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應(yīng)收帳款管理,不能讓“一等二靠三落空”的事件一再重演——從A公司與多家客戶欠款案看加強(qiáng)客戶信用全程管...


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案例一:2000年集團(tuán)所屬A公司與湛江經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)宜生石化有限公司(以下簡(jiǎn)稱“宜生石化”)合作油品經(jīng)營(yíng),由宜生石化操作,A公司按出資比例獲取收益。2000年8月,A公司先后與宜生石化簽訂三個(gè)合同,出資746萬(wàn)元(其中直接付款宜生石化510萬(wàn)元,受宜生石化委托付款蘭州銀蘭公司236萬(wàn)元),由蘭州銀蘭公司負(fù)責(zé)購(gòu)油銷(xiāo)售。10月份油品價(jià)格急劇下跌,上述三筆合同共計(jì)形成虧損244萬(wàn)元,代墊款中有230萬(wàn)元一直未能收回。2003年,宜生石化經(jīng)營(yíng)期滿,因連續(xù)幾年未參與年檢,2010年7月26日被湛江市工商局吊銷(xiāo)營(yíng)業(yè)執(zhí)照,公司已不存在,上述230萬(wàn)元代墊款項(xiàng)已確認(rèn)無(wú)法收回。

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案例二:2001年3月,A公司為中僑發(fā)展公司提供供油服務(wù),每月供油量10噸,賬面滾動(dòng)欠款一直保持在2萬(wàn)余元。2003年,雙方停止業(yè)務(wù)合作,賬面滾存余額20,973.5元雖經(jīng)多次催討,但仍未能收回。2005年,當(dāng)業(yè)務(wù)人員再次催討時(shí),發(fā)現(xiàn)中僑發(fā)展公司已人去樓空,公司負(fù)責(zé)人也已無(wú)法找到。

【風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)評(píng)】

       “宜生石化”案欠款主要源于合同日期為2000年8、9月的三筆業(yè)務(wù)合同,而該司03年?duì)I業(yè)期屆滿,07年被工商局吊銷(xiāo)營(yíng)業(yè)執(zhí)照,時(shí)間跨度達(dá)7年之久;“中僑發(fā)展”案中雙方03年就已停止了業(yè)務(wù)合作,多次催討未果后,直至05年才發(fā)現(xiàn)對(duì)方公司已不復(fù)存在。從上述兩例案件中,不難看出,很有可能是直接負(fù)責(zé)人員的催款不力,未及時(shí)了解到客戶動(dòng)態(tài),最終導(dǎo)致公司錯(cuò)失了有效采取法律手段的最佳時(shí)機(jī),造成壞賬產(chǎn)生。因此,我們?cè)谝韵颅h(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)引起高度重視:

       一、在制定營(yíng)銷(xiāo)政策時(shí),要將應(yīng)收賬款的管理納入對(duì)業(yè)務(wù)人員考核的項(xiàng)目之中,即個(gè)人收入不僅要和銷(xiāo)售、回款業(yè)績(jī)掛鉤,也要和應(yīng)收賬款的管理聯(lián)系在一起,制訂合理可行的應(yīng)收賬款獎(jiǎng)罰條例,從而加強(qiáng)個(gè)人的催款意識(shí),明確個(gè)人責(zé)任,使應(yīng)收賬款處在正常、安全的范圍之內(nèi)。 

       二、業(yè)務(wù)人員未養(yǎng)成良好催款習(xí)慣。例如貨款回收期限前一周,電話聯(lián)系或拜訪負(fù)責(zé)人,預(yù)知其結(jié)款日期;期限前三天確定結(jié)款日期;屆滿時(shí)一定要主動(dòng)聯(lián)系或拜訪。研究表明在應(yīng)收賬款到期日收帳的催款效果最好。此時(shí),客戶有強(qiáng)烈的還款意愿和道德責(zé)任,業(yè)務(wù)人員必須有效利用“到期日”催帳。

       三、應(yīng)收賬款日常管理薄弱。應(yīng)收賬款發(fā)生后,企業(yè)單一催款的同時(shí),沒(méi)有及時(shí)采取必要的措施進(jìn)行分析控制,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題提前采取對(duì)策,特別是逾期時(shí)間較長(zhǎng)的客戶,應(yīng)收集相關(guān)信息,分析發(fā)生拖欠情況的頻率、原因,切實(shí)制定出不同的政策和方案。

