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用友的操作
用友操作方法
2009年08月27日 星期四 10:32

(一)、 建帳 (設(shè)操作員、建立帳套)

雙擊桌面《系統(tǒng)管理》圖標(biāo)→《系統(tǒng)》→《注冊》→用戶名輸入“Admin”→《確定》

1 增加操作員:《權(quán)限》菜單→《操作員》→《增加》→輸入編號、姓名→《增加》→《退出》。

2、建立帳套:《帳套》菜單→《建立》→輸入 帳套號、帳套名稱、啟用期(開始錄入憑證的日期)→《下一步》→公司全稱、簡稱→《下一步》→企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)類別設(shè)置→工業(yè)/商業(yè)、新會計科目制度/小企業(yè)會計制度→帳套主管選擇→《下一步》→在客戶分類/供應(yīng)商分類前打勾→《完成》→《是》→科目編碼設(shè)置→《確認(rèn)》→小數(shù)位選擇→《確認(rèn)》→《確定》→《是》→點(diǎn)擊“總帳”名稱前的小方格,打勾→選擇啟用日期→《退出》建帳成功。

3、設(shè)置權(quán)限:《權(quán)限》菜單→《權(quán)限》→選帳套號→選操作員→《增加》→在授權(quán)欄上雙擊變成藍(lán)色選定權(quán)限→《確定》,或在“帳套主管”處直接打勾,擁有全部權(quán)限→《退出》。

(二)、帳務(wù)處理
雙擊桌面《用友通》圖標(biāo)→輸入用戶名(建帳時設(shè)置的操作員編號)→輸入密碼(如有密碼的話)→選擇帳套號→選擇正確的記帳時間→《確定》→點(diǎn)擊《總帳》

一、系統(tǒng)初始化:在記帳前必須先設(shè)置好

1、會計科目設(shè)置
a
.增加科目

《會計科目》→《增加》→輸入編碼、中文名稱(如100201→中國銀行,550201→差旅費(fèi))點(diǎn)《確定》,繼續(xù)點(diǎn)《增加》或《關(guān)閉》。注意:新增的明細(xì)科目編碼前幾位必須和上級科目編號相同,編碼方式按4-2-2。
b
.設(shè)輔助核算
《會計科目》→點(diǎn)擊相關(guān)科目,如“1131應(yīng)收賬款”,雙擊“應(yīng)收賬款”,點(diǎn)《修改》,在輔助核算欄中,點(diǎn)擊“客戶往來” →《確定》,另“2121應(yīng)付賬款”,點(diǎn)《修改》,在輔助核算欄中,點(diǎn)擊“供應(yīng)商往來” →《確定》。其他類似科目依實(shí)際情況做相應(yīng)設(shè)置。

3、 憑證類別:《憑證類別》→選“記賬憑證或收、付、轉(zhuǎn)”憑證→《確定》→《退出》。

4、 結(jié)算方式:《基礎(chǔ)設(shè)置》菜單→《收付結(jié)算》→《結(jié)算方式》→點(diǎn)擊《增加》→輸入編號、名稱→《保存》。一般為支票、匯票、現(xiàn)金等。

編碼方式:* **
第一級編號一位數(shù),第二級編號二位數(shù)。

5、 客戶/供應(yīng)商分類:將客戶按行業(yè)、地區(qū)等進(jìn)行劃分

《基礎(chǔ)設(shè)置》菜單→《往來單位》→《客戶/供應(yīng)商分類》→點(diǎn)擊《增加》→輸入編號、名稱→《保存》。
如編碼 01 名稱 上海 、02 浙江 或 01 華東、02 華南,實(shí)際按客戶具體情況來編。

6、 客戶/供應(yīng)商檔案:在錄入期初余額和錄入憑證時要用到,并且可以查詢往來明細(xì)帳等。
《基礎(chǔ)設(shè)置》菜單→《往來單位》→《客戶/供應(yīng)商檔案》→選中所屬類別→點(diǎn)擊《增加》→編號、全稱、簡稱→《保存》。

7、 錄入期初余額

《總帳》菜單→《設(shè)置》→《期初余額》
注:黃色單元格內(nèi)不能輸入數(shù)字。
a
.若年初啟用,則直接錄入“年初余額”。
若年中啟用,則需輸入啟用時的“期初余額”,并輸入年初至啟用期初的“累計借方、累計貸方”發(fā)生額。損益類科目的“累計借方、累計貸方”發(fā)生額也需錄入。
有輔助核算的科目(綠色顯示)→直接輸入“累計借方、累計貸方”發(fā)生額。
輸入“期初余額”時須雙擊,在彈出的窗口點(diǎn)擊《增加》→輸入客戶、摘要、方向、金額→《退出》,系統(tǒng)會自動保存并算出總金額。

