編者按信息化的本質(zhì)是什么？法務管理信息化的價值是什么？如何利用法務管理信息化的價值？厘清這三個問題，就能輕松推翻對管理手段革新的一些質(zhì)疑，從而認識到，信息化不僅僅是錦上添花，可有可無，它能為企業(yè)帶來實實在在的價值。
隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，外部監(jiān)管要求的進一步加強，中國企業(yè)已經(jīng)逐步意識到法律對于企業(yè)經(jīng)營管理的重大作用。大多數(shù)的集團企業(yè)，已經(jīng)設(shè)立了專門的法律事務部門，對企業(yè)的法律工作進行全面的管理。這些現(xiàn)象的背后，標志著中國企業(yè)的法務管理已經(jīng)進入了一個高速發(fā)展階段。如何在這個階段開展有效的法務管理提升工作，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航，提升企業(yè)的核心競爭力，是企業(yè)法務管理人員、企業(yè)高層管理者迫切需要解決的問題。借助信息技術(shù)手段來提升法務管理效率，提升內(nèi)部控制水平，降低企業(yè)法律風險成為了多數(shù)企業(yè)的首選。但伴隨管理手段革新而來的是一些質(zhì)疑的觀點，諸如“搞企業(yè)信息化是找死，不搞企業(yè)信息化是等死”，“信息化僅僅是錦上添花，沒有實際價值”，“企業(yè)的ERP都很難發(fā)揮價值，更不用說法務信息化了”等。筆者認為，在厘清三個關(guān)鍵問題后，以上問題也就迎刃而解了：一是信息化的本質(zhì)是什么？二是法務管理信息化的價值是什么？三是如何利用法務管理信息化的價值？
信息化的本質(zhì)
企業(yè)信息化的關(guān)鍵要素包括信息系統(tǒng)（硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)）、人、管理制度三個關(guān)鍵要素?？梢院唵卫斫鉃椋畔⒒褪瞧髽I(yè)利用信息系統(tǒng)工具固化企業(yè)管理制度，讓企業(yè)員工在制度要求下利用系統(tǒng)的高效、便捷性開展各項工作，滿足和達成企業(yè)的管理目標。
舉個簡單的例子，我們把信息系統(tǒng)比作一輛汽車。作為交通工具，它的價值何在？只有汽車載上人，在地球上產(chǎn)生位移，它才真正發(fā)揮價值。當然，如果購買汽車只為了放家里收藏，束之高閣，那就另當別論了。車再好，也得有司機駕駛才能真正用起來。車跑的快不快，跑的穩(wěn)不穩(wěn)，還取決于司機的駕駛技術(shù)。有了駕駛技術(shù)好的司機，汽車就能發(fā)揮價值了嗎？這里還需要最為關(guān)鍵的要素：交通規(guī)則。若沒有交通規(guī)則的約束和管理，有人沿著馬路右邊開車，有人沿著馬路左邊開車，汽車寸步難行，同樣難以發(fā)揮車的價值。
企業(yè)的信息系統(tǒng)、員工、管理制度就對應了案例中的汽車、司機、交通規(guī)則。由此我們不難看出，信息化的價值，離不開這三者的密切配合，協(xié)同一致。
法務管理系統(tǒng)的價值
法務管理信息系統(tǒng)是包含了合同管理、糾紛管理、授權(quán)管理、用印管理、知識產(chǎn)權(quán)、知識庫、商標等多個模塊，全面支持法務管理相關(guān)工作的信息系統(tǒng)。其價值主要概括為五個方面，即：落實規(guī)范，加強監(jiān)控，控制風險，科學決策和提升效率。
一、落實規(guī)范。從筆者多年從事集團企業(yè)法務管理研究和實踐經(jīng)驗來看，企業(yè)法務工作如果依靠傳統(tǒng)的管理手段，即使有了管理制度，在執(zhí)行過程中也難以真正落實。
如筆者實施過的一個集團企業(yè)案例，企業(yè)內(nèi)部制訂了系統(tǒng)的法務制度、合同制度。其中，總部要求所有千萬級以上金額的重大合同必須報總部備案。但這個管理要求在實際執(zhí)行過程中卻遇到了難題，二級公司把很多合同額都定為999萬，因此沒有合同上報總部了。所以，我們在制訂整個集團法務管理制度規(guī)范的時候，要充分考慮到總部及下屬企業(yè)業(yè)務執(zhí)行的實際情況。
