——用好EXCEL2003的查找功能
微軟的Office辦公套件給人們的日常工作和學(xué)習(xí)提供了極大的便利。在平時(shí)的工作中，我已經(jīng)習(xí)慣了用其中的EXCEL電子表格對(duì)學(xué)生的家庭信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、工作中的相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化處理。特別是當(dāng)需要對(duì)其中的一些信息進(jìn)行查找的時(shí)候，利用“查找”功能，總是能夠比較順利地找到所想要尋找的部分，感覺(jué)相當(dāng)方便。
當(dāng)然，也有很多時(shí)候，因?yàn)閷?duì)所需查找的信息已經(jīng)比較模糊，只大概記得一兩個(gè)關(guān)鍵字，而表格中具有這類同樣關(guān)鍵字的信息又比較多。以前遇到這種情況時(shí)，我總是需要不停地按動(dòng)“查找下一個(gè)”（或按相應(yīng)的快捷鍵），直到找到自己所需要的內(nèi)容為止，感覺(jué)還是有些煩瑣。特別是當(dāng)一個(gè)EXCEL文件（微軟公司稱其為工作簿）中包含有多張表格時(shí)，就需要重復(fù)以上查找的步驟，顯得相當(dāng)不便。而相比之下，專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)處理軟件就要快捷得多，只需要輸入一條命令，就能把包含這一關(guān)鍵字的所有信息列出，人們可以快速地找到自己想要尋找的信息。
所以那時(shí)我總是以為Excel的查找功能比較弱，與專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件比較起來(lái)，查找的過(guò)程相當(dāng)煩瑣。直到最近，我才發(fā)現(xiàn)，Excel2003的查找功能與Excel2000相比，已經(jīng)有了明顯的進(jìn)步，合理地利用“查找”對(duì)話框中的“選項(xiàng)”和“查找全部”按鈕，可以大大提高查找的效率與效果。自己以前只是沒(méi)有發(fā)現(xiàn)這種功能而已。
技巧一：在工作簿中進(jìn)行查找
主鍵：“查找”——“選項(xiàng)”——“工作表/工作簿”
Excel2003默認(rèn)是在一張工作表中進(jìn)行查找，如果一個(gè)文件（即一個(gè)工作簿）中包含多張工作表時(shí)，就需要點(diǎn)擊不同的工作表，并反復(fù)點(diǎn)擊“查找”按鈕。平時(shí)我們也一直是這樣做的，所以覺(jué)得很繁瑣?，F(xiàn)在，我們可以打開(kāi)“查找”窗口，在“查找內(nèi)容”一項(xiàng)中輸入需要查找的關(guān)鍵字，然后單擊“選項(xiàng)”按鈕，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)原來(lái)被隱藏的高級(jí)選項(xiàng)。單擊“范圍”列表框右側(cè)的下拉箭頭，在出現(xiàn)的選項(xiàng)列表中單擊“工作簿”，可以將整個(gè)搜索的范圍擴(kuò)大到整個(gè)文件。這樣就不用再一張表一張表地逐個(gè)去查找了。如果有需要，你還可以改變其他的高級(jí)選項(xiàng)，進(jìn)一步提高搜索的準(zhǔn)確率，提高工作效率。
技巧二：將包含某一關(guān)鍵字的全部信息羅列在查找窗口中以便快速定位
主鍵：“查找”——“查找全部”
在執(zhí)行上述操作的基礎(chǔ)上，以前我們只能不停地單擊“查找下一個(gè)”按鈕，在工作表（或工作簿）中進(jìn)行搜索，如果包含同一關(guān)鍵字的單元格很多，需要不停地單擊按鈕，直到找到我們想要查找的內(nèi)容為止，很不方便。而且被搜索到的單元格只是被加了個(gè)邊框以示區(qū)別，沒(méi)有高亮顯示，很不直觀，難以發(fā)現(xiàn)。現(xiàn)在，EXCEL2003新增了“查找全部”這一按鈕，單擊這一按鈕，軟件可以自動(dòng)把查找到的所有包含這一關(guān)鍵字的單元格的相關(guān)內(nèi)容、位置等信息羅列在查找窗口之中，點(diǎn)擊相應(yīng)的條目，可以快速在工作表（工作簿）中定位，便于我們快速找到相關(guān)信息。
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