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文章轉(zhuǎn)自公眾號(hào)“法律之端”，原創(chuàng)者宋佳音，遼寧同澤律師事務(wù)所律師。本文認(rèn)為文檔管理需要滿足以下的需求：

• 快速的找到目標(biāo)文件

• 方便的文件分享

• 文件的整理與備份

而其中，快速找到目標(biāo)文件是重中之重，很多律師在實(shí)際工作中為了方便會(huì)將文件放在桌面上，但是伴隨案件數(shù)量的增多，桌面上的文件會(huì)堆積的越來(lái)越多。

圖片來(lái)源于 3dm

實(shí)踐中很多人會(huì)對(duì)自己的文檔進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)整理，但是太多的文件層級(jí)雖然將文檔變的規(guī)范了，卻增大了工作中查找文件的難度。同時(shí)，現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)協(xié)作的重要性日益凸顯，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部也應(yīng)該制定統(tǒng)一的文件命名方式，以便于文件的分享。但文件管理的特殊性在于每個(gè)人的習(xí)慣，工作流程不同，應(yīng)對(duì)需求不同，在此談下自己的文檔管理的一些經(jīng)驗(yàn)，希望能夠?qū)δ兴鶐椭?/p>

假設(shè)場(chǎng)景：查看客戶案件的一審證據(jù)材料，客戶的名稱(chēng)為沈陽(yáng)我用什么才能留住你法律咨詢有限公司

實(shí)踐中很多人的命名方式是這樣的：

一般情況需要點(diǎn)擊工作→項(xiàng)目名稱(chēng)→項(xiàng)目?jī)?nèi)的文件，有的人會(huì)將文件放在一個(gè)專(zhuān)屬的硬盤(pán)分區(qū)里。不可避免的是隨著時(shí)間的增加項(xiàng)目的增多，當(dāng)出現(xiàn)下圖這種情況有20多個(gè)案件時(shí)，客觀上增加了你打開(kāi)文件的難度。

對(duì)此有的人會(huì)項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)字編號(hào)，但你無(wú)法控制辦案的進(jìn)度，有的案件編號(hào)雖然靠后但很短的時(shí)間就辦完了，你無(wú)法通過(guò)項(xiàng)目編號(hào)來(lái)準(zhǔn)確的定位文件。

筆者使用的辦法是，使用Alfred軟件，在搜索框里敲擊空格我用公司_一審程序_證據(jù)即可打開(kāi)所需要的文件。

在實(shí)際過(guò)程中筆者僅輸入了部分的內(nèi)容，通過(guò)軟件提示的候選框獲得目標(biāo)文件。

若需要打開(kāi)所在文件的文件夾只要輸入find。

而Windows用戶可以使用everything 或wox軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)同樣的效果。

wox 的使用效果圖

筆者在文檔命名時(shí) 遵循以下規(guī)則：關(guān)鍵詞_文件類(lèi)型1_文檔類(lèi)型2_時(shí)間一般將客戶的簡(jiǎn)稱(chēng)作為關(guān)鍵詞，一般取公司的前兩個(gè)漢字，比如場(chǎng)景中提到的沈陽(yáng)我用什么才能留住你法律咨詢有限公司，簡(jiǎn)稱(chēng)為我用公司。之后用下劃線_來(lái)進(jìn)行層級(jí)的區(qū)分。文檔類(lèi)型主要包括案件的所處的階段（一審階段、二審階段、執(zhí)行階段）、文檔的具體類(lèi)型（起訴狀、代理詞、答辯狀）等。

單獨(dú)的項(xiàng)目文檔示意如下：

在項(xiàng)目文件夾中使用了公司全名為了擔(dān)心時(shí)間久了忘記了自己定義的關(guān)鍵詞，雖然文件名稱(chēng)有些長(zhǎng)，但并不會(huì)影響實(shí)際的文檔使用，因?yàn)槲覀兪峭ㄟ^(guò)關(guān)鍵詞來(lái)定位文件的位置。

