一、為什么要進(jìn)行時間管理？
時間是財富！想想吧，如果你每天都收到86400美元，而要求你每天必須把它用完，那你會如何運(yùn)用？天下真有如此的好事？事實(shí)上，有。那就是時間。我們每個人每天都有86400秒進(jìn)帳，合理的利用他們，你就可以創(chuàng)造財富，愛情，成功，健康等。人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一項(xiàng)是頭腦，一項(xiàng)是時間。無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費(fèi)時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。每個星期有168 個小時，其中56 個小時在睡眠中度過，21 個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91 個小時則由你來決定做什么——每天13 個小時。如何根據(jù)你的價值觀和目標(biāo)管理時間，是一項(xiàng)重要的技巧。它使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進(jìn)，而不致在忙亂中迷失方向。
二、我為什么浪費(fèi)時間？
原因很多，有主觀的原因，也有客觀的原因。主觀原因是一個人浪費(fèi)時間的根源，因此我們看一下主觀原因：（1）做事目標(biāo)不明確；（2）作風(fēng)拖拉；（3）缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)；（4）過于注重細(xì)節(jié)；（5）做事有頭無尾；（6）沒有條理，不簡潔，簡單事情復(fù)雜化；（7）事必親躬，不懂得授權(quán)；（8）不會拒絕別人的請求；（9）消極思考。
一些數(shù)據(jù)：
（1）人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7 次，或者說每天50-60 次。平均每次打擾大約是5 分鐘，總共每天大約4 小時，也就是約50%。80%（約3 小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。
（2）工作繁忙的人與配偶或其他重要人物的有意義的交流平均每天少于2 分鐘。
（3）工作繁忙的人同其孩子的有意義的交流平均每天少于30秒鐘。
（4）80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。
（5）人們一般采用13 種不同的方法管理他們的時間。
（6）每天自學(xué)1 小時，7 小時一周，365 小時一年，一個人可以像全日制學(xué)生一樣學(xué)習(xí)。3-5 年就可以成為專家。
（7）平均每天，全國有170000，000 個會議。
（8）95%的書籍是由5%的人購買的。所有的出版物中間95%沒有派過一次用場。
（9）如果經(jīng)濟(jì)獨(dú)立了，97% 的工人不愿意為他們的老板干活或者從事他們現(xiàn)在的職業(yè)。
（10）20%的工作時間是“關(guān)鍵性的”、“重要的”。80%的時間用在了無意義的事情上。
（11）過去20 年里，工作的時間增加了15%，娛樂閑暇時間減少了33%。
（12）一個人如果工作桌上亂七八糟，他平均每天會為找東西或者多余耗費(fèi)花1 個半小時，每周7 個半小時。
（13）平均閱讀速度大約是每分鐘200 個詞，如果每個工作的人每天閱讀2 小時，將其閱讀速度提高到每分鐘400 個詞，則每天可以節(jié)約1 小時時間用于工作。
（14）參加健美活動的人90%會在開始的90 天內(nèi)半途而廢。
（15）10 個人中有9 個人會在會議開始的時候做白日夢。
（16）60% 的會議出席者會做記錄以顯示他/她在聽。
（17）上班族中間，40%的人 不吃早飯，39%不吃中飯。吃中飯的人當(dāng)中50%的人吃中飯的時間在15 分鐘以下。
（18）形成新的工作習(xí)慣或者情感一般要用30 天。
（19）愛生氣的人比一般人容易得心臟病的幾率要高1 倍。75% 的心臟病發(fā)生在當(dāng)?shù)貢r間的早上5:00 - 8:00 。心臟病最容易在星期一發(fā)作。
（20）25% 的病假是因?yàn)樯《伲?5%的病假是其他理由而假。
（21）我們感到要發(fā)生的事情95%不會發(fā)生。
（22）每周5 天，每天花5 分鐘改進(jìn)自己的工作，在5 年里將導(dǎo)致同一個工作被改進(jìn)1200 余次。
（23）三分之一的人每年調(diào)換工作1次。
（24）五分之一的人一年搬家一次。
（25）70% 的人希望擁有自己的公司。
（26）75% 的人都說自己太累。
（27）上班族的平均睡覺時間是每晚6 小時57 分。
（28）80% 的危機(jī)和糾紛（內(nèi)耗）是可以避免的。
（29）受邀開會的人80%希望在日期和時間方面具有選擇性。
（30）善于利用時間的人不會把時間花在需要的事情上，而會花在值得的事情上。
（31）時間管理當(dāng)中最有用的詞是不。
（32）企業(yè)界的人用筆記本記錄下來的事情70%是“不得不做”的。
（33）企業(yè)界的人用筆記本記錄下來的事情5%是“不得不做并且想做”的。
（34）做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時間往往會比預(yù)期的時間要多一倍。
（35）如果你讓自己一天做一件事情，你會花一個整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它。如果你讓自己一天做12 件事情，則會完成7-8 件事。
（36）花1 個小時進(jìn)行計劃，行動時會節(jié)約10 小時。
（37）20/80 規(guī)律。80%的結(jié)果來自20%的努力；20%的結(jié)果來自80%的努力。
（38）我們能夠記住10%的閱讀信息，20%的聽覺信息，30%的視覺信息；50%的視覺和聽覺信息，70%的表達(dá)信息，90%的行為信息。
（39）上班的人平均每天發(fā)出和接收190 條訊息。
（40）我們現(xiàn)在擁有的知識，有一半是在近10 年內(nèi)產(chǎn)生的。也就是說，世界上的知識在十年內(nèi)增加了一倍，而且據(jù)說每18 個月再翻一番。
三、時間管理的十大關(guān)鍵
（一）時間管理第一大關(guān)鍵是設(shè)立明確的目標(biāo)；成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)； 你必須把今年度4到10個目標(biāo)寫出來，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進(jìn)行。
（二）第二個時間管理的關(guān)鍵是你要列一張總清單，把今年所要做的每一件事情都列出來，并進(jìn)行目標(biāo)切割；1． 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一些事情；2． 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時調(diào)整過來；3． 每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來；4． 每天晚上把第二天要做的事情列出來。