對于法務管理信息系統(tǒng)而言，只有在實施的時候，尤其在建設(shè)前期調(diào)研階段，把企業(yè)法務相關(guān)的制度、管理流程做一次全面、詳細的梳理和完善，并把這些標準和規(guī)范在信息系統(tǒng)中固化下來，才能滿足未來使用這個系統(tǒng)的時候，總部、二級公司的管理要求相互協(xié)調(diào)、相互匹配。
二、加強監(jiān)控。法務管理信息系統(tǒng)利用全生命周期的產(chǎn)品功能設(shè)計來加強過程中的監(jiān)控。在企業(yè)的法務管理實踐中，企業(yè)法務部多數(shù)是在事前法律防范上做工作，而對于事中、事后的法律風險管理缺乏手段。以合同管理為例，法務部在合同審核結(jié)束后，就沒有辦法對合同執(zhí)行過程進行監(jiān)控。直到發(fā)生合同糾紛了，才參與進來，這時候往往企業(yè)的損失已經(jīng)產(chǎn)生。有了信息系統(tǒng)，便可以很好的加強對事中的監(jiān)控。法務管理信息系統(tǒng)包括了合同準備、合同起草、合同審核、合同履行、合同履行后的查詢統(tǒng)計的過程，全過程的信息都管起來了，不僅僅是合同審核，審核完了以后對于合同執(zhí)行的過程也要可以管理。
三、控制風險。法務管理信息系統(tǒng)通過引入控制矩陣，將關(guān)鍵控制點固化在流程中，降低管理法律風險。舉個例子，企業(yè)需要法律風險管理制度，可以找咨詢公司也可以自己組織人力來制定相關(guān)的管理規(guī)范。這個過程花費了很大的人力物力，輸出的結(jié)果僅僅是一個制度，或者說是一個文本、一個電子文檔，卻可能沒有辦法去讓每個員工真正去理解它或者很好去應用它。若是利用法務管理信息系統(tǒng)，就可以先將風險管理制度拆解開來、細化，也可以叫做制度碎片化，將長篇大論的制度拆解出相關(guān)的關(guān)鍵控制點。再將這些關(guān)鍵控制點配置到管理流程的每個環(huán)節(jié)當中去。這樣的好處是，在管理流程運轉(zhuǎn)過程中，在每個環(huán)節(jié)在處理業(yè)務的時候，它的工作頁面上就會展現(xiàn)出相應的關(guān)鍵控制點，在這個環(huán)節(jié)需要關(guān)注的要點是什么，就很清晰地展現(xiàn)在員工面前。制度的關(guān)鍵不在于你制定出來以后放在柜子里，而是貫穿實際工作能夠隨時提醒員工遵照執(zhí)行，這樣才能將風險管理很好落實到企業(yè)工作中去，這是法務管理信息系統(tǒng)如何控制風險的一個切入點。
四、科學決策。法務管理信息系統(tǒng)提供法務相關(guān)的監(jiān)控與決策數(shù)據(jù)，支持科學決策。對于企業(yè)科學決策而言，關(guān)鍵問題在于：怎樣能讓企業(yè)領(lǐng)導做出科學決策？有兩個非常關(guān)鍵的因素，即“快”和“全”。有了法務管理信息系統(tǒng)的支撐后，企業(yè)領(lǐng)導就可以快速通過系統(tǒng)查找到?jīng)Q策所需的全過程信息數(shù)據(jù)。如企業(yè)在合同管理過程中遇到了問題，領(lǐng)導需要查閱合同信息。傳統(tǒng)方式需要人工去查找、遞交，而通過系統(tǒng)，只需登錄就能很快找到相關(guān)合同，并且合同的正文、附件、審核信息、變更信息等全過程的數(shù)據(jù)都能又快又全地展現(xiàn)在領(lǐng)導面前，這就為領(lǐng)導的決策提供了全面數(shù)據(jù)支撐，提高了效率。另外一個角度來看科學決策，法務管理信息系統(tǒng)還可以給領(lǐng)導展現(xiàn)各種各樣的圖表，如有柱狀圖、餅狀圖、趨勢圖、靈活臺賬等等，也是從不同角度為領(lǐng)導決策提供了各種參考信息。
