用“保護文檔”功能規(guī)范和保護Word文檔樣式
http://www.diybl.com/ 2007-2-14 網(wǎng)絡(luò) 點擊:187 [ 評論 ]
-
-
文章搜索： 【點擊打包該文章】
【本站開通在線QQ討論群】
Word用戶其實只有兩類：一類用戶欣賞并使用樣式，一類用戶從來不用樣式。當兩類人協(xié)作處理同一文檔時，許多平常料想不到的麻煩會很快出現(xiàn)。如果你恰好屬于那些喜愛使用樣式的用戶，Word 2003的一項功能會讓你更方便地與那些從不使用樣式的用戶協(xié)作。
一、問題
編寫長篇大論的復(fù)雜文檔時，規(guī)范地使用樣式能夠輕松地讓整個文檔保持一致的風(fēng)格。例如，假設(shè)你原來想要讓文檔的一級子標題用斜體、粗體顯示，但后來覺得去掉斜體更好一些，這時如果要手工格式化，你就得依次尋找每一個子標題并修改格式。但如果你使用了樣式，只要重新把樣式定義一次，整個文檔的所有一級子標題都會根據(jù)新的樣式定義去掉斜體屬性。推而廣之，如果你把樣式定義保存到了模板，讓多個文檔保持同樣的風(fēng)格也變得輕而易舉了。
但是，Word本身并不在乎你是否使用樣式，它不會反對用戶手工完成所有的格式改動。這種靈活性的好處甚多，但對于習(xí)慣使用樣式的人來說，也有一點壞處：如果其他人重新定義了樣式，或有人試圖調(diào)整格式，原來精心設(shè)計的文檔格式可能會變得亂七八糟，手工改動覆蓋了樣式定義的格式。
如圖一所示，有一次我合并了單位里幾個同事提交的文檔，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，同事們填寫標準的工作總結(jié)報告模板時，總是免不了改動原來的樣式，結(jié)果衍生出一大堆的“標題1****”樣式。如果你經(jīng)常收集網(wǎng)上材料，應(yīng)該也遇到過這樣的問題了——Word會自動生成一大堆“普通（網(wǎng)站）****”、“HTML正文****”樣式。
Word 2003新增了一個“保護文檔”功能，它能夠禁止用戶對某些特定的樣式設(shè)置格式，而且那些樣式是你指定的樣式——你可以靈活地調(diào)整限制范圍。如果你正在設(shè)計用于整個單位的文檔模板，這一功能尤其有用，你將可以確保所有基于模板的文檔都遵從統(tǒng)一的格式標準。下面我們一起看看。
二、問題解決
Word 2003新增了一個“保護文檔”功能，它能夠禁止用戶對某些特定的樣式設(shè)置格式，而且那些樣式是你指定的樣式——你可以靈活地調(diào)整限制范圍。如果你正在設(shè)計用于整個單位的文檔模板，這一功能尤其有用，你將可以確保所有基于模板的文檔都遵從統(tǒng)一的格式標準。
使用文檔保護功能的第一步是創(chuàng)建或打開一個文檔或模板，然后在它里面定義一些標準的樣式。如果你打算讓標準樣式用于所有文檔，應(yīng)當直接修改Normal.dot模板。通常，Normal.dot模板位于\Documents and Settings\<用戶名>\Application Data\Microsoft\Templates目錄下。找到Normal.dot后選中它，按右鍵，選擇“打開”即可。
打開文檔或模板后，選擇菜單“工具→保護文檔”。在新出現(xiàn)的任務(wù)窗格中，如圖二，選中“限制對選定的樣式設(shè)置格式”，然后點擊下面的“設(shè)置”鏈接，打開“格式設(shè)置限制”對話框，如圖三。
圖三對話框顯示了一個當前文檔或模板擁有的樣式的清單。初次打開該對話框時，大多數(shù)樣式名稱的前面帶有選中標記。你可以從頭到尾檢查這個清單，對于每一個不想保護的樣式，取消其前面的選中標記。不過對于大多數(shù)用戶來說，需要保護的樣式數(shù)量總是占少數(shù)，所以最好先點擊一下“無”按鈕（取消所有樣式前面的選中標記），然后逐個選中那些需要保護的樣式。
在圖三對話框的下方，你可以看到一個“允許自動套用格式替代格式設(shè)置限制”選項，最好不要選中它。
點擊“確定”關(guān)閉“格式設(shè)置限制”對話框，Word將提示說“該文檔可能包含不允許的樣式或格式，是否要將其刪除”對話框，如圖四，你可以根據(jù)需要選擇“是”或“否”。
返回“保護文檔”任務(wù)窗格，可以看到一個“是，啟動強制保護”按鈕（參見圖二），點擊一下，出現(xiàn)圖五的對話框，輸入兩次密碼，然后點擊“確定”。必須指出的是：第一，這個密碼保護的保護對象是文檔的樣式，而不是文檔的內(nèi)容，密碼用來保證針對樣式的保護不會被任意取消；第二，如果不啟用密碼保護，任何用戶都可以方便地取消對樣式的保護，因此最好啟用密碼保護。
啟動保護樣式的功能后，如果不事先取消，沒有人能夠改動那些受保護的樣式。例如，在Norlmal.dot模板上保護了“正文”、“標題1”等常用樣式后，如果新建一個文檔，如圖六，原來的“保護文檔”窗格將變成幾則提示，當光標所處的文字屬于受保護的樣式時，工具欄上的格式按鈕變成灰色，按下鼠標右鍵出現(xiàn)的快捷菜單也禁用了格式功能——也就是說，Word徹底禁止了對受保護的樣式進行任何修改，除非你停止保護。
三、注意事項
不過有時這種對樣式的全面保護功能也可能帶來一些麻煩，特別是你將模板分發(fā)給一些不熟悉Word 2003的人使用的時候，他們很可能會大驚小怪地提出各種問題。為了減少麻煩，對于啟用樣式保護功能的用戶，我的建議是：
第一，如果你要將模板分發(fā)給其他用戶使用，最好事先說明這是一個某些樣式受到保護的模板；
第二，只保護那些特別重要的樣式，以便必要的時候能夠手工調(diào)整某些內(nèi)容的格式；
第三，定義足夠豐富的受保護樣式，減少使用不規(guī)范樣式的機會。
