隨著信息化水平的提高,電子政務(wù)、網(wǎng)絡(luò)化辦公方式已得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用,很多政府部門、企事業(yè)單位建立了內(nèi)部局域網(wǎng),建立了自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA系統(tǒng)),許多文件都以電子文件的形式發(fā)出,供工作人員使用,從而減少紙質(zhì)文件的發(fā)放,辦公“無(wú)紙化”正在逐步取代辦公“有紙化”。與傳統(tǒng)的有紙化辦公相比,建立在內(nèi)部局域網(wǎng)基礎(chǔ)上的無(wú)紙化辦公能提高工作效率,減少紙張等使用,體現(xiàn)了環(huán)保意識(shí)。電子文件以其使用方便、傳播高效、存儲(chǔ)空間小而越來(lái)越受到歡迎并得到廣泛的使用。
許多有一定規(guī)模的檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室與全國(guó)其他企事業(yè)單位一樣,也建立了基于內(nèi)部局域網(wǎng)的、集辦公自動(dòng)化和檢測(cè)業(yè)務(wù)管理于一體的管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了辦公和業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化,但由于檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室中很多是受控文件,實(shí)驗(yàn)室不知道如何對(duì)電子文件實(shí)施“受控”,使得大量文件仍然是以紙質(zhì)版的形式存在,或者雖以電子版的形式存在,但任何人都可以在電腦上對(duì)文件進(jìn)行任意修改,文件并不受控。建立電子文件受控和管理的規(guī)定,是實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室無(wú)紙化辦公的必要條件。
電子文件及受控文件的概念
1.電子文件的概念
電子文件是隨著信息化的發(fā)展而出現(xiàn)的以新的媒介形式作為載體的文件,隨著政務(wù)網(wǎng)、辦公自動(dòng)化的普及而迅速增長(zhǎng),而《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的頒布、實(shí)施,也明確了電子文件的法律地位。那么,什么是電子文件呢?
按照GB/T18894《電子文件歸檔和管理規(guī)范》中的定義,電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
受控文件的定義,無(wú)論是GB/T19000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》、GB/T19023《質(zhì)量管理體系文件指南》還是GB/T27000《合格評(píng)定詞匯和通用原則》中,都沒有明確的定義,僅在GB/T19023《質(zhì)量管理體系文件指南》中,對(duì)非受控文件進(jìn)行了說(shuō)明:非受控文件是指用于投標(biāo)、顧客的非現(xiàn)場(chǎng)使用以及其他特殊發(fā)放的文件,不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制,對(duì)此類文件應(yīng)當(dāng)作為非受控文件明確標(biāo)識(shí)。與此對(duì)應(yīng)的受控文件,可以理解為對(duì)其更改進(jìn)行控制的文件。
對(duì)于檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室,文件受控的目的是為確保文件的發(fā)布、更改受到控制,保證使用者使用經(jīng)過批準(zhǔn)的正確版本。受控文件一般是指內(nèi)部編制發(fā)布的文件,但由于實(shí)驗(yàn)室的特殊性,標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件也列入了受控文件范圍,以保證標(biāo)準(zhǔn)的使用者使用正確的版本。
文件受控包括文件的發(fā)布、修改,也包括文件的定期評(píng)審、作廢文件回收的過程。
3.電子文件受控的概念
電子文件受控,是指電子文件從發(fā)布、修改、定期評(píng)審、作廢文件回收的全過程。
電子文件由于易傳播、易修改、無(wú)法控制使用者、作廢文件無(wú)法回收等特點(diǎn),在未聯(lián)網(wǎng)的電腦上是無(wú)法實(shí)行受控的,只有局域網(wǎng)環(huán)境下才可以實(shí)現(xiàn)電子文件的受控,因此,我們的討論是基于實(shí)驗(yàn)室的OA系統(tǒng)或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)而展開的。
建立電子文件受控的管理程序
