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文電工作無錯(cuò)100分出錯(cuò)0分

—浙江海洋大學(xué)辦公室實(shí)務(wù)選修課講稿之三

文/舟山潮水

不少從事文電工作的同志在一年工作總結(jié)中很喜歡寫收文多少件、發(fā)文多少件，以此說明做了大量的工作。工作量當(dāng)然也能說明工作成效，但辦公室工作無錯(cuò)即是功，評判文電工作好壞的唯一標(biāo)準(zhǔn)：是你這一年有沒有做到零差錯(cuò)，無錯(cuò)是100分，出錯(cuò)是0分。

一、文電處理出錯(cuò)的幾種表現(xiàn)

文電處理是各單位辦公室業(yè)務(wù)工作中最易出錯(cuò)的領(lǐng)域，不出錯(cuò)都是相似的，出錯(cuò)則各有各的不同。具體可以歸納為以下幾種出錯(cuò)表現(xiàn)。

（一）一字之失。常見的情形是：（1）數(shù)字錯(cuò)誤。如一份《關(guān)于某市建設(shè)自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)的報(bào)告》講“某省自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)總面積120平方米”很明顯把“平方千米”的“千”字弄丟了。再如某縣發(fā)改委《關(guān)于2018年計(jì)劃執(zhí)行情況的報(bào)告》中提到：“通過狠抓經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級，我縣三次產(chǎn)業(yè)比為10.5:66.3:34.2”,三次產(chǎn)業(yè)占比之和只能等于100%，這份報(bào)告卻變成了110%，原因是第二產(chǎn)業(yè)的比例56.3寫成了66.3。（2）相近詞錯(cuò)誤。如某市文電處工作人員在一份公文的擬辦意見上寫道：“呈某秘書長審簽?！闭_的應(yīng)是“審示”。某市市委辦下發(fā)考核領(lǐng)導(dǎo)小組的通知，把組成人員的“市委政法委常務(wù)副書記”寫成“市委政法委常委副書記”。還有某縣人大常委會《關(guān)于2019年度民生實(shí)事候選項(xiàng)目建議編制情況的匯報(bào)》，把民生實(shí)事項(xiàng)目寫成“民生實(shí)時(shí)項(xiàng)目”。（3）別字錯(cuò)誤。某市委市政府在一份表彰通報(bào)的結(jié)束語中，把希望被表彰集體和個(gè)人“再接再厲”，寫成“再接再勵”。某市政府辦公室在市長批示處理單中，把市長批在內(nèi)參上的“對記者反映的問題大吃一驚”寫成“大吃一斤”。（4）多字錯(cuò)誤。如某鄉(xiāng)政府在一份請示中的結(jié)束語中出現(xiàn)“敬請示示復(fù)”,多了一個(gè)“示”字。某民政局在一份關(guān)于做好春節(jié)走訪慰問工作的通知中，出現(xiàn)“做好困難群體群眾的慰問工作”這里“群體”和“群眾”只能選擇一個(gè)，否則就是多余的。（5）漏字錯(cuò)誤。某市政府辦公室有一天收到一封信，信封上寫著“市政府馬副秘書收”。工作人員百思不得其解，市政府辦公室沒有副秘書，有一個(gè)姓馬的副市長秘書，還有一個(gè)姓馬的副秘書長，后來根據(jù)信封下角的單位落款推測，信應(yīng)當(dāng)是寫給聯(lián)系發(fā)改委的馬副秘書長的。馬副秘書長收到這封信哭笑不得，自嘲說：“副秘書長，變秘書還小，是副秘書?！焙Φ冒l(fā)改委主任跑到馬副秘書長辦公室鄭重道歉。

古人云：“一字之失，一句為之蹉跎，一句之誤，通篇為之梗塞?！惫闹幸蛔种e(cuò)，危害極大。內(nèi)容再豐富、格式再完整的公文，只要出現(xiàn)了一個(gè)錯(cuò)別字，閱讀者都會感到如同在品味佳肴時(shí)看到了一只蒼蠅。輕者對這個(gè)單位的印象是工作不認(rèn)真，作風(fēng)不細(xì)致；重者如果按錯(cuò)字理解，還會發(fā)生嚴(yán)重事件，影響任務(wù)完成，導(dǎo)致失敗，意味犧牲，孕育失敗。舉個(gè)經(jīng)典例子：1937年11月23日，奉命衛(wèi)戍首都南京的國民革命軍第八十三軍軍長鄧龍光接到第三戰(zhàn)區(qū)長官部的命令，要其率部趕到無錫并接受第十九集團(tuán)軍指揮。鄧軍長剛到無錫便接到集團(tuán)軍司令薛岳的命令，要其入夜后占領(lǐng)無錫東北X處至唐橋頭之線陣地。鄧龍光遵令完成部署后向司令部匯報(bào)該軍進(jìn)占陣地情況。不曾想，薛岳在接到電話后暴跳如雷，一個(gè)勁兒地大罵鄧龍光違抗軍令，說要槍斃他。一頭霧水的鄧龍光趕緊問，“為什么要槍斃我？”薛岳厲聲問道，“誰叫你占唐橋頭？”鄧趕緊說，我有命令為依據(jù)。一看自己簽發(fā)的命令，薛岳啞口無言。原來，在無錫的東北有唐頭橋和唐橋頭兩個(gè)不同的地方，薛岳本來的意思是要八十三軍進(jìn)占前一個(gè)，但在下命令時(shí)錯(cuò)寫成了后一個(gè)。唐頭橋、唐橋頭，兩字排列調(diào)一下，鄧龍光軍長差點(diǎn)掉腦袋不說，還加速了無錫城的淪陷。

