的東西，一旦具體量化就會出現(xiàn)很多困難。更何況初期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備沒有任何成效，枯燥而乏味，還要時(shí)不時(shí)接受來自各方面的有形及無形的壓力，這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵就顯得尤為重要，因此負(fù)責(zé)項(xiàng)目的老總和領(lǐng)導(dǎo)在任何階段都不能忽視對項(xiàng)目的支持與鼓勵。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)準(zhǔn)備牽涉到企業(yè)多個部門，因此也離不開各部門員工的積極配合與支持。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要兼顧科學(xué)性和實(shí)用性
以BOM數(shù)據(jù)為例，筆者曾在一家客戶的實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)，由于企業(yè)多年來實(shí)行的是較為粗放的生產(chǎn)管理方式，因此對于系統(tǒng)要求的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，企業(yè)沒有完整的記錄，企業(yè)的BOM數(shù)據(jù)往往是七八年甚至是十幾年前的消耗定額。這期間生產(chǎn)部門早已對其進(jìn)行了更新和改動。但由于缺乏精細(xì)的管理方式，這些改動沒能以有效的文件形式保留下來，造成技術(shù)部門與生產(chǎn)部門的嚴(yán)重脫節(jié)。實(shí)施中由于我們一開始在BOM資料準(zhǔn)備上過分依賴技術(shù)部門，導(dǎo)致系統(tǒng)試運(yùn)行時(shí)許多數(shù)據(jù)實(shí)用性很差。后來又不得不召集技術(shù)部門和生產(chǎn)部門的人員坐在一起重新討論BOM嫁接，從而對系統(tǒng)上線造成了一定的延誤。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備可以和其他實(shí)施階段并行
許多用戶往往把數(shù)據(jù)準(zhǔn)備作為一個孤立的階段，喜歡集中一定的時(shí)間段把它做完。其實(shí)不然，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備實(shí)際上是貫穿于ERP實(shí)施的各個階段，而且不同階段對數(shù)據(jù)的要求也是不同的。對于一個分期上線的系統(tǒng)，如生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求模塊等所需要的品號、制造提前期、采購提前期、固定前置天數(shù)、變動前置天數(shù)以及經(jīng)濟(jì)批量等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的搜集就可以放在稍后進(jìn)行，前期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備可以先忽略這些字段的分析確定，而將精力集中于更為緊要的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。此外，有些階段比如用戶培訓(xùn)或流程模擬階段，對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度的要求并不十分高，數(shù)據(jù)量的要求也不很大，那么數(shù)據(jù)組為這些階段準(zhǔn)備數(shù)據(jù)時(shí)就可以不必進(jìn)行嚴(yán)格的校驗(yàn)和核對，從而降低數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難度，縮短數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的時(shí)間。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備可以采取“分步實(shí)施，先易后難”原則
準(zhǔn)備數(shù)據(jù)時(shí)，可以采取“分步實(shí)施，先易后難”的原則，即先準(zhǔn)備編碼和物流管理系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù)，在實(shí)施物流管理系統(tǒng)的同時(shí)進(jìn)行其他數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。各種定額和期量標(biāo)準(zhǔn)的制定如BOM和工藝數(shù)據(jù)可以先按現(xiàn)有定額輸入系統(tǒng)，再通過生產(chǎn)管理系統(tǒng)的試運(yùn)行及上線后采取逐步調(diào)整的方式加以完善。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作要承擔(dān)責(zé)任，要有相應(yīng)的制度保證
在準(zhǔn)備數(shù)據(jù)之前，成員要準(zhǔn)備一份“數(shù)據(jù)準(zhǔn)備文檔”，在該文檔中要明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)間和范圍，即明確何時(shí)完成、準(zhǔn)備何時(shí)的數(shù)據(jù)、準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)。為了明確雙方的責(zé)任，還應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度。如明確基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立和維護(hù)的責(zé)任單位，建立規(guī)范的數(shù)據(jù)管理工作流程等。
有條件的企業(yè)應(yīng)對數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作建立相應(yīng)的激勵和獎懲制度，如對每條正確的數(shù)據(jù)輸入，給予相應(yīng)的責(zé)任人和部門負(fù)責(zé)人獎勵，對每條錯誤的數(shù)據(jù)輸入給予懲罰，以保證數(shù)據(jù)的正確性。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要建立長期的日后數(shù)據(jù)收集與審批機(jī)制
經(jīng)歷了實(shí)施階段的數(shù)據(jù)集中準(zhǔn)備工作，企業(yè)在ERP項(xiàng)目上線后往往還需要不斷補(bǔ)充新的數(shù)據(jù)，這就需要在實(shí)施過程中建立起日后長期的數(shù)據(jù)收集和審批機(jī)制，形成正規(guī)的制度和流程，如新品號的建立流程、客戶/供應(yīng)商信息的更新流程等。只有這樣，才能保證數(shù)據(jù)長期的及時(shí)性與穩(wěn)定性，才能保證ERP上線一段時(shí)間后后續(xù)收集數(shù)據(jù)的質(zhì)量。
何子元，神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司ERP實(shí)施顧問。已從事7年ERP項(xiàng)目實(shí)施和售前工作，曾經(jīng)參與實(shí)施的項(xiàng)目有：華日家具、北新建材、福耀玻璃、廣東利德電子、華鶴家具。曾經(jīng)獨(dú)立實(shí)施的項(xiàng)目有：凌華集團(tuán)、山東雙輪集團(tuán)。熟悉易飛ERP、MOVEX ERP、Scala ERP 等國內(nèi)外軟件。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集八步走
