對于ERP信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的內容,信息產業(yè)部正式頒布的《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》第九條規(guī)定是對信息系統(tǒng)工程的質量、進度和投資進行監(jiān)督,對項目合同和文檔資料進行管理,協(xié)調有關單位間的工作關系。根據應用系統(tǒng)工程的實際狀況,可以概括為“四控制”(即質量控制、進度控制、投資控制和變更控制)、“三管理”(合同管理、安全管理和信息管理)和“一協(xié)調”。
一、質量控制
質量控制要貫穿在項目建設從可行性研究、設計、建設準備、開發(fā)、實施、竣工、啟用及用后維護的全過程。主要包括組織設計方案評比,進行設計方案磋商及圖紙審核,控制設計變更;在實施前通過承建單位資質審查等;在實施中通過多種控制手段檢查監(jiān)督標準、規(guī)范的貫徹;以及通過階段驗收和竣工驗收把好質量關等。
二、進度控制
進度控制首先要在建設前期通過周密分析研究確定合理的工期目標,并在實施前將工期要求納入承建合同;在軟件開發(fā)、實施階段通過運籌學、網絡計劃技術等科學手段,審查、修改實施組織設計和進度計劃,做好協(xié)調與監(jiān)督,排除干擾,使單項工程及其分階段目標工期逐步實現,最終保證項目建設總工期的實現。
三、投資控制
投資控制的任務,主要是在建設前期進行可行性研究,協(xié)助業(yè)主單位正確地進行投資決策,在設計階段對設計方案、設計標準、總預算進行審查;在建設準備階段協(xié)助確定標底和合同造價;在實施階段審核設計變更,核實已完成的工程量,進行工程進度款簽證和索賠控制;在工程竣工階段審核工程結算。
四、變更控制
變更控制主要內容是對接受應用軟件系統(tǒng)建設過程中的變更申請,收集變更信息資料,對發(fā)生的所有變更情況按照一定的程序進行處理,并對變更的內容、方式、范圍、影響進行評估和控制。
五、合同管理
合同管理是進行投資控制、工期控制和質量控制的手段。因為合同是監(jiān)理單位站在公正立場采取各種控制、協(xié)調與監(jiān)督措施,履行糾紛調解職責的依據,也是實施三大目標控制的出發(fā)點和歸宿。
六、安全管理
信息系統(tǒng)安全管理的作用是保證業(yè)主在ERP信息系統(tǒng)工程項目建設過程中,保證信息系統(tǒng)的安全在可用性、保密性、完整性與ERP信息系統(tǒng)工程的可維護性技術環(huán)節(jié)上沒有沖突;在投資控制的前提下,確保信息系統(tǒng)安全設計上沒有漏洞;督促業(yè)主的ERP信息系統(tǒng)工程應用人員在安全管理制度和安全規(guī)范下嚴格執(zhí)行安全操作和管理,建立安全意識;監(jiān)督承建單位按照技術標準和建設方案實施,檢查承建單位是否存在設計過程中的非安全隱患行為或現象等。
七、信息管理
確保項目信息管理工作規(guī)范化,保證項目信息的準確性、完整性和可用性,確保項目信息交流、信息溝通渠道暢通,規(guī)范信息組織及信息管理,為項目實施管理及決策提供信息依據。
八、協(xié)調
協(xié)調貫穿在整個ERP信息系統(tǒng)工程從設計到實施再到驗收的全過程。主要采用現場和會議方式進行協(xié)調。
總之,四控三管一協(xié)調,構成了應用信息系統(tǒng)監(jiān)理工作的主要內容。為完滿地完成監(jiān)理基本任務,監(jiān)理單位首先要協(xié)助業(yè)主單位確定合理、優(yōu)化、經濟的三大目標,同時要充分估計項目實施過程中可能遇到的風險,進行細致的風險分析與估計,研究防止和排除干擾的措施以及風險補救對策。使三大目標及其實現過程建立在合理水平和科學預測基礎之上。其次要將既定目標準確、完整、具體地體現在合同條款中,絕不能有含糊、籠統(tǒng)和有漏洞的表述。最后才是在信息工程建設實施中進行主動的、不間斷的、動態(tài)的跟蹤和糾偏管理。針對ERP應用系統(tǒng)監(jiān)理的特點,在后面的章節(jié)中我們重點講述質量控制、進度控制等方面的內容。