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Excel五步做課程表編制 Excel做課程表

知識點(diǎn)：利用Excel數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和規(guī)則公式完成指定數(shù)據(jù)排序 應(yīng)用環(huán)境：學(xué)校課程表編排、企業(yè)員工任務(wù)、值班安排等每個學(xué)期，學(xué)校教務(wù)處教師最頭疼的一件工作就是編制課程表。一般學(xué)校的課程表至少包括給領(lǐng)導(dǎo)的全?？傉n程表、學(xué)生的班級課程表和教師用的課程表三種。三種課程表數(shù)據(jù)密切相關(guān)，修改任何一張課程表都將影響到另兩張表格，因此編輯時很難兼顧。但是來自福建的陳老師就利用Excel 2007輕松解決了這個問題，下面我們來看看他是怎么做的。
1.創(chuàng)建工作表
打開Excel 2007新建一張“教師安排”工作表，存放各班的科任教師安排(圖1)，這是編課程表前必須安排好的。再建立總課程表、班級課程總表、教師課程總表等。
2.總課程表編制
切換到“總課程表”工作表設(shè)計總課程表格，表中包括全部班級的課程安排和每節(jié)課的教師。選中B4，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)有效性”圖標(biāo)，在“數(shù)據(jù)有效性”窗口的允許下拉列表中選擇“序列”，輸入來源為“=教師安排!$A$3

A$16”(不含引號)，確定完成設(shè)置。在B5輸入公式=IFERROR(VLOOKUP(B4，教師安排!$A

M，ROW(B4)/2，F(xiàn)ALSE)，“”)，并設(shè)置填充色為淺藍(lán)作為與學(xué)科行的區(qū)分。然后選中B4:B5進(jìn)行復(fù)制，再選中B4:AJ27區(qū)域進(jìn)行粘貼即可(圖2)。
現(xiàn)在選中B4單擊下拉按鈕選擇學(xué)科，下面的B5單元格就會自動顯示上課的教師名，其他單元格也是一樣(如圖2)。如此一來安排課程就簡單多了吧，只要用鼠標(biāo)單擊選擇即可。

圖1

圖2

3.總課程表限制提醒
編制總課程表時總有各種附加條件限制，比如：一個教師不能同時上兩班的同一節(jié)課，操場太小全校只能有兩班同時上體育課，電腦室只有1間不能有兩班同時上電腦課等等。要在排課中兼顧這些要求顯然不容易。對此可設(shè)置條件格式，讓它在違反限制時自動變色提示，事情就簡單多了。
選中B4:AJ27，在“開始”選項卡中單擊“條件格式”選擇“新建規(guī)則”，在“新建規(guī)則”窗口中選擇規(guī)格類型為“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，并輸入公式=AND(COUNTIF(B:B，B4)>1，MOD(ROW()，2)=1)(圖3)。再單擊“格式”按鈕，在彈出窗口中設(shè)置字體顏色為紅色。確定后，當(dāng)同一節(jié)課中有兩班出現(xiàn)同一老師同時，兩班中這位老師的名字都會變成紅色，你可以及時決定看要更換哪班的課程。

圖3

同樣再選中B4:AJ27設(shè)置“條件格式”，但輸入的公式改成=AND(COUNTIF(B:B，B4)>2，C1=“體育”)，文字顏色改成綠色。即可在同時上體育課超過2班時變成綠色。電腦課的設(shè)置公式則是=AND(COUNTIF(B:B，B4)>1，C1=“電腦”)顏色改成藍(lán)色。如果你還有課時等其他限制要求只要像這樣繼續(xù)疊加設(shè)置條件格式即可。
注：必須從B4拖動到AJ27選中B4:AJ27，或先選中B4再按住Shift鍵單擊AJ27進(jìn)行選中才行。若你從AJ27拖動到B4選中，雖然選中區(qū)域相同但條件格式的公式就不同了，得把公式中的B全部改成AJ，B4改成AJ27。
4.分離教師、班級課程
再來就是要從總課程表中分離出班級、教師的課程了。切換到“班級課程總表”，在第1行輸入表格列標(biāo)題班級、周一1、周一2……周五5、周五7，在A2輸入公式=OFFSET(總課程表!A$2，ROW()*2-2，)(圖4)，選中A2復(fù)制再選中A2:AJ13進(jìn)行粘貼，即可看到各班的課程總表。
在“教師課程總表”工作表中同樣設(shè)計好表格的行列標(biāo)題，在B2輸入公式=IFERROR(INDEX(總課程表!$A

A，MATCH($A2，總課程表!B:B，0)-1)，“”)，選中B2復(fù)制再選中B2:AJ44進(jìn)行粘貼(共43名教師)，即可自動顯示所有老師的課程安排(圖

圖4

圖5

5.用Word合并出課程表
先把編制好的Excel工作簿保存為“課程表.XLSX”。打開Word2007，設(shè)計好一張課程表格。單擊“郵件”選項卡的“選擇收件人”選擇“使用現(xiàn)有列表”，選擇打開“課程表.XLSX”，在“選擇表格”窗口中選擇“班級課程總表$”。把輸入光標(biāo)定位標(biāo)題的班級處，單擊“插入合并域”選擇“班級”，重復(fù)這操作在各單元格逐一插入對應(yīng)的周一1、周一2……周五7合并域。在表格下回車插入一空行，再單擊“規(guī)則”選擇“下一記錄”。
選中課程表格和下面的“下一記錄”進(jìn)行復(fù)制，按班數(shù)粘貼出所有班級課程表(圖6)，現(xiàn)在單擊一下“預(yù)覽結(jié)果”即可顯示所有班級的課程表，再分欄排版一下就可以直接打印了。最后把文檔保存為“班級課程表.DOCX”。同樣制作一個“教師課程表.DOCX”文件，只是在“選擇表格”窗口中要改選“教師課程總表$”，其他操作都一樣就不細(xì)說了。

圖6

OK，到此算是大功告成了。以后再需要編輯課程表你只要在總表中逐格單擊選擇學(xué)科完成總課程表的編制。排課完成后先保存“課程表.XLSX”，再打開“班級課程表.DOCX”和“教師課程表.DOCX”文件，當(dāng)提示數(shù)據(jù)將被放入文檔選擇是否繼續(xù)時，請單擊“是”即可看到最新的課程表，你直接打印出來就行了。

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