常言道，國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)。對(duì)于企業(yè)而言，內(nèi)部規(guī)章制度也就是企業(yè)的“內(nèi)部法”，是企業(yè)進(jìn)行人力資源管理的重要手段和工具，擁有一套適合自身企業(yè)特點(diǎn)，又運(yùn)行良好的內(nèi)部規(guī)章制度，將更有利于企業(yè)的生存發(fā)展。此外，根據(jù)2001年最高人民法院發(fā)布的《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第19條：“用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第4條之規(guī)定，通過(guò)民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)?！保?dāng)企業(yè)與員工發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)，合法合規(guī)的規(guī)章制度也是解決的重要依據(jù)和證據(jù)。
通常，一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部規(guī)章制度會(huì)涵蓋到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方方面面，包括組織機(jī)構(gòu)及其職能規(guī)定、內(nèi)部生產(chǎn)流程或經(jīng)營(yíng)流程、生產(chǎn)安全、員工的聘用、晉升、離職、辭退、薪酬、福利保障、內(nèi)部獎(jiǎng)懲等等。過(guò)于寬泛的覆蓋面，常常會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在制定內(nèi)部規(guī)章制度時(shí)，會(huì)出現(xiàn)無(wú)法避免的疏漏。此外，由于企業(yè)的發(fā)展周期長(zhǎng)短不同，在不同的發(fā)展階段會(huì)有不同的企業(yè)目標(biāo)，這些改變也常常會(huì)使得企業(yè)已經(jīng)制定的內(nèi)部規(guī)章制度出現(xiàn)不適用或不合理的地方，需要企業(yè)不時(shí)進(jìn)行修訂。但是，由于內(nèi)部規(guī)章制度的繁雜，企業(yè)常常會(huì)有意或無(wú)意的忽視去根據(jù)自身的發(fā)展，對(duì)已有的內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行及時(shí)、合理的修訂。這些疏漏和忽視，當(dāng)出現(xiàn)勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)，將可能導(dǎo)致企業(yè)處于被動(dòng)的局面。
因此，為了盡可能規(guī)避或減少企業(yè)的用工風(fēng)險(xiǎn)，我們建議企業(yè)：1）在正式實(shí)施其內(nèi)部規(guī)章制度前，先進(jìn)行合規(guī)預(yù)審；2）對(duì)于已經(jīng)制定實(shí)施的內(nèi)部規(guī)章制度，企業(yè)應(yīng)該定期進(jìn)行合規(guī)審查，并根據(jù)審查結(jié)果，進(jìn)行相應(yīng)的修訂。
針對(duì)內(nèi)部規(guī)章制度的合規(guī)預(yù)審和審查，通常要重點(diǎn)考慮以下幾方面：
首先，企業(yè)是否已經(jīng)制定了內(nèi)部規(guī)章制度。
根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第4條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)?！保恳患移髽I(yè)都應(yīng)該有一套自己的內(nèi)部規(guī)章制度。
第二，當(dāng)企業(yè)有了內(nèi)部規(guī)章制度后，應(yīng)確定該等規(guī)章制度的制定主體是否適格。
通常來(lái)說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的制度主體應(yīng)該是企業(yè)內(nèi)部行政系統(tǒng)中對(duì)企業(yè)各個(gè)組成部分和全體員工實(shí)行全面統(tǒng)一管理的行政機(jī)構(gòu)，以企業(yè)的名義對(duì)內(nèi)頒布實(shí)施。如果某些內(nèi)部規(guī)章制度不是由最高行政機(jī)構(gòu)制定，而是由其他管理機(jī)構(gòu)制定的，又沒(méi)有被最高行政機(jī)構(gòu)追認(rèn)及以企業(yè)名義對(duì)內(nèi)頒布實(shí)施，那么該等規(guī)章制度存在法律效力風(fēng)險(xiǎn)。
第三，內(nèi)部規(guī)章制度的內(nèi)容是否合法。
實(shí)踐中，常常會(huì)有企業(yè)在制定內(nèi)部規(guī)章制度時(shí)，為了企業(yè)自身的利益，為自己設(shè)定了許多的免責(zé)條款，或強(qiáng)加給員工許多不應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的義務(wù)。企業(yè)在制定這些所謂免責(zé)條款或強(qiáng)加義務(wù)，往往會(huì)忽略現(xiàn)行法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。一旦出現(xiàn)勞動(dòng)糾紛，這些不符合法律法規(guī)的內(nèi)部規(guī)章制度將不具有相應(yīng)的效力。
此外，根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第38條規(guī)定：“用人單位的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的規(guī)定，損害勞動(dòng)者權(quán)益的，勞動(dòng)者可以解除勞動(dòng)合同?！保瑔T工可以以規(guī)章制度違反法律法規(guī)為由，要求解除勞動(dòng)合同。如果這些不符合法律法規(guī)的內(nèi)部規(guī)章制度損害了勞動(dòng)者權(quán)益的，根據(jù)《勞動(dòng)法》第89條，企業(yè)除了要對(duì)員工所遭受的損害承擔(dān)賠償責(zé)任，還有可能面臨勞動(dòng)行政部門給予的行政處罰，包括警告、責(zé)令改正。