所以，辦理公文一個(gè)字也錯(cuò)不得，錯(cuò)了，就是殺頭之罪，就會全盤皆輸。

（二）一文之錯(cuò)。一篇不合格的公文常見的錯(cuò)誤表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）提法錯(cuò)誤。如：一些公文沒有與中央文件、上級領(lǐng)導(dǎo)重要講話、新的形勢政策相一致，還是沿用老的提法。如某市政協(xié)大會方案較早報(bào)市政協(xié)常委會和市委常委會討論通過。但過了一個(gè)月后，中央媒體上有新的重要提法，臨近大會開幕，細(xì)心的同志發(fā)現(xiàn)會議方案的指導(dǎo)思想與新提法不一致，就向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，避免了一起可能產(chǎn)生的不良政治影響。某市在一份關(guān)于加強(qiáng)區(qū)域合作的報(bào)告中，仍然提“京津冀一體化”，新的提法是“京津冀協(xié)發(fā)展?！?/span>（2）邏輯錯(cuò)誤。如一些公文經(jīng)常犯形式邏輯錯(cuò)誤，有的內(nèi)容重復(fù)，如某市政協(xié)辦公室《關(guān)于列席政協(xié)第七屆某市委員會第三次會議的通知》，在通知開頭已寫明市政七屆三次會議在2月14日上午舉行開幕式。然后又在后面的會議時(shí)間里，再次重復(fù)會議開幕式在2月14日舉行。有的前后自相矛盾，如某縣人才工作辦公室《關(guān)于做好2019年人才工作計(jì)劃》提出：“要抓住長三角一體化上升為國家戰(zhàn)略的契機(jī)，積極創(chuàng)造條件，把大上海的人才技術(shù)變成我縣的人才技術(shù)”。在后面卻又講“要強(qiáng)化人才的柔性引進(jìn)，對大上海的人才技術(shù)只求所用，不求所有。”再如一些公文犯辨證邏輯錯(cuò)誤。某市政府辦公室《關(guān)于2018年的工作打算和2019年的工作思路》中，在總結(jié)2018年所做工作和成效后，沒有提到存在的不足和問題，直接就談2019年的工作思路。成績和不足是不可分的，只有成績，沒有不足和問題，不符合辨證法。（3）身份錯(cuò)誤。各級黨組織職級不同、管理區(qū)域不同，公文的定位也應(yīng)不同。有的公文不看自已單位的身份，照搬照抄上級公文，造成不應(yīng)有的笑話，影響公文的權(quán)威和嚴(yán)肅性。如某縣級市市委、市政府在《關(guān)于加快推進(jìn)智慧城市建設(shè)的實(shí)施意見》中提出：“要加強(qiáng)對推進(jìn)智慧城市建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)，各縣（市、區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道黨組織要進(jìn)一步統(tǒng)一思想認(rèn)識，把這項(xiàng)工作擺上重要議事日程”?？h級市下轄的只能是鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道），不可能有各縣（市、區(qū)），顯然這份意見照搬照抄了上級機(jī)關(guān)的文件。某區(qū)城管局《關(guān)于加快推進(jìn)老舊小區(qū)改造的三年行動計(jì)劃》提出：“加強(qiáng)對老舊小區(qū)道路的整體改造，具體由區(qū)交通運(yùn)輸局負(fù)責(zé)?！倍搮^(qū)城市道路改造的職能單位是區(qū)住建局，該公文是把職能單位的身份搞錯(cuò)了。（4）引用錯(cuò)誤。如某縣縣委辦公室在辦理市委書記的批示件時(shí)，把市委書記批示原文中的“請某縣書記閱處，舉一反三，立即整改。”寫成“請某縣書記閱處，立即整改。”(5)語言錯(cuò)誤。如有些公文語言不夠規(guī)范，把領(lǐng)導(dǎo)講話稿中的口語直接寫入規(guī)范性文件之中。如某鄉(xiāng)黨委《關(guān)于加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)的若干意見》把鄉(xiāng)黨委書記在大會中的口語“大家要上半夜想想自已，下半夜想想老百姓”直接寫入文件中，生動固然生動，但不是文件語言。還如個(gè)別公文用了地方特色很強(qiáng)的口語，上級有關(guān)單位不知所云。如某市海事局《關(guān)于某漁船翻船事故的調(diào)查報(bào)告》寫道：“晚上海面視線差，老大是個(gè)嫩頭，船碰太橫頭，導(dǎo)致沉沒?！迸蒙霞夘I(lǐng)導(dǎo)百思不得其解，只得打來電話詢問。原來這里“嫩頭”、“太橫頭”，是漁區(qū)方言，分別指“新手”、“礁石”。

