一、新西蘭國家數(shù)字檔案館建設(shè)策略
（一）明確藍(lán)圖，協(xié)調(diào)合作
數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)有全局長期的眼光，有明確的藍(lán)圖。新西蘭國家數(shù)字檔案館建設(shè)在充分的前期研究基礎(chǔ)上，對建設(shè)目標(biāo)做了詳細(xì)分析和明確規(guī)劃，構(gòu)建了包含數(shù)據(jù)、系統(tǒng)、流程、政策和標(biāo)準(zhǔn)四個(gè)層次的數(shù)字檔案館整體架構(gòu)，實(shí)施循序
漸進(jìn)的“四步走”策略。新西蘭國家數(shù)字檔案館的完成步驟是，一是在2011年12月，實(shí)現(xiàn)擁有簡單接收程序的數(shù)字倉庫、歸檔環(huán)節(jié)重新設(shè)計(jì)、公眾可利用數(shù)字文件的目標(biāo)；二是在2012年7月，實(shí)現(xiàn)提供機(jī)構(gòu)移交工具和指南、在線事務(wù)辦理、擁有復(fù)雜接收程序的數(shù)字倉庫、公眾在線利用的目標(biāo)；三是在2013年1月，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)可在線利用自己的秘密文件、身份認(rèn)證管理、數(shù)字保存能力、公眾利用解密文件，具備與數(shù)字資料長期管理和保存相關(guān)的所有功能的目標(biāo)；到2018年，實(shí)現(xiàn)成為新西蘭政府和社區(qū)數(shù)字遺產(chǎn)的主要保存?zhèn)}庫以及進(jìn)行數(shù)字化遺產(chǎn)研究學(xué)習(xí)的主要基地，成為新西蘭人尋找、利用數(shù)據(jù)和信息、利用數(shù)字管理和保存服務(wù)的關(guān)鍵組成部分的目標(biāo)。
保存數(shù)字文件需要檔案部門與相關(guān)部門通力合作，因此建立有效的合作機(jī)制十分重要。新西蘭數(shù)字檔案館建設(shè)中，檔案館與圖書館、博物館和政府部門合作十分密切，尤其是圖書館。從歷史淵源來看，早期新西蘭政府的檔案工作與圖書館工作并無明顯的界限，各州及聯(lián)邦政府的檔案均保存在圖書館內(nèi)；從現(xiàn)實(shí)來看，許多大學(xué)圖書館中設(shè)有檔案館，大學(xué)數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館關(guān)系緊密并幾乎同步進(jìn)行。可以說，數(shù)字圖書館的技術(shù)和實(shí)踐發(fā)展為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了有益經(jīng)驗(yàn)和借鑒。此外，新西蘭檔案館與美術(shù)館、圖書館、博物館和政府部門的130個(gè)成員共同舉辦了新西蘭國家數(shù)字化論壇，旨在跨越傳統(tǒng)界限，合作建立與利用新西蘭數(shù)字文化遺產(chǎn)，為商業(yè)、教育、文化團(tuán)體和地方社團(tuán)的發(fā)展提供便利。
（二）項(xiàng)目主導(dǎo)，政府推進(jìn)
在實(shí)施數(shù)字檔案館項(xiàng)目之前，新西蘭已經(jīng)啟動(dòng)了一系列其他項(xiàng)目做準(zhǔn)備。
2004年，新西蘭和澳大利亞共同提出了在數(shù)字文件保存方面的區(qū)域合作計(jì)劃——“澳大拉西亞數(shù)字文件保存動(dòng)議”（Australasian Digital Recordkeeping Initiative，ADRI），其目標(biāo)是“澳大利亞和新西蘭的所有政府機(jī)構(gòu)在數(shù)字文件生成、保存和利用方面采用統(tǒng)一的途徑，以確保重要文化遺產(chǎn)的問責(zé)和長期保護(hù)，這種統(tǒng)一性旨在提高參與者的效率、效益和互操作性”。ADRI為新西蘭數(shù)字文件管理提供了專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和發(fā)展方向，為后期的數(shù)字檔案館建設(shè)積累了先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也大大促進(jìn)了新西蘭數(shù)字文件管理制度、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的健全，對數(shù)字文件保存實(shí)踐產(chǎn)生了積極影響。ADRI還形成了標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)框架，在數(shù)字文件生成和管理、數(shù)字文件保存、機(jī)構(gòu)和檔案館的保存、數(shù)字文件向檔案館移交和數(shù)字文件利用等方面都遵守統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這種從標(biāo)準(zhǔn)入手解決數(shù)字文件保存難題的思路深深影響了新西蘭國家數(shù)字檔案館的建設(shè)路徑。
