信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源，隨著社會的發(fā)展進步，信息的價值將不斷提升。正如世界著名未來學家阿爾溫·托夫勒預(yù)言：“誰掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了整個世界?！毙畔r代的到來，給我國秘書工作既帶來難得的發(fā)展機遇，又遇到嚴峻的挑戰(zhàn)，迫切要求現(xiàn)代秘書必須努力提高信息素養(yǎng)，學會利用信息技術(shù)開展秘書工作，以提高為領(lǐng)導工作服務(wù)的效率和質(zhì)量。
一、信息素養(yǎng)是信息化社會對秘書工作提出的新要求
隨著美國未來學家阿爾溫·托夫勒《第三次浪潮》、世界軟件大王比爾·蓋茨《未來之路》、MTI媒體實驗室主任尼葛洛龐帝《數(shù)字化生存》等書籍的出版，反映出一個新的時代——信息時代已經(jīng)悄然來臨。歐盟委員會的一份名叫《走向知識化的歐洲》的文件已把知識、信息與素質(zhì)作為一個密不可分的整體。近30年來，人類生產(chǎn)的信息已經(jīng)超過過去5000年的信息量的總和。2001年1月，在廣州召開的亞太地區(qū)首屆“網(wǎng)絡(luò)時代的學與教——實踐、挑戰(zhàn)與前景”國際研討會上，與會的中外專家傳遞出發(fā)人深省的聲音：“信息素養(yǎng)不僅已成為當前評價人才綜合素質(zhì)的一項重要指標，而且成為信息時代每個社會成員的基本生存能力。”越來越多的人意識到要想在數(shù)字化社會中生存，就必須掌握一定的信息技術(shù)，必須能夠利用計算機獲取、傳輸和處理各種信息。而在秘書工作領(lǐng)域，具備一定的信息素養(yǎng)顯得尤為重要。
眾所周知，科學技術(shù)的迅猛發(fā)展以及在秘書工作領(lǐng)導的廣泛應(yīng)用，使秘書工作的科技含量越來越高。21世紀的秘書工作，將是一個知識、信息高度密集的領(lǐng)域，秘書工作的信息化程度越來越高，與此相適應(yīng)，對秘書工作者的信息素養(yǎng)要求也越來越高。從現(xiàn)實情況來看，我國秘書隊伍信息素養(yǎng)的整體水平仍然不高。一是觀念陳舊，思想不夠開放。一些秘書人員對信息的價值認識不足，特別是年齡較大的秘書工作者，接受新事物比較慢，不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，對信息網(wǎng)絡(luò)表現(xiàn)冷淡，習慣于“文房四寶”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識。二是一些單位機關(guān)信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低，使秘書人員沒有機會學習信息新技術(shù)。三是秘書人員缺乏良好的科學文化基礎(chǔ)知識和相應(yīng)的培訓。信息素養(yǎng)是與科學文化素養(yǎng)緊密相聯(lián)的，沒有一定的科技知識、文化基礎(chǔ)知識、計算機知識，沒有一定的外語水平，信息素養(yǎng)難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備就發(fā)怵，一看見英文就頭疼。知識的缺乏導致了思想和行動上的障礙，從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。這說明，我國秘書隊伍的信息素養(yǎng)，與信息時代的領(lǐng)導工作對秘書素質(zhì)的要求很不適應(yīng)，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養(yǎng)。
二、現(xiàn)代秘書信息素養(yǎng)的主要內(nèi)容和特征
現(xiàn)代秘書的信息素養(yǎng)，是一個涵蓋廣泛的綜合性概念。具體說來，主要包括五個方面：
1?郾現(xiàn)代秘書的信息觀念。信息觀念在信息素養(yǎng)中居于先導地位，它關(guān)系到秘書人員對秘書工作信息的接受和理解?，F(xiàn)代秘書的信息觀念，是指秘書人員對信息的初步認識以及在秘書工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如，秘書人員如何看待信息技術(shù)，如何認識信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這就是衡量信息觀念先進與否的一個具體標準。據(jù)了解，大多數(shù)秘書人員認為，互聯(lián)網(wǎng)和各種局域網(wǎng)既是一種新的認識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產(chǎn)力，秘書工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，才能產(chǎn)生新的生機和活力。