第四，內(nèi)部規(guī)章制度的內(nèi)容是否具有可操作性及合理性。
內(nèi)部規(guī)章制度的內(nèi)容還應(yīng)考慮可操作性及合理性，尤其是關(guān)于對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲時(shí)，如果沒(méi)有可操作性及合理性的規(guī)定，遇到具體情況，往往無(wú)法進(jìn)行實(shí)際操作。
例如，有些企業(yè)會(huì)在《員工手冊(cè)》中規(guī)定，當(dāng)員工嚴(yán)重違反企業(yè)的規(guī)章制度或嚴(yán)重失職，導(dǎo)致企業(yè)受到嚴(yán)重?fù)p害時(shí)，企業(yè)可立即解除勞動(dòng)合同并不承擔(dān)任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。這項(xiàng)規(guī)定，看似是保護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益，但是，當(dāng)真的出現(xiàn)員工失職導(dǎo)致企業(yè)受損時(shí)，這項(xiàng)規(guī)定的適用是很難操作的。原因在于，何為“嚴(yán)重失職”？企業(yè)受到多大的損害算“嚴(yán)重?fù)p害”？如果企業(yè)要以該規(guī)定為依據(jù)，與員工解除勞動(dòng)合同，如何界定“嚴(yán)重”，如何讓勞動(dòng)仲裁機(jī)構(gòu)、法院認(rèn)可企業(yè)所主張的“嚴(yán)重”，由于在規(guī)定中沒(méi)有明確，這些都將會(huì)加重企業(yè)的舉證責(zé)任以及舉證不能的風(fēng)險(xiǎn)。
此外，除了可操作性外，還應(yīng)當(dāng)考慮到內(nèi)容的合理性。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合一般大眾的常規(guī)判斷標(biāo)準(zhǔn)，能夠?yàn)榇蠖鄶?shù)人所認(rèn)同。
第五，內(nèi)部規(guī)章制度的制定程序是否合法。
《勞動(dòng)合同法》第4條規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過(guò)程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過(guò)協(xié)商予以修改完善?！?/span>
從該條規(guī)定可以看出，對(duì)于企業(yè)制定內(nèi)部規(guī)章制度來(lái)說(shuō)，職工代表大會(huì)或者職工大會(huì)具有重要的影響，尤其是當(dāng)企業(yè)所制定的規(guī)章制度涉及員工切身利益時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與職工代表或工會(huì)平等協(xié)商確定，而不能簡(jiǎn)單粗暴的由某個(gè)部門或某幾位管理人員直接拍板決定。否則，這類沒(méi)有經(jīng)過(guò)民主程序確定、無(wú)法保障勞動(dòng)者合法權(quán)益的規(guī)章制度，將會(huì)面臨無(wú)效的法律風(fēng)險(xiǎn)。
第六，內(nèi)部規(guī)章制度是否有經(jīng)過(guò)公示程序。
當(dāng)企業(yè)制定了內(nèi)部規(guī)章制度后，企業(yè)還應(yīng)該將該等內(nèi)部規(guī)章制度向全體員工進(jìn)行公示，并且以文字形式將公示的程序進(jìn)行固定，以避免當(dāng)企業(yè)以員工嚴(yán)重違反規(guī)章制度解除勞動(dòng)合同時(shí)，員工以不清楚企業(yè)規(guī)章制度作為抗辯理由。
實(shí)務(wù)操作中，有如下幾種可供企業(yè)采用的、常見(jiàn)的公示方法：
在與員工簽定勞動(dòng)合同時(shí)，同時(shí)發(fā)放員工手冊(cè)，并要求員工本人簽收員工手冊(cè)。企業(yè)將該等簽收字條予與勞動(dòng)合同一并留存。
組織員工參加企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度的培訓(xùn)，留存員工的簽到內(nèi)容，保留培訓(xùn)及學(xué)習(xí)記錄。
如果某些規(guī)章制度篇幅不長(zhǎng)，可以在公司顯著位置處，公示規(guī)章制度全文，并拍照留存。
將規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同的附件，并在勞動(dòng)合同中明確約定員工在簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，已經(jīng)知曉并理解企業(yè)規(guī)章制度的內(nèi)容。
第七，定期對(duì)內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行合規(guī)審查并做相應(yīng)的補(bǔ)充及修訂。
隨著現(xiàn)代管理意識(shí)的不斷提升，通常企業(yè)已經(jīng)制定了一套內(nèi)部規(guī)章制度用于日常的管理及運(yùn)作。然而，隨著企業(yè)的發(fā)展以及法律法規(guī)的變化，企業(yè)經(jīng)常會(huì)無(wú)法及時(shí)對(duì)內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行審查、補(bǔ)充及修訂，從而導(dǎo)致某些曾經(jīng)合法、有效、適用的規(guī)章制度面臨不合法或無(wú)效的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，定期的合規(guī)審查就顯得尤為重要。在審查中，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)部規(guī)章制度有需要進(jìn)行調(diào)整的地方，企業(yè)也應(yīng)遵循內(nèi)容合法、程序合法、有效公示的原則，進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充及修訂。
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