2006年，新西蘭國家檔案館成立了一支跨部門的專家團(tuán)隊(duì)，致力于研究數(shù)字文件的移交與保存；2007年底開始正式啟動(dòng)數(shù)字化工程項(xiàng)目，構(gòu)建起大型數(shù)字化框架，成立過渡性的數(shù)字檔案館接收和存儲(chǔ)緊急的數(shù)字文件，以積累數(shù)字檔案接收與保存的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。2009年，新西蘭議會(huì)內(nèi)閣（New Zealand''s Parliamentary Cabinet）通過了“數(shù)字連續(xù)性行動(dòng)計(jì)劃”（the Digital Continuity Action Plan），成為新西蘭國家數(shù)字檔案館發(fā)展的里程碑事件。該計(jì)劃制定了涵蓋所有公共部門的一系列可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)以及實(shí)踐行動(dòng)方案，旨在改善政府各機(jī)構(gòu)數(shù)字文件管理水平和增強(qiáng)數(shù)字連續(xù)性的意識(shí)，幫助新西蘭公共部門在數(shù)字信息的形成和利用方面獲得持續(xù)豐厚的投入收益，確保在現(xiàn)在以及未來的任何時(shí)候，公共部門形成的數(shù)字信息可信任、可利用。數(shù)字連續(xù)性行動(dòng)計(jì)劃標(biāo)志著新西蘭政府在建立數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施方面采取重大的推進(jìn)舉措。
2010年，新西蘭政府撥付1260萬美元的資助資金，外加日常經(jīng)營和資源資助，正式啟動(dòng)了新西蘭的數(shù)字檔案館項(xiàng)目，目標(biāo)是協(xié)助公共部門履行法定職責(zé)，為未來保留有價(jià)值的數(shù)字信息，保證信息的可信任、可用。項(xiàng)目的實(shí)施和發(fā)展的原則包括：數(shù)字檔案管理流程應(yīng)和實(shí)體檔案管理流程實(shí)現(xiàn)一體化，盡可能保持協(xié)調(diào)統(tǒng)一，并具備可操作性；流程盡可能全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，并具備可操作性；新的數(shù)字化流程與功能盡可能與必要的非數(shù)字化工作和情況保持一致；對于所有新實(shí)施的功能事前都要進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。
新西蘭國家檔案館還必須利用政府在國家圖書館項(xiàng)目上的前期投資，即所謂的新西蘭國家數(shù)字遺產(chǎn)檔案項(xiàng)目（New Zealand’s National Digital Heritage Archive），以便能夠共享基礎(chǔ)資源，最終獲得雙贏的局面和最大效益。
（三）員工參與，共建共贏
新西蘭國家數(shù)字檔案館在建設(shè)時(shí)將數(shù)字檔案館的需求與組織戰(zhàn)略重點(diǎn)緊密結(jié)合，獲得了高級管理層的支持；同時(shí)重視調(diào)動(dòng)內(nèi)部全體員工的參與積極性，獲得員工的信任和認(rèn)可。由于數(shù)字檔案館項(xiàng)目組的工作人員從不同部門借調(diào)，為保證有效溝通，項(xiàng)目組在團(tuán)隊(duì)每個(gè)小組中都建立了業(yè)務(wù)代表。新西蘭國家檔案館與政府內(nèi)政部（Department of Internal Affairs）的整合及隨后的內(nèi)部重組，使得員工參與并非易事。但是隨著GDAP第一個(gè)重要成果的發(fā)布，員工的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和歸屬感大大增加。
從參與的角度來說，咨詢政府機(jī)構(gòu)和整個(gè)流程中其他利益相關(guān)者的意見很重要。有效協(xié)調(diào)各方期望值以及制定一個(gè)切合實(shí)際的目標(biāo)十分關(guān)鍵。一個(gè)行之有效的方法是，不僅要在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)與各機(jī)構(gòu)充分交流，還要不間斷地審查項(xiàng)目實(shí)施的方式方法和下一步的實(shí)施重點(diǎn)，并提供對指南和流程進(jìn)行測試和反饋的機(jī)會(huì)。
（四）標(biāo)準(zhǔn)先行，系統(tǒng)為重
