1. 客戶郵件和傳真回復(fù)
1.1. 操作規(guī)范
1.1.1當(dāng)天的郵件/傳真當(dāng)天回復(fù)，當(dāng)天不能回復(fù)的要提前向主管說明情況
1.1.2.所有對(duì)外郵件發(fā)送必須同時(shí)操送部門主管和總經(jīng)理
1.1.3所有有關(guān)訂單確認(rèn)、價(jià)格確認(rèn)、費(fèi)用確認(rèn)的郵件/傳真發(fā)送前必須先提交主管審核
1.1.4老客戶超過2周沒有業(yè)務(wù)往來要每2周發(fā)一封郵件保持聯(lián)系
1.1.5新客戶聯(lián)系郵件由主管統(tǒng)一安排
1.2. 操作時(shí)限
上午12：00之前回復(fù)上午的郵件，下午5：00之前回復(fù)下午的郵件
1.3. 業(yè)務(wù)審核
上午11：30和下午4：30定時(shí)檢查當(dāng)天郵件回復(fù)情況，提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)回復(fù)
1.4. 考核方式
主管每周六統(tǒng)計(jì)一次業(yè)務(wù)員的郵件回復(fù)情況并上報(bào)總經(jīng)理，根據(jù)業(yè)務(wù)量比進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分分為四個(gè)等級(jí)
A 100%按時(shí)回復(fù)
B 75%按時(shí)回復(fù)
C 50%按時(shí)回復(fù)
D 25%按時(shí)回復(fù)
以上將做為年終考核評(píng)分的參考，并與年終獎(jiǎng)掛鉤
2. 出口報(bào)價(jià)
2.1 操作規(guī)范
業(yè)務(wù)員及時(shí)回復(fù)客人詢價(jià)，確定貨物品名，型號(hào)，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，通過系統(tǒng)繕制出口報(bào)價(jià)單，最主要的是需要有成本核算單，經(jīng)部門主管及總經(jīng)理審核通過后，方可對(duì)外發(fā)出.
2.1.1老客戶報(bào)價(jià)：先整理出客戶之前歷史價(jià)格，包括當(dāng)時(shí)的工廠價(jià)格，海運(yùn)費(fèi)，匯率等，并落實(shí)現(xiàn)在的工廠價(jià)格，海運(yùn)費(fèi)等，以便核算出最新的客戶報(bào)價(jià). 特別注意：若是瓷磚報(bào)價(jià)，還需落實(shí)工廠現(xiàn)在的排產(chǎn)計(jì)劃，排產(chǎn)是否正常方可安排報(bào)價(jià)；若工廠不能現(xiàn)在排產(chǎn)的，要告知客戶具體排產(chǎn)時(shí)間后，再安排報(bào)價(jià)！
2.1.2 新客戶報(bào)價(jià)：先了解該客戶所在的市場，根據(jù)這個(gè)市場可接受的報(bào)價(jià)水平來權(quán)衡報(bào)價(jià)；還需特別注意該市場是否需要有熏蒸，目的港可接受的柜子的重量，該口岸是否有ORC費(fèi)用，是否需要托盤等！
2.2 操作時(shí)限
當(dāng)天客戶詢價(jià)需當(dāng)天答復(fù)，如確有特殊原因不能回復(fù)，需說明原因；
2.3 審核時(shí)限
下班前5:00定時(shí)檢查當(dāng)天業(yè)務(wù)員回復(fù)客戶詢價(jià)問題，及時(shí)提醒業(yè)務(wù)員回復(fù)
2.4 報(bào)價(jià)跟進(jìn)管理
2.4.1在發(fā)客戶報(bào)價(jià)的過程中，在郵件中設(shè)定跟進(jìn)天數(shù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒下次跟進(jìn)；
2.4.2報(bào)價(jià)后，客戶沒有答復(fù)，要及時(shí)跟進(jìn)，比如瓷磚，我們可以發(fā)工廠現(xiàn)有的庫存圖片給客戶參考；工廠正在排產(chǎn)的貨號(hào)，可以及時(shí)反饋給客戶，是否要安排一起排產(chǎn)；石材的報(bào)價(jià)，可根據(jù)客戶的要求發(fā)一些小樣給客戶參考！
2.4.3客戶有MSN，SKYPE及時(shí)加上，方便及時(shí)溝通聯(lián)系；
2.4.4若報(bào)價(jià)一個(gè)月，并跟進(jìn)3次后，仍未有答復(fù)的，可與主管及總經(jīng)理討論后，調(diào)整方向再報(bào)價(jià)
3.出口合同
3.1 操作規(guī)范
客戶確認(rèn)價(jià)格后，且經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)后，就安排做出口合同
3.1.1所需的資料
（1）價(jià)格依據(jù)：客戶以郵件或傳真確認(rèn)的價(jià)格；
（2）與工廠落實(shí)的交貨期及排產(chǎn)計(jì)劃，★特別是客戶工程單的情況下，一定要落實(shí)清楚工廠確切的交貨期，再安排做出口合同給客戶；
（3）客戶正確的檔案資料；
（4）具體交貨的口岸：有混淆的FOB 交貨地，要清楚注明；如：福州有馬尾與江陰，一般我們是以馬尾港來核算，一定要在PI上注明清楚
3.1.2制作流程
（1）在恩特系統(tǒng)中，先進(jìn)入“出口業(yè)務(wù)管理”模塊
（2）然后在“出口合同”下---“新增”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)增加一個(gè)空白的新合同進(jìn)入編輯頁面
a.合同號(hào): 以P/I本上的流水號(hào)為準(zhǔn)，單擊“客戶名稱”選擇客戶，“簽訂日期”為制單日期，選擇相應(yīng)“幣種”，“簽約地點(diǎn)”填WUHAN
b.客戶訂單號(hào):（如客戶有自己的訂單號(hào)可以填寫備查）
c.報(bào)價(jià)單號(hào): 這里可以選擇當(dāng)時(shí)的報(bào)價(jià)單，（也可以在“出口報(bào)價(jià)單”界面點(diǎn)擊已確認(rèn)的報(bào)價(jià)直接生成出口合同）
d.裝運(yùn)口岸, 目的口岸, 價(jià)格條款, 付款方式: 按照實(shí)際選擇，
e.運(yùn)輸方式: 一般選VESSEL.
