要讓一個(gè)企業(yè)、學(xué)校、機(jī)關(guān)、團(tuán)體正常運(yùn)作，開(kāi)會(huì)是免不了的事。以前自己在國(guó)內(nèi)學(xué)習(xí)工作的時(shí)候，對(duì)開(kāi)會(huì)的大致印象就是大家坐在同一間屋子里，領(lǐng)導(dǎo)們?cè)谂_(tái)上講話，或者是傳達(dá)最新消息或上級(jí)指示，或是宣布規(guī)章制度，一般都是傳達(dá)宣布完畢就散會(huì)，坐在底下的聽(tīng)眾只要帶耳朵即可，不需要其他任何準(zhǔn)備。另外一個(gè)印象就是會(huì)很多，每周起碼有一次，稱為例會(huì)。而且每次開(kāi)會(huì)走過(guò)場(chǎng)的為多，很少實(shí)質(zhì)性的討論或爭(zhēng)論，即使有那么一點(diǎn)，也不影響最后會(huì)議的決定或結(jié)論，一般就是領(lǐng)導(dǎo)原先就已經(jīng)決定的東西。因此，我的一個(gè)基本結(jié)論就是：開(kāi)會(huì)對(duì)坐在臺(tái)上的來(lái)說(shuō)是表演作秀顯示權(quán)威，對(duì)坐在臺(tái)下的人而言則無(wú)趣且浪費(fèi)時(shí)間。
當(dāng)我開(kāi)始在美國(guó)學(xué)習(xí)工作之后，才發(fā)現(xiàn)原來(lái)“會(huì)”可以有相當(dāng)不同的開(kāi)法，如何開(kāi)會(huì)與“會(huì)”本身的性質(zhì)有關(guān)，但基本的特征是沒(méi)有“一言堂”。比如，我們系差不多每周都有一次學(xué)術(shù)研討會(huì)（Seminar），有時(shí)邀請(qǐng)外校的知名學(xué)者來(lái)分享他們最新的研究成果，但大部分是本系的教授和博士生分享各自的研究成果。在這樣的會(huì)上，主講的人都不搞一言堂，而是要求參會(huì)者隨時(shí)指出其研究中的漏洞--理論上的方法上的。一開(kāi)始最讓我震驚的是，就是學(xué)界權(quán)威知名人士在臺(tái)上演講，臺(tái)下的博士研究生也居然敢大膽舉手提出十分尖銳的問(wèn)題。更讓我愕然的是那個(gè)學(xué)者不但不惱羞成怒，還會(huì)夸獎(jiǎng)那個(gè)學(xué)生的一針見(jiàn)血，連說(shuō)“好問(wèn)題！好問(wèn)題！”然后認(rèn)真記錄，并在演講完之后把這些意見(jiàn)作為進(jìn)一步完善自己研究的重要指導(dǎo)。每次這樣的會(huì)開(kāi)下來(lái)，臺(tái)上和臺(tái)下的人都能感受到思想的沖擊和邏輯推論的縝密，收獲良多。
除了學(xué)術(shù)交流，我們系另外開(kāi)的會(huì)很少。在這個(gè)資訊發(fā)達(dá)科技發(fā)達(dá)的年代，若只是為了發(fā)布消息或者宣布決定，完全可以通過(guò)電子郵件的方式完成，不需要把大家在同一個(gè)時(shí)間聚在同一間屋子里。在一起開(kāi)會(huì)，一定是有重要的決定需要做，而且需要每個(gè)人的參與、發(fā)表意見(jiàn)才能夠做出，這是民主體制的要點(diǎn)。這些重要決定一般涉及到幾個(gè)方面：一是組織發(fā)展的愿景（Vision/Mission）、目標(biāo)（Goal）和文化價(jià)值觀，必須有全體的參與認(rèn)同才行。二是組織中重要的人事決定（Personnel Issues），比如招聘新教授、解聘不稱職工作人員、提拔優(yōu)秀骨干等等。三是績(jī)效考核評(píng)價(jià)（Performance Evaluation），也需要聽(tīng)取各方意見(jiàn)面對(duì)面討論才能得出比較全面的結(jié)論。
當(dāng)然，就是這三種會(huì)議的開(kāi)法也很不相同。有關(guān)確定愿景目標(biāo)文化價(jià)值觀的會(huì)，我們通常把它叫做務(wù)虛會(huì)（Retreat），需要在離開(kāi)日常工作場(chǎng)所的地方舉行。而且每次開(kāi)這樣的會(huì)都不讓領(lǐng)導(dǎo)作為主持人，而是邀請(qǐng)德高望重的與本組織沒(méi)有關(guān)聯(lián)的人士前來(lái)幫助引導(dǎo)和推進(jìn)（Facilitator）整個(gè)討論過(guò)程，最后形成決議文本。這個(gè)務(wù)虛會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)相當(dāng)有益，但要取得良好的效果必須事先做大量的準(zhǔn)備工作，一般包括以下幾項(xiàng)：
1.深入了解每一個(gè)組織成員對(duì)于組織發(fā)展方向的理想、夢(mèng)想；以及在未來(lái)五年、十年組織應(yīng)該達(dá)到的狀態(tài)的設(shè)想。
2.深刻剖析組織目前的現(xiàn)狀—長(zhǎng)處、優(yōu)勢(shì)、短處、痛處、弱勢(shì)
3.深入思考可以揚(yáng)長(zhǎng)避短、幫助組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和遠(yuǎn)景的短期和長(zhǎng)期行動(dòng)方案