但也有部分秘書人員對信息技術(shù)有一種神秘感，對信息網(wǎng)絡(luò)不感興趣，甚至“老死不想‘網(wǎng)’來”。這就是信息觀念上的巨大差異。目前，國際互聯(lián)網(wǎng)已遍布我國城鄉(xiāng)，上網(wǎng)人數(shù)已突破6000萬，仍在以前所未有的速度迅速增長；我國大多數(shù)黨政機關(guān)的信息網(wǎng)絡(luò)已聯(lián)通至縣（區(qū)），大中型企業(yè)也建立了自己的信息網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)上的秘書工作信息已達海量規(guī)模，多種媒體構(gòu)成的信息資源均可以作為開展秘書工作的參考資料。如果秘書人員具備先進的信息觀念，積極地了解網(wǎng)絡(luò)，熟悉和使用網(wǎng)絡(luò)，就可能主動地去利用，從而減少許多不必要的重復(fù)工作；反之，就會因為遠離網(wǎng)絡(luò)而對做好秘書工作一籌莫展?，F(xiàn)代秘書良好的信息觀念，本質(zhì)上是在尊重知識、崇尚科學、終身學習、勇于創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，樹立起來的“信息就是資源”、“信息就是財富”、“信息是領(lǐng)導決策的基礎(chǔ)和依據(jù)”的信息價值觀。
2?郾現(xiàn)代秘書的信息意識。它具體表現(xiàn)為對信息是否具有特殊的、敏銳的感受力和持久的注意力，簡言之，就是秘書人員對秘書工作信息的敏感程度。現(xiàn)代秘書強烈的信息意識，首先表現(xiàn)為能夠敏銳地感受社會信息的變化對秘書工作帶來的有利和不利影響。無論現(xiàn)在或未來，秘書工作者和他（她）的服務(wù)對象——領(lǐng)導者，都生活在被信息包圍的社會里，電話、文件、圖書、報刊、廣播、影視以及各種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，每天都有成千上萬比特的信息向我們傾瀉而來。秘書人員具有強烈的信息意識，就會積極主動的挖掘、搜集、利用有利于領(lǐng)導決策和秘書工作開展的各種信息；敏銳地發(fā)現(xiàn)別人尚未注意到的信息，迅速而準確地找到事物的本質(zhì)、問題的癥結(jié)；善于從司空見慣的信息中看到差異，并能迅速選擇和捕捉，達到發(fā)現(xiàn)早、挖掘深、效率高的境界。其次，表現(xiàn)為對領(lǐng)導決策信息和秘書工作信息的關(guān)注。現(xiàn)代秘書要像吃飯穿衣一樣，每天都要讀一讀文件，看一看新聞，聽一聽廣播，瀏覽一下網(wǎng)絡(luò)，查找所需要的資料，并形成一種習慣性傾向；無論是對涉及領(lǐng)導決策和秘書工作哪個方面的信息都能自覺敏銳地察覺，并主動與自己所關(guān)心的問題、需要解決的問題聯(lián)系起來思考，從而更好地開展秘書工作。
3?郾現(xiàn)代秘書的信息能力?，F(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作實踐活動中所應(yīng)具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要包括五個方面的內(nèi)容：一是信息獲取能力。秘書工作除了充分利用好組織建立的內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外，還應(yīng)建立并掌握自己常規(guī)的信息渠道，善于開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時、準確全面地獲取所需的信息。比如，秘書人員要了解信息網(wǎng)絡(luò)上有哪些秘書工作的站點、網(wǎng)頁、欄目，通過哪些方法和渠道（包括工具軟件）才能迅速進行查找與瀏覽；如何下載和保存這些信息等等。二是信息選擇能力。信息時代，人們每時每刻都面對著滾滾而來的信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮實難避免?，F(xiàn)代秘書必須學會對其進行篩選和分類，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的；學會準確無誤地識別、理解所遇到信息的含義，正確判斷所搜集到信息的價值與意義，全面把握所獲信息對領(lǐng)導決策和秘書工作產(chǎn)生的影響等。三是信息預(yù)測能力。這是一種較高層次的信息能力。它是指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)上對未來的一種推斷和預(yù)見。