f:傭金: 如有傭金，則填寫傭金比。 ★特別注意：只針對(duì)不含傭金的價(jià)格★如果報(bào)含傭的價(jià)格，則上面“傭金”一處不要填寫。否則系統(tǒng)會(huì)重復(fù)再加一次傭金。
g.備注: 填總品名。然后對(duì)商品明細(xì)進(jìn)行補(bǔ)充修改
h. 產(chǎn)品詳細(xì)信息填寫：產(chǎn)品增加--規(guī)格--數(shù)量--單價(jià)--成本單價(jià)等填寫完畢后保存；★ 特別注意：成本單價(jià)為含稅的單價(jià)★
（3）成本核算
a.國內(nèi)總成本： 含稅的采購成本是直接從產(chǎn)品明細(xì)那里直接勾對(duì)過來的，是灰色的，不用再更改；按明細(xì)費(fèi)用計(jì)算，直接按我司總結(jié)的各個(gè)口岸的明細(xì)來填寫！
b.退稅：只需填寫退稅率，增值稅率；按實(shí)際填寫：一般瓷磚增值稅佛山地區(qū)為17%，福建地區(qū)為6%，石材增值稅6%， 退稅都為5%
c.國外總銷售收入：外銷金額是直接從產(chǎn)品明細(xì)中直接勾對(duì)過來，是灰色的，不用再更改；海運(yùn)費(fèi)： 若是C&F報(bào)價(jià)則需填寫總的海運(yùn)費(fèi)，銀行扣費(fèi)&傭金率： 按實(shí)際填寫
d.最后填寫匯率后，銷售利潤率可以自動(dòng)核算出來！
（4）點(diǎn)擊“保存”，提交審核！
3.2.操作時(shí)限
40分鐘完成一份出口合同的制作，并提交審核
3.3.審核時(shí)限
業(yè)務(wù)員當(dāng)天12點(diǎn)前提交審核，部門主管5點(diǎn)前審核，反饋信息；
業(yè)務(wù)員下午5點(diǎn)前提交審核， 部門主管次日12點(diǎn)前審核完成，反饋信息；
3.4.考核指標(biāo)
項(xiàng)目 業(yè)務(wù)跟單員 業(yè)務(wù)主管 復(fù)審
客戶名稱及地址電話 80% 20%
形式發(fā)票號(hào)，日期 80% 20%
起運(yùn)港、目的港/運(yùn)輸方式 80% 20%
付款條件 80% 20% 100% 貨描、嘜頭、規(guī)格 80% 20%
數(shù)量、箱數(shù)、托盤數(shù) 80% 20%
單價(jià)、總價(jià) 80% 20% 100%
"客戶特殊條款
接受匯率變化
不含ORC，熏蒸等" 80% 20% 100%
主管應(yīng)及時(shí)記錄每單出口合同的審核情況，和是否按照操作時(shí)限要求操作，
A 100%按時(shí)完成
B 75%按時(shí)完成
C 50%按時(shí)完成
D 25%按時(shí)完成
每月整理一份審單差錯(cuò)記錄表，及對(duì)應(yīng)的等級(jí)，按照業(yè)務(wù)量進(jìn)行評(píng)分，并與年終獎(jiǎng)掛鉤，此評(píng)分將作為年終考核評(píng)分的參考
4.下生產(chǎn)訂單
4.1.操作規(guī)范：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃，并準(zhǔn)備樣品
4.1.1 做采購合同所需的資料
（1）客戶簽字回傳的出口合同，或郵件，傳真的書面確認(rèn)；
（2）若是T/T客戶，則有財(cái)務(wù)核對(duì)簽字訂金已經(jīng)收到
（3）若是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)審查信用證，是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。
（4）若是D/P放帳客戶，需總經(jīng)理簽字確認(rèn)。
4.1.2 制作流程
（1）在恩特系統(tǒng)中，先進(jìn)入“采購管理”模塊
（2）然后在“采購訂單”下---“新增”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)增加一個(gè)空白的新采購合同進(jìn)入編輯頁面：
a.采購訂單號(hào)一般是同于出口合同號(hào)，如果相同P/I下給不同工廠，可以在訂單號(hào)后面加-1/-2等；
b.供應(yīng)商名稱：按實(shí)際填寫
c.制單日期：按制作采購訂單當(dāng)天的日期填寫； 交貨日期：按客戶要求的交貨期提前5-7天來填寫
d.交貨地：按實(shí)際填寫
e.商品明細(xì)的詳細(xì)項(xiàng)目：貨號(hào)，規(guī)格，數(shù)量都會(huì)從出口合同中自動(dòng)勾對(duì)過來，只需檢查具體的采購單價(jià)是否是此次合同確認(rèn)的工廠單價(jià)即可；
f.數(shù)據(jù)完成后，按“保存”，提交審核！
4.2.操作時(shí)限 30分鐘完成一份采購合同的制作，并提交審核；
4.3.審核時(shí)限 業(yè)務(wù)員當(dāng)天12點(diǎn)前提交審核，部門主管5點(diǎn)前審核，反饋信息；
業(yè)務(wù)員下午5點(diǎn)前提交審核， 部門主管次日12點(diǎn)前審核完成，反饋信息；
4.4 考核指標(biāo)
主管應(yīng)及時(shí)記錄每單采購合同的審核情況，和是否按照操作時(shí)限要求操作，
A 100%按時(shí)完成
B 75%按時(shí)完成
C 50%按時(shí)完成
D 25%按時(shí)完成
每月整理一份審單差錯(cuò)記錄表，及對(duì)應(yīng)的等級(jí)，按照業(yè)務(wù)量進(jìn)行評(píng)分，并與年終獎(jiǎng)掛鉤，
此評(píng)分將作為年終考核評(píng)分的參考
5. 驗(yàn)貨，控制質(zhì)量
5.1 操作規(guī)范
5.1.1 有人驗(yàn)貨工廠
在合同下工廠的同時(shí)將合同（去掉工廠單價(jià)后）和驗(yàn)貨報(bào)告發(fā)給驗(yàn)貨員，在交貨期前一周，要催驗(yàn)貨員回傳驗(yàn)貨圖片和報(bào)告。
5.1.1.1驗(yàn)貨報(bào)告發(fā)送地
（1）佛山地區(qū)：將合同傳真給佛山辦事處 0757-88013278； 張經(jīng)理/小吳收；或直接在QQ群上發(fā)電子版給相關(guān)人員，并在QQ群上留言；若是瓷磚合同，要需附客戶確認(rèn)的相關(guān)瓷磚樣板圖片；
（2）福建地區(qū)：將合同去掉工廠單價(jià)后連同驗(yàn)貨報(bào)關(guān)傳真給李剛，福建無固定的地址接收傳真，要先打電話確認(rèn)（15960553408）再發(fā)傳真；