《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室通用能力的要求》規(guī)定,實(shí)驗(yàn)室“應(yīng)制定程序來(lái)描述如何更改和控制保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的文件”,因此,在實(shí)施電子文件受控前,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)按照《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室通用能力的要求》和《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》的要求建立電子文件受控的管理程序。
管理程序中應(yīng)明確受控電子文件的范圍、各相關(guān)人員/部門的職責(zé)、發(fā)布的方式、修改的處理、定期審查的要求、歸檔保存的要求,保證受控電子文件的發(fā)布、使用、修改、保存歸檔的全過程都受到有效控制。
受控文件的發(fā)布、使用
1.電子文件受控的條件
電子文件受控的必要條件是在OA平臺(tái)或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中加入一個(gè)受控文件的模塊,與一般的通知、公告、郵件不同,該模塊應(yīng)能保證電子文件有四種管理模式:
a.能按權(quán)限設(shè)定使用人群:該模式主要控制文件發(fā)放范圍,保證使用文件的人群符合設(shè)定的范圍。
b.不能下載、不能打印、僅能打開閱讀:實(shí)驗(yàn)室很多受控文件,只是提供學(xué)習(xí),不得隨意修改,也不能隨意外傳,如,質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、規(guī)章制度,這類文件應(yīng)面向?qū)嶒?yàn)室所有人通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí),不能下載、打印、修改,以防文件失控。
c.能打印:按管理體系文件的層次,記錄的格式是體系文件的第四層次文件,屬于受控文件。記錄格式在日常工作中會(huì)經(jīng)常使用到,因此,這類受控文件應(yīng)設(shè)定為特定人員使用并可以打印的文件。
d.文件的上傳發(fā)布只能由有權(quán)限的人實(shí)施。
只有在OA平臺(tái)或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中有具備上述四種管理模式的模塊,才能實(shí)現(xiàn)電子文件的受控。
2.電子文件的發(fā)布、修改、作廢回收
為保證電子文件的受控,實(shí)驗(yàn)室應(yīng)指定文件管理人員發(fā)布文件,記錄好文件名稱、版本號(hào)、唯一性標(biāo)識(shí)號(hào)、批準(zhǔn)人、發(fā)布時(shí)間、網(wǎng)上發(fā)布時(shí)間、發(fā)布范圍、是否為可打印模式等信息,防止使用無(wú)效或作廢的文件,并作為電子文件受控的記錄。
電子文件的修改,不能在電子版上直接修改,而是采取另外發(fā)布文件新版本的方式進(jìn)行修改,原電子文件按作廢文件處理。修改后文件的發(fā)布,按前述發(fā)布的方式進(jìn)行。如果文件是可打印文件,文件管理人員應(yīng)通知到每一個(gè)有權(quán)打印的人員,防止誤用已打印的原文件。
作廢文件應(yīng)由文件管理人員回收。因?yàn)槭芸仉娮游募荒芟螺d,因此,作廢文件由文件管理人員直接從網(wǎng)絡(luò)上卸載,并做好記錄即可。
受控電子文件的定期審查
《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》規(guī)定,實(shí)驗(yàn)室制定的文件控制程序應(yīng)確?！岸ㄆ趯彶槲募?必要時(shí)進(jìn)行修訂,以保證持續(xù)使用和滿足使用要求”,受控的電子文件作為受控文件的一部分,也應(yīng)該按規(guī)定的程序進(jìn)行定期審查。
受控電子文件的審查,應(yīng)該和紙質(zhì)版受控文件一樣,對(duì)文件的有效性、適用性進(jìn)行審查。定期審查一般以審查系統(tǒng)中在用的電子文件為主,考慮到電子文件的特殊性,還應(yīng)對(duì)受控文件的完整性進(jìn)行審查,以保證文件的有效、適用和完整。
歸檔保存
和紙質(zhì)版電子受控文件一樣,受控的電子文件也應(yīng)歸檔保存。歸檔保存的電子文件,除了應(yīng)符合紙質(zhì)版文件保存的規(guī)定外,歸檔前,應(yīng)由電子文件形成部門保證其真實(shí)性、完整性、有效性,同時(shí),應(yīng)對(duì)電子文件是否帶有病毒進(jìn)行檢查。
電子文件應(yīng)保存在耐受性好的載體上,一般應(yīng)至少保存二套,一套供封存保管,一套供查閱使用。歸檔保存的文件應(yīng)定期進(jìn)行機(jī)讀檢驗(yàn),發(fā)現(xiàn)問題立即采取補(bǔ)救措施。
電子文件的受控管理,是實(shí)驗(yàn)室無(wú)紙化辦公的基礎(chǔ),是提高辦公效率的方式之一,希望通過電子文件的受控管理,使實(shí)驗(yàn)室的管理水平和工作效率得到提高。
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