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法務(wù)信息化專(zhuān)欄 | 企業(yè)法務(wù)信息化建設(shè)的兩大路徑

企業(yè)法務(wù)信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要投入大量的人力物力資源才能實(shí)現(xiàn)。為了確保系統(tǒng)建設(shè)的成效,必須以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際、滿(mǎn)足企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控的需要為原則,結(jié)合企業(yè)自身的法律風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)類(lèi)型和內(nèi)部管理需求,分階段、分步驟規(guī)劃、建設(shè)及實(shí)施。下面結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)和不同發(fā)展階段的特點(diǎn),就企業(yè)法務(wù)信息化建設(shè)的路徑進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

一、建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)法務(wù)信息化建設(shè)目標(biāo),需以企業(yè)戰(zhàn)略需求為導(dǎo)向,全局性思考問(wèn)題,需基于企業(yè)法務(wù)管理戰(zhàn)略定位,切合企業(yè)實(shí)際的資源、能力、管理水平,來(lái)明確法務(wù)管理信息化目標(biāo),使得企業(yè)法務(wù)信息工作有明確導(dǎo)向和決策依據(jù)。


法務(wù)管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)先進(jìn)的信息化管理手段,搭建起一個(gè)橫向全面覆蓋、縱向管理貫通的強(qiáng)大的立體風(fēng)險(xiǎn)防控體系,實(shí)現(xiàn)企業(yè)法務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理的深度融合、法務(wù)工作模式的高度統(tǒng)一、各類(lèi)法律事務(wù)的在線(xiàn)動(dòng)態(tài)管理、法律風(fēng)險(xiǎn)的落地操作。

二、建設(shè)路徑

雖然法務(wù)管理信息化對(duì)于企業(yè)管理規(guī)范化和高效化具有重要意義,但是每個(gè)企業(yè)都要結(jié)合自身特點(diǎn)和發(fā)展階段進(jìn)行規(guī)劃和建設(shè)。就目前企業(yè)法務(wù)信息化的現(xiàn)狀來(lái)看,企業(yè)在法務(wù)管理信息化建設(shè)方面的路徑,大致可以從橫向和縱向兩個(gè)維度進(jìn)行研究分析。


(一)橫向路徑


因各企業(yè)法務(wù)部的職責(zé)定位不同,相對(duì)應(yīng)的管理職能也不同。但多數(shù)企業(yè)法務(wù)部都包括以下職能,比如合同管理、案件管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、法律風(fēng)險(xiǎn)管理、授權(quán)管理、證照管理、外聘律師管理、參與重大決策、規(guī)章制度管理等。


橫向路徑的選擇,解決的是法務(wù)管理信息化的關(guān)鍵問(wèn)題之一:選擇哪些法務(wù)管理職能開(kāi)展信息化建設(shè)。比如,是法務(wù)部的全部職能同時(shí)信息化,還是部分職能信息化?針對(duì)各法務(wù)管理模塊,選擇都上、部分上、誰(shuí)先上問(wèn)題。


決策開(kāi)展信息化建設(shè)的法務(wù)管理職能,可從信息化橫向路徑選擇模型來(lái)分析判斷。橫向路徑選擇模型可將法務(wù)管理各類(lèi)職能,從管理成熟度(如相關(guān)的制度和流程已經(jīng)很規(guī)范等)和信息化需求程度(如每年發(fā)生的數(shù)量非常多等)兩個(gè)維度來(lái)分析,區(qū)分為四類(lèi)情況:

Ⅰ、管理成熟度高且信息化需求程度高;

Ⅱ、管理成熟度低,但信息化需求程度高;

Ⅲ、管理成熟度高,但信息化需求程度低;

Ⅳ、管理成熟度低,信息化需求程度低。

如圖所示:


法務(wù)管理信息化橫向路徑選擇模型


Ⅰ-管理成熟度高且信息化需求程度也高:這種情況下,就很有必要將符合條件的法務(wù)管理職能,納入到信息化建設(shè)規(guī)劃中,因?yàn)槠湫畔⒒A(chǔ)和信息化必要性同時(shí)具備。