為統(tǒng)籌電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，新西蘭在借鑒國際經(jīng)驗(yàn)和采納國際標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，相繼頒布了《NZGLS元數(shù)據(jù)集》（2004）、《電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)》（2005）、《文件管理政策制定指南》（2006）三部法律法規(guī)。《電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)》參照了ISO15489國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠根據(jù)需要獲取和保管標(biāo)準(zhǔn)化元數(shù)據(jù)。這些元數(shù)據(jù)記錄著文件的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)，以確保文件與它們的功能環(huán)境相聯(lián)系。在生成、管理、保存和使用電子文件的整個(gè)流程中，都充分考慮了利用者的需求，包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)人員、公眾和團(tuán)體人員、政府部門。
構(gòu)建真正的電子文件管理系統(tǒng)，擁有一個(gè)長期的目標(biāo)十分重要。新西蘭國家檔案館采用Rosetta作為保存?zhèn)}庫，并將Rosetta能夠提供的功能與實(shí)際的高層次業(yè)務(wù)需求進(jìn)行對比，進(jìn)行了差距分析。Rosetta具備的優(yōu)勢是它已經(jīng)在新西蘭國家圖書館進(jìn)行了實(shí)踐應(yīng)用，這也就為與圖書館的合作以及共用數(shù)字保存知識(shí)和流程提供了可能。差距分析則明確了Rosetta下一步的改進(jìn)方向，尤其是明確了國家檔案館關(guān)于與國家圖書館開展合作的需求，這種需求將在Rosetta 的未來發(fā)展計(jì)劃中得到明確。
除此之外，隨著新西蘭國家檔案館開始計(jì)劃開展數(shù)字移交，提升著錄系統(tǒng)水平變得迫在眉睫。在數(shù)字環(huán)境下，文件間的關(guān)系更為明顯，需要以更為靈活的方式將文件作為檔案進(jìn)行著錄和管理，有必要支持復(fù)雜關(guān)系型和多層次聚合型文件的捕獲。此項(xiàng)工作的關(guān)鍵是，建立著錄和管理“單份文件”的新模型，強(qiáng)調(diào)元數(shù)據(jù)字段質(zhì)量的提升以及文件關(guān)系的明確表達(dá)和說明。因此，應(yīng)包括兩方面的工作：第一是制定一個(gè)高層次概念模型，第二是進(jìn)一步深入到文件元數(shù)據(jù)的細(xì)節(jié)。該模型基于澳大拉西亞系統(tǒng)系列的理論和方法，同時(shí)參考了各種國際元數(shù)據(jù)模型并咨詢了文件管理專家。設(shè)計(jì)的模型盡管不能立即投入應(yīng)用，但必將為未來的新西蘭國家檔案館提供足夠靈活的發(fā)展空間。
（五）多方配套，持續(xù)推進(jìn)
新西蘭國家檔案館為政府機(jī)構(gòu)提供文件管理指南和培訓(xùn)。當(dāng)涉及文件處置行為或準(zhǔn)備進(jìn)行文件移交時(shí)，需要形成和維護(hù)高質(zhì)量的文件（包括元數(shù)據(jù)）。因此，建設(shè)數(shù)字檔案館項(xiàng)目的關(guān)鍵舉措之一便是面向各政府機(jī)構(gòu)提供工具和指南，協(xié)助其管理數(shù)字文件，以形成和維護(hù)高質(zhì)量的文件（包括元數(shù)據(jù)）。在實(shí)施數(shù)字保存系統(tǒng)時(shí)，協(xié)助其從各自文件保存和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取文件，并且從系統(tǒng)中將元數(shù)據(jù)映射到新西蘭國家檔案館基于XML標(biāo)準(zhǔn)的傳輸格式上。同時(shí)，對于各機(jī)構(gòu)來說，這一過程必須盡可能地簡單、易操作。元數(shù)據(jù)的映射通常需要專業(yè)技術(shù)，因此，所提供的建議要便于文件管理人員和IT人員理解。此外，新西蘭國家檔案館還提供培訓(xùn)服務(wù)，最近又開設(shè)了數(shù)字連續(xù)性培訓(xùn)課程，旨在為各機(jī)構(gòu)評估其數(shù)字文件現(xiàn)狀，并為制定改善計(jì)劃提供方式方法。
新西蘭檔案館在審計(jì)方面做得也較為出色。該館每年都會(huì)組織檢查部門的專業(yè)人員到各政府部門、公司，依照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對檔案收集和整理等工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，督促各部門在形成高質(zhì)量數(shù)字文件工作上做出成績。