五、提升效率。利用法務管理信息系統(tǒng)可以提升法務管理效率。通常的理解，有了IT系統(tǒng)以后效率提升是非常簡單的事，其實也并不簡單。大家首先想到的可能是流程電子化帶來的效率提升，信息在不同部門、不同人之間傳遞的速度比人工的速度快多了，這是大家可以明顯感覺到的。另一方面，利用信息化的處理方式，業(yè)務處理的自身過程也在改變。舉一個簡單例子，如企業(yè)在起草合同時，如果用系統(tǒng)中的標準合同模板來起草，那么系統(tǒng)會把人員對這個標準合同模板所做的全部修改都記錄保留下來。這個修改痕跡帶來的好處就是對于相關(guān)的會簽部門、財務部門、法務部門，在審核時就不用一個字一個字地看了，可以直接看修改了什么地方。這種效率的提升比僅僅流程電子化帶來的信息傳遞效率的提升更為關(guān)鍵，帶來的價值也更大。
如何利用法務管理信息化的價值
從筆者為眾多企業(yè)實施法務管理系統(tǒng)的實踐經(jīng)驗來看，企業(yè)若想借助信息系統(tǒng)來提升法務管理的效率、控制法律風險，必須解決好以下三個問題。
一是管理提升的問題。運用信息技術(shù)提升企業(yè)法務管理效率，在法務管理信息系統(tǒng)實施前，信息系統(tǒng)供應商與企業(yè)法務部門必須就法務管理業(yè)務中的問題，哪些是信息技術(shù)可以解決的，哪些需靠管理改善解決的達成共識。
此外，還需要從管理的成熟度和信息化的依賴程度兩個維度，對法務管理業(yè)務系統(tǒng)做出細致的分析，才能理清信息化的思路。慧點科技在幫助企業(yè)建立信息系統(tǒng)前，提供了專業(yè)的業(yè)務顧問與企業(yè)法務部門一起深入細致地對企業(yè)法務管理相關(guān)業(yè)務進行研究分析，對現(xiàn)有的制度和流程進行梳理，找出缺陷，提出改善性建議，為信息化奠定基礎(chǔ)。
二是信息系統(tǒng)功能的問題。法務管理信息系統(tǒng)的上線不是簡單的把表單、流程的電子化，而必須將管理要求與信息系統(tǒng)真正結(jié)合起來，通過IT手段進行制度固化，才能控制風險，體現(xiàn)信息系統(tǒng)的管理價值。所以，在設(shè)計法務管理信息系統(tǒng)功能時，企業(yè)必須對自身的需求做細致的梳理和分析，同時對信息系統(tǒng)供應商的產(chǎn)品功能有深入的了解。這樣才能區(qū)分出，哪些是企業(yè)個性化的管理要求，哪些是標準的信息化產(chǎn)品功能。這樣開發(fā)出來的信息系統(tǒng)才能很好的匹配企業(yè)管理實際。從管理軟件的實踐來看，企業(yè)的管理需求和業(yè)務實際不同，沒有產(chǎn)品能“普適性”滿足每個企業(yè)的要求，一定是“產(chǎn)品+定制”的信息系統(tǒng)，才能滿足企業(yè)的管理要求?；谇捌诘氖崂?，慧點科技提供的業(yè)務顧問就能幫助企業(yè)規(guī)劃設(shè)計出最貼合企業(yè)業(yè)務實際的法務管理系統(tǒng)，從而保障了系統(tǒng)的使用落地。
三是用戶的培訓。從前面的信息化本質(zhì)分析中，我們已經(jīng)看到人的重要性。對一個新的法務管理信息系統(tǒng)上線來講，最終用戶是發(fā)揮法務管理信息化價值的關(guān)鍵。一方面要針對不同用戶類別，設(shè)計針對性的培訓。比如對領(lǐng)導角色，必須考慮領(lǐng)導的時間、領(lǐng)導的操作特點等設(shè)計一對一的培訓。對管理員角色，就需要對其進行更加詳細的管理操作培訓。另一方面，針對法務管理信息系統(tǒng)的應用，企業(yè)原來的管理制度做了哪些調(diào)整，一定要做詳細的溝通說明，而這常常被很多企業(yè)所忽略。對于系統(tǒng)用戶來講，不僅要熟練掌握信息系統(tǒng)的功能操作，還要了解新的制度要求，這才能保證法務信息系統(tǒng)順利、有效的發(fā)揮其價值。
期望上述針對信息化的本質(zhì)、法務管理信息化的價值、以及如何利用法務管理信息化的價值這三個問題的分析討論，對法務相關(guān)管理人員在未來開展信息化實踐工作能有所幫助。