文/何子元
ERP的主要作用就是對企業(yè)信息
的整合，而信息的載體和表達(dá)都
要通過數(shù)據(jù)完成。對項(xiàng)目實(shí)施來講，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度最大。
首先，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)中所有可見信息和不可見信息。物料基本信息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，會計(jì)科目，供應(yīng)商客戶信息，部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息，這些信息在手工作業(yè)中也會用到。不可見信息如單據(jù)類型、倉庫性質(zhì)、計(jì)劃參數(shù)等，這些信息在手工管理信息時(shí)是不會涉及到的，它們會影響到系統(tǒng)計(jì)算。
另外，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從幾個到幾十萬都有，而每條記錄包含的字段又可多達(dá)上百個，兩者的乘積簡直是天文數(shù)字，通常造成項(xiàng)目延期的原因有90％來自于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。
數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序正確運(yùn)行的基礎(chǔ)，如物料計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃就是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫存量、BOM結(jié)構(gòu)等計(jì)算得到的，如果其中任何一個數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，計(jì)劃結(jié)果就將沒有任何指導(dǎo)意義。
正是因?yàn)榛A(chǔ)數(shù)據(jù)具有這些特征，從而造成了收集準(zhǔn)備工作量大、難組織，一般需要多個部門協(xié)調(diào)，投入的人力和時(shí)間都比較多，見效周期長，因此阻力也是很大的。
為了幫助企業(yè)更有效地實(shí)施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。
第一步：確定工作范圍
首先根據(jù)ERP項(xiàng)目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進(jìn)而確定工作計(jì)劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項(xiàng)工作的艱難程度有充分的認(rèn)識。工作計(jì)劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。
第二步：建立必要的編碼原則
ERP軟件對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實(shí)現(xiàn)的，編碼可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫可以識別的唯一標(biāo)識方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。
另外，編碼原則的制定屬于企業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)的建立，應(yīng)該按照ISO9000的標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，尤其對于量大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如物料主文件的編碼）必須由多個部門共同確定方案。
第三步：建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時(shí)間和人力完成。如果整理其他數(shù)據(jù)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)缺少公用信息再補(bǔ)的話，整體效率和進(jìn)度會大打折扣。
第四步：BOM結(jié)構(gòu)的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）
如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計(jì)劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級次關(guān)系，這步工作的難點(diǎn)是半成品設(shè)定的問題。如果半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計(jì)分析就不能細(xì)化；如果半成品設(shè)定多，就會大大增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務(wù)，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統(tǒng)，BOM每多一層，相應(yīng)增加BOM數(shù)據(jù)量的同時(shí)還會增加物料信息的數(shù)據(jù)量，我個人的觀點(diǎn)是盡量少的BOM階次可以使這項(xiàng)工作處于可控狀態(tài)。
第五步：收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中
在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項(xiàng)，字段就包括生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、財(cái)務(wù)的信息。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應(yīng)注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時(shí)開始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時(shí)，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號（唯一），并在部門間交接時(shí)作好記錄，這樣不僅可以控制進(jìn)度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。
第六步：數(shù)據(jù)檢查
（1） 完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整?？梢哉埰髽I(yè)中有經(jīng)驗(yàn)的人員復(fù)查或計(jì)算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時(shí)還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，如物料的提前期、默認(rèn)倉庫等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對企業(yè)今后的業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區(qū)等。
