辦會辦事與接待工作的若干問題（原創(chuàng)）
東泰山人
一、關于辦會問題
所謂開會，就是有組織有領導地協(xié)商和決定某些事項的社會活動方式。開會這種社會活動自古有之。《書.周官》中說：“議事以制，政乃不迷”。馬克思恩格斯也說過，原始社會的氏族議事會是“氏族一切成年男女享有平等表決權的民主集會”（《馬恩選集》第四卷第84頁）。到今天，隨著社會的發(fā)展，無論是在國內(nèi)還是在國外，無論在形式上還是在作用上，會議都有了很大的變化?，F(xiàn)在，會議種類繁多，常見的有匯報會、學習會、研討會、宣講會、答辯會、聯(lián)誼會、鑒定會、業(yè)務會、公判會、生活會、理論務虛會、經(jīng)驗交流會、現(xiàn)場辦公會、新聞發(fā)布會。
按照會議的內(nèi)容和形式來分，會議有以下幾種：
（一）以是否涉外為標準，有國內(nèi)會議、國際會議。又可以分為政府間的會議和民間會議；雙邊會議和多邊會議等多種形式。
（二）以是否定期召開為標準，有例會（常會）；臨時會議。
(三)以會議規(guī)模為標準，有大型會議（一般指1000人以上參加的會議）；中型會議（數(shù)十人、數(shù)百人參加的會議）；小型會議。當然，大中小也是相對而言，在我們一些廳局，可能數(shù)百人參加的會議也就叫大型會議了。
（四）以會議的級別為標準，有首腦會議、中央級會議、省級會議、廳局級會議，等等。
（五）以開會的方式為標準，有現(xiàn)場會、電話電視會、廣播會等。
（六）以會議程序為標準，有預備會議、分組會議、正式會議、非正式會議、全體會議等。
（七）以會議召集主體為標準，有黨組織召集的會議、政府機關召集的會議、社會團體召集的會議、企事業(yè)單位召集的會議、群眾組織召集的會議等等。
（八）以會議性質(zhì)和具體功能為標準，有決策型會議、信息收集型會議、分工協(xié)調(diào)型會議、動員激勵型會議、總結(jié)評比型會議。
會議的作用概括起來有四個方面：民主決策作用、信息交流作用、組織領導作用、推動工作作用。
會務工作的特點：政策性、服務性、事務性、機要性、時間性、嚴密性、繁雜性、安全性。
以會場布置為例，會場諸方面條件的好壞、舒適程度的高低、對于與會人員心理有著不可忽視的影響，在一定程度上影響到會議的效果。例如：
會議的安全保衛(wèi)工作也十分重要。
（一）實行會議年度計劃制度。要在廣泛征求機關各部門意見的基礎上，制定全年召開各種會議的計劃。凡未列入年度計劃的，原則上不予安排召開；確需臨時召開的，由有關單位提出書面請示，辦公室根據(jù)工作重點進行協(xié)調(diào)并提出擬辦意見，報領導審批。
（二）辦會四環(huán)節(jié)。
1、會議的籌備環(huán)節(jié)
第一，會前協(xié)調(diào)。每次召開會議，應商有關單位、部門做好會前的各項協(xié)調(diào)工作（如果是業(yè)務部門主辦的會議，應及時與辦公室協(xié)調(diào)）。一般來說，協(xié)調(diào)至少包括十二項內(nèi)容：⑴商定與會人員范圍（含出席、列席人員和來賓）；⑵商定會議日程安排和有關具體程序：⑶商定會議籌備工作的機構設置；⑷商定會場（含討論地點）和會議住地的安排及討論分組的原則；⑸商定會議文件材料的起草和印發(fā)工作；⑹商定會議報名和報到事項；⑺商定參觀點的安排；⑻商定頒獎的組織安排和獎品的制作工作；⑼商定合影的安排；⑽商定新聞報道的有關事宜；⑾商定會議的安全保衛(wèi)和醫(yī)療工作；⑿商定會議經(jīng)費的解決渠道。如果召開電視電話會議，應先與電信部門協(xié)調(diào)會議的時間并掛號。
大型的會議，會前的協(xié)商會議可能還不是一次可以完成，十二個“商定”中，關鍵是第五個。有的時候，第一個要商定的就是文件材料的起草問題。
第二，會議請示。根據(jù)協(xié)調(diào)情況，提出關于會議有關具體問題的請示。請示包括以下內(nèi)容：⑴會議的時間、地點和主題。⑵出席會議的范圍。⑶會議的議程、日程安排方案，會議主持人、講話人、發(fā)言人建議名單。⑷會場的布置和座位（含主席臺）安排原則。⑸分組討論的編組原則和召集人建議名單。⑹會議籌備工作的機構設置原則。⑺會議文件材料（含主持詞、大會發(fā)言稿）的起草、審批、印發(fā)的原則。⑻會議簡報或情況反映的編印工作原則。⑼會議情況給上級部門的報告稿的起草工作。⑽頒獎的組織安排。⑾參觀和合影的組織安排原則。⑿與會人員請假的原則。⒀會議經(jīng)費的解決渠道。⒁新聞報道的原則等。
第三，會議通知。會議時間確定后，應根據(jù)會議的主題、議程和與會人員范圍起草會議通知。通知的十要素，我們在關于辦文的座談會上談過了。這里再重復一下,通知中應明確會議的時間（具體到上午或下午的幾時幾分）、地點（具體到門牌號碼、樓層，復雜地方應附上簡圖）、主題、參加會議人員范圍（必要時要確定到具體單位甚至具體的人）、報名要求（含是否要求代表和工作人員提供本人照片）、報到的時間和地點、記者采訪的事項等。
