你的報告也可以價值百萬！
用結(jié)構(gòu)思考力“畫”出一份有吸引力、說服力的報告
文： 李忠秋 結(jié)構(gòu)思考力學(xué)院創(chuàng)始人
自我介紹、產(chǎn)品推介、項目方案呈現(xiàn)、工作成果匯報、工作建議匯報、競聘演說、年終總結(jié)、年初規(guī)劃、大會演講、培訓(xùn)分享……職業(yè)人幾乎每天都為這些內(nèi)容殫精竭慮、絞盡腦汁，可以說有職場的地方就有報告。然而調(diào)查中發(fā)現(xiàn)大部分的報告都很無聊，盡管信息量很大卻常常是不知所云,非常好的解決了大家的失眠問題。
如何在90秒內(nèi)清晰有效的表達自己的觀點？
如何讓5分鐘的報告讓領(lǐng)導(dǎo)對你刮目相看？
如何讓10分鐘的報告為企業(yè)創(chuàng)造上百萬的價值？
相信是很多職業(yè)人和企業(yè)都關(guān)心的問題，今天為大家分享如何用結(jié)構(gòu)思考力“畫”出一份有吸引力、說服力的報告！
在運用結(jié)構(gòu)思考力構(gòu)建表達內(nèi)容的時候我強烈建議大家要遠離電腦，多用草稿紙來“畫”，因為在紙上可以讓我們縱觀全局，讓思路變得更加清晰，完成草稿構(gòu)思后再形成電子文檔就非常簡單了,如圖1所示將運用結(jié)構(gòu)思考力的過程分為三大階段五個步驟。
圖1 結(jié)構(gòu)思考力的三大階段五個步驟
第一步：明確理念打基礎(chǔ)
眾所周知三國時期的諸葛亮以思維縝密而聞名于世，在諸葛亮傳中有這樣的記載：“初，亮在荊州，與元直及汝南孟公威、穎川石廣元游學(xué)，三人務(wù)于精通，而亮獨觀其大略。”。諸葛亮非常聰明，他一讀文章就能讀出大略，學(xué)習(xí)時從大處著眼而非拘泥于細節(jié)。這是典型的結(jié)構(gòu)思考力，它強調(diào)的是無論思考和表達時做到先總后分、先框架后細節(jié)、先重要后次要、先結(jié)果后原因。
圖2：金字塔結(jié)構(gòu)圖
結(jié)構(gòu)思考力的核心理念源于麥肯錫的金字塔原理，如圖2所示：縱向結(jié)構(gòu)上每一組的觀點都必須是其下一個層次觀點的概括。橫向結(jié)構(gòu)上，每組中的各個觀點互不重疊且有一定的邏輯順序。這樣就構(gòu)成了一個嚴謹?shù)倪壿嬻w系。通過這樣的方式，我們在思考時，就可以在大量復(fù)雜的信息中，用最短的時間明確方向、鎖定所需要的信息。我們在溝通問題的時候，就可以讓聽眾迅速抓住我們要表達的主旨，幫助聽眾沿著我們的思路去理解內(nèi)容，提高溝通的效率和效果。
結(jié)構(gòu)思考力可以幫助我們在表達核心觀點的基礎(chǔ)上，有理有據(jù)、條理分明地證明這個觀點，使我們能夠做到清晰思考和準確表達，如果組織的全員普及這種方式做報告（包含商務(wù)環(huán)境下所有的口頭和文字表達）更可以通過構(gòu)建統(tǒng)一的思維和語言標準提升整個組織的工作效率，尤其是在傳統(tǒng)思維與表達更習(xí)慣于“先分后總”的中國，更有必要大力推廣結(jié)構(gòu)思考力！
第二步：畫龍點睛—基于目標定主題
“畫龍點睛”說的是畫龍之后再點上眼睛，比喻在關(guān)鍵地方簡明扼要地點明主旨，使內(nèi)容生動傳神，也比喻在整體中突出重點。在做報告時順序正好相反是要先點睛，一個報告能否打動受眾，很大一部分原因取決于你的這個報告是否有靈魂，也就是是否有目標和打動人的結(jié)論。任何一次商務(wù)環(huán)境下的溝通都需要明確的目標，所謂目標是要在這次報告之后希望對方有哪些行為，比如跟領(lǐng)導(dǎo)談漲工資的事情，你的目標可以是對方聽完后馬上同意給你漲20%工資，比如跟客戶介紹產(chǎn)品，你的目標可以是客戶聽完以后愿意掏錢購買你的產(chǎn)品。
當目標明確以后，要基于這個目標來確定主題，注意在結(jié)構(gòu)思考力的要求下所有的主題必須是個結(jié)論且要符合“簡單、準確、利益”的要求。
比如下表在結(jié)構(gòu)思考力課上的一些小組，經(jīng)過討論按照上述的要求修改前后的主題變化。