【防范建議】

一、源頭控制,合理把控應(yīng)收賬款發(fā)生額。

(一)建立客戶資信調(diào)查評(píng)估制度,科學(xué)評(píng)價(jià)客戶資信程度。

       企業(yè)應(yīng)重視對(duì)往來(lái)客戶資信程度的評(píng)估,通過(guò)各種渠道了解和確定客戶的信用登等級(jí),然后決定是否向客戶提供商業(yè)信用及賒銷(xiāo)限額。建立恰當(dāng)?shù)男庞妙~度,即企業(yè)愿意對(duì)某一客戶承擔(dān)的最大風(fēng)險(xiǎn)額,以有效防止由于過(guò)度賒銷(xiāo)超過(guò)客戶實(shí)際支付能力而使企業(yè)蒙受損失。與此同時(shí),企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)情況及客戶信用情況變化,對(duì)其進(jìn)行必要的動(dòng)態(tài)調(diào)整,使其始終保持在自身所能承受的風(fēng)險(xiǎn)范圍之內(nèi)。

(二)建立合同談判內(nèi)控機(jī)制與監(jiān)督執(zhí)行程序標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格審批手續(xù)與及時(shí)報(bào)賬制度。

       為預(yù)防業(yè)務(wù)開(kāi)展的隨意性與銷(xiāo)售人員的隨意賒銷(xiāo),就要建立合同談判內(nèi)控機(jī)制與監(jiān)督執(zhí)行程序標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格審批手續(xù)。當(dāng)應(yīng)收賬款發(fā)生后,必須及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)入賬,對(duì)每一賒欠客戶的基本情況,賒銷(xiāo)金額,已還金額,尚欠金額做出逐筆詳細(xì)的記錄,隨時(shí)為企業(yè)應(yīng)收賬款提供詳實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)。要確定責(zé)任經(jīng)辦人、責(zé)任審批人,并將合同、審批文件、對(duì)方客戶的其他合法承諾資料文件,備齊歸檔,以做日后催收、甚至訴訟之用。業(yè)務(wù)、商務(wù)部門(mén)還要建立應(yīng)收賬款備查臺(tái)帳,以便隨時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì),一旦發(fā)現(xiàn)偏差,應(yīng)查明原因,及時(shí)處理。另外,根據(jù)謹(jǐn)慎性原則,企業(yè)在核算上應(yīng)建立壞賬準(zhǔn)備制度,按期估計(jì)壞賬損失,力求真實(shí)反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況。


二、動(dòng)態(tài)跟蹤、分析,強(qiáng)化日常監(jiān)督和管理。

       應(yīng)收賬款發(fā)生后,不能消極等待對(duì)方付款,要經(jīng)常進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤與分析,加強(qiáng)日常監(jiān)督,以便作出科學(xué)決策。

(一)加強(qiáng)應(yīng)收賬款日常動(dòng)態(tài)狀況的傳遞與報(bào)送。

       相關(guān)部門(mén)應(yīng)每隔一定時(shí)間,以表格形式向有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、責(zé)任經(jīng)辦人和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)傳遞應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)信息,督促和提醒上述人員及部門(mén)落實(shí)催收工作。對(duì)預(yù)期未結(jié)清的欠款通報(bào)時(shí)間應(yīng)進(jìn)一步縮短,增強(qiáng)其責(zé)任感和壓力感,杜絕由于企業(yè)內(nèi)部信息溝通不暢導(dǎo)致的應(yīng)收賬款到期不付、逾期不受的情況發(fā)生。

(二)關(guān)注客戶經(jīng)營(yíng)情況,加強(qiáng)日常征詢工作。

       企業(yè)要隨時(shí)注意了解往來(lái)客戶的經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)狀況及人員變動(dòng)情況,做到心中有數(shù),防止由于對(duì)方客戶的突然變故或經(jīng)營(yíng)失策及有關(guān)人員的離職可能造成的應(yīng)收賬款回收風(fēng)險(xiǎn)。相關(guān)部門(mén)要經(jīng)常會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)以發(fā)送詢證函的方式,核實(shí)欠款的真實(shí)性、完整性并確保訴訟的時(shí)效性,這樣可以防止應(yīng)收賬款體外循環(huán)的發(fā)生,堵塞違規(guī)違法行為的漏洞和訴訟收債的失效。如發(fā)函不回者,要予以充分的關(guān)注和重視。