會前要適時向與會領導發(fā)出《公務活動安排》，明確會議時間、地點、與會人員范圍、日程安排，每一節(jié)大會的程序、領導參加會議的要求，比如是否上主席臺、是否要求提前多少時間到位、是否統(tǒng)一服裝等。
第四，人員落實。通知發(fā)出后，要按照報名的時間和要求，準確收集與會人員名單。如與會人員有特殊情況需要請假或另派人代替，必須弄清其缺席原因，并向會議分管領導報告，經(jīng)同意后再答復有關單位。必要時，要擬制出席人員報名情況，統(tǒng)計應到、實到和請假人員的情況，向有關領導報告。
2、會議召開前的環(huán)節(jié)
會議召開前，應做好以下八個方面的工作：⑴制作會議證件（含出席證、列席證、工作證、車證、記者證等）。⑵制作會標和有關標語、幻燈片等。⑶排出會場座位圖（含主席臺座位圖）、頒獎順序、安排布置會場。⑷制作照相站位圖。⑸收集和檢查與會人員報名情況，重點是領導出席會議的情況。⑹起草會議日程、作息時間、注意事項、參加會議人員名單以及分組安排、住宿地點，匯編成《會議須知》。⑺起草大會主持詞，經(jīng)分管領導審核后報大會主持人審定。⑻如會議在市、縣召開，須在會前會同辦會的有關單位到市、縣了解會議籌備情況，檢查會場、參觀點和住地安排情況，并與有關市、縣一起研究提出會務工作方案報領導審定。
會議主席臺座位安排原則。參照中辦秘書局會議處的做法，對現(xiàn)行按領導出席人數(shù)為單數(shù)時設單主位排位、出席人數(shù)為雙數(shù)時設雙主位排位的做法進行調(diào)整，改為只按單主位排位的安排。即凡會議、活動（含合影），當出席的領導人數(shù)是單數(shù)時，排名第一位的領導同志的位置居中，排名第二位的領導同志的位置安排在其左側(cè)，排名第三位的領導同志的位置安排在其右側(cè)（如圖一）。當出席的領導人數(shù)是雙數(shù)時，先確定兩個居中的位置，排名第一位的領導同志的位置在右側(cè)，排名第二位的領導同志的位置在左側(cè)，排名第三位的領導同志的位置安排在第一位領導的右側(cè)（如圖二）。
圖一：出席會議、活動的領導同志人數(shù)為單數(shù)（如15人）時，主席臺第一排位置安排如下：
會場 |
14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13 15
圖二：出席會議、活動的領導同志人數(shù)為單數(shù)（如14人）時，主席臺第一排位置安排如下：
會場 |
14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13
圖三：合影時第一排的人數(shù)為單數(shù)，位置安排如下：
第三排
第二排
9 7 5 3 1 2 4 6 8
照相機 |
圖四：合影時第一排的人數(shù)為雙數(shù)，位置安排如下：
第三排
第二排
9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
照相機 |
3、會議召開期間的環(huán)節(jié)
會議期間，做好以下工作：⑴負責會議報到。⑵檢查會場的布置情況。⑶會場管理。注意清點出席會議人數(shù)，及時整理會場，并引導領導特別是老同志到會場就座。⑷做好會議紀錄。⑸安排會議錄音、錄像。⑹安排會議值班。
4、會后的環(huán)節(jié)
會議結(jié)束后，做好以下工作：⑴未走代表的食宿行的安排工作。⑵撰寫會議情況匯報，報有關領導審定后上報上級部門。⑶及時做好會議文件資料、音像資料的收集歸檔工作。一般情況下，原件交辦公室檔案室統(tǒng)一歸檔，主辦部門復印一套存查。
要注意研究辦會的科學。目前，在會議問題上的通病是：一是會議成災。不管大事小事或有無必要，動輒開會。造成會議開支過大，經(jīng)費緊張，“會?！敝缶褪恰拔纳健保瑳]有時間深入基層抓實際工作。二是會期過長。三是會而不議，議而不決。四是會議“黨八股”，搞形式主義。五是會風不正。名是“開會”，實際是“游山玩水”。或者對會議缺乏精心的組織和準備。會議辦的好不好，至少要綜合時間、人數(shù)、開支、議題四個因素，即在最短的時間內(nèi)，以最少的人數(shù)和最低的開支，研究解決最多的議題。這是高質(zhì)量會議的基本特征，值得我們開會和辦會人員共同注意。
二、關于辦事問題
從廣義說，辦文辦會以及接待工作等，都屬于辦事的范疇之內(nèi)。
（一）辦事要時刻牢記“責任”二字
無論是辦文辦會辦事，沒有“責任感”、“責任心”都是辦不好的。