Ⅱ-管理成熟低但信息化需求程度高:則需要在開(kāi)展信息化建設(shè)前,先對(duì)符合條件的法務(wù)管理職能,進(jìn)行系統(tǒng)的梳理,使得相關(guān)管理流程化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,具備管理基礎(chǔ),再開(kāi)展信息化建設(shè);或者將以上工作納入到信息化規(guī)劃中,成為信息化計(jì)劃中的前置步驟。一定不能急于求成,這不僅僅涉及軟件供應(yīng)商的業(yè)務(wù)咨詢(xún)能力,而且也涉及企業(yè)管理實(shí)踐和管理習(xí)慣的問(wèn)題。


Ⅲ-管理成熟度高但信息化需求程度低:對(duì)符合條件的法務(wù)管理職能,法務(wù)部門(mén)可根據(jù)投入產(chǎn)生效能,靈活決策。例如,企業(yè)如果相關(guān)預(yù)算充足,且未來(lái)隨著業(yè)務(wù)增長(zhǎng),為保證信息化規(guī)劃具有一定的前瞻性,相關(guān)職能也可納入信息化規(guī)劃中,可以整體規(guī)劃,分步實(shí)施。


Ⅳ-管理成熟度低,信息化需求程度低:此種情況下,需求弱,管理基礎(chǔ)差,信息化難度大,那么此類(lèi)法務(wù)管理職能就沒(méi)必要信息化了。



總之,可以借助這個(gè)信息化橫向路徑選擇模型,來(lái)逐一分析法務(wù)部各管理職能現(xiàn)狀,對(duì)號(hào)入座,就比較容易判斷、規(guī)劃法務(wù)管理信息化橫向路徑。比如,從法務(wù)管理的橫向業(yè)務(wù)范圍來(lái)看,圍繞法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控的目標(biāo),一般企業(yè)的法務(wù)管理都經(jīng)歷了合同/案件管理、法律事務(wù)管理、法律風(fēng)險(xiǎn)管理三個(gè)發(fā)展階段。與此相適應(yīng),企業(yè)的法務(wù)信息化建設(shè)路徑,基本上也是先從合同管理、案件管理兩大核心模塊入手,然后逐步擴(kuò)展至授權(quán)、證照、普法、咨詢(xún)等多個(gè)日常法務(wù)管理模塊,最終搭建起橫向覆蓋全部業(yè)務(wù)模塊的集成化、一體化法務(wù)管理信息平臺(tái)。有的大型企業(yè)在管理成熟的基礎(chǔ)上還增加法律風(fēng)險(xiǎn)管理模塊。


法務(wù)管理的橫向信息化路徑,需按照企業(yè)的規(guī)模實(shí)力及法務(wù)管理的成熟度而定,比如有些小企業(yè)法律專(zhuān)業(yè)人員較少,業(yè)務(wù)也比較少,日常法務(wù)工作除了合同審批、案件處理外,沒(méi)有那么多的其他法律事務(wù)職能,那么此類(lèi)企業(yè)可以?xún)?yōu)先考慮建設(shè)合同管理系統(tǒng)和案件管理系統(tǒng),后續(xù)隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展,外部競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈、法務(wù)管理的日益成熟,再逐漸將系統(tǒng)擴(kuò)展到法律事務(wù)的其他職能。


(二)縱向路徑


企業(yè)法務(wù)信息化建設(shè),除面臨各法務(wù)管理職能信息化選擇即橫向路徑選擇外,還面臨縱向路徑選擇,即覆蓋哪些成員企業(yè)和直屬單位。如,大型集團(tuán)企業(yè)在組織架構(gòu)方面一般自上而下分為集團(tuán)公司、區(qū)域性公司和地市分公司三級(jí)機(jī)構(gòu),開(kāi)展法務(wù)信息化建設(shè),必然面臨選擇覆蓋哪些層級(jí)和范圍,以及如何匹配集團(tuán)現(xiàn)有法務(wù)管控體系。


集團(tuán)法務(wù)管控模式,一般可分為集中管控模式、垂直管控模式、矩陣式管控模式以及獨(dú)立管控模式四種。集中管控模式是指法務(wù)人員統(tǒng)一集中在集團(tuán)層面,由集團(tuán)進(jìn)行統(tǒng)一管控。垂直管控模式是指法務(wù)人員分散在集團(tuán)各層面,但由集團(tuán)統(tǒng)一進(jìn)行管控,即人事任免、薪酬發(fā)放、績(jī)效考核全由集團(tuán)負(fù)責(zé)。矩陣式管控模式,是指基層法務(wù)人員受集團(tuán)及下屬公司雙重領(lǐng)導(dǎo)。獨(dú)立管控是指基層法務(wù)人員不受集團(tuán)管理,集團(tuán)層面至多有對(duì)下屬企業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)?,F(xiàn)實(shí)中,企業(yè)實(shí)際情況各有不同,甚至一個(gè)集團(tuán)內(nèi)不同業(yè)務(wù)板塊,法務(wù)管控模式都有所不同。



