項目計劃圍繞項目目標的完成系統(tǒng)地確定項目的工作、安排工作的進度、編制完成工作所需的資源預(yù)算等，從而保證項目能夠在合理的工期內(nèi)，用盡可能低的成本和盡可能高的質(zhì)量完成。項目計劃是項目實施的基礎(chǔ)。計劃就如同航海圖或行軍圖，必須保證有足夠的信息，決定下一步該做什么，并指導(dǎo)項目組成員朝目標努力，最終使項目目標由理想變?yōu)楝F(xiàn)實。
在項目管理與實踐中，項目計劃是最先發(fā)生并處于首要地位的，項目計劃是龍頭，它引導(dǎo)項目各種管理職能的實現(xiàn)，是項目管理工作的首要環(huán)節(jié)，抓住這個首要環(huán)節(jié)就可以提挈全局。項目計劃是項目得以實施和完成的基礎(chǔ)及依據(jù)，項目計劃的質(zhì)量是決定項目成敗、優(yōu)劣的關(guān)鍵性因素之一。
制定項目計劃是為了便于高層管理部門與項目經(jīng)理、職能經(jīng)理、項目組員及項目委托人、承包商之間的交流溝通，項目計劃是溝通的最有效工具。因此，從某種程度上說，項目計劃是為了方便項目的協(xié)商、交流及控制而設(shè)計的，而不在于為參與者提供技術(shù)指導(dǎo)。
不同的項目對應(yīng)不同的項目計劃，但在大部分項目管理計劃中，存在一些共同的內(nèi)容。一個項目計劃的構(gòu)成一般包括如下幾個方面：①項目的整體介紹。包括項目名稱、項目的簡單描述及要滿足的需求、項目發(fā)起人名稱、項目經(jīng)理和關(guān)鍵團隊成員的名單、項目可交付成果等信息。②如何組織開展項目的描述。包括組織架構(gòu)圖、項目責任以及其他與組織或者過程相關(guān)的信息。③項目運用的管理和技術(shù)方法。包括管理目標、項目控制、風險管理、項目人員配置、技術(shù)過程等。④時間進度表。包括概要進度表、細節(jié)進度表以及其他與進度相關(guān)的信息。⑤預(yù)算。包括預(yù)算概況、預(yù)算細節(jié)以及其他與預(yù)算相關(guān)的信息。
在項目計劃制定過程中一般應(yīng)遵循以下七個原則：①目的性。項目計劃的制定圍繞項目目標的實現(xiàn)展開，在制定計劃時，首先必須分析目標，弄清任務(wù)。②系統(tǒng)性。項目計劃本身是一個系統(tǒng)，由一系列子計劃組成，各個子計劃不是孤立存在的，彼此之間相對獨立，又緊密相關(guān)。因此項目計劃也具有系統(tǒng)的目的性、相關(guān)性、層次性、適應(yīng)性、整體性等基本特征，使項目計劃形成有機協(xié)調(diào)的整體。③經(jīng)濟性。在項目計劃中要提出多種方案進行優(yōu)化分析，使項目有較高的效益。④動態(tài)性。項目環(huán)境處于變化之中，項目計劃要具有動態(tài)性，能隨著環(huán)境和條件的變化而不斷調(diào)整和修改，以保證完成項目目標。⑤相關(guān)性。項目計劃是一個系統(tǒng)的整體，制定項目計劃要充分考慮各子計劃間的相關(guān)性。⑥層次性。項目計劃往往要分層次，分為一級計劃、二級計劃和三級計劃。一級計劃是總計劃，二級計劃用于項目組各個小組間工作的協(xié)同，三級計劃是作業(yè)計劃，即各個小組內(nèi)的計劃。⑦職能性。項目計劃的制定和實施以項目和項目管理的總體及職能為出發(fā)點，涉及項目管理的各個部門和機構(gòu)。