公文表述不完整、不準(zhǔn)確，輕則人們無法理解，擱之一邊；重則照此辦理，造成嚴(yán)重事故。

（三）一序之亂。有些單位辦理公文，不按程序，不守規(guī)矩。（1）沒有匯報(bào)直接上文。如某區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)未向上級市政府當(dāng)面匯報(bào)溝通，直接以區(qū)政府名義向市政府上報(bào)《關(guān)于要求解決財(cái)政轉(zhuǎn)移支付的請示》，市長看了公文，當(dāng)即吩咐市府辦公室把請示退回。（2）該送的不送，不該送的亂送。如某縣公安局向縣政府辦公室上報(bào)《關(guān)于要求解決警車的請示》，文秘科在處理時(shí)，把該請示送了縣長、政法委書記、分管公安的副縣長、卻沒有送分管財(cái)政的常務(wù)副縣長，文件轉(zhuǎn)了一圈，送到常務(wù)副縣長那里，看著縣長和其他領(lǐng)導(dǎo)的批示、閱圈，他頓時(shí)火就升起來，害得辦公室主任再三道歉。（3）不協(xié)調(diào)不會簽。如某市教育局向市政府分管領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)一份《關(guān)于加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)的實(shí)施意見》，要求與市人事勞動局、市編委、市財(cái)政局聯(lián)合發(fā)文，內(nèi)中涉及編制、經(jīng)費(fèi)、用工等具體事項(xiàng)，但教育局事先與相關(guān)單位沒有協(xié)調(diào)溝通，也沒有相關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人會簽。市政府分管副市長當(dāng)即表示，此件無法表態(tài)，請與相關(guān)單位商量一致后再向市政府匯報(bào)。（4）不按正常渠道辦文。如某市紀(jì)委向市委主要領(lǐng)導(dǎo)直接上報(bào)一份《關(guān)于召開市紀(jì)委七屆三次全會的建議方案》，紀(jì)委書記在公文簽字欄寫道：“呈書記審示”。市委主要領(lǐng)導(dǎo)圈閱同意，公文直接轉(zhuǎn)到市紀(jì)委。但由于沒有通過市委辦文電處室辦理，結(jié)果幾經(jīng)周折，反而影響會議通知及時(shí)發(fā)出。市紀(jì)委一些專報(bào)件，可直接送市委主要領(lǐng)導(dǎo)，但非專報(bào)件應(yīng)通過市委辦走正常的公文辦理程序。（5）平件拖成急件。如某市辦公室很早前就給某區(qū)委辦公室發(fā)出關(guān)于開展某項(xiàng)工作檢查的通知，區(qū)委辦公室及時(shí)把文件轉(zhuǎn)給有關(guān)部門?？墒窃谵k理過程中，有關(guān)部門認(rèn)為時(shí)間還早，沒有及時(shí)起草自查報(bào)告，直至檢查組要到該區(qū)檢查，才將自查報(bào)告送到區(qū)委辦公室，審核把關(guān)和區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審簽的時(shí)間很緊張，出現(xiàn)催著領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象，平件變成急件，人為造成忙亂。