原主題 | 修改后 |
《信息安全的重要性》 | 《逃出虎口—請遠離信息安全風險》 |
《渠道4G終端營銷》 | 《搶錢 快人一步——渠道4G終端營銷秘籍》 |
《恒通白金卡介紹》 | 《你想把我?guī)Щ丶覇?？——恒通白金卡你值得擁有?/span> |
《春節(jié)期間內(nèi)推政策》 | 《帶著紅包過大年——春節(jié)期間內(nèi)推獎勵翻翻》 |
《關(guān)于建立支撐經(jīng)理團隊的報告》 | 《內(nèi)外兼修，放飛營銷——建立支撐經(jīng)理團隊，提升營銷拓展效能》 |
《績效改革方案解讀》 | 《聚焦利潤，高效盈利——績效改革勢在必行》 |
所以第一步是要明確報告的目標，然后基于這個目標制定一個符合“簡單、準確、利益”，而且是個觀點或結(jié)論的主題。
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第三步：畫地成圖—縱向結(jié)構(gòu)分層次
“畫地成圖”出自《漢書·張安世傳》，在西漢時期，敬侯張安世的長子張千秋和大將軍霍光的兒子霍禹都擔任中郎將，一起領(lǐng)兵跟隨度遼將軍范明友攻打烏桓國得勝回朝?；艄庠儐柷飸?zhàn)況如何？千秋用樹枝在地上畫出交戰(zhàn)的地形及駐軍分布情況，霍光十分佩服。形容信手拈來，指胸有成竹。所以這個步驟當中，需要運用結(jié)構(gòu)思考力由上到下提問回答式和自下而上概括總結(jié)的方式搭建報告的總體框架。
自上而下提問回答式是以對方需求為出發(fā)點的思維模式，是一種想象對話技術(shù)，如圖想象下當你說出你的主題后對方心中都會有哪些疑問，把它們都列出來，接下來你報告內(nèi)容的設(shè)計就來回答他們的疑問，你的回答本身又會引起哪些問題，接下來再繼續(xù)回答。
圖3：自上而下疑問回答式
自上而下疑問回答式是一種思維模式的轉(zhuǎn)變，比如下面兩張圖是課上學(xué)員的同一個案例，這個小組的目標是讓公司領(lǐng)導(dǎo)同意按照本網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方案去實施，最初搭建的框架如4圖，設(shè)想了領(lǐng)導(dǎo)可能會問的三個問題“4G是什么、我們有什么優(yōu)勢、怎么做”，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)正好在培訓(xùn)現(xiàn)場反饋了他最關(guān)心的三個問題是“建在哪里、怎么建、如何維護”，重新搭建完的結(jié)構(gòu)就是右邊的這個框架。
圖4 打造飛一般的4G網(wǎng)絡(luò)(改前)
圖5 打造飛一般的4G網(wǎng)絡(luò) （修改后）
通過這個變化大家可以很容易的感受到信息傳遞者和信息接受者關(guān)注點的不同。這樣的思維模式跟平時正好是相反的，平時我們更習(xí)慣于告訴對方我們有什么，而不是站在對方角度看對方會關(guān)心什么。這樣從上到下構(gòu)建金字塔結(jié)構(gòu)，表達時就能讓對方愿意聽并接受你的觀點，因為你表達的都是對方關(guān)心的，而且對方關(guān)心的都被你解答過了。
這里注意，問題的回答就是你報告的一級標題，這些標題同樣也要求是有中心思想的主題句，也就是要是個觀點，這樣就會引發(fā)聽眾聽到一級標題的疑問，接下來再回答這些疑問來構(gòu)建二級標題。以此類推直到你覺得已經(jīng)解決對方所有的疑問并能夠接受你的觀點為止就完成了報告框架的初步搭建，然后再通過自下而上概括總結(jié)式對原有框架的內(nèi)容進行補充和完善。
第四步:運籌畫策—橫向結(jié)構(gòu)選順序
運籌畫策出自《史通·言語》，意為籌劃情況，擬訂作戰(zhàn)策略。報告最怕的問題就是觀點混亂結(jié)構(gòu)不清，結(jié)論的得出因為沒有邏輯性而不具有說服力。在這個步驟當中，最主要的任務(wù)是要確認金字塔結(jié)構(gòu)中每一組的思想呈現(xiàn)的策略是否按照一定的邏輯順序進行并且符合相互獨立、完全窮盡的MECE原則，以保證我們的報告更加的清晰有說服力，在橫向結(jié)構(gòu)中包含演繹與歸納兩類子結(jié)構(gòu)。