特別注意，石材驗(yàn)貨要驗(yàn)貨人員關(guān)注工廠更換礦區(qū)，會(huì)導(dǎo)致顏色不一致；發(fā)貨前要確認(rèn)顏色，方可發(fā)貨；
（3）廣西地區(qū)：將合同傳真給張經(jīng)理，廣西無固定的地址接收傳真，需先打電話確認(rèn)（13005947022）后再發(fā)傳真；
5.1.1.2驗(yàn)貨具體的要求
（1）確認(rèn)紙箱：工廠排紙箱后，要發(fā)我司確認(rèn)，經(jīng)我司驗(yàn)貨人員及跟單業(yè)務(wù)員確認(rèn)后方可大批生產(chǎn)紙箱；
（2）確認(rèn)瓷磚樣板：工廠排產(chǎn)前，先發(fā)打樣給我司確認(rèn)，經(jīng)我司驗(yàn)貨人員簽字后方可大批生產(chǎn)；
（3）生產(chǎn)過程中抽查檢驗(yàn)：生產(chǎn)過程中需安排驗(yàn)貨人員下廠檢驗(yàn)，如磚坯，色號(hào)，尺碼及客戶特殊要求的問題，并拍照留底；
有重大質(zhì)量問題或是工廠不配合等，需馬上與跟單人員及總經(jīng)理聯(lián)系，在現(xiàn)場解決問題；
（4）生產(chǎn)完成后：檢驗(yàn)打托方式，包裝問題，填寫驗(yàn)貨報(bào)告后回傳，通知業(yè)務(wù)員安排發(fā)貨！
（5）查看裝柜：業(yè)務(wù)員在訂艙確認(rèn)后，上柜前，需以書面形式（條件不允許可以口頭形式）提前一天通知驗(yàn)貨人員到工廠查看裝柜
特別注意：不能成“品”字形放置托盤；木托之間要以木條來釘住；石材大板裝柜特別注意要用鐵絲將木夾固定在集裝箱上；
5.1.1.3驗(yàn)貨圖片存檔留底
發(fā)貨完畢后，所有的驗(yàn)貨圖片都需歸檔存底，以部門為單位，以合同號(hào)來存留
大文件夾名：//驗(yàn)貨及裝柜圖片//
小文件名：合同號(hào).工廠名
文件名： 里面按發(fā)票號(hào)分批次存在里面
例如：PF208253泉州新宇， 發(fā)貨發(fā)票號(hào)為208ART545,則留底路徑為：//驗(yàn)貨及裝柜圖片//PF208253泉州新宇//208ART545
5.1.2 無人驗(yàn)貨工廠
（1）在訂單傳真之后，及時(shí)聯(lián)系工廠核查收到狀況并要求簽字回傳確認(rèn)。
（2）要求工廠將每票訂單的每個(gè)樣品圖片E-MAIL我司以便確認(rèn)是否是客戶所訂貨號(hào)
（3）跟蹤訂單排產(chǎn)時(shí)間，要求將紙箱圖片傳給我司確認(rèn)后方能安排批量生產(chǎn)．
（4）貨物生產(chǎn)完畢后，要求將每個(gè)樣品原樣與10片產(chǎn)品放在一起拍圖片，其中2片要拍坯底，并E-MAIL給我司確認(rèn)。
（5）要求工廠將每次發(fā)貨的紙箱、托盤拍照，E-MAIL我司。以上程序完成并確認(rèn)后方可以安排發(fā)貨．
（6）裝柜時(shí)，要求工廠將裝柜的圖片拍照發(fā)給我司存底。一個(gè)貨柜至少要拍5張圖片，一張空柜圖片，一張裝一半時(shí)的圖片，一張全部裝完后開柜門的圖片及半開柜門的圖片，上封號(hào)后柜門全關(guān)的圖片。
（7）驗(yàn)貨圖片存檔留底方式同5.1.1.3
5.1.3.客戶指定驗(yàn)貨員驗(yàn)貨
要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知工廠，等客戶確認(rèn)后，方可安排發(fā)貨
5.1.4 如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。具體檢驗(yàn)如下
5.1.4.1 SASO檢驗(yàn)
只針對(duì)沙特國家，（我司現(xiàn)出口的陶瓷產(chǎn)品，潔具產(chǎn)品需要此檢驗(yàn)，鏡子需要做注冊(cè)才能發(fā)貨）
一般程序：
a. 申請(qǐng)： 提交P/I，及申請(qǐng)單，注意每張P/I的FOB金額要在$60，000.00以上。
b. 收到SASO傳來的費(fèi)用清單后核對(duì)金額安排付款，并將水單副本(水單上要注明所付款的每一單SAR號(hào)碼）和預(yù)約檢驗(yàn)時(shí)間申請(qǐng)一同傳H.K SASO.
c. 做裝箱清單傳檢驗(yàn)工廠，并同時(shí)告知具體檢驗(yàn)時(shí)間。
注：溫州，福州的檢驗(yàn)，預(yù)約檢驗(yàn)時(shí)間后一般第2個(gè)工作日會(huì)收到一張裝船前檢驗(yàn)業(yè)務(wù)通知單，按照上面的要求填寫，并回傳上面指定的傳真號(hào)
d. 如有幾家工廠的貨同時(shí)要檢，要提前1-2天通知工廠將樣品（一般3-5箱）送到檢驗(yàn)工廠。
e. 驗(yàn)貨通過后可以發(fā)貨。
f. 每次發(fā)貨后要及時(shí)將發(fā)票、裝箱單以及說明傳H.K SASO
g. 傳單后一周內(nèi)可以收到COC證書。超過一周沒有收到證書要及時(shí)聯(lián)系HK SASO
h. 收到COC后要核對(duì)內(nèi)容是否與我司提供的相符。
H.K SASO規(guī)定一般每年每種產(chǎn)品需要進(jìn)行1-2次實(shí)驗(yàn)室測試
一般瓷磚類產(chǎn)品P/I上按規(guī)格分類，不列詳細(xì)貨號(hào)，潔具類產(chǎn)品按用途分類，不列詳細(xì)貨號(hào)規(guī)格，鏡子按尺寸分類，不列貨號(hào)。
注意事項(xiàng)：
a. 申請(qǐng)：SASO檢測認(rèn)證申請(qǐng)需提交的文件資料：
ATTACHMENT TO REQUEST FOR CERTIFICATION (左下角蓋公司條章和法人章)
PROFORMA INVOICE (P/I)
一般新客戶單價(jià)與原始訂單的單價(jià)一致，對(duì)于CHAMA的價(jià)格可以適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。如果P/I上是CNF價(jià)格，必須在P/I上注明運(yùn)費(fèi)，并注明FOB金額，因?yàn)镾ASO是以FOB金額來計(jì)價(jià)。特別注意：實(shí)際發(fā)貨的數(shù)量必須小于或等于P/I上申請(qǐng)的數(shù)量，一定不能超過P/I上申請(qǐng)的數(shù)量
REQUEST FOR CERTIFICATION (RFC)
b. 收到SASO傳來的費(fèi)用清單后核對(duì)金額安排付款，并將水單副本(水單上要注明所付款的每一單SAR號(hào)碼）和預(yù)約檢驗(yàn)時(shí)間申請(qǐng)一同傳H.K SASO.