第一，什么叫“責任”？《現(xiàn)代漢語詞典》說，就是“分內(nèi)應做的事”。做好“分內(nèi)應做的事”，就叫“盡責任”。沒有做好“分內(nèi)應做的事”，就叫“不負責任”。因為沒有做好“分內(nèi)應做的事”而造成過失，就要被“追究責任”和要“承擔責任”。自覺“把分內(nèi)的事”做好的心情，就叫“責任感”或者“責任心”。大家知道，在日常生活中，做丈夫的有做丈夫的責任，做妻子的有做妻子的責任，做父母的有做父母的責任，做兒女的有做兒女的責任。不同的角色都有不同角色的“分內(nèi)應做的事”。在現(xiàn)實生活中，我們通常同時擔當著不同的角色。既是做丈夫的，又是做兒子的，既是領導者，又是被領導者。就某一個人來講，由于身兼不同的角色，因此也就肩負著不同的責任。“責任”說起來很簡單，但真正做起來卻不簡單。它是一種職責，是一種義務。我們在座的各位分別在不同的崗位上工作，因此也就有各自不同的工作責任。有些同志寫材料，改了一遍又一遍，還是不滿意，總覺得過不了自己這一關?！斑^不了自己這一關”說的也是一個責任問題。其實，類似這種例子，在各單位處處可見，甚至可以用“司空見慣”這個成語來形容。我之所以拿這個極為普通的小事來舉例，無非是想說明我們作為社科聯(lián)工作人員對責任的不變追求，是在履行我們應盡的責任。
第二，責任與任務是密不可分的，明確責任首先必須明確任務。就大道理來說，全面建設有中國特色社會主義就是我們的共同任務，為此奉獻出自己的畢生精力和全部心血就是我們的責任。這就要求我們每一位同志一定要在紛繁復雜的社會生活中，找準、擺正和正視自己的位置，清楚地知道自己應該干點什么和怎么干。在具體工作中，崗位和職位的不同，所擔負的責任也就不同。
第三、敢于擔負責任是我們應盡的義務。今年上半年我們開展了“保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動”。如何保持先進性？所謂“先進”，就是先行、先導、先鋒，就是走在前列的意思。什么叫做走在前列？一句話：理論走在前列，覺悟走在前列，行動走在前列，完成任務走在前列?！白咴谇懊妗边@是我們每個人“分內(nèi)應做的事”。與“走在前列”緊密相聯(lián)的是能力。能力在一定程度上可以看作是一個人品質(zhì)的延伸，是品質(zhì)由內(nèi)向外的過渡和轉(zhuǎn)化。能力既包括具有內(nèi)在傾向性的思維能力、評價能力、分析能力、綜合能力等，又包括具有外在傾向性的表達能力、組織能力、處事能力、工作能力等。能力是高是低，直接影響到我們能否承擔我們應盡的責任。在品質(zhì)、能力的基礎上，行為是品質(zhì)、能力的現(xiàn)實實現(xiàn)。行為是人的實踐、活動、所作所為的總稱，是人的工作情況、交往狀態(tài)、處事方式的全面體現(xiàn)。我們說共產(chǎn)黨員要發(fā)揮模范帶頭作用，說到底主要是靠共產(chǎn)黨員的行為，即靠共產(chǎn)黨員的行動，靠共產(chǎn)黨員的實踐，靠共產(chǎn)黨員的工作實效。行為最直接、最直觀、最現(xiàn)實，因而最為人矚目、最具有說服力、最具有號召力和影響力。行為上的榜樣作用和模范帶動，是共產(chǎn)黨員保持先進性的最好說明。這個道理對于共產(chǎn)黨員是如此，對我們各單位的每一個工作人員的要求也是如此。一個人的品質(zhì)、能力、行為三者是統(tǒng)一的，是好的，他就能認真履行他應盡的責任和義務。
第四，增強責任感是辦成事辦好事的根本保證。毛澤東同志有句名言，世界上怕就怕“認真”二字，共產(chǎn)黨人就最講認真。毛澤東同志還提倡，我們對工作要極端的負責任，對同志對人民要極端的熱忱。張德江書記在一次大會上說，最講認真，也就是最講責任。對于共產(chǎn)黨人來說，責任是一種奉獻，一種使命。在我們干部隊伍中確實也存在一些不如人意的地方，譬如：有些工作人員工作不思進取，牢騷滿腹；有些對自己應該做的份內(nèi)工作掉以輕心、馬馬虎虎，對自己應該履行的責任和義務不在乎，甚至得過且過；有的工作浮在面上，滿足于一般的號召，不深入基層不深入實際；有的對不正之風不聞不問不碰不頂；有的同志工作怕麻煩，對于辦文辦會辦事中必須要走的程序感到不耐煩，等等。這些現(xiàn)象歸根結(jié)底就是責任意識不強，長此下去，將不僅損害我們這支隊伍的形象，損壞風氣，還會延誤我們的事業(yè)。要真正地認識到，黨和人民交給了你一份權利、一個任務的同時，也交給了你一份責任。我們只有樹立了時刻為人民服務的責任感，才能真正做到不為名所累，不為利所縛，不為權所動，不為欲所惑，清正廉潔，甘當公仆。
