商議決策時，往往會召開會議。在企業(yè)中，開會也許是最令人頭疼的事了。人們對開會怨聲載道，說開會是浪費時間。實際上，一場安排得當?shù)臅h很有助益。這樣的會議，是展示數(shù)據(jù)和觀點、討論問題、制定決策最有效的方式。但是請注意，這里說的是“安排得當”的會議，而現(xiàn)實中的會議卻大多恰恰相反。不言自明：一場組織混亂的會議，既浪費時間，又打擊士氣。
計算機科學家憎恨低效，因此這幾年來，谷歌團隊為會議的組織設置了一套準則。
準則1 會議應該有一位決策者或主持
會議過程中的每一個時點都必須有明確的決策者，而這位決策者要對會議負責。兩個實力相當?shù)膱F隊之間的會議往往得不出有效的結果，因為雙方最終會以妥協(xié)收場，而做不到斬釘截鐵。因此，應該由一位資深的人擔任決策者的角色。
準則2 決策者應當親力親為
他應該召開會議、保證會議質(zhì)量、設立會議目標、確定與會人員，以及（在可能的前提下）至少提前24小時傳達議事日程。在會議結束后的48小時內(nèi)，決策者（不是別人）應該用電子郵件向每位與會者以及任何需要了解會議情況的人傳達會議達成的決策以及待辦事項。
準則3 明確會議的主人
即便是在信息共享或頭腦風暴這種不必制定決策的會議上，也應明確指定會議的主人。主持者應挑選合適的與會者，制定明確的議事日程，還應確保提前做好必要的準備工作，及時向大家傳達待辦事項。
▲ 左邊那個正講得眉飛色舞的是David Krane，右邊站著的是Bill Maris，兩人都來自Google風投，他們正和初創(chuàng)公司LawPivot的員工開會。
準則4 會議應該很容易取消
所有的會議都應該設立一個目標，假如會議目標不明確或會議沒能達成既定的目標，那么這場會議也許并不必要。決策者需要捫心自問：這場會議真的有用嗎？會議是過于頻繁還是太過松散？與會者從會議中得到需要的信息了嗎？
準則5 會議規(guī)模應以便于管理為宜
與會者最好不超過8人，10人已算上限（但我們非常不建議安排這么多人）。與會的每個人都應有權發(fā)表自己的意見，如果其他人必須要對會議結果有所了解，那么應該把會議結果傳達給他們，而不是讓他們來當會議的旁聽者。會議中如果有旁聽者在場，會影響會議質(zhì)量，還會讓大家對暢所欲言有所顧慮。
準則6 出席必要的會議
如果你的出席對會議不必要，那就退場，如果你可以在會前婉言謝絕，那就更好了。這一點，在與客戶或合作伙伴進行的會談上尤其適用。在出席“私密”會談的時候，我們本打算與客戶或合作方派出的某一位高管促膝談心，卻往往會面對滿滿一屋子的與會者。如果客戶覺得有必要把自己公司的全體員工都帶到會議現(xiàn)場來，我們也不能反對，但我們會對自己一方的出席人數(shù)加以控制。一般而言，與會者越少，會議效果越好。
▲ 谷歌（澳大利亞）公司的員工在開會
準則7 守時很重要
確保會議準時開始、準時結束。會議結束時，留出足夠的時間總結會議要點和待辦事項。如果你們在預定的時間前達成了會議目標，那就提前結束會議。不要忘了預留出午餐和小憩時間，尊重身處不同時區(qū)的人，他們也希望能多花些時間與家人團聚。許多人都忽視了這些基本的人之常情，因此，在這些地方多花些心思，你就能贏得同事們的擁戴。
準則8 開會時就認真開會
同時處理多項事務會讓你顧此失彼。如果你在開會時用手提電腦或手機處理與會議內(nèi)容無關的任務，那么很明顯，你的時間還不如花在別處。每個與會者都應該把注意力集中在會議上，而不應為其他任務分心。如果有的人出席的會議太多，連工作任務都無暇完成，那么解決方法其實很簡單：為待辦任務排出優(yōu)先順序，減少出席會議的次數(shù)。
準則9 請大家關閉電腦
在這些規(guī)則之中，最后一項實踐起來最有挑戰(zhàn)性。在小組會議上，雖然我們一再告誡大家關閉電腦，但這話幾乎被當成了耳旁風，我們不得不作罷。盡管如此，這還是條好規(guī)則！
