大家可能不知道,早在十年前,智能手機尚未普及的時候,華為就已經(jīng)開發(fā)出了SSE費用報銷系統(tǒng),能上網(wǎng)的地方,華為員工就可以登錄SSE系統(tǒng)填寫費用報銷單,然后自動提交領導審批。這也就造成了在華為報銷費用的時候,既見不到會計人員,也見不到出納的情況。
華為的整個報銷流程是這樣的,員工首先上網(wǎng)填報費用報銷信息同時打印報銷單,由主管確認費用的真實性和合理性再上報上級權簽人審批,華為每個部門都配備有秘書,秘書會集中將部門的費用報銷單送至財務共享中心,由財務共享中心簽收確認后,出納會集中打款,至此整個報銷流程結束,剩下的就只有會計做賬了。
審批環(huán)節(jié)
由電子審批代替人工審批。以前報銷人員必須經(jīng)由領導面對面簽字,現(xiàn)在直接電子審批即可。
單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)
實現(xiàn)集中處理。以前是由報銷人員挨個拿著單據(jù)送至財務處,現(xiàn)在由秘書集中送至財務共享中心。
付款環(huán)節(jié)
系統(tǒng)批量處理代替了逐筆打款。以前是出納一筆一筆給報銷人員打款,現(xiàn)在系統(tǒng)直接通過員工姓名、身份證號、銀行賬號等信息,通過網(wǎng)銀批量轉(zhuǎn)賬,大幅減少出納的工作量。
賬務處理環(huán)節(jié)
由系統(tǒng)自動化代處理替手工錄入。以前每筆報銷費用都要由會計做一筆分錄,這樣不僅效率低下,還容易出錯?,F(xiàn)在通過報銷系統(tǒng)和財務軟件的對接,可以直接生成會計憑證。
那就有人會問了,華為怎么能確保員工是誠信報銷呢?這里就不得不再提一下華為的費用報銷誠信檔案了。華為為每個員工都建立了費用報銷誠信檔案,每個員工都有自己的誠信分值,而這個分值也決定了個人費用報銷時被審計抽查的概率。
員工剛入職時初始分為80分,當員工每成功報銷一筆費用并且沒有出現(xiàn)誤報錯報的話,就可以加1分,最高可以到120分。而80-90分,內(nèi)審抽查比例為20%,90-100分,內(nèi)審抽查比例為10%,100分以上抽查比例就是5%,而80分以下的話,每筆費用報銷都需要檢查,分數(shù)低于70分的,每筆報銷費用都要先由財務審核。而華為的審計抽查非常嚴格,對任正非也不會例外。
通常是由報銷人員填寫費用報銷單,并附上費用報銷的發(fā)票。費用報銷單準備好后,報銷人員再找相應的領導簽批,然后提交報銷單到財務部。財務完成審核后再由出納打款,會計做賬。
但是這樣的流程很容易出現(xiàn)兩個問題:
1、審核流程會較長,效率低下。
2、每筆報銷單都要經(jīng)由財務部審核,容易打亂財務部正常工作。
但是針對這種情況,時譽也有自己的辦法,那就是財務部集中受理費用報銷,每周二和周四下午作為費用報銷的固定時間,其他時間原則上不予受理,這樣,既保證了財務工作的連續(xù)性,也提高了工作效率。
從這些小小的報銷環(huán)節(jié)中,我們就可以看出華為財務體系的完善,細節(jié)決定成敗,真正能將一件事做到極致的企業(yè)才能成為被衡量的標準。