我想，我們要在四個方面下功夫，增強我們的責任感和使命感：一是必須強化憂患意識。憂患意識是講責任的前提，是增強責任感的內(nèi)在動力。二是必須圍繞肩負的歷史任務，出色做好本職工作。三是必須具有敢于負責、銳意進取的品格。擔風險，敢負責，是講責任的基本要求。不怕困難，銳意進取，是履行責任的必備品格，是完成使命的根本前提。在大是大非面前，要堅持真理，敢于講真話、講實話；在工作遇到困難的時候，要想方設法解決問題。四是必須具備及時發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力。一個人的能力大小，與他能否承擔其必須承擔的責任有很大的關系。假如一個人特別是領導者，在新形勢不能隨時發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，那么，他的責任感再強，他還是無法適應新的形勢，無法做好“分內(nèi)應做的事”，無法面對肩負的責任。
（二）辦事三階段。
辦事也有它一般規(guī)律。我這里談的辦事三階段，也是從對辦事的一般規(guī)律的認識來說的。而且，這里談的辦事，包括大事、小事、虛事、實事、經(jīng)常性的事、臨時性的事等。在講三階段之前，我先說說“一問三不知”的故事。“三不知”這個成語出自《左傳》。公元前468年，晉國的茍瑤率兵攻打鄭國，齊國為防止晉國坐大，就派大夫陳成子帶兵援鄭。有個名叫茍寅的部將報告陳成子說：“有一個從晉軍來的人告訴我說，晉軍打算出動一千輛戰(zhàn)車來襲擊我軍的營門，要把齊軍全部消滅。我們是不是暫時撤軍?！标惓勺勇犃耍R他說：“出發(fā)前
1、辦事之前的工作階段。
毛主席暢游長江的故事，除了令我們領略了領袖迷人的魅力和風范之外，完全可以作為一個很好的案例，學習如何辦事以及處世、為人的道理。其一。毛主席派了警衛(wèi)隊長韓某前去察看水情，回來匯報說浪太大，不好游。毛主席問：你下水了沒有？答：沒有。一句話韓隊長被批評了。下一個衛(wèi)隊長一到江邊，看到長江白浪滔天，一咬牙就跳下水，緊跟著是湖北省的書記們都下水了，實地游江考察了一番。回來向主席報告后，毛主席非常滿意。這件事我得到的啟發(fā)是，要知道梨子的滋味嗎？那就要親口嘗一嘗。這是毛主席《實踐論》的話。其二。當時，工作人員為主席游江準備了兩套方案，極為嚴密。但最后關頭，他們根據(jù)毛主席的性格、作風、脾氣又提出一套候選方案，果然，前兩個方案都沒用上，候選方案卻用上了。我得到的啟發(fā)是，按照辦事的規(guī)律，重大決策定要有備無患，決不能因百密一疏而折戟。其三。工作人員為何提出備用方案？用有關工作人員的話說“總覺得心里不踏實，我的直覺告訴我，可能還有什么問題遺漏了”。我得到的啟發(fā)是，在優(yōu)秀的人才素質(zhì)中，準確的直覺極為重要，關鍵時刻，它就是英才與庸才的分水嶺。但是準確的直覺不是天上掉下來的，要經(jīng)過長時間的實踐積累以及經(jīng)常性的及時的總結(jié)經(jīng)驗教訓才能產(chǎn)生的。
從這案例使我想起古人的一句老話：“凡事預則立，不預則廢”。一事當前，必須注意把握好四個重要環(huán)節(jié)：調(diào)查、策劃（預案）、協(xié)調(diào)、請示。
所謂調(diào)查，就是調(diào)查研究，就是一事當前，我們首先要把事情的來龍去脈、背景材料搞清楚。干大事必須有大調(diào)查，干小事也必須有調(diào)查。調(diào)查研究必須堅持三項基本原則：客觀；全面；深入。（一）客觀，即如實反映客觀實際。調(diào)查研究最忌諱先作結(jié)論，然后找證明材料，讓客觀實際服從主觀看法。在辦事前，領導也許就某件事提出一種觀點和想法，讓大家去調(diào)查或者去辦。這就要求我們在調(diào)查研究種必須堅持客觀的原則，實事求是，不要用固定的框框去裁剪材料，符合原有觀點和想法就用，不符合的就不要。正如毛主席說的：“一切結(jié)論產(chǎn)生于調(diào)查情況的末尾，而不是它的先頭?！保ǘ┤?，即全面地了解情況。從調(diào)查對象來說，要聽領導的，又要聽專家的，還要聽群眾的；遇到不同意見時，要傾聽各方意見，這就是人們所說的“兼聽則明”。從調(diào)查方法來說，對事物要有全面的了解，既要了解正面的，又要了解反面的。從調(diào)查方法來說，既要用耳聽，又要用眼看；既要有定性分析，又要有定量分析，并注意掌握第一手材料。（三）深入，即深入群眾，聯(lián)系實際，掌握第一手材料。透過現(xiàn)象看本質(zhì)，將事情真相搞清楚。
所謂策劃，就是籌劃、謀劃辦事的方案。在調(diào)查研究的基礎上，根據(jù)事情的大小、虛實、時限、規(guī)模等因素提出2－3個辦事方案。并根據(jù)實際情況提出最佳方案或者第一方案、第二方案、第三方案，候選方案等。一般來說，我們在辦事之前，至少要有兩個甚至兩個以上的方案。設計方案時，要做到周密、嚴謹、具有可行性和可操作性，要預計在辦事中可能發(fā)生的以及不可預計的問題，假如這些問題一旦發(fā)生，我們該怎么辦。