務(wù)虛會(huì)的組織者（常常由人力資源總監(jiān)擔(dān)任）需要事先做大量的調(diào)研工作（通過(guò)無(wú)記名網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷可以完成），總結(jié)整合調(diào)研結(jié)果，并將總結(jié)在會(huì)前反饋給每一個(gè)參與者，讓大家都對(duì)這些問(wèn)題有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。這樣開(kāi)會(huì)時(shí)就不需要再?gòu)念^開(kāi)始進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，而可以對(duì)已經(jīng)提出的設(shè)想和行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行深入的細(xì)節(jié)討論，最后的討論就會(huì)更聚焦、更深入，會(huì)議的成效就會(huì)越好。
第二種有關(guān)人事決定的會(huì)是最敏感也是最不容易開(kāi)好的，因?yàn)橛星猩砝﹃P(guān)系存在。這樣的會(huì)事先準(zhǔn)備不充分的話很容易誤入歧途。比如討論從外面來(lái)應(yīng)聘的兩個(gè)候選人（A和B）的任選資格，如果開(kāi)會(huì)時(shí)第一個(gè)發(fā)言的人一開(kāi)口就說(shuō)：
“雖然A的業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)，但是我在面試他的時(shí)候他說(shuō)話的語(yǔ)氣和表情讓我覺(jué)得這個(gè)人不是很真誠(chéng)?！比缓蟮诙€(gè)發(fā)言的人順口接到：
“對(duì)，我也有同樣的感覺(jué)，他一方面說(shuō)自己特別愿意和別人合作，但另一方面又不經(jīng)意地透露出他最喜歡一個(gè)人單干。而且昨天晚上我和他一起就餐時(shí)他還不斷地抱怨他現(xiàn)在的工作單位，說(shuō)那兒的領(lǐng)導(dǎo)一點(diǎn)都不關(guān)心員工什么的，我對(duì)他的真誠(chéng)也表示懷疑?！?/span>
這時(shí)，整個(gè)會(huì)議的討論方向可能會(huì)完全朝著對(duì)這個(gè)候選人的性格、真誠(chéng)與否這些完全無(wú)法證實(shí)或證偽的東西上去，而忽視了其實(shí)A才是能力最強(qiáng)最能勝任工作的候選人。結(jié)果，那個(gè)業(yè)務(wù)能力可以（但不如A）的B只是因?yàn)闆](méi)有引起個(gè)別人的“感覺(jué)不真誠(chéng)”而被錄用。A也許自始自終蒙在鼓里究竟為什么落選。
當(dāng)然，面試時(shí)每個(gè)人的感覺(jué)也不是完全不應(yīng)考慮的因素，但是如果把這個(gè)指標(biāo)變成了最重要的指標(biāo)，而且對(duì)候選人又缺乏長(zhǎng)期了解就枉自定論的話，不論是對(duì)那個(gè)候選人還是對(duì)組織都是不公平的事。因此，要開(kāi)好這一類會(huì)議，必須也要做事先的準(zhǔn)備，但這種準(zhǔn)備絕不是會(huì)前拉幫結(jié)派，串通一氣；相反，是為了能夠作出最準(zhǔn)確可靠的預(yù)測(cè)。準(zhǔn)備工作包括以下幾項(xiàng)：
1.首先確定對(duì)招聘標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)討論和定義。如果這些細(xì)則已經(jīng)存在，就不需要另外開(kāi)會(huì)制定，如果處于混沌狀態(tài)，那么就需要先在這個(gè)問(wèn)題上達(dá)成共識(shí)。比如業(yè)務(wù)能力、溝通能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、工作匹配程度、性格特點(diǎn)是成功勝任崗位的基本條件，然后相對(duì)而言，哪些能力比另一些更重要（權(quán)重分配）也需要確定，再綜合評(píng)分。
2.就以上確定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)最終入圍的候選人搜集信息并進(jìn)行全面考核。大部分的信息通過(guò)自我報(bào)告（個(gè)人簡(jiǎn)歷）可以獲得，但像團(tuán)隊(duì)合作能力和性格特征這樣的軟性指標(biāo)就必須通過(guò)其他方式獲得。一種方式當(dāng)然就是心理測(cè)試，另外一種更可靠的就是向該候選人以前共過(guò)事的同仁了解情況，讓他們提供基于長(zhǎng)期交往和觀察所得到的判斷和評(píng)價(jià)。
3.向所有參加面試過(guò)程任何環(huán)節(jié)的人征求意見(jiàn)（用無(wú)記名的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷），讓他們就候選人的所有與標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的方面根據(jù)自己的短暫觀察和交往體驗(yàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，越細(xì)致越全面越好。