公文按規(guī)定程序處理至關(guān)重要，不能多一個(gè)程序，不能少一個(gè)程序，不能亂了程序。

（四）一式之謬。一些公文格式運(yùn)用不夠準(zhǔn)確。（1）文種不對。有的報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)，如某區(qū)教育局向區(qū)政府上報(bào)《關(guān)于加強(qiáng)離島教育的報(bào)告》，最后要求區(qū)政府召開全區(qū)離島教育專題會議，同時(shí)要求區(qū)政府解決離島教師節(jié)假日交通出行問題。有的自造文種，如某區(qū)治水治污辦公室向鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道印發(fā)《關(guān)于我區(qū)上半年治水治污工作情況的評價(jià)》，在現(xiàn)有公文文種沒有“評價(jià)”這種公文。有的法定文種與非法定文種混淆，如某市辦公室下發(fā)《關(guān)于市縣區(qū)長工程項(xiàng)目攻堅(jiān)大行動的實(shí)施方案》，實(shí)施方案不是法定文種，準(zhǔn)確的格式應(yīng)是《關(guān)于印發(fā)市縣區(qū)長工程項(xiàng)目攻堅(jiān)大行動的實(shí)施方案的通知》。（2）要素不全。有的很重要的公文，以白頭形式出現(xiàn)，也不編文號。如某縣縣委《關(guān)于落實(shí)市委第四巡察組反饋意見整改方案的報(bào)告》，不是套紅的文件頭，也沒有文號，理由竟是巡察組說過要減少“文山會?！保圆惶准t、不編號。、有的附件位置不當(dāng)，與正文連在一起，有的注明有附件，卻沒有把附件隨正文附上。如某區(qū)交通運(yùn)輸局向區(qū)委常委會提交《關(guān)于全面推進(jìn)我區(qū)巡游出租車改革意見的起草說明》，一開始附件《關(guān)于全面推進(jìn)我區(qū)巡游出租車改革意見》與說明稿連在一起，沒有分頁。退回要求修改，再次送來的起草說明，竟連附件也沒有了。有的公文有落款，無印章，如某縣縣委、縣政府聯(lián)合向市委市政府上報(bào)《關(guān)于我區(qū)創(chuàng)建文明城市工作情況的報(bào)告》，最后沒有中共某縣縣委、某縣人民政府的印章。（3）標(biāo)密不準(zhǔn)。有的涉密公文沒有標(biāo)上秘密和編號。有的不應(yīng)標(biāo)密的公文標(biāo)上秘密，結(jié)果在保密工作檢查時(shí)出了大洋相。

（五）一電之漏。電報(bào)、電話是文電處理的重要內(nèi)容。一些單位在辦理過程中卻發(fā)生漏送、漏記、漏辦現(xiàn)象。（1）漏送。如某市委機(jī)要局深夜收到省屬有關(guān)部門前來檢查工作的通知。工作人員瞌睡未醒，掃了一眼，看不是特提、急提，就把文件收回直接放到文件框，又打瞌睡了。過了幾天，省屬有關(guān)部門到了當(dāng)?shù)?，市委辦才知道此事。市委辦主任急忙之中，跑到機(jī)要局，很久才找到壓在文件框的這份文件。最后，機(jī)要局長被嚴(yán)肅處理。（2）漏記。如某縣辦公室文秘科工作人員中午接到陪同書記在基層調(diào)研的辦公室主任電話，要他通知有關(guān)部門在晚上七點(diǎn)在縣委辦公室召開縣委專題會議。這位工作人員自恃記憶力強(qiáng)，連連說，好好，我立即通知。但到了晚上七點(diǎn)，辦公室主任發(fā)現(xiàn)應(yīng)到位的十人，結(jié)果只到了八人。還有兩個(gè)人，工作人員沒有記住，沒有通知，把辦公室主任氣得大發(fā)雷霆。（3）漏辦。如某市政府臨時(shí)決定召開全體會議，主題是轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高政府執(zhí)行力。到了開會時(shí)間，邀請的市委部門、省部屬單位主要負(fù)責(zé)人都端坐在會議室，可屬于市政府所屬部門主要負(fù)責(zé)人就坐的區(qū)域卻是空蕩蕩的，一個(gè)都沒有來。市府辦主任緊急追查，原來辦公室秘書處是分三塊電話通知的，負(fù)責(zé)通知市政府所屬部門主要負(fù)責(zé)人參加會議的工作人員以為其他同志會通知，就沒有辦這件事，結(jié)果出現(xiàn)這種怪現(xiàn)象。

遺漏是辦公室文電處理最低級、也是最嚴(yán)重的錯(cuò)誤，必須堅(jiān)決避免。

（六）一頁之誤。文件裝訂是最簡單的工作，但有些單位也常發(fā)生差錯(cuò)，造成負(fù)面影響。如某市舉行擴(kuò)大有效投資推進(jìn)會，其中一項(xiàng)議程是經(jīng)驗(yàn)交流，分別有四個(gè)單位發(fā)言。在某區(qū)區(qū)長發(fā)言時(shí)，與會人員發(fā)現(xiàn)交流材料中有一頁內(nèi)容與該區(qū)完全無關(guān)，是下一個(gè)發(fā)言單位市住建局的內(nèi)容。兩份不相干的材料竟串在一起，與會人員直嘆這辦公室工作也太不負(fù)責(zé)了。事后檢查原因，原來是工作人員把放在相近的材料不借思索，合在一起裝訂。

二、文電處理出錯(cuò)的原因

文電處理出錯(cuò)原因是多方面的，既有客觀原因，更多的是主觀原因。

一是迷信自己。從認(rèn)識論來說，人是會犯錯(cuò)誤的。不少從事辦公室工作的同志對此卻沒有清醒的認(rèn)識，在文電處理中沒有如履薄冰的心態(tài)、一絲不茍的作風(fēng)、精誠合作的團(tuán)隊(duì)精神，而是自大、自負(fù)、自戀、自私。