在涉及時(shí)間的命名，有人喜歡輸入2019年1月23日、20190123或者19.01.23來(lái)標(biāo)記時(shí)間。筆者認(rèn)為在文件命名上如過(guò)沒(méi)有特殊的要求應(yīng)該盡可能的精短，方便自己進(jìn)行記憶，對(duì)于一般人來(lái)說(shuō) 190123能夠完全理解。

放置下劃線來(lái)進(jìn)行文件層級(jí)的分割也是為了方便今后的使用。當(dāng)然您也可以使用中劃線-，感嘆號(hào)！，斜杠/來(lái)進(jìn)行區(qū)分，但需要注意的是使用感嘆號(hào)！時(shí)要主要區(qū)分圓角符號(hào)和半角符號(hào)的區(qū)別!。

可以將文件命名與時(shí)間管理進(jìn)行結(jié)合。比如筆者將常用的文件前面添加# 標(biāo)識(shí)常用的一些文件，對(duì)于正在辦理的緊急事項(xiàng)，可以在前面標(biāo)注!號(hào)以方便自己臨時(shí)的查找。對(duì)于不同編輯者的文章可以使用@符號(hào)進(jìn)行區(qū)別劃分。

對(duì)于生活中的照片可以按照地點(diǎn)_人物_時(shí)間的方式進(jìn)行標(biāo)注。

1. 建立臨時(shí)文件區(qū)，筆者習(xí)慣將桌面、下載兩個(gè)文件目錄設(shè)置為臨時(shí)文件區(qū)，并制定規(guī)則：每天整理歸檔桌面上的文件，以保證我的桌面干凈整潔沒(méi)有多余的文檔；下載目錄下的文件每周清理一次，日常檢索的案例，下載的一些書(shū)籍、電影、音樂(lè)等，依據(jù)文件屬性進(jìn)行歸類(lèi)分檔。因?yàn)殡S著文件的堆積，不利于日常的查找。

2. 一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目的文件夾最好控制在三層以內(nèi)，因?yàn)樘嗟膶蛹?jí)會(huì)對(duì)我們?cè)斐筛蓴_，我們的目的在于快速的定位文件。

3. 制定屬于自己的文件目錄層級(jí)，在前期沒(méi)有養(yǎng)成一個(gè)好的工作習(xí)慣的時(shí)候，可以寫(xiě)在便利貼貼到電腦上?；蛘咄ㄟ^(guò)系統(tǒng)自帶的便利貼。

4. 日常模板文書(shū)。設(shè)置單獨(dú)的文件目錄予以保管和整理。

5. 可以通過(guò)dopit和Hazel進(jìn)行文檔的自動(dòng)整理。

筆者的桌面

在信息同步與分享的使用上建議使用比如堅(jiān)果云、OneDrive 等同步盤(pán)，而不是百度網(wǎng)盤(pán)。我們常說(shuō)的百度網(wǎng)盤(pán)，有些類(lèi)似我們的移動(dòng)硬盤(pán)，會(huì)把你想要的東西拷貝到云端。除了百度網(wǎng)盤(pán)限度的原因之外，同步盤(pán)還有一個(gè)高級(jí)的功能「版本控制功能」，當(dāng)你偶爾改錯(cuò)了的時(shí)候，可以去查找以前的版本，如下圖:

圖微軟 Office365 公眾號(hào)

Windows 版本可以做到按需同步文件，來(lái)節(jié)省硬盤(pán)空間。文件將在文件資源管理器中具有以下?tīng)顟B(tài)：

來(lái)源微軟官網(wǎng)

設(shè)置方法

搭配Office 365的同步功能，可以做到Word 等文檔的自動(dòng)同步。

圖微軟 Office365 公眾號(hào)

可以將 Word 分享給其他的同事進(jìn)行協(xié)同辦公。OneDrive的缺點(diǎn)：DNS受到了污染，無(wú)法打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)版。可以使用堅(jiān)果盤(pán)或其他的同步盤(pán)進(jìn)行替代。

筆者在 Mac 上用的軟件是Alfred也可以使用蘋(píng)果系統(tǒng)自帶的聚焦功能。Windows用戶建議使 everything 和 wox。5