c. SASO申請(qǐng)的有效使用時(shí)間是檢驗(yàn)后90天內(nèi)使用有效，超過90天沒有使用完的數(shù)量作廢。
5.1.4.2 埃塞俄比亞的貨物的裝船前檢驗(yàn)(一般一天不多于12X20'）
(1) 至少在截關(guān)前10天提交商檢資料：因?yàn)樯虣z局要派人下工廠看貨并拿樣品到商檢局檢測，等測試通過后才能安排拉柜。
(2) 在檢測通過后立即跟商檢局預(yù)約監(jiān)裝日期，監(jiān)裝日期至少應(yīng)該安排在截關(guān)前4天。
(3) 至少在裝柜前2天預(yù)約拖車，并要求拖車能夠準(zhǔn)時(shí)在早晨9點(diǎn)鐘到工廠并要求在下午5點(diǎn)半前裝完所有柜子。
(4) 商檢局要在拉柜后一到兩個(gè)工作日內(nèi)才能出通關(guān)單（或換證憑條），裝完柜后要盡早催回以便盡早報(bào)關(guān)。以上時(shí)間不含雙休日在內(nèi)。
(5) 佛山商檢只收檢測費(fèi)約￥170.00元左右，福州得交￥1000.00元/次
(6) 福州出具裝船前檢驗(yàn)證書較慢，需要出示增值稅票才出裝船前檢驗(yàn)證書
(7) 佛山商檢局要在裝柜后10天左右才能出具裝船前檢驗(yàn)。
5.1.4.3. 非洲喀嘜隆的SGS檢驗(yàn)
(1) 同客人確定PI后，客人就會(huì)在目的國按照我們PI 上面的品名，規(guī)格 貨號(hào)，數(shù)量去申請(qǐng)SGS檢驗(yàn)，客人會(huì)把申請(qǐng)好的SGS信息傳給我們。
(2)我們接到SGS信息后，同貨物所在地的SGS聯(lián)系。佛山SGS辦事處在廣州，福州的SGS辦事處在廈門。
(3)當(dāng)確定好裝柜日期，至少提前2-3天同SGS辦事處聯(lián)系，傳一份發(fā)票（發(fā)票上面注明SGS號(hào)碼）和一份箱單，蓋條章和法人章，一份工廠資料， (包括工廠聯(lián)系人，工廠地址以及預(yù)約時(shí)間)，傳真給SGS辦事處，進(jìn)行預(yù)約。如果預(yù)約成功的話，他們給傳一張檢驗(yàn)通知單，上面有檢驗(yàn)人員姓名和電話以及到廠時(shí)間。如果因?yàn)榕撐挥凶儎?dòng)要取消預(yù)約的話，至少于前一工作日上午12：00之前確認(rèn)取消和變更。否則的話將收取重驗(yàn)費(fèi)一天125元。
(4) 裝柜必須要等到檢驗(yàn)人員到廠之后，才能開始安排裝柜。檢驗(yàn)成功后，檢驗(yàn)人員會(huì)將檢驗(yàn)合格的結(jié)果通知SGS上?？偛浚部梢砸蠊S把檢驗(yàn)的結(jié)果回傳至我司。
(5) 我司將最終發(fā)票，和裝箱單（注明檢驗(yàn)編號(hào)） 蓋條章和法人章傳給上海SGS總部，上海SGS總部接受到申請(qǐng)后，會(huì)安排出證給客戶目的國，也會(huì)回傳一份出證回執(zhí)
5.1.4.4 南美厄瓜多爾2008年10月已經(jīng)取消泰納及ITS檢驗(yàn)；
5.2 審核時(shí)限
5.2.1 當(dāng)天有下工廠合同的，業(yè)務(wù)主管在下午4：30前要提醒業(yè)務(wù)跟單員及時(shí)通知驗(yàn)貨人員；且當(dāng)天所下的合同，當(dāng)天必須通知驗(yàn)貨人員
5.2.2 驗(yàn)貨圖片回傳后（包括打托，磚樣，裝柜等），業(yè)務(wù)主管先初步判斷，如仍不能決定的，則匯報(bào)總經(jīng)理審批是否可行，經(jīng)理確認(rèn)后安排發(fā)貨；
6. 訂艙
6.1. FOB貨訂艙操作規(guī)范
6.1.1要求客人書面?zhèn)髡婊蚴青]件告知國內(nèi)代理信息，要求有便捷的聯(lián)系方式。
6.1.2依照客人指示的信息，聯(lián)系國內(nèi)代理確認(rèn)該票貨物是否有國外客人指定信息。
6.1.3如代理確認(rèn)有該票貨物，要求該運(yùn)輸行提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、NVOCC（貨代資格證書）等可以證實(shí)自己專業(yè)從事FORWARDER運(yùn)輸工作的證件并在網(wǎng)上核查資料是否屬實(shí)。（如是掛靠某個(gè)公司的，需要查對(duì)相應(yīng)的公司掛靠事宜是否屬實(shí)。）（如客人指定為船東，此點(diǎn)不用嚴(yán)格審核。）
6.1.4上述資料齊全后，需要運(yùn)輸行書面?zhèn)髡嫦鄳?yīng)的LOCAL費(fèi)用明細(xì)給我司?？梢越Y(jié)合我司總結(jié)的各口岸費(fèi)用信息進(jìn)行核對(duì)，避免出現(xiàn)亂收費(fèi)現(xiàn)象。同時(shí)明確告知對(duì)方，我司需要正本稅務(wù)發(fā)票做賬；告知對(duì)方：
(1) 我方要求的裝運(yùn)期
(2) 我方需要收到提單的最后的期限
(3) 明確對(duì)方何時(shí)可以放提單。
6.1.5 LOCAL費(fèi)用確定后，可以向代理下明確的訂艙單。上面必須注明“所有費(fèi)用以此為準(zhǔn)，我司不承擔(dān)任何額外費(fèi)用。而且，必須嚴(yán)肅聲明，其目的港代理不得無單放貨給收貨人，否則，所有的責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)自負(fù)。”同時(shí)注明船期，柜型及數(shù)量，起運(yùn)港、目的港，付款時(shí)限、其他特殊要求等內(nèi)容
6.1.6訂艙單以郵件的形式發(fā)送，確保有據(jù)可查
6.2. 預(yù)付貨訂艙操作規(guī)范
6.2.1 至少向3家以上貨代詢價(jià)，將價(jià)格整理出來交主管審批，如果是新貨代，需提供相關(guān)資料并審核，詳見6.1.3.
6.2.2經(jīng)比較后，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，上報(bào)總經(jīng)理確認(rèn)運(yùn)價(jià)。
6.2.3 運(yùn)價(jià)確認(rèn)后，可以向代理下明確的訂艙單。同6.1.5.