自大者自認(rèn)文電處理簡單，做起來是小菜一碟，思想輕漫，眼高手底，只想做大事，不愿做小事，在文電處理的各項(xiàng)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)中，大大咧咧、粗枝大葉、丟三拉四，造成不應(yīng)出現(xiàn)的各種低級錯(cuò)誤。如某市政府辦公室新考入一名研究生學(xué)歷的公務(wù)員，被分配到秘書處從事文件起草、審校工作。他認(rèn)為自己應(yīng)當(dāng)做主要領(lǐng)導(dǎo)的秘書，現(xiàn)在這樣是大材小用，為此，總愛在領(lǐng)導(dǎo)面前夸夸其談，或者寫一些不著邊際脫離實(shí)際的論文式建議給市長，而起草文件遲遲進(jìn)不了狀態(tài)，審校文件往往起不到第一讀者的作用，沒有多久，主任就決定調(diào)他到基層鍛煉。

自負(fù)者自恃經(jīng)驗(yàn)豐富，過高估計(jì)自已處理文電的能力，對文電處理不是認(rèn)真琢磨，仔細(xì)推敲，而是急于求成，搶時(shí)間爭速度，怕誤了時(shí)間，結(jié)果欲速則不達(dá)，呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱的文稿漏洞百出。我自己也犯過這種錯(cuò)誤，年輕時(shí)，做分管漁農(nóng)業(yè)副市長的聯(lián)絡(luò)員。那年臺風(fēng)來襲，領(lǐng)導(dǎo)大清早打電話給我，吩咐我立即起草一份做好抗臺工作的緊急通知，上班給他。我自恃經(jīng)常起草這類文稿，不借思索，在家中完成稿子，既不修改也不校對，一上班就呈送領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)過了半個(gè)小時(shí)把我叫到他的辦公室，給我看他修改的稿子，并且輕聲細(xì)語地說，你寫稿子快，這是好的，但更要緊的是好?？粗活I(lǐng)導(dǎo)修改過的提法、語言、標(biāo)點(diǎn)符號，我頓時(shí)臉紅了。

自戀者信奉“老婆是人家的好、文章是自己的好”，在文電處理中往往不相信別人，大包大攬，自己來不及做，卻不肯叫別人做，也不愿叫別人校對，永遠(yuǎn)只相信自己，結(jié)果忙中出錯(cuò)，吃力不討好。如某縣委辦公室主任事無巨細(xì)，都親歷親為。縣委書記交待他盡快組織起草一份年初開展企業(yè)大走訪活動的通知，他不叫主管部門代擬，也不叫辦公室其他同志起草，結(jié)果初稿出來，書記認(rèn)為業(yè)務(wù)不熟，觀點(diǎn)不對，提法不妥，最后還是由主管部門代擬。

自私者總是打自己的小算盤，不是事業(yè)第一，而是名利第一，生怕別人搶了自己的功勞，省怕得不到領(lǐng)導(dǎo)的肯定，在文電處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，只掃自己門前雪，不管他人瓦上霜，對需要共同把關(guān)的文電應(yīng)付了事，對發(fā)生的差錯(cuò)一推了之。如某市市委辦公室的一位副處長擔(dān)心處長、辦公室副主任、主任搶了自己起草政策性文件的功勞，竟越過這些領(lǐng)導(dǎo)，直接把文件呈送市委秘書長審核，結(jié)果因?yàn)榇嬖阱e(cuò)誤，被秘書長退回，要求按級呈報(bào)。

二是迷信部門。我國較大的黨政機(jī)關(guān)、人大政協(xié)機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位都有下轄部門、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。不少機(jī)關(guān)的文電處理，都需要機(jī)關(guān)的下轄部門配合辦公室處理或者代擬起草。一些文電處理之所以出錯(cuò)，與辦公室迷信其他部門，沒有總攬全局、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、認(rèn)真把關(guān)、仔細(xì)審核直接有關(guān)。迷信部門的幾種表現(xiàn)：

1、照單全收。一些辦公室的工作人員，往往會認(rèn)為自己不是業(yè)務(wù)部門，在文電辦理時(shí)，直接做“二傳手”。對部門送來的文電，不經(jīng)初審，不管是否符合行文原則、符合公文格式，都作為辦件呈送領(lǐng)導(dǎo)閱示或閱處。對部門送來的公文代擬稿，不經(jīng)審核，不管內(nèi)容是否準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)是否合理，文字是否無誤，直接走辦文流程，呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱或?qū)徍?，?dǎo)致文電處理錯(cuò)誤百出。

2、簡單匯總。對跨部門、綜合性、政策性的文件起草修改，不是結(jié)合本地本單位的中心工作，牽頭抓總主導(dǎo)辦理，而是把各相關(guān)單位的代擬稿，簡單機(jī)械地捏在一起，不提煉，不概括，導(dǎo)致擬定的文件站位不高，主次不明。