所謂協(xié)調(diào)，就是解決辦事中里里外外的矛盾，抹平方方面面的疙瘩，理順條條塊塊的關系，使各種關系達到和諧。協(xié)調(diào)是一種行為過程，協(xié)調(diào)工作就是使協(xié)調(diào)者與被協(xié)調(diào)者之間或多個被協(xié)調(diào)者之間和諧統(tǒng)一，步調(diào)一致，去完成某項任務，達到某個目標分方式和方法。協(xié)調(diào)有七大原則：包括統(tǒng)一領導的原則，服從全局的原則，按政策辦事的原則，實事求是的原則，維護團結(jié)的原則，溝通的原則，服務的原則。協(xié)調(diào)工作不僅在事前要進行，在辦事中仍然要進行。那么，我為什么在辦事前就提出這個協(xié)調(diào)問題呢？因為，往往一事當前，我們事先進行協(xié)調(diào)，后來辦起事來就順利很多，可以起到事半功倍的功效。從某種意義上說，事先的協(xié)調(diào)比事中的協(xié)調(diào)更管用，見效更快。
所謂請示，就是把調(diào)查的來的情況，提出的方案，協(xié)調(diào)中遇到的問題，在辦事前向領導請示，聽取領導的意見，及時調(diào)整工作方案，并取得辦事的確認權、行動權。
調(diào)查、策劃、協(xié)調(diào)、請示這四個環(huán)節(jié)不是截然分開，也不是一步一步按部就班地進行，它們往往相互交融在一起，是你中有我，我中有你，需要我們機動靈活地掌握。
2、辦事期間的工作階段。
在辦事期間必須抓好四個重要環(huán)節(jié)：實施、督辦、報告（階段性）、調(diào)整（操作方案的調(diào)整）。
所謂實施，就是按照最佳方案也是既定方案去實行，去操作，一絲不茍地去辦事。
所謂督辦，就是催辦，就是對所辦的事進行查詢督促和辦理。做好催辦工作，不僅可以提醒承辦部門及承辦人員在規(guī)定的時限內(nèi)把事情辦完，而且可以使領導及時了解辦事的進展情況。有的同志認為，督辦、催辦是上對下的，其實不然，督辦、催辦可以對上、可以對下、可以對平級，可以對內(nèi)，也可以對外。只不過我們在對上級機關或者領導，一般不用督辦這個詞，但是催辦是可以的。催辦的方法很多種：電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請承辦部門來人匯報等。對自己親自辦的事，也有個自行催辦的問題，焦裕祿每天晚上睡覺前，都把自己每天做的事情以及明天或者近期要做的事情“過過電影”。這就是對自己工作的一種催辦。我們?nèi)绻茏龅匠３！斑^電影”，要辦的事情就不會忘記，就會見效率，就容易辦成功。
所謂階段性報告，就是我們在辦事還沒有完結(jié)的時候，向領導報告工作的進度，或者及時向領導報告遇到的新情況、新問題。這個環(huán)節(jié)也是很重要的，往往工作方案的進一步調(diào)整、工作方式的進一步改進，就是在進行了階段性報告之后產(chǎn)生的。
所謂調(diào)整方案，就是當在辦事過程中遇到了或者發(fā)生了新的情況、新的問題、新的困難，原來的方案已經(jīng)不適用了，及時改進方案，使工作方案與新的形勢、新的情況、新的問題、新的政策相適應，保證任務順利完成，事情能夠辦好。
這四個環(huán)節(jié)也不是截然分開的，不是一步一步按部就班地進行的，它們往往相互交融在一起，需要我們機動靈活地掌握。
3、辦事之后的工作階段。
事情辦了，但工作還沒完。我們有的同志往往事情一辦完，就撒手不管，這樣是很難提高的。一件事辦完后，不管成功與否，都要做好善后工作。善后也有四個環(huán)節(jié)：總結(jié)、材料、匯報、歸檔。就是及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，并形成書面材料，上報相關領導提出意見。該表揚的表揚，該批評的批評；該作為成功的范例的就作為成功的范例發(fā)揚光大，該吸取教訓的就吸取教訓作為前車之鑒，最后還一定記得存檔，以備日后查詢。
值得一提的是，有些事情可能一天半天就可以辦好，有的事情可能幾天甚至幾十天、幾個月、幾年或者更長的時間才能辦好。在辦事中，往往出現(xiàn)的問題是本來一天半天就可以辦成的事，卻要拖到幾倍甚至幾十倍的時間才能辦好，甚至花了不少時間，還是沒有辦好。而一些需要較長時間的才能辦好的事情，卻容易發(fā)生一蹴而就的錯誤。解決這些問題，我們還是要回到增強“責任感”、“責任心”的話題上，辦事沒有責任心，不動腦子，就不可能考慮辦事的這個階段那個環(huán)節(jié)，辦事的方法、辦事的效率、辦事的質(zhì)量也就無從談起。
（三）辦事必須嚴格遵守財務制度