6.3. 操作時(shí)限
貨物備好后至少提前1周下BOOKING給指定貨代，截關(guān)前3-5天內(nèi)必須拿到訂艙確認(rèn)
6.4. 業(yè)務(wù)審核
（1）FOB貨訂艙必須有客戶書面確認(rèn)指定貨代信息的文件
（2）貨代資格審核（審核營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、NVOCC）
（3）貨代的國內(nèi)費(fèi)用是否在我司規(guī)定各口岸費(fèi)用范圍內(nèi)
（4）船期是否在L/C裝期內(nèi)，是否預(yù)留足夠的操作時(shí)間
（5）發(fā)貨前檢驗(yàn)是否通過，SASO余額是否足夠
（6）以上前提都通過以后方可對(duì)外提交訂艙單
7. 裝柜安排
7.1 操作規(guī)范
7.1.1在確認(rèn)貨物備妥并驗(yàn)貨通過及收到船東發(fā)放的S/O的前提下，需委托拖車公司去提柜，裝柜。注意拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。
7.1.2發(fā)貨前需向拖車公司提供以下資料：
（1）定倉確認(rèn)書/放柜紙（我司下托單后，由船東或貨代確認(rèn)并提供給我司）
（2）船公司定倉號(hào) （一般顯示在相應(yīng)的定倉確認(rèn)書/放柜紙上）
（3）發(fā)貨通知單 （由我司提供給拖車，上面需注明詳細(xì)工廠聯(lián)系方式及裝柜地址，裝柜時(shí)間，還柜時(shí)間，結(jié)關(guān)時(shí)間，柜型，數(shù)量，還柜紙顯示的重量，重柜紙派送地，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。注意拖車提柜后需要求拖車回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等方便我司后續(xù)提供給工廠核對(duì)。另需注意傳給拖車的出庫單一定要有我司財(cái)務(wù)主管及業(yè)務(wù)員及業(yè)務(wù)主管三人的簽名，否則視為無效。）
7.1.3發(fā)貨前需向工廠提供以下資料：
（1）如工廠是包拉貨柜，所需提供的資料同上
（2）如我司安排拖柜則需提供工廠
發(fā)貨通知單 （列明裝柜時(shí)間、柜型、訂倉號(hào)、訂單號(hào)、貨號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、裝柜、包裝、嘜頭等特殊要求、樣品清單、柜號(hào)以及拖車聯(lián)系電話。如有現(xiàn)場監(jiān)裝或熏蒸的也要注明相關(guān)聯(lián)系人和檢驗(yàn)人員工作時(shí)間）
注意將拖車提柜后提供的柜號(hào)寫在發(fā)貨通知單上傳真給工廠，同時(shí)需提醒工廠一定要收到我司傳真的柜號(hào)后方可裝柜，僅由貨代或拖車提供柜號(hào)不能安排裝柜，如工廠未按要求操作一切后果我司不會(huì)承擔(dān)。此做法是為了避免發(fā)生騙貨或者裝錯(cuò)貨的嫌疑。
注意要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記司機(jī)車牌號(hào)及對(duì)應(yīng)的裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
7.2操作時(shí)限
收到定倉確認(rèn)書/放柜紙的當(dāng)天必須安排裝柜事宜，裝柜的最晚時(shí)限為船東規(guī)定的截進(jìn)場前2天，還柜的最晚時(shí)限為船東規(guī)定的截進(jìn)場時(shí)限之內(nèi)。
7.3業(yè)務(wù)審核
8.3.1所用的拖車公司是否可靠，有無簽訂長期的合作協(xié)議
8.3.2拖車費(fèi)用是否在市場正常范圍內(nèi)
8.3.3提供給拖車及工廠的資料是否正確
8.3.4發(fā)貨通知單的信息是否齊全，是否有業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)主管，財(cái)務(wù)主管三人的簽名
7.4考核方式
主管每月統(tǒng)計(jì)一次業(yè)務(wù)員的發(fā)貨情況，根據(jù)發(fā)貨量比進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分分為四個(gè)等級(jí)
A 90%按要求操作
B 75%按要求操作
C 50%按要求操作
D 25%按要求操作
8. 報(bào)關(guān)
8.1操作規(guī)范
訂艙確認(rèn)后，通知核銷單管理員準(zhǔn)備空白報(bào)關(guān)單據(jù)，并領(lǐng)取核銷單號(hào)碼
在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需空白資料交給合作報(bào)關(guān)行/貨代以便后續(xù)報(bào)關(guān)所用。如陶瓷產(chǎn)品需安排做商檢通關(guān)換單等手續(xù)。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號(hào)，柜號(hào)，船開截關(guān)時(shí)間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
商檢及報(bào)關(guān)制作流程如下：
1.發(fā)票：
a)205ART014
c) AL THURAIYA INT. CO. b) JAN. 07,2005
d) SHIPMENT FROM XIAMEN TO JEDDAH
e) GLAZED CERAMIC WALL TILES i) FOB XIAMEN f) 200X300MM
k)N/M g) 90720.00 SQM h)USD 1.00 /SQM USD 90,720.00
******************
l) USD 90,720.00
j) TOTAL 700 PALLETS PACKED IN 35X20' CONTAINERS.
A.發(fā)票號(hào)順著上一個(gè)發(fā)票號(hào)編制并加在發(fā)票本上。
B.日期為制作當(dāng)日日期。
C.客戶名稱需和提單中NOTIFY一致
D.起運(yùn)港和目的港。（來源于實(shí)際出運(yùn)信息）
E.和P/I或者L/C的品名一致
F根據(jù)實(shí)際發(fā)貨資料顯示規(guī)格。
G.根據(jù)工廠提供的資料計(jì)算結(jié)果顯示數(shù)量。
H.按照公式計(jì)算單價(jià)由主管確認(rèn)后簽字為準(zhǔn)。
石材：
FOB報(bào)關(guān)金額: （工廠單價(jià)+LOCAL平攤費(fèi)用）/6.7
注：石材不含稅： 工廠不含稅單價(jià)X1.01
石材含6%稅：(工廠價(jià)/1.06)X1.01
CNF: FOB單價(jià)+(海運(yùn)總金額/總平方米數(shù)量)
注意：當(dāng)?shù)豅OCAL中拖車費(fèi)如無發(fā)票的不需要算進(jìn)去，換匯成本需控制在6.7之間，大于或者小于6.7需做出相應(yīng)的調(diào)整。換匯成本核算公式：（工廠不含稅總價(jià)X1.01+當(dāng)?shù)豅OCAL）/FOB總金額
瓷磚
含6%的稅： FOB報(bào)關(guān)金額：[(工廠的平米總價(jià)/1.06)*1.01+LOCAL]/6.7
含17%的稅：FOB 報(bào)關(guān)金額：[(工廠的平米總價(jià)/1.17)*1.12+LOCAL]/6.7
CNF: FOB單價(jià)+(海運(yùn)總金額/總平方米數(shù)量)
注意：當(dāng)?shù)豅OCAL中拖車費(fèi)如無發(fā)票的不需要算進(jìn)去，換匯成本需控制在6.7之間，大于或者小于6.7需做出相應(yīng)的調(diào)整。換匯成本核算公式：（工廠含稅總價(jià)/1.17*1.12或者工廠含稅總價(jià)/1.06*1.01+當(dāng)?shù)豅OCAL）/FOB總金額
I按照起運(yùn)港顯示。
J.按照工廠提供的實(shí)際計(jì)算結(jié)果顯示總包裝數(shù)量和總柜數(shù)。
K.有嘜頭寫相應(yīng)的嘜頭， 無嘜頭寫N/M(NO MARK)。
L.計(jì)算出總金額。
2. 裝箱單：
a). b). c). e). f). g). j). k) 同發(fā)票。
h) 按照計(jì)算結(jié)果顯示托盤數(shù)和箱數(shù)。
i) 按照總柜數(shù)計(jì)算毛重、凈重和體積。（每柜按毛重27000KGS、凈重26800KGS、瓷磚體積25.00CBM計(jì)算，石材體積15.00CBM計(jì)算）
l) 如有多項(xiàng)，分別計(jì)算出總數(shù)量、毛重、凈重、體積等。
a) 205ART014
b) JAN. 07,2005
c) AL THURAIYA INT. CO.