(三)建立定期對(duì)賬制度,制定預(yù)案果斷決策。

       加快對(duì)賬的速度,有利于企業(yè)及時(shí)開(kāi)票及時(shí)寄送,以免由于自身原因造成的開(kāi)票不及時(shí),導(dǎo)致付款延后。相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)臨近付款期限的欠款記錄,并至少每周分析逾期部分,會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)提出處理意見(jiàn)。一般情況下,每個(gè)結(jié)算周期內(nèi),即使欠款金額未達(dá)到公司的授信額度標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)要求客戶還清之前款項(xiàng)后,才允許有新的賒欠,以防止?jié)L雪球式的惡性循環(huán)。如發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間的逾期未還,應(yīng)果斷采取措施,通知業(yè)務(wù)部門(mén)停止交易或啟動(dòng)相應(yīng)處理預(yù)案,將應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)置于在可控范圍內(nèi)。


三、及時(shí)清對(duì),嚴(yán)格落實(shí)催收責(zé)任制。

       企業(yè)應(yīng)收賬款發(fā)生后,業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)采取各種措施,盡量爭(zhēng)取按期回收款項(xiàng)。為此,企業(yè)應(yīng)制定出合理有效的清對(duì)、催收方法,以保證企業(yè)合法權(quán)益不受侵害。

(一)針對(duì)不同客戶關(guān)系,采取靈活的催收政策。

       企業(yè)在應(yīng)收賬款快要到期時(shí),首先應(yīng)有禮貌地提醒客戶付款日期將到,請(qǐng)按時(shí)付清欠款。如果客戶逾期沒(méi)有付款,則要跟進(jìn)詢問(wèn)原因。若未奏效,可以進(jìn)而發(fā)送措辭語(yǔ)氣漸強(qiáng)的多封催款函。催收函有其優(yōu)點(diǎn)就是一次性可以發(fā)給眾多客戶,成本較低,提高催賬人員的工作效率。如果客戶還沒(méi)有反應(yīng),就有必要請(qǐng)公司的常年律師給客戶發(fā)信函,律師發(fā)信催款的效果往往要好過(guò)企業(yè)的催收函。如果以上措施均無(wú)效果,企業(yè)就應(yīng)該派人上門(mén)催收,一般情況下可由營(yíng)銷(xiāo)人員與財(cái)務(wù)人員團(tuán)體同去催收,必要時(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該親自出馬。面訪催收是催賬方法中成本最高的一種,但對(duì)于欠款金額較高的債務(wù)人,采用面訪是非常有價(jià)值的。倘若能與客戶建立了良好的人際關(guān)系,熟悉不同客戶的具體資金審批規(guī)則和結(jié)賬管理制度,就有可能先于其他債權(quán)人取得償付。

(二)建立和完善應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度。

       以制度形式明確業(yè)務(wù)控制程序和管理方法,有助于企業(yè)各相關(guān)部門(mén)履行其管理職能。建立應(yīng)收賬款催收責(zé)任制度,將應(yīng)收賬款的回收與內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門(mén)的績(jī)效考核及其獎(jiǎng)懲掛鉤,實(shí)行過(guò)錯(cuò)追究制度。企業(yè)銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)企業(yè)銷(xiāo)售負(fù)責(zé),按照誰(shuí)銷(xiāo)售、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則,對(duì)企業(yè)銷(xiāo)售建立應(yīng)收賬款責(zé)任制。對(duì)于造成逾期應(yīng)收款項(xiàng)的業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)人員,企業(yè)應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部以恰當(dāng)方式予以警示,接受員工的監(jiān)督。對(duì)于造成壞賬損失的業(yè)務(wù)部門(mén)和責(zé)任人員,企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)部管理制度扣減其獎(jiǎng)勵(lì)工資。

本文來(lái)源:法治遠(yuǎn)航

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