4.會(huì)前將這些意見(jiàn)整合總結(jié)反饋給所有參會(huì)者。
這些工作準(zhǔn)備就緒之后，開(kāi)會(huì)的討論焦點(diǎn)就不會(huì)隨機(jī)轉(zhuǎn)移，討論的隨意性就會(huì)大大降低，討論的結(jié)果將更加符合大多數(shù)人的愿望，選出的錄用者應(yīng)該就是最合適的那個(gè)人。這樣的會(huì)開(kāi)完之后每個(gè)參與者都會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)?shù)某删透小?/span>
每一年的績(jī)效考核評(píng)估會(huì)也是比較有挑戰(zhàn)性的，關(guān)鍵的難點(diǎn)在于對(duì)自己的同事進(jìn)行評(píng)價(jià)，而且這個(gè)評(píng)價(jià)會(huì)對(duì)同事的加薪升職解聘產(chǎn)生直接的影響?？?jī)效評(píng)估長(zhǎng)期以來(lái)都是企業(yè)管理的瓶頸，總是存在這樣那樣的問(wèn)題。有意思的是，在美國(guó)的學(xué)術(shù)界，同一研究領(lǐng)域的人一般都很容易互相評(píng)價(jià)，為什么呢？主要的原因就在于大家對(duì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)都有不言自明的共識(shí)，也就是說(shuō)，即使在主觀判斷很可能產(chǎn)生的學(xué)術(shù)領(lǐng)域，客觀的標(biāo)準(zhǔn)早已深入人心：那就是在一流學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表論文的數(shù)量，以及論文本身的質(zhì)量。而對(duì)于教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)，也有相當(dāng)客觀的指標(biāo)：那就是學(xué)生對(duì)課程的綜合評(píng)價(jià)，以及課程本身設(shè)計(jì)和內(nèi)容的深度、挑戰(zhàn)性、和趣味性?？陀^標(biāo)準(zhǔn)明確，剩下要做的準(zhǔn)備工作就是搜集全面的信息，這些信息主要包括以下幾項(xiàng)：
1.個(gè)人自我報(bào)告一年以來(lái)的成績(jī)：發(fā)表論文的數(shù)量、期刊名稱；正在進(jìn)行的科研項(xiàng)目；在學(xué)術(shù)會(huì)議上做論文報(bào)告的次數(shù)等等；教學(xué)的課程大綱，學(xué)生評(píng)價(jià)分?jǐn)?shù)等
2.教學(xué)的哲學(xué)思想，有無(wú)在教學(xué)中體現(xiàn)出學(xué)院提倡的主要文化價(jià)值觀，是如何體現(xiàn)的，具體的做法描述
3.自我評(píng)分，給自己在每一項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)上用9點(diǎn)量表打分
這些信息都搜集完全之后，開(kāi)會(huì)時(shí)討論和達(dá)成共識(shí)就比較容易。一般來(lái)說(shuō)，在討論某人的績(jī)效時(shí)，這個(gè)人需要離開(kāi)房間，其余的人因此可以暢所欲言，把他們的觀察和評(píng)價(jià)與大家分享討論，然后每個(gè)人單獨(dú)匿名寫下對(duì)這個(gè)人的打分和書面評(píng)語(yǔ)。這樣一個(gè)一個(gè)直到全部人員都討論評(píng)價(jià)完畢為止。
為了保證每一個(gè)人都能暢所欲言，我們訂有一條不成文的規(guī)定，那就是要求大家嚴(yán)格保密，不能把具體會(huì)上討論的內(nèi)容向任何外人透露，更不能把講話人的姓名透露出去。這種習(xí)慣養(yǎng)成之后，不僅討論的氣氛濃厚，而且同事間彼此信任。民主透明公正的文化氛圍自然形成。
在這三種相對(duì)嚴(yán)肅的會(huì)議之外，我們倒是經(jīng)常開(kāi)另一種會(huì)，那就是集體聚會(huì)（Party），比如開(kāi)學(xué)派對(duì)、圣誕派對(duì)、迎子派對(duì)（Baby Shower）、期末派對(duì)等等。大家在一起吃吃喝喝、說(shuō)說(shuō)笑笑，其樂(lè)融融、開(kāi)心無(wú)比。當(dāng)然，把這樣的聚會(huì)開(kāi)好，事先也需要做相當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備工作，我在此就不一一細(xì)說(shuō)了。
你也許看出來(lái)了，我現(xiàn)在幾乎成了一個(gè)喜歡開(kāi)會(huì)的人，那是因?yàn)槊恳淮伍_(kāi)會(huì)都讓我有所驚喜和收獲。
讓我們準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)，好嗎?
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