新西蘭國家檔案館的建設(shè)在有重點(diǎn)、分階段地達(dá)成目標(biāo)的同時(shí)，與時(shí)俱進(jìn)地調(diào)整發(fā)展建設(shè)重點(diǎn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)在改善系統(tǒng)和流程功能時(shí)也會(huì)出現(xiàn)諸多需求，但這些需求往往不被列入規(guī)劃范圍。事實(shí)上針對這些“額外”需求，只要它們與長期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)相一致，就可以被列入考慮范圍并作為開發(fā)規(guī)劃內(nèi)容記錄下來，這些功能將在未來得到逐步實(shí)現(xiàn)。開發(fā)規(guī)劃將由負(fù)責(zé)系統(tǒng)實(shí)施的管理委員會(huì)保存，并且隨著時(shí)間推移，這些規(guī)劃將根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃和業(yè)務(wù)重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變而不斷發(fā)展。在某些方面，開發(fā)規(guī)劃要與其他關(guān)鍵性項(xiàng)目開展密切合作，明確交叉點(diǎn)并將它們嵌入組織的戰(zhàn)略規(guī)劃，以確保得到足夠的資源。
二、對我國數(shù)字檔案館建設(shè)的啟示
從2003年我國第一個(gè)數(shù)字檔案館——青島市數(shù)字檔案館投入使用至今，我國數(shù)字檔案館的建設(shè)已走過了10余年的發(fā)展歷程。然而，由于受各種因素制約，目前我國數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目仍存在著功能定位不明、投資大收益小、水平參差不齊的問題；項(xiàng)目缺乏前期研究和明確規(guī)劃就匆匆上馬，項(xiàng)目實(shí)施往往虎頭蛇尾，區(qū)域合作非常匱乏，大部分項(xiàng)目還局限于“建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)”的思路。新西蘭國家數(shù)字檔案館建設(shè)注重規(guī)劃整體性、注重區(qū)域和跨部門合作、注重先期研究和投資三方面經(jīng)驗(yàn)值得我國借鑒。
（一）數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的整體工程
正如新西蘭檔案館館長所說，我們生活在數(shù)字時(shí)代，所以我們必須樹立數(shù)字思維，以數(shù)字化的方式進(jìn)行管理。數(shù)字式管理的復(fù)雜性決定了數(shù)字檔案館的建設(shè)不單單是一個(gè)電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)問題，還涉及組織、人員、制定、標(biāo)準(zhǔn)等；不單單是幾個(gè)月或是幾年就能全部竣工的問題，還需要持續(xù)的改善和維護(hù)。既然數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)整體工程，那么除了要建立一個(gè)高質(zhì)量的信息系統(tǒng)外，我們還需要在組織、制度、人員、標(biāo)準(zhǔn)等方面做出全方位的持續(xù)努力。
（二）推動(dòng)區(qū)域合作，協(xié)同應(yīng)對挑戰(zhàn)
數(shù)字時(shí)代，電子文件管理問題是許多國家、地區(qū)和部門共同面臨的難題。共同的挑戰(zhàn)為實(shí)現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域、跨國家的合作提供了基礎(chǔ)。由新西蘭和澳大利亞共同發(fā)起的ADRI項(xiàng)目，為跨國家合作樹立了典范；新西蘭的數(shù)字連續(xù)性行動(dòng)方案則是跨部門共同應(yīng)對數(shù)字信息管理的項(xiàng)目。合作可以促使所有相關(guān)地區(qū)和部門共同參與到解決生成、保管和利用數(shù)字文件問題中來，確保重要文化遺產(chǎn)的問責(zé)和長遠(yuǎn)保護(hù)，共同參與、共克難題將促進(jìn)整個(gè)部門或地區(qū)的效率和效益的提升，以確保數(shù)字文件保存和利用，最大程度實(shí)現(xiàn)資源共享集成。
（三）注重先期研究和投資，避免重復(fù)
數(shù)字檔案館的建設(shè)必須注重充分利用政府已有的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，充分利用現(xiàn)有的研究基礎(chǔ)和技術(shù)知識(shí)，高效率地利用甚至循環(huán)利用信息，避免不同部門的重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)最終改善公共服務(wù)，獲取最大效益。新西蘭非常強(qiáng)調(diào)“充分利用已有基礎(chǔ)”這一原則。如前文所述的新西蘭政府在批準(zhǔn)建立數(shù)字檔案館項(xiàng)目時(shí)，就達(dá)成利用政府在國家圖書館項(xiàng)目上的前期投資項(xiàng)目，共享基礎(chǔ)資源的意向；項(xiàng)目結(jié)束后，檔案館和圖書館都將Rosetta作為數(shù)字倉儲(chǔ)和保存系統(tǒng)來使用，鏈接到各自的館藏管理系統(tǒng)。