（2） 正確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說明，可以由企業(yè)自己根據(jù)需要制定檢查原則。有些錯誤如會計(jì)科目是資產(chǎn)類型的，但是因?yàn)槿藶殄e誤輸入成負(fù)債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。
（3） 唯一性檢查 ：數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實(shí)物編成同一個編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時(shí)一個實(shí)物對應(yīng)多個編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發(fā)生多個賬務(wù)錯誤。
在改正錯誤的同時(shí)，要做好資料版本的控制，這個工作在多部門參與的數(shù)據(jù)整理工作中尤為重要。曾經(jīng)有個客戶，多個部門都在同時(shí)修改一份相同的資料，修改之后的文檔中只有自己的一部分?jǐn)?shù)據(jù)是正確的，其他部門數(shù)據(jù)還是錯誤的。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，無論以誰的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)都是不行的，必須用正確的數(shù)據(jù)替換錯誤數(shù)據(jù)后進(jìn)行合并才行。由此可見，針對每類數(shù)據(jù)都應(yīng)該設(shè)置負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)人員，每次修改后由負(fù)責(zé)人員將文檔的版本更新，同時(shí)舊版本數(shù)據(jù)也要保存。這樣做可將誤操作的損失降低到最小。
第七步：將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)
錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時(shí)間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。
接下來的的錄入工作是艱巨而枯燥的重復(fù)工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導(dǎo)入這兩種。這些方法各有利弊。
（1） 所有軟件都提供錄入界面，可以調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或者利用軟件的復(fù)制功能復(fù)制類似的數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件可在錄入的同時(shí)自動查錯，大多數(shù)前期未查出的錯誤可以在錄入時(shí)被系統(tǒng)提示并禁止錄入，由此保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這種方法的缺點(diǎn)是工作量大，完成時(shí)間和記錄條數(shù)是倍數(shù)的關(guān)系。如果數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。
（2） 如果項(xiàng)目組中有數(shù)據(jù)庫高手，并且用人工錄入在人力和時(shí)間上都不能實(shí)現(xiàn)，可以采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫的方法，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是效率高，完成時(shí)間與數(shù)據(jù)表個數(shù)成倍數(shù)關(guān)系。缺點(diǎn)是隱含錯誤多，不易檢查，曾經(jīng)有個客戶在上線幾個月后發(fā)現(xiàn)有問題，反復(fù)檢查后發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)中有個字段空缺造成的，但是錄入的數(shù)據(jù)是可以由系統(tǒng)自動填寫默認(rèn)值的。如果采用此方法，應(yīng)該在前面的檢查工作中設(shè)定嚴(yán)格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對重要字段要逐個檢查，這項(xiàng)工作可以利用各種軟件技術(shù)輔助人工進(jìn)行。
（3） 另外一種方法結(jié)合了以上兩種方法的優(yōu)點(diǎn)。曾經(jīng)有一個客戶開發(fā)了一個程序模擬人工工作，基本原理是首先從電子表格中讀一條記錄的第一個字段（模仿人眼看數(shù)據(jù)的功能），然后在ERP錄入界面中的相應(yīng)字段錄入該數(shù)據(jù)（模擬人手的操作），再次讀下個字段，再次錄入程序……此記錄完成后轉(zhuǎn)下一條記錄。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯功能，同時(shí)和數(shù)據(jù)導(dǎo)入相比，不需要人工干預(yù)，可以一天24小時(shí)的工作，速度也是很高的，不過需要高水平的程序員，至今還只見過一個客戶成功采用過此方法。
第八步：系統(tǒng)檢核
完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時(shí)最好的方法是利用軟件程序測試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫備份成一個新的數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫中做一遍，通過檢查結(jié)果的正確性來驗(yàn)證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。
在收集和整理這兩個步驟中，各企業(yè)根據(jù)自身員工的技術(shù)和特長，通常會用一些工具軟件輔助數(shù)據(jù)收集和整理工作，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工具軟件不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優(yōu)勢是能夠查錯，下幾條簡單指令就可以發(fā)現(xiàn)大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，所需的時(shí)間和工作量都是企業(yè)無法承受的。
以上談了ERP項(xiàng)目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的流程，具體項(xiàng)目還要在實(shí)施方顧問的指導(dǎo)下進(jìn)行，另外制度的保障也要及時(shí)跟上，曾經(jīng)有企業(yè)在做數(shù)據(jù)整理工作前，采納了實(shí)施方的建議，建立了獎懲制度，輸入一條數(shù)據(jù)按0.02元計(jì)算，輸入數(shù)據(jù)經(jīng)過檢查發(fā)現(xiàn)錯誤，扣0.04元，一條制度即提高了輸入人員的積極性，同時(shí)也督促錄入人員在錄入的同時(shí)進(jìn)行認(rèn)真的檢查。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備這項(xiàng)工作的重點(diǎn)不是在數(shù)據(jù)本身，嚴(yán)密的計(jì)劃和合理的組織才是完成這項(xiàng)艱巨工作的最好手段。