二、填制憑證

1、填制憑證
點(diǎn)擊《填制憑證》→在彈出的對話框中點(diǎn)《增加》按鈕→分別錄入憑證類別、附單據(jù)數(shù)、摘要、憑證科目、金額直至本張憑證錄入完成→如果要繼續(xù)增加直接點(diǎn)《增加》就可以;如果不需要繼續(xù)增加,點(diǎn)擊《保存》后退出即可。在操作過程中可按“回車”來切換每個輸入欄。

注意:

損益類科目中收入類科目發(fā)生業(yè)務(wù)時的只能做貸方,費(fèi)用類只能做在借方。

按照會計制度要求,

A.錄入憑證時不能出現(xiàn)現(xiàn)金、銀行科目余額為零的情況。

B.制單時,現(xiàn)金包括銀行科目不能在同一張憑證上出現(xiàn)多借多貸。

C.附單據(jù)數(shù)必須錄入,不能不錄。

幾種科目輸入法:

A.直接輸入科目編號回車。

B.點(diǎn)右下角的放大鏡,在彈出的窗口中選擇想要的科目名稱后確定。

如果輸入的是往來核算科目,在回車后彈出窗口,點(diǎn)擊客戶欄右面的放大鏡選擇客戶名稱,并按《確認(rèn)》。之后如需修改客戶名稱的話,在憑證下面的備注欄上雙擊來修改。

在最后一條分錄輸入金額時可以直接按“=”鍵,可以自動算出金額。

2.修改憑證:已審核的憑證不能修改陽

《填制憑證》→找到要修改的憑證,直接修改,完成后按《保存》。

3、刪除憑證:已審核的憑證不能刪除

當(dāng)發(fā)現(xiàn)憑證做錯時可以進(jìn)行刪除

具體操作為:

《填制憑證》→《制單》菜單→下拉菜單下的《作廢/恢復(fù)》 →再點(diǎn)《制單菜單》
《整理憑證》 →選擇月份→《確定》→選擇要刪除的憑證,一般點(diǎn)《全選》→《確定》→《是》即可。

三、審核憑證/取消審核:審核以后的憑證不能再修改或刪除,通過取消審核來恢復(fù)。

注意:不能與制單人為同一人,如相同時需要換操作員重新登陸。
1
、換操作員“審核/取消審核”

《文件》菜單→《重新注冊》→換用戶名(非制單人)、選日期→《確定》→《總帳》

2、點(diǎn)擊《審核憑證》→選憑證類別、月份→《確認(rèn)》→《確定》→彈出憑證窗口,

如單張審核/單張取消審核→則直接點(diǎn)擊按鈕《審核》/《取消》。
批量審核/批量取消審核→則點(diǎn)擊《審核》菜單 →《成批審核憑證》/《成批取消審核》。
四、記賬:只有通過審核的憑證才能記帳
點(diǎn)擊《記賬》→選擇記賬范圍或《全選》→《下一步》→《下一步》→《記賬》→《確定》。
注意:如上月沒有結(jié)賬,本月不能記賬。
五、自動月末轉(zhuǎn)帳
1
、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn):《月末轉(zhuǎn)帳》→選中《匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)》→選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份、外幣幣種→點(diǎn)擊《匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)》右邊放大鏡→輸入?yún)R兌損益入帳科目5503→《確定》→《全選》→《確定》→生成一張憑證→《保存》。注意:有外幣業(yè)務(wù)的才需結(jié)轉(zhuǎn)。

2、期間損益結(jié)轉(zhuǎn):《月末轉(zhuǎn)帳》→選中《期間損益結(jié)轉(zhuǎn)》→點(diǎn)擊右邊放大鏡→選擇憑證類別,輸入本年利潤科目3131→《確定》→選擇結(jié)轉(zhuǎn)月份→《全選》→《確定》→生成一張憑證→《保存》。

注意:自動生成的憑證也要審核、記賬。

六、結(jié)賬:結(jié)帳以后不能再輸入此結(jié)帳月份的憑證

點(diǎn)擊《月末結(jié)賬》→選擇需結(jié)賬月份,變成藍(lán)色顯示→《下一步》→《對賬》→《下一步》→《下一步》→《結(jié)賬》。注意:上月未結(jié)帳的,本月不能結(jié)帳。

七、反記賬、反結(jié)賬
結(jié)帳以后如需修改或刪除憑證時,一定要按照:反結(jié)帳→反記帳→取消審核(用原來的審核員)→填制憑證中修改或刪除憑證(用原來的制單人員登陸)。

1、反記賬:進(jìn)入《總賬》→《總賬》菜單→《期末》→《對帳》→按“Ctrl+H”→提示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”已被激活→《確認(rèn)》→《退出》→再點(diǎn)擊《總賬》菜單→《憑證》 →《恢復(fù)記賬前狀態(tài)》→選擇《恢復(fù)月初狀態(tài)》→《確定》→彈出輸入口令窗口→《確認(rèn)》→《確定》。
2
、反結(jié)賬:進(jìn)入《總賬》→點(diǎn)擊《月末結(jié)賬》→選擇需取消結(jié)賬的月份→同時按“Ctrl+Shift+F6彈出輸入口令窗《確認(rèn)反結(jié)帳成功。