老話說，兵馬未到。糧草先行。一般來說，辦事是要花錢的。不花錢辦成事的不是沒有，但不多。辦事要花錢，問題是要懂得如何花好錢、花巧錢、花少錢。做到少花錢，多辦事；辦了事，不出事。因此，需要我們在辦事中嚴格執(zhí)行財務管理規(guī)定、財務管理辦法、財務管理紀律。不管那個單位，財務工作都有一個科學化、制度化、規(guī)范化的問題。所謂制度，有兩層意思，一是在一定歷史條件下形成的政治、經(jīng)濟、文化等方面的體系，如社會主義制度、資本主義制度等；二是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。如工作制度、財務制度等。這里強調(diào)的財務制度就是財務管理的有關規(guī)范、規(guī)定、辦法和紀律等。在辦事中嚴格遵守財務制度，一是為了把事情辦好；二是為了合理開支；三是為了愛護干部、保護干部。
做好財務工作是大家共同的義務。財務工作一般由辦公室進行管理，但是，財務問題不光是辦公室的事情，是我們大家的事情，因此，要做好財務工作不僅是辦公室的事，也是大家的事。
要通過合理地安排和節(jié)約使用資金，保證辦會辦事任務的順利完成和事業(yè)繁榮發(fā)展。錢是要來花的，但要花得有價值、有成效，這不僅靠搞財務工作的同志來把關，來扣，也要靠大家一起來把關，來扣，把錢用再刀刃上。
要嚴格執(zhí)行會計制度，切實執(zhí)行會計監(jiān)督。做好各項會計核算工作。應該按照財務工作的各項規(guī)定，做好算帳、記帳、結(jié)帳、報帳等工作，準確而又及時地核算和反映我們的預算和計劃的執(zhí)行情況。要保護國家資金和物資財產(chǎn)的安全。要同一切違反財經(jīng)紀律及損害國家利益的行為作斗爭，使國家物資財產(chǎn)不受損害。
要當好參謀，改進管理。這條特別重要，特別是財務部門，通過定期檢查分析預算執(zhí)行及財務活動的情況，考核資金使用的效果，并找出預算超支或者結(jié)余的原因，以總結(jié)經(jīng)驗，供領導參考，起到領導的參謀、助手的作用。同時，也要求全體工作人員共同監(jiān)督我們的財務工作，提出合理化建議，以便更好地改善管理，提高效益。
要嚴格按照財務制度的有關程序進行財務活動。不要怕麻煩，不要怕走程序。其實按照財務的程序進行財務活動，恰恰體現(xiàn)了組織上對干部的愛護和關懷，是保護干部的有效措施。要妥善地管好帳簿、報表、會計憑證（原是單據(jù)）等材料。
三、關于接待問題
接待工作是聯(lián)系上下左右，協(xié)調(diào)各方面關系，做好“塊塊”或“條條”工作的帶綜合性的工作。它在日常工作中處于相當重要地位，起著非常重要的作用。我們一些單位雖然沒有專門的接待科，但是無論是辦公室還是各處室、部門都有接待任務。這些任務，已經(jīng)成為我單位部門工作中不可忽視的組成部分、起著越來越重要的作用。其工作職能主要表現(xiàn)為如下四個方面：
第一，協(xié)調(diào)作用。主要是協(xié)調(diào)內(nèi)部和外部的各種關系，在內(nèi)部創(chuàng)造一個和諧、協(xié)調(diào)、統(tǒng)一的穩(wěn)定局面，在外部創(chuàng)造一個做好工作和尋求發(fā)展的良好環(huán)境。凡是外部關系好，得到外部支持多的地方，都與這個地方的接待工作做得好分不開。如果接待工作做得不好，人家對你這個地方的第一印象不好，第二次就不想再來，這樣就根本談不上同你建立什么關系。我們做接待工作的同志，很可能也被人接待，如果我們到了一個地方，接待冷冰冰，吃不好，睡不香，一天到晚無人過問，那么你以后就可能再也不想去那個地方了。不要說去一個地方，就是回老家，如果回去冷冰冰，沒有溫暖感，恐怕有的人連家都不想回了。所以，接待工作的協(xié)調(diào)作用很重要，通過我們的熱情接待，可以使人與人之間，單位與單位之間，地方與地方之間，建立一種和諧的密切的關系。正因為如此，我們國家從中央到地方都很重視接待工作，國家就在外交部專門設了禮賓司具體負責對外的禮儀接待工作。
第二，宣傳的作用。我們接待工作人員的一言一行都起著宣傳的作用。首先，通過每個接待人員個體的言行向外界起宣傳影響作用。比如，我們接待工作人員穿戴很整潔，言談舉上彬彬有禮，人家就會說我們的人很有禮貌，素質(zhì)很高。相反，人家就會說我們這個地方的人很土氣，沒有禮貌。其次，外來的賓客，跟我們交談了解地方的情況時，如果我們能恰如其分地介紹情況，能夠簡單明了地向來賓介紹我們所做的工作和所取得的成績，以及我們這個地方發(fā)展的未來前景；那么，我們就可以使來賓更進一步地了解這個地方，使他們不僅了解到我們這里的人待人接物彬彬有禮，而且對我們這個地方的歷史、現(xiàn)在和未來有一定的了解，使他們從對我們這里的人有好感，進而對我們這個地方有好感，有信心。這樣，他們就會很樂意地同我們建立各方面的聯(lián)系。