所以,對(duì)于集團(tuán)類(lèi)型企業(yè)或擁有眾多分子公司企業(yè),在開(kāi)展法務(wù)管理信息建設(shè)時(shí),必須考慮未來(lái)法務(wù)管理系統(tǒng)覆蓋哪些層級(jí)和范圍,以及能否匹配集團(tuán)現(xiàn)有法務(wù)管控體系。因?yàn)?,集團(tuán)法務(wù)管理的匯報(bào)路徑設(shè)置、人事權(quán)設(shè)置、考核權(quán)設(shè)置,以及授權(quán)、審批、決策權(quán)限設(shè)置等事項(xiàng),必然影響到集團(tuán)整體法務(wù)工作流、信息流,未來(lái)的法務(wù)信息系統(tǒng)必須支撐這種管理模式。


例如,目前部分大企業(yè)的管理正從分散化向集中化轉(zhuǎn)變,地市公司不斷向省級(jí)公司集中,省級(jí)公司不斷向集團(tuán)公司集中。法務(wù)管理成熟規(guī)范、資金實(shí)力雄厚的大型企業(yè),往往在注重法律事務(wù)的全面管理時(shí),也更加關(guān)注法律事務(wù)的集團(tuán)管控問(wèn)題。這就需要集團(tuán)層面統(tǒng)一架構(gòu)法務(wù)管理的信息化系統(tǒng)建設(shè),搭建起縱向貫通集團(tuán)、省、市三級(jí)機(jī)構(gòu)的法務(wù)管理的集中化、一體化信息平臺(tái)。但在形成全集團(tuán)法務(wù)管理合力的同時(shí),也關(guān)注二級(jí)、三級(jí)企業(yè)管理的個(gè)性化要求,統(tǒng)籌全集團(tuán)的法務(wù)管理資源,更好地發(fā)揮法務(wù)管理信息化、集中化的價(jià)值。

賽尼爾法務(wù)學(xué)院2018年4月最新課程信息


企業(yè)法務(wù)工作體系建設(shè)與管理”高級(jí)研修班


時(shí)間:2018年04月12日-14日


地點(diǎn):北京


●課程一:企業(yè)法務(wù)的核心理念與工作體系建設(shè)(業(yè)務(wù)體系、組織體系、管理體系)

主講人葉小忠 賽尼爾法務(wù)智庫(kù)總裁 中國(guó)政法大學(xué)企業(yè)法務(wù)管理研究中心聯(lián)合主任。


課程二:企業(yè)法律部的資源管理與利用

主講人:靳毅 泰康保險(xiǎn)集團(tuán)合規(guī)負(fù)責(zé)人兼法律合規(guī)部總經(jīng)理,從事法律、合規(guī)、內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理工作17年,曾獲“中國(guó)15佳總法律顧問(wèn)”(ALB)


課程三:大數(shù)據(jù)時(shí)代的法務(wù)知識(shí)管理和實(shí)用技術(shù)

主講人:劉海龍 內(nèi)蒙古法律顧問(wèn)協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)、大型企業(yè)集團(tuán)法務(wù)負(fù)責(zé)人,獲得2017年“內(nèi)蒙古十佳法治人物”稱(chēng)號(hào)


課程四:企業(yè)法務(wù)的能力要求與職業(yè)發(fā)展

主講人:西小虹 頌虹控股有限公司董事長(zhǎng),資深公司法務(wù)專(zhuān)家,曾擔(dān)任杜邦公司高級(jí)法律顧問(wèn)、中國(guó)化工集團(tuán)公司總法律顧問(wèn)、中電電氣集團(tuán)副總裁兼海外業(yè)務(wù)CEO,做過(guò)律師、法務(wù)負(fù)責(zé)人還做過(guò)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人,職業(yè)經(jīng)歷豐富。


課程五:法務(wù)部最佳實(shí)踐實(shí)地考察與交流

主講人谷海燕 新浪集團(tuán)法務(wù)總監(jiān)


課程六:企業(yè)法律顧問(wèn)制度建設(shè)的熱點(diǎn)問(wèn)題及當(dāng)前政策解讀研討會(huì)


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