案例
首席采購(gòu)官的苦惱
一年一度的首席采購(gòu)官大會(huì)如期在北京召開(kāi)，無(wú)論多忙，高航每年都會(huì)抽出時(shí)間參加這個(gè)采購(gòu)管理者的盛會(huì)。高航是一家民營(yíng)制造企業(yè)集團(tuán)的CPO首席采購(gòu)官，管理著集團(tuán)數(shù)十億的采購(gòu)業(yè)務(wù)以及上千家供應(yīng)商。
高航擔(dān)任CPO的時(shí)間并不長(zhǎng)，這是他任期的第二年。上任之初，他通過(guò)大刀闊斧的改革，把集團(tuán)下屬分公司、各事業(yè)部的采購(gòu)權(quán)統(tǒng)一收歸集團(tuán)管理，通過(guò)集約式采購(gòu)大幅降低了采購(gòu)成本，獲得了董事長(zhǎng)和集團(tuán)高層的認(rèn)可。
但是，集約化采購(gòu)也讓高航倍感壓力。
一方面，集團(tuán)采購(gòu)中心原本只需要負(fù)責(zé)一些供應(yīng)商sourcing的工作，采購(gòu)權(quán)集中后，集團(tuán)采購(gòu)中心不僅需要負(fù)責(zé)供應(yīng)商的全生命周期管理，還需要負(fù)責(zé)采購(gòu)的運(yùn)營(yíng)工作。組織規(guī)模不能隨著工作量同比增加，集團(tuán)采購(gòu)中心的員工們只能通過(guò)加班加點(diǎn)來(lái)處理各種事宜，苦不堪言。
另一方面，分公司、各事業(yè)部對(duì)于采購(gòu)集約化雖然嘴上支持，但背后都一肚子怨言，時(shí)不時(shí)會(huì)跑到集團(tuán)高層告黑狀。什么采購(gòu)流程繁瑣，效率低下；什么暗箱操作，被踢掉的供應(yīng)商都在投訴；諸如此類的聲音傳到高航這里，讓高翔氣憤不已。
不僅如此，過(guò)去一年來(lái)，受到疫情和貿(mào)易爭(zhēng)端的影響，許多原有相對(duì)穩(wěn)定的供應(yīng)源也頻繁出問(wèn)題，可是各個(gè)下屬單位卻不管那么多，所有問(wèn)題都拋給集團(tuán)采購(gòu)中心。
這次首席采購(gòu)官大會(huì)，高翔是帶著問(wèn)題來(lái)的。他希望在上任的第二年，能夠推動(dòng)采購(gòu)的數(shù)字化和可視化工作，他想聽(tīng)聽(tīng)別的企業(yè)的最佳實(shí)踐，也請(qǐng)教一下同行，采購(gòu)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作如何開(kāi)展。
毫不夸張地說(shuō)，在“逆全球化”的背景下，今天的采購(gòu)管理者面對(duì)著有史以來(lái)大的挑戰(zhàn)。他們不僅需要面對(duì)紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)，還需要面對(duì)極不穩(wěn)定的外部環(huán)境。
全球貿(mào)易爭(zhēng)端不斷加劇，各種變相的制裁紛爭(zhēng)導(dǎo)致原材料價(jià)格波動(dòng)劇烈，材料供給不穩(wěn)定，尤其是芯片短缺的問(wèn)題久久無(wú)法解決；疫情下各國(guó)的生產(chǎn)和物流遭受了巨大的沖擊，說(shuō)停就停的生產(chǎn)、說(shuō)關(guān)就關(guān)的國(guó)門，各種突發(fā)事件常常讓采購(gòu)管理者無(wú)所適從。
當(dāng)然，今天的采購(gòu)管理者也迎來(lái)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的重大機(jī)遇。人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的出現(xiàn)，讓我們能夠通過(guò)數(shù)字化采購(gòu)擺脫傳統(tǒng)采購(gòu)所遇到的信息不透明、效率不高、反應(yīng)遲鈍等一系列問(wèn)題。
從管理的角度來(lái)看，我們可以把采購(gòu)管理分成三個(gè)層次。
01
采購(gòu)的戰(zhàn)略管理
處于上層的是采購(gòu)的戰(zhàn)略管理，它的核心目標(biāo)是為公司提供最大化的價(jià)值增值。它的主要流程包括：支出分析與管理、VA/VE（價(jià)值增值/價(jià)值工程）、ESI（供應(yīng)商早期參與）、戰(zhàn)略尋源、供應(yīng)商關(guān)系管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、應(yīng)急響應(yīng)、綠色采購(gòu)和可持續(xù)性發(fā)展等。
這部分的工作能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)巨大的價(jià)值，但遺憾的是，由于采購(gòu)人員的90%的精力都投入到了運(yùn)作型采購(gòu)工作中，從而無(wú)法騰出足夠的時(shí)間精力來(lái)創(chuàng)造更大的價(jià)值。
這也是我們?cè)谥悄芑罹咄诰騼r(jià)值的部分，由于具備了海量的數(shù)據(jù)以及算法的加持，我們可以對(duì)外部供應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行預(yù)判和響應(yīng)，能夠?qū)?nèi)部采購(gòu)運(yùn)作數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，讓我們從被動(dòng)型采購(gòu)向主動(dòng)型采購(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)型。
02
采購(gòu)的運(yùn)作管理