3、偏信偏聽。部門提交的文電辦件，有些事先未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，有些事先未征求涉及部門的意見。辦公室在辦理時(shí)，當(dāng)事部門怎么說就怎么辦，也不向機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，也不征詢涉及部門的意見，盲目信任，直接辦理，導(dǎo)致文電處理出現(xiàn)返工現(xiàn)象。

4、遷就照顧。有的部門在處理文電時(shí)，違反文電處理規(guī)定，如公文直接呈送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽，出現(xiàn)“文件倒流”現(xiàn)象。有的部門在代擬公文稿時(shí)，往往會從自身的部門利益出發(fā)，在人財(cái)物等方面，為部門自已開口子。對這些現(xiàn)象，有的辦公室工作人員常常多一事不如少一事，睜只眼閉只眼，不敢擔(dān)當(dāng)，不愿糾正，任由領(lǐng)導(dǎo)來定，導(dǎo)致文電處理不科學(xué)、不規(guī)范，影響公文質(zhì)量。

三是迷信領(lǐng)導(dǎo)。辦公室的文電工作，說到底是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，最終要由領(lǐng)導(dǎo)來決定。文電處理的過程就是面對各級領(lǐng)導(dǎo)的過程。在這個(gè)過程中，領(lǐng)導(dǎo)會根據(jù)自己的認(rèn)知，提出擬辦或?qū)忛喴庖姟＝^大多數(shù)應(yīng)當(dāng)都是正確的，但也有少數(shù)可能有誤。由于領(lǐng)導(dǎo)不是專業(yè)從事這項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，因而也會出錯(cuò)。這就需要辦公室專業(yè)人員，本著對領(lǐng)導(dǎo)高度負(fù)責(zé)、為領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念，在尊重領(lǐng)導(dǎo)、維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的同時(shí)，獨(dú)立思考，不唯上、不盲從、不迷信，敢于糾正領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤，保證文電處理的準(zhǔn)確性。

不是領(lǐng)導(dǎo)說過的就絕對照辦。在實(shí)際工作中，往往會碰到領(lǐng)導(dǎo)吩咐辦公室做一些不符合文電處理規(guī)定的事。如某市有關(guān)部門主要領(lǐng)導(dǎo)交代辦公室：“我局開展某項(xiàng)工作的材料寫得很好，以局黨組的名義報(bào)市委某書記，直接送秘書。”局黨組的工作應(yīng)報(bào)告市委，而不能報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，更不能送領(lǐng)導(dǎo)秘書。又如某企業(yè)董事長交代辦公室：“這個(gè)整改報(bào)告，即發(fā)給市自然資源與規(guī)劃局”。企業(yè)與市屬部門沒有隸屬關(guān)系，不能送整改報(bào)告，只能送整改函。上述例子中領(lǐng)導(dǎo)說的都與公文處理的規(guī)定有出入，辦公室的工作人員要向領(lǐng)導(dǎo)委婉匯報(bào)，提出自己的處理意見，不能唯唯諾諾，完全照辦，否則就會造成文電處理的錯(cuò)誤。

不是領(lǐng)導(dǎo)看過的就絕對不改。有些文電需要辦公室各個(gè)層級的領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見，有些下發(fā)的公文需要辦公室領(lǐng)導(dǎo)提出審核意見。但一些辦公室的領(lǐng)導(dǎo)和單位的領(lǐng)導(dǎo)，由于工作繁忙，往往簡單看一下，就圈閱同意。很可能這些擬辦意見和下發(fā)的公文是有誤的。辦公室的工作人員一旦碰到這種情況，決不能認(rèn)為凡是領(lǐng)導(dǎo)看過的，就是不能修改的，更不能明知有誤，不報(bào)告，不糾正，將錯(cuò)就錯(cuò)。

不是領(lǐng)導(dǎo)改過的就絕對采納。領(lǐng)導(dǎo)一般對政策性強(qiáng)的重要文件，會親自修改，反復(fù)推敲。這對提高公文質(zhì)量絕對是一件大好事，也是辦公室學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的絕好機(jī)會。領(lǐng)導(dǎo)修改往往有兩種方法：一種是逐字逐句改，但凡領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為不委的，都會改成他的意見。這種改法，一目了然，一般容易看懂。另一種是不拘一格改。如有的領(lǐng)導(dǎo)會把自己的修改意圖寫在文稿上，具體語句需要重新組織。有的會在有疑義的提法下面劃一條線，然后打一個(gè)問號。無論是何種改法，凡是領(lǐng)導(dǎo)修改對的，都要堅(jiān)決采納。對領(lǐng)導(dǎo)提出的修改意圖，要準(zhǔn)確領(lǐng)會，重新組織語句，不能直接把領(lǐng)導(dǎo)的原話抄上去，這樣易造成邏輯不通或語病。對領(lǐng)導(dǎo)有疑義的提法，如無出處、易造成岐義的，要堅(jiān)決改正。如是上級的提法，則要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)說明，爭取繼續(xù)保留。對領(lǐng)導(dǎo)修改的筆誤如明顯的錯(cuò)字等，則可不用解釋匯報(bào)，改正即可。

