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參加DavidAllenGTDROADMAP課后心得(1)125/200-twhsi - ...

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2/12出國(guó),到3/5終于回到臺(tái)灣,永錫這次的旅程很長(zhǎng),最主要的目的之一就是參加
David Allen的時(shí)間管理研習(xí)會(huì)。這個(gè)研習(xí)會(huì)的全名叫做GTD ROADMAP,一開(kāi)始我以為研習(xí)會(huì)名字是因?yàn)樾稳葸@個(gè)研習(xí)會(huì)遍及全美各大城市及英國(guó)。上完課后才發(fā)現(xiàn),David Allen將自己的時(shí)間管理系統(tǒng)以地圖(Road map)概念來(lái)呈現(xiàn),東西軸向是時(shí)間管理的五個(gè)流程,南北軸向則是六個(gè)不同的檢視高度。

從臺(tái)灣到美國(guó)參加盛會(huì),當(dāng)然要請(qǐng)問(wèn)David一些時(shí)間管理的問(wèn)題,開(kāi)場(chǎng)前我就把握時(shí)間和David合影,之后每節(jié)下課也跑去問(wèn)問(wèn)題(午餐我們也在同一桌吃呢),真的是收獲良多。今天主要介紹的是,我從課程中學(xué)到的重點(diǎn)內(nèi)容大綱,之后會(huì)有一系列的文章說(shuō)明細(xì)節(jié)。


(1)Mind like water
Mind like water形容的是,我們架構(gòu)好時(shí)間管理系統(tǒng),而且持續(xù)不斷維持系統(tǒng)后,可以達(dá)到的心態(tài)。

Mind like water指的就是,有任何事情發(fā)生,我們能夠以合適的方法及情緒來(lái)回應(yīng),永錫覺(jué)得這樣一種心境,有點(diǎn)像中國(guó)的中庸精神,只是GTD運(yùn)用西方的方法論,運(yùn)用實(shí)際的工具及流程。東方則以禪坐、冥想等方法,讓自己直接進(jìn)入這樣的狀態(tài),比較是直觀的方法。


(2)五個(gè)流程

有點(diǎn)驚訝的是,David Allen幾乎更改了所有GTD流程的名字,現(xiàn)在五個(gè)流程的名稱是Cleaning, Clarifying, Organizing, Reflecting, Engaging,除了Organizing維持舊的名字,其余都改變了。

我也跑去問(wèn)David,他說(shuō)新的名詞,代表了更多的意思,例如 Engaging,字義代表著嚙合的意思,對(duì)照以前的用字Doing,Engaging這個(gè)用字,讓規(guī)劃的行動(dòng)和實(shí)際執(zhí)行兩者有更加緊密的連結(jié)。流程的術(shù)語(yǔ)改變,讓時(shí)間管理系統(tǒng)update,能夠更加的高效。

(3)Project lists(任務(wù)清單)的重要

以前永錫認(rèn)為的任務(wù)清單,就是和行動(dòng)緊密結(jié)合的樹(shù)枝狀的規(guī)劃,但是David卻說(shuō),任務(wù)清單就像是index,只是讓任務(wù)及更高高度的檢視,有一張一覽表,以利每周檢視,他也在研習(xí)會(huì)中一直強(qiáng)調(diào)每周檢視(Weekly Review)的重要。

不同于許多時(shí)間管理軟體的的設(shè)計(jì)(Bonsai、Lifebalance、iGTD等),試著把所有的任務(wù)及其相關(guān)任務(wù)行動(dòng)都整合在一起。David告訴我(呵呵,永錫上課時(shí)聽(tīng)的有點(diǎn)懷疑,下課還跑去問(wèn)他),他每周檢視一次任務(wù)清單,并決定下一步行動(dòng),并加到下一步行動(dòng)清單中。也就是說(shuō),他雖有這兩個(gè)清單(任務(wù)清單,下一步清單),但是兩者都是獨(dú)立的清單,并沒(méi)有用一些復(fù)雜的軟體將兩者整合在一起。

簡(jiǎn)單常就是最好的方法,上完課后,永錫也開(kāi)始嘗試列一份完整的任務(wù)清單,并做好每周檢視的工作,這一部份,等有了比較具體得心得結(jié)果,再和大家報(bào)告。


(4)六個(gè)檢視高度

以前看書時(shí),總覺(jué)得六個(gè)高度檢視的部份很模糊,這次上了課才表較了解何謂六個(gè)檢視。David要我們每周一次(或更久的周期)檢視較高的高度,并將檢視后的想法,加入任務(wù)清單中執(zhí)行。也就是說(shuō),每周檢視時(shí),不僅只是檢視任務(wù)清單,更要定時(shí)更高的高度(每月檢視角色責(zé)任范圍,每季或半年檢視每年計(jì)劃等)。

雜事是外界環(huán)境給我們的刺激,六個(gè)檢視高度則是找出內(nèi)心的渴望及愿景,將兩者整合到我們的行動(dòng)清單之中,因此在執(zhí)行時(shí)便能不忽略現(xiàn)實(shí)環(huán)境,也不放棄自己夢(mèng)想,兼顧執(zhí)行力及愿景力,讓下一步行動(dòng)的力量發(fā)揮到最大。

ps. 上圖是以不同高度檢視我家的位置,是不是有完全不同的感覺(jué)呢?(來(lái)源:google map
(5)以下一個(gè)行動(dòng)清單為核心

五個(gè)流程,代表水平檢視,著重在控制,六個(gè)高度,代表垂直檢視,著重在厘清想要的結(jié)果(愿景),一個(gè)是橫軸,一個(gè)是縱軸,整合成自我管理的矩陣,這個(gè)矩陣,就是我們的Roadmap(道路地圖)。

這個(gè)地圖,有外界環(huán)境的因素,也包含了自我的夢(mèng)想實(shí)現(xiàn),落實(shí)到一個(gè)個(gè)的下一步行動(dòng)執(zhí)行,這也是David Allen所說(shuō)得跑道(Runway)管理。我們每天工作及生活時(shí),隨時(shí)有這份下一步清單在身邊,就能讓我們處理事情的時(shí)候,不急不徐,Mind like water,對(duì)事情做出合適的反應(yīng),達(dá)成較好的工作成果。

(6)實(shí)體工具的介紹

除此之外,David在課堂上也分享了許多的工具,例如收件匣(皮包中有紀(jì)錄雜事的小冊(cè)及伸縮筆,如上圖,我也買了一個(gè))、快速歸檔的實(shí)體檔案系統(tǒng)等。都是能增加生產(chǎn)力的工具,讓永錫大開(kāi)眼界。

我也體會(huì)到不僅是把虛擬的念頭,雜事、愿景管理好,行動(dòng)工作站(家中、辦公室、行動(dòng)時(shí)的公事包等)也要有合適的工具及流程,讓我們能更加專注在事情的處理,而非把時(shí)間花在找尋不見(jiàn)的資料上。


結(jié)語(yǔ)

這節(jié)課上完后(2/26),我每天復(fù)習(xí)上課的講義,覺(jué)得每天都有不同的收獲,覺(jué)得這次到美國(guó)上課真是正確,未來(lái),永錫也會(huì)持續(xù)分享課程的心得,還請(qǐng)期待。

延伸閱讀
David Allen公司網(wǎng)站
The Roadmap課程的介紹

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