（三）第三個時間管理的關(guān)鍵是20：80定律；用你80%的時間來做20%最重要的事情，因此你一定要了解，對你來說，哪些事情是最重要的，是最有生產(chǎn)力的。談到時間管理，有所謂緊急的事情、重要的事情，然而到底應(yīng)做哪些事情? 當(dāng)然第一個要做的一定是緊急又重要的事情，通常這些都是一些突發(fā)困擾，一些災(zāi)難，一些迫不及待要解決的問題。當(dāng)你天天處理這些事情時，表示你時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要，可是不緊急的事情，這些都是所謂的高生產(chǎn)力的事情。然而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學(xué)會如何把重要的事情變得很緊急，這時你就會立刻開始做高生產(chǎn)力的事情了。
（四）第四個時間管理的關(guān)鍵就是每天至少要有半小時到1小時的不被干擾時間；假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。
（五）第五個時間管理的關(guān)鍵是要和你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾；你一定要確立你個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當(dāng)你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點(diǎn)不在管理時間，而在于如何分配時間。你永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時間做對你來說最重要的事。
（六）第六個時間管理關(guān)鍵：每一分鐘每一秒做最有效率的事情；你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間做它做好。（始終直瞄靶心--績效<=>晉升）
（七）第七個時間管理的關(guān)鍵要充分地授權(quán)；列出你目前生活中所有覺得可以授權(quán)的事情，把它們寫下來，然后開始找人授權(quán)，找適當(dāng)?shù)娜藖硎跈?quán)，這樣效率會比較好。
（八）第八個時間管理的關(guān)鍵：同一類的事情最好一次把它做完；假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè)；假如你是在思考，用一段時間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當(dāng)你重復(fù)做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。
（九）第九個時間管理的關(guān)鍵：做好時間日志；你花了多少時間在哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時間，早上搭車的時間，早上出去拜訪客戶的時間，把每天花的時間一一記錄下來，做了哪些事，你會發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時間。當(dāng)你找到浪費(fèi)時間的根源，你才有辦法改變。
（十）第十個時間管理的關(guān)鍵：時間大于金錢，用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗(yàn)，一定要跟頂尖人士學(xué)習(xí)；千萬要仔細(xì)選擇，你所接觸的對象，因?yàn)檫@會節(jié)省你很多時間，假設(shè)與一個成功者在一起，他花了四十年時間成功，你跟十個這樣的人一起，你是不是就濃縮了四百年的經(jīng)驗(yàn)?
四、時間管理的一些理論
第一個是“6點(diǎn)優(yōu)先工作制”，就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。這個方法是咨詢大師艾維利提出的價值2.5萬美元的時間管理方法；第二個是帕累托原則，其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎是源于20%的活動，即二八理論。根據(jù)這一原則，我們應(yīng)該首先完成那些緊急又重要的工作，其次是重要而非緊急的任務(wù)，再次是緊急而非重要的工作，最后是那些既不重要也不緊急的工作。掌握這一點(diǎn)很重要，它可以決定你今晚是看電影還是去寫一個報告。第三個理論是莫法特休息法，也就是不要長時間的做同一種工作，而是要經(jīng)常的做不同內(nèi)容的工作，保持精神上的興奮點(diǎn)，進(jìn)行主動的調(diào)劑和放松。第四個是麥肯錫30秒電梯理論，據(jù)說麥肯錫曾經(jīng)丟掉過一個客戶，原因是這個客戶董事長在電梯里碰到了麥肯錫的項(xiàng)目經(jīng)理，要求他談?wù)勴?xiàng)目的結(jié)果，可憐的項(xiàng)目經(jīng)理沒有在電梯運(yùn)行的短短30秒內(nèi)把結(jié)果說清楚。后來麥肯錫就要求員工要表達(dá)清楚，直奔主題，凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是30秒電梯理論，或者電梯演講。
五、節(jié)省時間的方法
1. 對目標(biāo)、任務(wù)、會議等事件分別按優(yōu)先級進(jìn)行排序。
2. 從優(yōu)先級最高的事物著手。
3. 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。
4. 把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分。
5. 為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時不起作用。
6. 找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。
7. 當(dāng)你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說“不”。
8. 學(xué)會委派別人做事。
9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。
10. 減少例行事務(wù)：它們不值得花費(fèi)過多時間?？s短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務(wù)。
11. 避免完美主義。記住80/20 定律。
12. 避免作出過多許諾。對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度。
13. 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動時間應(yīng)付突發(fā)事件。
14. 設(shè)置時間限制。例如，做某些決定時，不應(yīng)超過3 分鐘。
15. 聚精會神地做手頭的事情。
16. 處理重要事情時，使用大塊的時間。
17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀住?/p>
18. 文書工作爭取只處理一次。
19. 在行動以前，徹底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