分為如下幾個過程：①明確項目范圍。簡單地說，項目范圍定義了項目對應(yīng)的系統(tǒng)邊界，界定和控制了項目中包括什么和不包括什么。它確保了項目開發(fā)者理解客戶想要什么，并且使項目開發(fā)者和客戶對項目的可交付成果以及生產(chǎn)這些可交付成果所進行的工作達成共識。然后利用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）將項目中主要的可交付成果進行層層的分解成為更細小和更易管理的部分。初始的時候是一些關(guān)鍵里程碑點，對里程碑點再進行層層分解，形成項目的1～3層工作分解結(jié)構(gòu)（具體的層數(shù)需要根據(jù)項目的復(fù)雜程度來確定）。為了精確的確定項目的范圍，需要保證工作分解結(jié)構(gòu)和甘特圖以及所有的可交付成果等數(shù)據(jù)的一致性。②定義項目組織。簡單來說，項目組織描述了項目開發(fā)團隊人員之間的組織結(jié)構(gòu)，解釋了每個部門或者每個人應(yīng)該做什么工作以及彼此之間的組織關(guān)系。根據(jù)詳細的WBS工作分解結(jié)構(gòu)，確定項目的人員分工，構(gòu)建項目的組織分解結(jié)構(gòu)（OBS），即描述組織中個團隊單位所負責的項目工作的一種特殊的組織結(jié)構(gòu)圖；同時構(gòu)建項目的責任分配矩（RAM）即用矩陣表格形式表示工作分解結(jié)構(gòu)中工作細目以及組織分解結(jié)構(gòu)的工作績效所對應(yīng)的個人責任。③確定項目進度。項目進度簡單來說就是確保項目按時完成項目所需完成的工作。要確定項目的進度，首先需要在項目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）中找到項目的基本要素即活動和任務(wù)，根據(jù)預(yù)計的工期、成本和資源需求等創(chuàng)建活動清單，即顯示項目涉及哪些活動的表格，定義項目的里程碑（注意：活動清單中的活動屬性必須要與工作分解結(jié)構(gòu)WBS相一致）。然后，根據(jù)活動清單、項目范圍說明書、里程碑清單等信息決定活動之間的關(guān)系，對活動進行排序并創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)圖，即顯示項目活動間邏輯關(guān)系或順序的示意圖。最后，根據(jù)項目開發(fā)人員的經(jīng)驗和當前可用資源估計活動需要的資源以及活動的工期，形成項目的進度安排。④進行項目平衡。項目平衡簡單來說就是根據(jù)可用的資源信息以及項目中存在的風險來對項目的活動進行調(diào)整。在網(wǎng)絡(luò)圖中找出項目的關(guān)鍵路徑，將每個活動的項目風險時間加入活動工期中，更新活動網(wǎng)絡(luò)圖，根據(jù)關(guān)鍵路徑對活動時間和順序進行調(diào)整使之滿足相應(yīng)可交付成果的交付期限。⑤確認項目計劃。最后將形成的項目計劃與項目重要的干系人進行確認，特別是與客戶進行確認。如果有不滿意的地方，要盡量地協(xié)商調(diào)整，更新項目計劃。如果沒有與客戶進行確認，就可能出現(xiàn)雙方意見不統(tǒng)一的情況，甚至客戶隨意變更會極大地影響整個項目。
項目計劃的意義：①可以確定完成項目目標所需的各項工作范圍，落實責任，制定各項工作的時間表，表明各項工作所需的人力、物力、財力并確定預(yù)算，保證項目順利實施和目標實現(xiàn)。②可以確定項目實施規(guī)范，成為項目實施的依據(jù)和指南。③可以確立項目組各成員及工作的責任范圍和地位以及相應(yīng)的職權(quán)，以便按要求去指導(dǎo)和控制項目的工作，減少風險。④可以促進項目組成員及項目委托人和管理部門之間的交流與溝通，增加顧客滿意度，并使項目各項工作協(xié)調(diào)一致，并在協(xié)調(diào)關(guān)系中了解哪些是關(guān)鍵因素。⑤可以使項目組成員明確自己的奮斗目標、實現(xiàn)目標的方法、途徑及期限，并確保以時間、成本及其他資源需求的最小化實現(xiàn)項目目標。⑥可作為進行分析、協(xié)商及記錄項目范圍變化的基礎(chǔ)，也是約定時間、人員和經(jīng)費的基礎(chǔ)。這樣就為項目的跟蹤控制過程提供了一條基線，可以用于衡量進度、計算各種偏差及決定預(yù)防或整改措施，便于對變化進行管理。