PALLETS/CTNS SQM KGS KGS CBM
k)N/M
e) GLAZED CERAMIC WALL TILES
f) 200X300MM
h)700 94500 g) 90720.00 i)910000.00 903000.00 875.00
******* **************************************
700 94500 l) 90720.00 910000.00 903000.00 875.00
j) TOTAL 700 PALLETS PACKED IN 35X20' CONTAINERS
3. 合同：
j) WUHAN ART INTERNATIONAL
GROUP CO. a) 205ART014C
b) DEC. 15,2004
c) AL THURAIYA INT. CO.
k) WUHAN,CHINA
e) GLAZED CERAMIC WALL TILES
f) 200X300MM SQM
g) 90720.00 h) USD 1.00 /SQM USD 90,720.00
i) FOB XIAMEN l)USD 90,720.00
m) FEB. 28,2005 k) N/M
d) FROM XIAMEN TO JEDDAH BY SEA
n) TERMS OF PAYMENT: T/T
c). d). e). f). g) .h). i). k).l)同發(fā)票。
a) 在發(fā)票號(hào)后加C, 表示是合同號(hào)。
b) 比制作日期提前15天以上。
j) 寫 “WUHAN ART INTERNATIONAL GROUP CO.”。
l) 寫 “WUHAN CHINA” 。
m) 寫大約60天后的日期。
n) 寫“TERMS OF PAYMENT: T/T”。
7. 審核后打印蓋章：
發(fā)票、裝箱單蓋公章、老板章、條章。
合同蓋公章、老板章、條章，并在客戶確認(rèn)處簽字。
關(guān)單蓋報(bào)關(guān)章。
8. 報(bào)檢委托書：填寫年月、品名、海關(guān)代碼、數(shù)量和重量、合同號(hào)，蓋公章。
9. 傳真給相關(guān)部門辦理商檢事宜。
4.報(bào)關(guān)單據(jù)
報(bào)關(guān)單據(jù)只需在商檢單據(jù)的基礎(chǔ)上多提供一份報(bào)關(guān)單，注意全套報(bào)關(guān)單據(jù)需以郵件的形式發(fā)送出去：
d) 廈門 b)2005-1-7
武漢雅特興國際貿(mào)易有限公司(4201964291) 海 船
一般貿(mào)易 T/T
e) 沙特 i) JEDDAH j)福建閩清
FOB
a)205ART014C c) 700 托盤 910000KGS 903000 KGS
發(fā)票 裝箱單 核銷單 委托書
k)N/M
m) 6908.9000l)釉面磚f)200X300MM g)90720.00 SQMn)沙特h)USD 1.00/SQM USD 90,720.00 美元
a) 同合同。b).f). g). h). k)同發(fā)票。
c) 按照計(jì)算結(jié)果寫托盤總數(shù)或總箱數(shù)、毛重和凈重。
d) 寫出口口岸的中文名。
e) 寫運(yùn)抵國。
i) 寫指運(yùn)港。
j) 寫產(chǎn)地。
l) 寫產(chǎn)品中文名，按我司指定的各口岸各工廠報(bào)關(guān)品名要求來顯示。
m) 產(chǎn)品的海關(guān)代碼。
n) 目的國
8.2操作時(shí)限
商檢資料需在裝柜之前辦理，謹(jǐn)防報(bào)檢中商檢局下廠看貨無貨可看。
報(bào)關(guān)資料需在裝柜后提供給貨代或者報(bào)關(guān)行，報(bào)關(guān)通常要預(yù)留出兩天時(shí)間操作謹(jǐn)防海關(guān)驗(yàn)貨等問題導(dǎo)致延誤船期（船東要求的最晚截關(guān)時(shí)間前）。
注意以上所有信息均需在恩特系統(tǒng)中完成相應(yīng)的數(shù)據(jù)在將電子報(bào)表導(dǎo)成EXCEL
8.3業(yè)務(wù)審核
審核需提供工廠資料，出口合同，工廠合同。
項(xiàng) 目
復(fù)審
紙制報(bào)關(guān)單據(jù)
完整性及印章
職 責(zé)
業(yè)務(wù)員
主管
財(cái)務(wù)部綜合部
整理全套的報(bào)關(guān)單據(jù)、相應(yīng)的保函并加蓋印章。
10%
100%
電子口岸信息
口岸備案
10%
100%
出口口岸/目的港
填制
100%
價(jià)格條件
查對(duì)、填制
100%
英文品名描述
填制
100%
數(shù)量
正確統(tǒng)計(jì)、填制
100%
單價(jià)/總價(jià)
按公式測算
80%
100%
100%
包裝單位
石材做W/C或PLT。陶瓷如有大小包裝單位，在箱單單位欄左右全部顯示
100%
毛/凈重,體積
以27000KGS/26800每柜顯示
100%
分柜清單
多柜時(shí)，在箱單下面必須顯示每柜里對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目及數(shù)量
100%
合同簽單期/裝期
合同簽單期在制單期前一月/裝期在船期后一月
100%
出口口岸/運(yùn)抵國
報(bào)關(guān)單上顯示出口電子口岸/目的國
100%
境內(nèi)貨源地
顯示退稅廠所在地級(jí)市或省區(qū)
(一票貨有多個(gè)貨源地時(shí)，顯示武漢其他)
80%
100%
100%
生產(chǎn)廠家
除佛山口岸提供準(zhǔn)確的外，其他口岸一概不提供
80%
100%
100%
海關(guān)代碼
查對(duì)記錄提供準(zhǔn)確的8位
80%
100%
100%
中文品名及規(guī)格
查對(duì)退稅記錄準(zhǔn)確提供
80%
100%
100%
商檢單信息提交
提交報(bào)關(guān)單據(jù)前一天完整提供
80%
100%
以上涉及到財(cái)務(wù)部審核的職責(zé)部分請(qǐng)參照財(cái)務(wù)部操作規(guī)范。
主管應(yīng)及時(shí)記錄每單審核情況，每月整理一份審單差錯(cuò)記錄表，及對(duì)應(yīng)的等級(jí)，按照業(yè)務(wù)量進(jìn)行評(píng)分，并與年終獎(jiǎng)掛鉤，此評(píng)分將作為年終考核評(píng)分的參考
9.獲得運(yùn)輸文件
9.1操作規(guī)范
在收到工廠提供的確切裝柜數(shù)據(jù)后即可制作提單資料。督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。每周五更新13號(hào)機(jī)的下周海運(yùn)費(fèi)表格，支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做好登記。
提單及船證的制作如下：
1．SHIPPER欄：
如有L/C，要嚴(yán)格按照L/C受益人內(nèi)容核對(duì)！
如無L/C，則顯示我司完整準(zhǔn)確的公司名信息！加電話、傳真。
2．CONSIGNEE欄：
如有L/C，嚴(yán)格按照L/C運(yùn)輸單據(jù)要求欄有關(guān)收貨人描述內(nèi)容填充！
如無L/C，則按收匯方式處理：
如D/P：則打TO ORDER 或TO ORDER OF xxxBANK
如T/T：則打?qū)嶋H的收貨人
3．NOTIFY PARTY欄：
如有L/C，嚴(yán)格按照L/C運(yùn)輸單據(jù)要求欄有關(guān)通知人描述內(nèi)容填充！
如是D/P收匯，則通知實(shí)際收貨人。
如是T/T收匯，則顯示SAME AS CONSIGNEE
4．起運(yùn)地/裝貨港：
有L/C時(shí)，按L/C描述為XX，CHINA 或 XX PORT，CHINA或XX 或XX PORT
如D/P或T/T收匯，則可選中以上一種方式靈活處理！
注意：起運(yùn)地/裝貨港不同，B/L上顯示了不同的船名（頭程/二程船）時(shí)，在ON BOARD處要加上以下語句：
PORT OF LOADING：
NAME OF VESSEL：
5．ON BOARD DATE：
以上均為二程船信息時(shí)，同時(shí)在“ON BOARD”處要加蓋簡簽章。
6．目的港/卸貨地：
有L/C時(shí)，按L/C描述?。▍⒄掌疬\(yùn)港/裝貨港方式打出）
無L/C時(shí)，按我們習(xí)慣描述到實(shí)際的目的港/卸貨地！
7．SHIPPING MARKS欄：
有L/C時(shí)，按L/C描述！無L/C時(shí)，顯示收貨人名號(hào)相關(guān)信息，電話號(hào)碼！
8．包裝單位：
嚴(yán)格按照我司實(shí)際單位描述為PALLETS / WOODEN CRATES / CARTONS
貨物描述：
有L/C時(shí)，嚴(yán)格按照L/C描述！
無L/C時(shí)，按實(shí)際名稱描述相應(yīng)的PLTS,W/C或是CTN
9. 毛重/體積：
重柜一般按27000/20’計(jì)算重量，如不能，則按實(shí)際情況處理！
石材體積打15CBM/20’，陶瓷體積打25CBM/20’
10．柜號(hào)，分柜件數(shù)：
每柜柜號(hào)，分柜件數(shù)全部來源于工廠的數(shù)據(jù)，須嚴(yán)格一致!