八、憑證及帳簿套打設(shè)置

當(dāng)需要套打憑證或帳簿時進(jìn)行如下設(shè)置:
7
在《總帳》模塊,點(diǎn)《總帳》菜單→《設(shè)置》→《選項(xiàng)》,點(diǎn)選《帳簿》頁面,在“憑證、帳簿套打”前打勾,并點(diǎn)選下面的“帳簿通(上海版)”,如需要連續(xù)打印就選中旁邊的“連續(xù)”。陽光網(wǎng)憑證套打:《總帳》菜單→《憑證》→《打印憑證》→選擇“憑證類別、期間范圍、憑證范圍”,期間范圍是要打印憑證的月份,憑證范圍是要打印的憑證號,在調(diào)試時先輸入“1”,即第一號憑證→《打印》→《確認(rèn)》。查看打印出來的憑證格式,如果套打位置不準(zhǔn)確的話,點(diǎn)選《設(shè)置》,確認(rèn)紙張大小為:2528×1426,修改頁邊距的“左”和“上”的數(shù)值→《確定》→《是》。重新打印憑證確認(rèn)新的打印位置,直至正確為止。
5 _
帳簿套打:《總帳》菜單→《帳簿打印》→選擇需要打印的帳簿,其他操作方法同上。
九、帳套備份

1、 D盤新建文件夾,如“用友備份”,在“用友備份”目錄下建一個目錄,如名“0706,表示備份日期。

2 雙擊桌面《系統(tǒng)管理》圖標(biāo)→《系統(tǒng)》→《注冊》→用戶名輸入“Admin”→《確定》。

3 點(diǎn)擊《賬套》菜單→《備份》→選擇賬套→《確認(rèn)》,需要稍等片刻,直到出現(xiàn)備份窗口。

4、 選擇備份文件夾→D:\用友備份\0706(需雙擊目錄,變成打開狀態(tài))→《確認(rèn)》。

注意:每個月結(jié)帳以后,需要做一次帳套備份操作,每次在“用友備份”目錄下建一個目錄,名字為這次的結(jié)帳月份。

(三)、UFO報表

準(zhǔn)備工作:在D盤下建“用友報表”目錄,如公司有多個帳套的話,在“用友報表”目錄下按照每個帳套名稱建立下級目錄,用來分別存放財務(wù)報表。
1
、點(diǎn)擊《財務(wù)報表》→點(diǎn)擊《文件》菜單→《打開》→選擇報表所在文件夾→選擇報表,如資產(chǎn)負(fù)債表、稅金利潤表等。
2
、在左下角為“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下,點(diǎn)《編輯》菜單→《追加》→《表頁》,可以增加多個頁面,每一個頁面代表一個月的財務(wù)數(shù)據(jù),比如十二頁代表一年的十二個月。
3
、在左下角為“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下,先選擇最下面表示當(dāng)月的頁面,在最上面的《數(shù)據(jù)》菜單→《關(guān)鍵字》→《錄入》/ 或直接點(diǎn)擊工具欄上的“關(guān)鍵字”按鈕(顯示“年”的按鈕)→輸入年、月、日→《確認(rèn)》→顯示“是否重算第×頁”窗口→《是》。
注意:
報表應(yīng)該是在所有憑證處理完記賬后制作,通??梢栽履┙Y(jié)賬后再做。
《表頁重算》:重新計算現(xiàn)在所選表頁上的數(shù)據(jù)。

《整表重算》:重新計算所有表頁上的數(shù)據(jù),時間會比較長。

左下角有紅字的“格式”或“數(shù)據(jù)”,在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下顯示正常的數(shù)據(jù),點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”變成“格式”狀態(tài),可以輸入或修改公式,再次點(diǎn)擊“格式”又可以變成“數(shù)據(jù)”狀態(tài)。
注意:在切換狀態(tài)時如出現(xiàn)“是否重算全表” →一般情況下點(diǎn)《否》。
報表數(shù)據(jù)計算以后發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確時的幾種原因:

a.    在左下角為“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下,點(diǎn)擊《數(shù)據(jù)》菜單→《賬套初始》→確認(rèn)“賬套號、會計年度”是否正確,如錯誤時可修改→《確認(rèn)》→再點(diǎn)擊《數(shù)據(jù)》菜單→《表頁重算》。

b.   在《總賬》模塊的界面上打開“余額表”進(jìn)行核對,比較“余額表”中的數(shù)據(jù)與《報表》的數(shù)據(jù)是否一致。

如果一致,但與實(shí)際數(shù)不符,多數(shù)情況是憑證錄入有錯誤,按修改憑證的方法處理。

如果“余額表”中的數(shù)據(jù)是正確的,但報表中的數(shù)據(jù)不正確時,說明報表計算公式有錯誤,點(diǎn)選左下角“數(shù)據(jù)”為“格式”狀態(tài),雙擊錯誤的公式單元進(jìn)行修改。


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