電子文檔顧名思義，是指人們在社會活動中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、固態(tài)硬盤、磁盤和光盤等化學(xué)磁性物理材料為載體的文字、圖片材料。依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子版本等。電子文件由于流通方式多樣，且容易修改、容易刪除、容易復(fù)制、容易損壞，因此，只要稍有不慎，將給相關(guān)涉密機(jī)構(gòu)帶來嚴(yán)重的安全隱患或是產(chǎn)生安全事故。
然而，涉密機(jī)構(gòu)(如：研究院、設(shè)計(jì)院、軍工企業(yè)等)發(fā)展進(jìn)程和信息化建設(shè)中，電子文檔又必不可少，是一筆不可估值的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。日常工作中的辦公文檔、設(shè)計(jì)圖紙、項(xiàng)目報(bào)告、各類資質(zhì)等類似的電子文檔，其自身含金價(jià)值及不能公開的性質(zhì)決定該類文檔需加強(qiáng)安全防護(hù)。
目前，大多數(shù)涉密機(jī)構(gòu)的數(shù)字資產(chǎn)管理普遍分散在各應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和平臺。如何將數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行有效的管理，并與多應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)相融合，成為各涉密機(jī)構(gòu)內(nèi)容信息化的基石，是每個(gè)企業(yè)CTO持續(xù)關(guān)注的焦點(diǎn)。如何在原有的管理手段上，豐富針對秘密文檔的系統(tǒng)功能，靈活實(shí)施圍繞秘密文檔的管理制度，以技術(shù)實(shí)現(xiàn)制度落地。
今天，涉密機(jī)構(gòu)電子文檔的體積在急劇膨脹、機(jī)構(gòu)內(nèi)協(xié)同作業(yè)趨勢不減。相關(guān)電子文檔需要朝以下三方面出發(fā)。
第一、安全存儲。廣義的安全存儲既包含原有的加解密手段，也包含在面對數(shù)據(jù)體積持續(xù)增長時(shí)提供從容的存儲能力，更可在災(zāi)害、故障面前確保數(shù)據(jù)的可靠和可用。
第二、安全分享。靜止的數(shù)據(jù)不能發(fā)揮其最大價(jià)值。在流動中將數(shù)據(jù)做引導(dǎo)，使其遵循正確的業(yè)務(wù)規(guī)則，才可最大化企業(yè)內(nèi)容的價(jià)值。其中的安全管理不能損害企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。
第三、安全檢索。企業(yè)內(nèi)容使用者在面對海量數(shù)據(jù)時(shí)，離不開內(nèi)容檢索。安全的檢索應(yīng)與企業(yè)的涉密保護(hù)策略相一致，不會成為安全木桶中的短板。企業(yè)內(nèi)容管理者也需通過檢索，建立企業(yè)內(nèi)容安全基線，掌握數(shù)據(jù)的安全態(tài)勢。
針對上述三方面的安全需求，初志科技提出的電子文檔安全管理一體化概念，以云安全存儲技術(shù)作為支撐，在上搭建安全分享與安全檢索層，并開放全面的應(yīng)用接口，為上層系統(tǒng)提供平臺級安全服務(wù)，從而營造堅(jiān)實(shí)的涉密信息保護(hù)環(huán)境，滿足安全保護(hù)需求。
初志科技開發(fā)的電子文檔安全管理一體化解決方案，從涉密行業(yè)實(shí)際需求出發(fā)，以集中存儲為基礎(chǔ)，針對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全生命周期進(jìn)行管理，特別是在涉密機(jī)構(gòu)對安全環(huán)境要求較高的企事業(yè)單位中，可有效降低信息處理成本，加速信息流轉(zhuǎn)，提高信息處理精確性，提升文檔訪問和流轉(zhuǎn)的安全可控性。
通過提供對象存儲機(jī)制、企業(yè)組織與個(gè)人網(wǎng)絡(luò)空間、細(xì)粒度訪問控制、文檔秘密等級標(biāo)識、流轉(zhuǎn)審批、安全共享等多種功能，既提供快捷的信息流轉(zhuǎn)平臺，亦充分保障企業(yè)涉密信息可控可管，能有效防止涉密信息外泄，降低企業(yè)遭受信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識智能化管理。