11．運(yùn)費(fèi)條款：
預(yù)付貨注明“FREIGHT PREPAID”。到付貨注明“FREIGHT COLLECT”，或是“FREIGHT PAYABLE AT DESTINATION”。
如有L/C，則按L/C要求打！
12．目的港代理：
要加上！！如L/C有語句描述要求，則按照L/C完整填制！如無L/C，需顯示完整的名稱、地址、電話、傳真。特別是電話、傳真非常重要！
13． 簽單具名：
嚴(yán)格核對(duì)B/L上的抬頭，如簽章內(nèi)容與B/L抬頭不一致（或沒代表處顯示），則視為AS AGENT簽章！要加AS AGENT FOR THE CARRIER，!否則，則視做AS CARRIER簽章！
無論以上哪一種狀況，下行都要打印與B/L抬頭紙信息一致的描述內(nèi)容！
L/C有任何其他要求的，全部打在貨描欄！
14. 船證
首先瀏覽信用證，確定是否有關(guān)于船證的要求，如有，則需要制作符合信用證要求的船證。
船證的抬頭：嚴(yán)格根據(jù)信用證的描述，一般有如下幾種：
CERTIFICATE \DECLARATION \ APPENDED DECLARATION TO BILL OF LADING
船證的說明欄：
B/L NO: 與提單上的提單號(hào)須完全一致
ON BOARD DATE: 與提單上的“ON BOARD DATE”完全一致
NAME OF VESSEL/VOYAGE NO.:若提單上只有一個(gè)船名，則須與該船名完全一致；若提單上有兩個(gè)船名，則須與二程船名完全一致。
船證的描述欄：嚴(yán)格按照信用證上描述顯示！如相關(guān)信息在L/C上也顯示過，注意保持二者的一致性。
船證的簽章：與提單簽章保持一致！簽單時(shí)間也需保持一致！
9.2操作時(shí)限
提供提單資料的時(shí)限為：
廈門地區(qū)一般要求開船前2天提供提單資料
其他地區(qū)一般要求開船當(dāng)天提供提單資料
提單索回的時(shí)限為：
到港前10天，如未在規(guī)定時(shí)限內(nèi)回的提單需上報(bào)主管或葉總不得欺瞞。
9.3業(yè)務(wù)審核
項(xiàng)目
跟單員
主管
SHIPPER
80%
20%
CONSIGNEE
80%
20%
NOTIFY
80%
20%
PORT OF LOADING
80%
20%
PORT OF DISCHARGE
80%
20%
FINAL DESTINATION
80%
20%
MARK
80%
20%
DISCREPTION OF GOODS
80%
20%
PACKING DETAILS
80%
20%
G.W.
80%
20%
MEASUREMENT
80%
20%
SPECIAL CLAUSE
70%
30%
主管應(yīng)及時(shí)記錄每單審核情況，每月整理一份審單差錯(cuò)記錄表，及對(duì)應(yīng)的等級(jí)，按照業(yè)務(wù)量進(jìn)行評(píng)分，并與年終獎(jiǎng)掛鉤，此評(píng)分將作為年終考核評(píng)分的參考
10. 制作結(jié)匯單據(jù)
10.1 操作規(guī)范----單單一致，單證一致
10.1.1 進(jìn)入系統(tǒng)“出運(yùn)單證”界面，頁面下方“待出貨的合同”里面選擇相應(yīng)的出口合同號(hào)，單擊后面的生成出貨單按鈕，生成一張出貨明細(xì)單
10.1.2 輸入發(fā)票號(hào)，選擇合同號(hào)，輸入出口日期，收款期限，貿(mào)易方式，貿(mào)易國別，業(yè)務(wù)類型，報(bào)關(guān)金額，發(fā)票日期，選擇客戶名稱，出口公司默認(rèn)為“1”，裝運(yùn)口岸，目的口岸，運(yùn)輸方式，核銷單號(hào)，裝運(yùn)期限，L/C號(hào)，可否分批，可否轉(zhuǎn)運(yùn)，中轉(zhuǎn)港，運(yùn)費(fèi)，總品名，報(bào)關(guān)日期，價(jià)格條款，價(jià)格條款說明，付款方式，幣種，匯率等
10.1.3在結(jié)匯明細(xì)里面會(huì)自動(dòng)帶出相應(yīng)的未發(fā)貨的產(chǎn)品信息，根據(jù)工廠資料進(jìn)行必要的修改，點(diǎn)擊保存
10.1.4然后在“單證制作”里面生產(chǎn)下面的結(jié)匯單據(jù)
商業(yè)發(fā)票
（1）公司抬頭
此處內(nèi)容為我司名稱、地址及聯(lián)系方式。若為信用證（L/C）項(xiàng)下單據(jù)，則按照信用證上所列的我司信息注明，要求字母、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)與信用證完全一致。
（2）商業(yè)發(fā)票- COMMERCIAL INVOICE
（3）客戶信息
有L/C的與L/C上Applicant完全一致,否則，與形式發(fā)票客戶欄和提單（B/L）NOTIFY 一欄保持一致
（4）INVOICE NO.:：在發(fā)票本上查找，此號(hào)為我公司所用發(fā)票順序號(hào)。
DATE:：比B/L日期早3-5天。（JAN. FEB. MAR.APR. MAY JUN. JUL. AUG. SEPT.