四是迷信電腦。現(xiàn)在不少文電是通過電腦等電子設(shè)備處理的。但也正是由于迷信電腦等電子設(shè)備，造成不少文電處理的錯(cuò)誤。

通過電腦網(wǎng)絡(luò)傳送公文的錯(cuò)誤。如某省省委辦公廳省政府辦公廳通過內(nèi)網(wǎng)向各市地黨委政府下發(fā)了上報(bào)某項(xiàng)工作開展情況的通知。其中一個(gè)市由于工作人員沒有及時(shí)接收，導(dǎo)致該市沒有收到這份通知，直到上級催報(bào)，該市才得知有這份通知，嚴(yán)重影響了工作的及時(shí)開展。

通過電腦打字制作公文的錯(cuò)誤。電腦打字極大地提高了制作公文的速度。但電腦打字也是公文常常出現(xiàn)錯(cuò)誤的一個(gè)很重要原因。無論是五筆打字還是拼音打字，都易出現(xiàn)錯(cuò)字、別字、多字、漏字錯(cuò)誤。運(yùn)用粘貼小技術(shù)，經(jīng)常剪切文字，一不小心，造成完全不相干的內(nèi)容搭配在一起，或出現(xiàn)大段大段的重復(fù)。電腦操作時(shí)由于沒有及時(shí)保存，個(gè)別公文前言不搭后語，而操作者渾然不覺。

通過電子設(shè)備復(fù)印掃描公文的錯(cuò)誤。復(fù)印、掃描可以快捷復(fù)制公文，但操作不當(dāng)也會造成公文錯(cuò)誤。復(fù)印出來的公文經(jīng)常發(fā)生其中一張或幾張完全是白紙，或者一頁中半張是有文字的，半張是空白的。掃描儀掃描公文，由于有的設(shè)備分辨率不高，經(jīng)常會出現(xiàn)一些不可思議的錯(cuò)別字。

電腦只是工具。人是運(yùn)用工具的主體。電腦等電子設(shè)備處理文電出現(xiàn)差錯(cuò)，歸根結(jié)底不能怪電腦，而要怪人自己。上述列舉的錯(cuò)誤，如果辦公室的工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，落實(shí)制度，都是可以避免的。

三、文電處理如何做到零差錯(cuò)

文電處理做到零差錯(cuò)，這是辦公室工作一項(xiàng)很基本的“童子功”，也是一項(xiàng)頂尖難的“硬氣功”，需要各級辦公室和從事這項(xiàng)工作的人員下真功夫、苦功夫。

一是校對法。校對是克服公文差錯(cuò)的極其重要方法，所有的校對都要按照領(lǐng)導(dǎo)審簽同意的原稿，逐字逐句、一絲不茍地核對，清除付印稿上的差錯(cuò)。重點(diǎn)要改正不準(zhǔn)確的提法、邏輯語法上的差錯(cuò)、錯(cuò)別字等不規(guī)范用字、數(shù)字錯(cuò)誤、錯(cuò)用的標(biāo)點(diǎn)符號、錯(cuò)誤的排版格式等等，而不是對內(nèi)容和結(jié)構(gòu)布局再作調(diào)整。校對人員發(fā)現(xiàn)付印稿的錯(cuò)誤，宜用常規(guī)的校對符號用鉛筆標(biāo)出，用鉛筆提出修改建議，用打問號表示質(zhì)疑。校對完成后，原稿、付印稿一并送分管領(lǐng)導(dǎo)審定。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對校對質(zhì)疑提出意見，認(rèn)為質(zhì)疑正確，在付印稿上改錯(cuò)，認(rèn)為質(zhì)疑不正確，則將付印稿上的質(zhì)疑去掉。如校對人員發(fā)現(xiàn)原稿有錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，并按分管領(lǐng)導(dǎo)意見改正。為最大限度做到制發(fā)的文電稿零差錯(cuò)，各地各單位的辦公室必須嚴(yán)格實(shí)行“三校一讀”的基本校對制度。所謂“三?！?，即三個(gè)校次，分別是起草人的自我校對，所在處（科）室的責(zé)任校對，分管領(lǐng)導(dǎo)的審核校對，主要領(lǐng)導(dǎo)的審簽相當(dāng)于古代的“主持”詳閱，是一種特殊的校對，不在“三校”范圍?！耙蛔x”，即將文電稿在終校付印前由本單位的第一讀者全面通讀檢查。對特別重要的文電稿，如印發(fā)重大政策性文件、領(lǐng)導(dǎo)重要講話稿等，宜集體交叉校對，或由不同職務(wù)的工作人員分層級校對，以避免作者個(gè)人自我校對的知識局限和“熟能生錯(cuò)”的弊端，最大限度地消滅差錯(cuò)。