選擇演繹讓報告更有說服力
所謂演繹論證是從普遍性的理論知識出發(fā)，去認識個別的、特殊的現(xiàn)象的一種論證推理方法，如圖6演繹又分為標準式和常見式兩種。當你覺得某個觀點對方不容易接受時，可以采用演繹結(jié)構(gòu)的方式會更有說服力。
圖6：橫向的演繹結(jié)構(gòu)包括標準式與常見式兩種
下面的《建立支持經(jīng)理團隊，提升營銷效能》的案例，采用的則是演繹的方式直接搭建報告的一級目錄。
圖7 建立支持客戶經(jīng)理團隊，提升營銷效能
選擇歸納讓報告更加清晰
所謂歸納論證是指從許多個別的事物中概括出一般性概念、原則或結(jié)論的推理方法。而且要符合時間順序、結(jié)構(gòu)順序或重要性順序（如圖7）中的某一種來保證分類清楚并按照一定的邏輯順序進行組織，當對方關(guān)注解決方案時建議采用歸納的方式，因為運用歸納的觀點分類和邏輯順序非常清晰。
圖8：歸納論證的三種子結(jié)構(gòu)
下面的《如何把控小企業(yè)投資風險》的案例，采用的則是歸納的方式直接搭建報告的一級目錄，比如熟悉流程中選擇的是時間順序。
圖9 如何把控小企業(yè)投資風險
我們需要確定報告的每個層級的每組觀點到底使用哪種橫向結(jié)構(gòu)，如果是演繹是用標準式還是常見式，如果是歸納是用時間、結(jié)構(gòu)還是重要性順序分類（注意每組只能選擇一種方式，以保證分類清楚、邏輯順序清晰）。
第五步：畫棟雕梁—形象表達做呈現(xiàn)
畫棟雕梁是指有彩繪裝飾的十分華麗的房屋，形容建筑物富麗堂皇。這一步驟中的主要任務(wù)是完成報告主題的包裝并形象化的手繪出PPT內(nèi)容。結(jié)構(gòu)化思維是形象化表達的基礎(chǔ)，形象化表達是結(jié)構(gòu)化思維的完美呈現(xiàn)。首先結(jié)構(gòu)化思維幫助我們搭建框架把問題想清楚，形象化表達則是把想清楚的問題說明白的最有效的方式，之所以認為它是非常有效的方式，是因為它包含了大量的信息而且比較容易記憶。
在勝間和代著的《創(chuàng)造商業(yè)頭腦的7中框架力》當中把形象化表達定義為“可視力”，其中提到一個小練習(xí)“靜靜地閉上眼睛，然后稍微將眼睛睜開一下，再閉上，想想自己是照相機，盡可能多地會議起在睜眼的一瞬間看見的東西。結(jié)果怎么樣呢？睜開眼睛再馬上閉上后，居然記住了非常非常多的東西，這是因為我們的大腦在一次能夠處理的圖像形式的信息數(shù)量，是文字、數(shù)字形式的信息數(shù)量的好幾百倍?！?/span>
所以通過結(jié)構(gòu)化思考清楚的問題，如果再可以用形象化表達的方式做呈現(xiàn)一定在非常具有說服力（結(jié)構(gòu)思考力的作用）的前提下更容易讓對方記住你的觀點！下面的案例就是在課上各個小組將報告中一部分核心的PPT手繪出來的成果。
圖10：圖示化案例
所以，今年我的新書《透過結(jié)構(gòu)看世界》也是采用結(jié)構(gòu)思考力的方法，繪制了全書配套的PPT和插圖。
圖11：《透過結(jié)構(gòu)看世界》插圖
每一頁PPT呈現(xiàn)的邏輯也要符合結(jié)構(gòu)思考力（換句話說在這一頁中也要是一個金字塔結(jié)構(gòu)），篇幅關(guān)系如何將結(jié)構(gòu)化處理過的方案做形象化的表達找機會再跟大家分享。
最后，切記“畫”報告前請遠離您的電腦。如果想要構(gòu)建出有吸引力、說服力的工作報告，最重要的方式是遠離電腦多用草稿紙來“畫”。在《演說之禪》中曾引用過這句話：“有了創(chuàng)意，沒有機器也能辦事，有了創(chuàng)意，機器才開始為你效勞……你盡可在沙地上用一根細棍會出創(chuàng)意。——阿倫.凱”
為幫助更多小伙伴們完成清晰而有說服力的年終總結(jié)報告，特在北、上、深三地開設(shè)結(jié)構(gòu)思考力（年終總結(jié)專題）答謝課，讓我們一起遠離電腦，運用結(jié)構(gòu)思考力“畫”出你價值百萬的報告！