OCT. NOV. DEC.）
FROM:與SHIPMENT TO:按照L/C要求并與B/L上的Place of Receipt、Port of Loading 及Port of Discharge填寫。
SHIPPING PER:：通常為船運(yùn)（VESSEL）。
L/C NO.：信用證號(hào)；若為D/P或T/T付款方式，應(yīng)如實(shí)填寫
（5）嘜頭：要與L/C一致，L/C上無規(guī)定的，要與B/L一致。
（6）產(chǎn)品信息
a.產(chǎn)品描述
b.品名：按照L/C要求填寫，L/C上無規(guī)定的，與B/L一致。
c.貨號(hào)及規(guī)格明細(xì)：根據(jù)工廠資料計(jì)算并填寫。
d.價(jià)格：根據(jù)形式發(fā)票單價(jià)填寫，然后計(jì)算各項(xiàng)的總價(jià)。
e.CFR……、FOB……條款：要與信用證一致，D/P或T/T項(xiàng)下按形式發(fā)票填寫
還要核對(duì)B/L上的FREIGHT PREPAID / FREIGHT COLLECT, 做到單單一致
（7）總數(shù)量和金額
計(jì)算出總面積和總金額。若形式發(fā)票上為FOB價(jià)，但提單上有FREIGHT PREPAID字樣的，要加上運(yùn)費(fèi)。具體運(yùn)費(fèi)按船務(wù)部提供數(shù)據(jù)給公司經(jīng)理確認(rèn)后加在發(fā)票上。
根據(jù)實(shí)際包裝件數(shù)及提單填寫
（8）L/C上的特殊要求，按照L/C上的條款填寫，注意語氣、表達(dá)方式及字母、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等與L/C要求完全一致
（9）大寫金額，此處大寫金額須與小寫金額完全一致。
裝箱單
（1）公司抬頭、客戶名稱、INV. NO、DATE、L/C NO、SHIPPING MARKS、DESCRIPTION
OF GOODS及規(guī)格描述、數(shù)量、大寫件數(shù)完全與INV.一致。
（2）件數(shù)按工廠資料填寫。
（3）每種貨號(hào)對(duì)應(yīng)的毛、凈重一般按27000KGS/1X20’、26800KGS/1X20’計(jì)算，
要與提單一致。
（4）總毛重（G.W.）、立方數(shù)（MEASUREMENT）均按照提單填寫。
（5）以上內(nèi)容按照信用證條款填寫，注意語氣、表達(dá)方式及字母、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等與L/C
條款完全一致。
匯票（DRAFT）
（1）Drawn under 后為信用證上的開證行；若為D/P付款方式，則填DOCUMENTS
AGAINST PAYMENT，若為D/A付款方式，則填DOCUMENTS AGAINST ACCEPTANCE
（2）信用證號(hào)與開證日期按照L/C填寫
（3）發(fā)票號(hào)與發(fā)票一致
（5）To:匯票付款人（按L/C要求；若為D/P等結(jié)算方式的，應(yīng)與INV.客戶一欄一致。）
（6）金額及相關(guān)規(guī)定：金額小寫及大寫與INV.一致；付款期限按L/C要求，D/P方式
的付款期限如：At ***sight of*****
信用證要求的其他單據(jù)（傳真報(bào)告/裝船通知等）均按照L/C要求制作
產(chǎn)地證（CO）
（1） Exporter項(xiàng)與L/C受益人一致
（2） 客戶信息項(xiàng)與L/C申請(qǐng)人一致
（3） 運(yùn)輸路線與B/L一致
（4） 目的地所在國家與實(shí)際一致
（5） 嘜頭與B/L和L/C一致
（6） 貨物描述與信用證一致；大寫件數(shù)與形式發(fā)票和提單一致
（7） H.S.CODE與實(shí)際一致(GRANITE 6802.23、PORCELAIN 6907.90、CERAMIC和SKIRTING 6909.90 MARBLE 6802.21)
（8） 毛重和數(shù)量與裝箱單和提單一致
（9） 發(fā)票號(hào)、日期與發(fā)票一致
（10）簽單地點(diǎn)和日期，日期在發(fā)票日期之后、提單ON BOARD日期之前
（11）還要注意附加條款是否完整并與信用證一致。
（12） 貿(mào)促會(huì)認(rèn)證注意事項(xiàng)
（13）認(rèn)證之前一定要檢查認(rèn)證的文件是否齊全。
（14）認(rèn)證前確認(rèn)是否要加蓋商會(huì)章。
（15）如果船證須認(rèn)證，要看簽章的船公司是否是外國船公司，如果是外國船公司，就要做證明文書。
（16）認(rèn)證前確認(rèn)文件的條章和法人章是否齊全。
（17）認(rèn)證后清點(diǎn)文件分?jǐn)?shù)是否齊全。
（18）特別注意：船證上貿(mào)促會(huì)的簽字日期不得早于ON BOARD DATE和B/L上的簽發(fā)日期。（在L/C限定有效期內(nèi)。）
（19）要避免貿(mào)促會(huì)簽字日期在公眾假期。
裝箱清單
根據(jù)工廠資料按照實(shí)際數(shù)量填寫
10.1.5 所有單據(jù)制作完成后，制單員必須先對(duì)照“結(jié)匯單據(jù)審核表”自審一遍簽字后方可交復(fù)審人員復(fù)審，同時(shí)提交以下資料給審核人員
a. 工廠回簽的采購合同
b. 工廠資料
c. 客戶回簽的出口合同
d. 提單樣單
e. 流轉(zhuǎn)表
f. L/C正本/正本COPY件（如果是L/C交單）
g. 額外費(fèi)用確認(rèn)表 （如果有額外費(fèi)用產(chǎn)生，包括運(yùn)費(fèi)，傭金，匯率差，熏蒸費(fèi)等）
制單員提交資料不全，審單員可以拒絕接受
10.2 操作時(shí)限
結(jié)匯單據(jù)應(yīng)于開船后7天內(nèi)制作完畢，最晚要確保到港前7天（或在L/C規(guī)定的交單期內(nèi)）能寄出或提交單據(jù)給銀行
10.3 審核時(shí)限
10.3.1制單和審單時(shí)間各為1個(gè)工作日，上午12：00之前提交的單據(jù)當(dāng)天必須審?fù)?，下午提交的單?jù)次日下午17：00前審?fù)?div style="height:15px;">
例如：船期為12月1日，ETA:12月20日，船到前7天即12月12日必須寄單，12月11日財(cái)務(wù)審單完畢，12月10日主管必須審單完畢，12月9日復(fù)審必須審單完畢，12月8日制單完畢，以此類推
10.3.3業(yè)務(wù)量大的情況下，如單證員在規(guī)定時(shí)限內(nèi)不能完成的應(yīng)提前通知部門主管，由主管協(xié)調(diào)安排制單人員
L/C NO. 或付款條件
每月整理一份審單差錯(cuò)記錄表，及對(duì)應(yīng)的等級(jí)，按照業(yè)務(wù)量進(jìn)行評(píng)分，并與年終獎(jiǎng)掛鉤，此評(píng)分將作為年終考核評(píng)分的參考
船到前一天通知客戶提貨。要記錄開航日、到港日、客戶提貨日，收匯日期。單據(jù)寄出或交銀行后及時(shí)跟蹤單據(jù)狀況，直至客戶收到單據(jù)；留底單據(jù)要按客戶分類歸檔。