因此，接待工作人員的一言一行都起著宣傳的作用。要認識到這種作用，并在日常的接待工作中發(fā)揮好這方面的作用。大家要考慮，什么該講，什么不該講，什么該做，什么不該做。凡是有損于形象的話，我們都不能說，否則，在宣傳的效果上就會起消極作用，而不能起到積極的作用。我們接待對象的職位、素質(zhì)有高有低。我們接待時要講規(guī)格，但接待要一視同仁，不能分上下，對任何人都要熱情，給予禮遇，這是由人格決定的，而不是由職位決定的。因此，我們接待工作人員，對于我們的接待對象，不管是什么職務，不管是坐飛機來的，還是坐火車來的；是坐小汽車來的，還是坐公共汽車來的，都要熱情接待，禮貌待人，決不能眼睛向上不向下。
第三，反映下情和外情的作用。比如，我們接待工作人員，在同各市、縣、區(qū)的同志交往過程中句可以了解到下面的許多情況，了解到他們的社科工作情況，對我們干部工作作風的批評、建議等。又如，我們在接待外來賓客和同他們的交談中，可以獲取許多外部有價值的信息。
第四，執(zhí)行服務職能的作用。接待工作地位重要，作用不小，但是要做好這方面工作又很不容易。有時候，我們在接待工作中感到瑣碎、受氣，這是完全可以理解的。我們在工作人員少而且基本上沒有受過什么正規(guī)訓練，財力、物力又非常有限的情況下，每年要接待那么多客人，而且客人又是那么千差萬別，說不瑣碎、不受委屈是不可能的。特別是接待不大不小的領導或領導的客人，這往往會使我們的接待工作人員感到為難，有時甚至使我們的工作人員挨罵、受氣。確實有這種情況，這就需要同志們理解。他們很多人也不是有意要讓大家受氣、受委屈的。我們通常說領導干部要寬宏大量，要有氣度。實際上，每個人都有一個氣量、氣度的問題，我們搞接待工作的同志也有一個氣度的問題。就是說氣度要大一點，好話、壞話都聽聽。當然，脾氣也可以發(fā)，但絕不能對客人發(fā)脾氣。在一定意義上講，任何時候，賓客往往總是有理的，賓客至上，這是接待工作的一條基本原則。這個原則，既適用于賓館，也適用于機關搞接待的同志。我們在執(zhí)行接待任務時，必須明確和注意堅持三個原則；第一，賓客至上，賓客有理的原則。第二，講牢騷怪話和提批評建議要注意時間、地點、場合和對象。第三，不在客人面前對自己單位以及領導和其他同志評頭品足，哪怕是贊揚的話，也要注意分寸。
做好接待工作本身有五條具體原則，我們應該把它視為守則始終堅持：
第一，熱情、禮儀原則。這是最基本的一個要求和原則，要貫穿于接待工作的全過程。
第二，簡樸求實，大方得體的原則。我們一些同志往往認為熱情就是大吃大喝，菜肴豐盛，質(zhì)高味好。這是一種片面的認識，熱情的確需要一定的物質(zhì)來體現(xiàn)，忽視或者否定這一點，是片面的。但熱情并不僅僅表現(xiàn)在一定的物質(zhì)上，還要表現(xiàn)在精神上，最主要的是給賓客創(chuàng)造一個熱情的精神環(huán)境。吃的東西再多，質(zhì)量再高，如果你答非所問，或者只是十問一答，臉無笑容，最后人家照樣說你不熱情。因此，熱情一是要有適度的物質(zhì)款待，讓客人吃好睡好，二是言談舉止要給人一個熱情的氣氛，使人有賓至如歸的感覺，使人感到?jīng)]有遭冷遇。物質(zhì)款待要從實際出發(fā)，掌握一定的度，做到大方得體。就是說，物質(zhì)上給予禮遇要適度，尤其是主要領導人作陪時，不能搞得太過分。如果大大地超過了必要的規(guī)定和禮儀，搞很高檔的菜肴；或者是沒有計劃，超過一定人數(shù)準備菜肴，那么人家客人飯飽菜滿之后，感到熱情是熱情，就是太浪費了。這種風氣不好。所以，我說要簡樸求實，要大方要得體。
第三，不用公款送禮的原則，是一條規(guī)矩。在對外開放中，有些交往又不能不送一點紀念品。這就要從實際出發(fā)，注意內(nèi)外有別。這一條是搞接待工作的同志不容易掌握好的。客人來時送點紀念品，表示一點意思，是可以理解的，但是不能把意思搞歪了，搞濫了，不能什么人都送，什么禮物都送。否則，就很可能出問題，很可能會損害一個地方或一個領導人的形象，給單位和領導工作帶來不必要的壓力。
第四，公私有別的原則。嚴格區(qū)分公客和私客，不能用公款宴請私客。我們搞接待工作的大多數(shù)同志是能夠公私分明的，但也有個別同志不夠注意，饋贈禮品，一部分是贈給公客，一部分贈給私客，一部分留給自己。這是要特別引起我們注意的。如果不注意，公私關系處理不好，就要出問題。不能把公私摻雜在一起，不能以公款宴私客，要做到公私分明。
第五，彼此協(xié)調(diào)的原則。接待工作有許多環(huán)節(jié)，一些環(huán)節(jié)不協(xié)調(diào)就會出問題。我們接待工作人員，無論是誰，都要在做好本職工作的基礎上，互相合作，互相協(xié)調(diào)。