處于中間層的是采購(gòu)的運(yùn)作管理，它的核心目標(biāo)是質(zhì)量保證、成本控制和交付確定。它包含的流程諸如：詢報(bào)價(jià)、招標(biāo)、合同管理、訂單管理、發(fā)票對(duì)賬、供應(yīng)商考核等。這是采購(gòu)人員投入精力最大，但人效最低的部分。
不難看出，這些工作基本上都可以通過(guò)產(chǎn)品化的方式由系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化或輔助人工進(jìn)行處理，從而大大提高效率。這也是上一代采購(gòu)系統(tǒng)所提供的基本的功能模塊。
03
采購(gòu)的合規(guī)管理
處于最下層的是采購(gòu)的合規(guī)管理，它的核心目標(biāo)是確保采購(gòu)全鏈路、全流程上的合規(guī)性，包括政府的法律法規(guī)、企業(yè)的內(nèi)部規(guī)定等。采購(gòu)合規(guī)是采購(gòu)工作得以正常運(yùn)作的底盤，以往我們的采購(gòu)合規(guī)工作由于流程沒(méi)有線上化，缺少可視化數(shù)據(jù)，往往只能做事后管理。
通過(guò)數(shù)字化采購(gòu)工具，我們可以在系統(tǒng)中對(duì)關(guān)鍵流程設(shè)置埋點(diǎn)，對(duì)關(guān)鍵崗位自動(dòng)配置合規(guī)權(quán)限，并在問(wèn)題未發(fā)生前或是有一絲端倪的時(shí)候進(jìn)行預(yù)警和處理，大大降低了企業(yè)和員工在采購(gòu)合規(guī)上的風(fēng)險(xiǎn)。
因此，一個(gè)數(shù)字化的采購(gòu)產(chǎn)品系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)采購(gòu)管理者實(shí)現(xiàn)四大目標(biāo)：
01
自動(dòng)化采購(gòu)執(zhí)行
首先是最基礎(chǔ)的“自動(dòng)化采購(gòu)執(zhí)行”，通過(guò)流程化產(chǎn)品工具將企業(yè)的需求管理、訂單管理、合同管理、交付管理、支付管理（包含供應(yīng)商融資）、供應(yīng)商管理等日常管理工作線上化，提高次采購(gòu)執(zhí)行的效率和采購(gòu)工作的透明度。自動(dòng)化采購(gòu)執(zhí)行產(chǎn)品可允許企業(yè)對(duì)自動(dòng)化流程進(jìn)行規(guī)則配置，從而滿足多種采購(gòu)場(chǎng)景。
02
可視化采購(gòu)控制
其次是“可視化采購(gòu)控制”，即采購(gòu)控制塔，屬于多層供應(yīng)鏈控制塔的一部分。包括采購(gòu)績(jī)效看板、供應(yīng)商績(jī)效看板、成本支出分析、采購(gòu)異常報(bào)警、問(wèn)題歸因分析等模塊。它與自動(dòng)化采購(gòu)執(zhí)行模塊打通，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)過(guò)程的可視和可控管理。
03
數(shù)字化協(xié)同網(wǎng)絡(luò)
然后是“數(shù)字化協(xié)同網(wǎng)絡(luò)”，通過(guò)區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)，數(shù)字化產(chǎn)品可以構(gòu)建起工序雙方的協(xié)同網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)以CPFR/VMI為代表的采購(gòu)協(xié)同模式。
04
前瞻性市場(chǎng)洞察
最后是“前瞻性市場(chǎng)洞察”，它可以幫助我們了解技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，預(yù)測(cè)供需關(guān)系變化，并對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判。
圍繞這四大目標(biāo)，我們來(lái)看看一個(gè)典型的數(shù)字采購(gòu)采購(gòu)產(chǎn)品系統(tǒng)的架構(gòu)。
數(shù)字采購(gòu)產(chǎn)品主要分為采購(gòu)端和供應(yīng)商端，基于SaaS化產(chǎn)品架構(gòu)，有利于采供兩端協(xié)同運(yùn)作。采購(gòu)端分為采購(gòu)戰(zhàn)略管理和采購(gòu)運(yùn)作管理兩層。供應(yīng)商端產(chǎn)品主要功能為銷售協(xié)同，該模塊與供應(yīng)商的ERP產(chǎn)品打通，從而減少供應(yīng)商端的操作成本。
“數(shù)字采購(gòu)產(chǎn)品”同樣搭建在“供應(yīng)鏈運(yùn)營(yíng)平臺(tái)的基礎(chǔ)層”之上，其中采購(gòu)的主數(shù)據(jù)等可以調(diào)用基礎(chǔ)層標(biāo)準(zhǔn)模型所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。如果是采用自建的方式，可以將穩(wěn)定的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模型融合到“供應(yīng)鏈運(yùn)營(yíng)平臺(tái)的基礎(chǔ)層”，成為基礎(chǔ)層的一部分供整個(gè)智慧供應(yīng)鏈產(chǎn)品系統(tǒng)調(diào)用。
回到開(kāi)篇的案例，雖然我們給予高航的建議是尋找或自建數(shù)字化采購(gòu)的系統(tǒng)解決方案。但仍然需要強(qiáng)調(diào)的是，數(shù)字化采購(gòu)管理的阻力往往來(lái)自人和組織，尤其是在中國(guó)，大量的企業(yè)的采購(gòu)管理水平還處于人治階段，如何克服組織阻力，反而是高航更需要關(guān)注的問(wèn)題。
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