二是回溯法。是指對處理文電的過程，倒退檢查是否出錯(cuò)?；厮莘?，一般適用于糾正文電處理中的漏送、漏辦現(xiàn)象。如辦公室的文書在下班前，要發(fā)現(xiàn)有沒有出現(xiàn)文電漏登記現(xiàn)象，就需要對一天所有文電的去向進(jìn)行倒退檢查，發(fā)現(xiàn)有誤及時(shí)補(bǔ)救?；厮莸臅r(shí)間宜根據(jù)本單位文電處理量的大小進(jìn)行。如縣（市、區(qū)）以上的黨委政府辦公室文電處理量比較大，工作人員應(yīng)在上午下班前、下午下班前進(jìn)行兩次回溯?；厮蓍g隔的時(shí)間越短，糾錯(cuò)的時(shí)間也越短。時(shí)間拖得越長，則發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤越不易。

三是程序法。辦公室工作人員必須遵循組織程序，堅(jiān)決避免迷信領(lǐng)導(dǎo)、迷信部門、迷信人情，切實(shí)維護(hù)文電處理程序的嚴(yán)肅性。不能含糊履行程序，文電處理中的問題該請示的請示，該匯報(bào)的匯報(bào)，不允許超越權(quán)限擅作主張；不能為省事、為快捷，視文電程序而不見，置文電程序于不顧；不能選擇性走程序，跳過程序，漏掉步驟，故意規(guī)避程序。要逐級審核、責(zé)任到人。收文、制文都要堅(jiān)決執(zhí)行逐級審核制，每級都要切實(shí)負(fù)起責(zé)任。文電處理的第一承辦者，是防止文電出錯(cuò)的初始關(guān)，很多文電錯(cuò)在初始時(shí)。要對初始關(guān)實(shí)行AB制，交叉檢查，在源頭上把差錯(cuò)減到最低限度。文電處理的中間關(guān)不能形同虛設(shè)。現(xiàn)在很多文電出錯(cuò)，如果中間關(guān)把好，是完全可以避免的。但進(jìn)入逐級審核的中間環(huán)節(jié)后，職務(wù)從低到高的領(lǐng)導(dǎo)存在一定程度的依懶思想，由于事務(wù)繁忙等因素，沒有認(rèn)真審核，輕率簽字，這樣文電一路過關(guān)，直至“帶病”呈到最后審簽的領(lǐng)導(dǎo)。審簽的領(lǐng)導(dǎo)是文電防錯(cuò)的最后一關(guān)，在這一關(guān)，如果審簽領(lǐng)導(dǎo)查出錯(cuò)誤，那么被批評是必然的，經(jīng)常發(fā)生此類現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)肯定要調(diào)整辦公室的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。如果審簽領(lǐng)導(dǎo)沒有查出錯(cuò)誤，公文印發(fā)下發(fā)，則會產(chǎn)生更大的負(fù)面影響。最后的補(bǔ)救辦法，就要在公文下發(fā)前，建立第一讀者制度，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，糾正差錯(cuò)。要防止機(jī)械地“走程序”。嚴(yán)格按公文程序辦理，不是片面地為程序而程序，特別是不能利用程序，搞形式主義、文牘主義，故意刁難部門和基層單位辦文。對于一些特別簡單的公文，可以減少繁瑣的程序；對于一些緊急的文電，可以經(jīng)得領(lǐng)導(dǎo)同意，減少程序，特事特辦，辦得既快又好；對于一些機(jī)密、絕密的文電，要按保密程序辦理。

四是通報(bào)法。如果說校對法、回溯法、程序法是預(yù)防文電差錯(cuò)的事前方法，立足于防患于未燃，那么通報(bào)法則適用于亡羊補(bǔ)牢，舉一反三，引以為戒。常用的幾種通報(bào)法：一是錯(cuò)情通報(bào)。以機(jī)關(guān)名義通報(bào)文電處理工作中的差錯(cuò)。二是錯(cuò)情展覽。在單位公示欄、板報(bào)等處，將發(fā)生錯(cuò)情的公文原湯原汁展示，以警效尤。三是錯(cuò)情交流。適用于縣（市、區(qū)）以上的黨委、政府，通過召開文電處理錯(cuò)情交流座談會，通報(bào)情況，提出整改要求。無論哪種錯(cuò)情通報(bào)，都要說明錯(cuò)情事實(shí)，在提高認(rèn)識、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、制度建設(shè)，考核落實(shí)等方面提出整改的具體措施。要建立完善錯(cuò)情通報(bào)的激勵處罰機(jī)制，對于特別嚴(yán)重的文電處理差錯(cuò)，還要處理當(dāng)事人。處理人不是目的，目的是要讓錯(cuò)情的教訓(xùn)入腦入心，降底錯(cuò)情發(fā)生率。

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