以上五條是我們做好接待工作的最起碼的要求。必須看到，接待工作是一項綜合性很強的工作，接待工作人員雖然職位不高，但要求很高，要具有較高的修養(yǎng)素質(zhì)。這就是：
第一，思想品德修養(yǎng)。品德修養(yǎng)主要包括政治品德和為人品德兩個方面。作為一個具有良好政治品德的接待工作人員，應做到不該說的不說，不該問的不問，不該傳的不傳，一言一行都應注意政治影響。為人品德，對于接待工作人員來說，是誠實、誠懇，不講假話，樂于助人。我們之所以要強調(diào)接待工作人員的思想品德修養(yǎng)，目的就是要使我們能夠有較高的政治思想水平來處理好接待工作中的政治關系，維護本單位和領導的形象。
第二，語言修養(yǎng)。主要是語言表達要準確、熱情、誠懇、禮貌。我們社科聯(lián)的干部多數(shù)屬于知識分子，有些可能來自工人、農(nóng)民等，但不管誰，都不能將基層中落后的東西帶到接待工作中去，比如語言比較粗俗，講話粗聲、動作粗野等。語言一定要注意熱情、誠懇、禮貌，講話能使人家接受。雖然我們不能強調(diào)個個講話都那么文明風趣，但起碼不能粗魯。
第三，知識修養(yǎng)。接待工作人員要掌握比較豐富的知識，我們不要求你了解得很深或了解得很系統(tǒng)，在思想上認識得很深刻，但知識面要廣一些，要掌握多方面的知識。比如，我們在廣東、廣州，就要多少了解一些有關廣東、廣州的現(xiàn)狀和歷史知識，不能一問三不知。要了解廣東、廣州的歷史人物、名勝古跡、主要項目和設施，以及風土人情。有些還應該了解得細一些，比如菜肴，我們都應懂得中國有四大名菜(粵萊、川菜、京菜、蘇菜)，都要懂得粵菜有三大系(潮萊、東江萊、廣州菜)，尤其要懂得菜的特色，要讓客人感到，盡管一些菜肴不太合口味，但它是名菜，能吃到是一種很高的禮遇，吃得不好也心甘情愿。還有禮儀方面的知識，現(xiàn)在我們從領導到一般干部在接待安排上都不太講究，在座位安排上也有一點亂。有的同志認為，吃飯排位沒必要那么講究。其實，現(xiàn)在在很多企業(yè)吃飯時候也很講排位。宴席上有沒有排位，給賓客的感覺是不同的。有排位，人家會感覺得你的安排隆重、熱情、規(guī)范。沒有排位，顯得稀稀拉拉，人家也會將就而坐，反過來給主人造成壓力。
宴席排位的基本原則：根據(jù)前四位主賓的身份確定是否需要設第二主人位。如前四位來賓的職務級別與第二主人相同或相近，且第二主人與第一主人職務級別相近，則設第二主人位，否則只設一個主人位；其余人員按職務的高低（以第一主人的坐向為準，右高左低）和主人、賓客交替的原則依次排列。
宴席排位的基本方法：（1）在使用圓桌的情況下，只設單主人位時（主人位設在正門對面中間的座位或者正面對電視機的座位），第一賓客應在主人位的右邊，其余人員按職務的高低（右高左低）和主人、賓客交替的原則依次排列。
（2）按雙主人位排列時，第一主人位置與上述的一樣，第二主人設在第一主人的正對面。第一主人的右側(cè)是第一賓客，左側(cè)是第三賓客；第二主人的右側(cè)是第二賓客，左側(cè)是第四賓客；其余人員按職務的高低（右高左低）和主人、賓客交替的原則依次排列。
宴席排位還有長方形餐桌的排法，第一賓客職位比第一主人高的排法，首長攜帶夫人一起赴宴的排法，等等。
一些單位在接待客人時，還有專門印制的《接待安排》和《出席宴請人員名單》，在客人一到便分發(fā)到客人的手上，客人看了這些安排，就不僅知道如何配合你，而且感到你的接待誠心誠意，很有章法。
《接待安排》的內(nèi)容包括：日程安排；客人名單、職務、住房號、聯(lián)系電話，接待人員的姓名、職務、聯(lián)系電話；廣東省概況或者省委宣傳部和廣東省宣傳文化系統(tǒng)的概況。
《出席宴請人員名單》的內(nèi)容包括：客人的姓名、職務；主人的姓名、職務；宴請的時間地點；有些場合還配有菜譜。
搞接待的和辦會的一樣，要注意安排好各人的座位，這是辦會、接待的基本動作。當然，如果接待一些很相熟的人或者非正式的宴請，就不需要那么講究，排位不排位都問題不大，但是在入座時，基本上還是按照上述方法入座的。
第四，儀表修養(yǎng)。穿戴一定要整潔，各種服式要樸素文雅，女同志化妝濃淡要適中，要給人家—種樸素、文雅、大方的感覺，不要給人家一種妖艷的感覺。當賓客看到我們工作人員風度翩翩，還具有多方面的知識，就會給人家一種不僅外貌很俊，而且氣質(zhì)高雅，不僅有外在美，而且還有點內(nèi)秀。外美與內(nèi)秀結(jié)合起來，顯出很高的氣質(zhì)，這樣的工作人員是響當當?shù)摹＿@就是知識修養(yǎng)。
第五，行為修養(yǎng)。行為修養(yǎng)貫穿于接待工作的全過程。要求接待工作人員手要勤，腿要快，辦事要實，效率要高，給人家一種深沉、持重的印象。當然，我們講持重，又不要把自己扮成小老頭，該講的話不敢講，該做的事不敢做，這也不利于做好接待工作。