信息預(yù)測能力其實是對信息理解程度的一種能動反映，是在獲取信息的基礎(chǔ)上，對事物發(fā)展的理性判斷，它對秘書輔助領(lǐng)導科學決策具有重要意義。四是信息處理能力。狹義的信息處理主要是指對信息的加工、開發(fā)、傳輸、存貯、調(diào)閱和吸收等能力。即對所感知、獲取和選擇的信息加工深、開發(fā)新、傳輸快、存貯厚、吸收廣和調(diào)閱方便。具體來講就是能對信息進行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實秘書工作數(shù)據(jù)庫；能對這些信息的意義與可靠性有進一步的認識，提出有針對性的對策和建議、提供給領(lǐng)導者參考。五是信息運用能力。秘書獲取、選擇和處理信息的目的是為了運用。信息運用能力是各種具體信息能力的綜合體現(xiàn)，是指秘書人員在獲取和處理信息的基礎(chǔ)上，把自己的思想與見解融入其中，并通過恰當渠道將這些信息傳遞給他人，與他人進行交流、共享的能力。秘書對信息的運用能力，集中表現(xiàn)在為領(lǐng)導決策提供信息的及時性、準確性、完整性、連續(xù)性、針對性和有效性上。
4?郾現(xiàn)代秘書的信息知識。這是指秘書人員對信息基本常識的了解，對各種秘書工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識的掌握。信息知識是信息素養(yǎng)的重要組成部分，信息知識的掌握程度，關(guān)系著秘書人員信息意識和信息能力的強弱。一般來說，秘書人員的信息知識應(yīng)該包括三個部分：一是信息文化知識。即具有基本的科學文化常識，對信息概念能正確地理解和應(yīng)用，對信息技術(shù)的發(fā)展和變化有一定了解，對信息文化的影響與走向有所把握。特別是對信息網(wǎng)絡(luò)文化要能正確地理解。二是計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)常識。主要包括信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基本名詞術(shù)語、技術(shù)功能、特點以及構(gòu)成、應(yīng)用等等。三是一定的外語和法規(guī)知識。因特網(wǎng)上90%的信息是用英語來傳遞的。我們使用的計算機系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，大多都是用英文編寫的，Windows操作平臺的基礎(chǔ)也是英語。因此，要更好地表達思想、接受和了解新技術(shù)和新信息，就必須掌握一定的外語知識。另外，由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的一些法律問題，也應(yīng)引起秘書人員的關(guān)注。比如使用計算機網(wǎng)絡(luò)要遵循我國現(xiàn)已出臺的法律條文；使用各種數(shù)據(jù)與信息，要合乎國家的有關(guān)法規(guī)，尤其應(yīng)嚴格遵守保密法規(guī)，防止失泄密問題的發(fā)生。
5?郾現(xiàn)代秘書的信息道德。信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息過程中，應(yīng)遵循一定的倫理規(guī)范。不得危害社會或侵犯他人的合法權(quán)益，能自覺保護他人的知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)等，也不得向領(lǐng)導者和有關(guān)用戶傳遞各種不良信息。秘書人員的信息道德關(guān)系到其信息素養(yǎng)發(fā)展的正確方向。當前，信息傳播媒體多種多樣，有廣播、電視、也有自由度較大的各種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)；有政府主辦的各種媒體，也有民間自辦發(fā)行的書報雜志。媒體的多樣性使信息傳播過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一定的無政府狀態(tài)，如果沒有一定的道德約束，就很容易使人們在享受信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時，產(chǎn)生一些與先進的倫理道德相悖的現(xiàn)象。這就對秘書人員的文明程度、道德責任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保證現(xiàn)代秘書信息行為正確性的重要保證。
綜上所述，現(xiàn)代秘書的信息素養(yǎng)具有十分豐富的內(nèi)涵和很高的目標要求。秘書隊伍是我國職業(yè)大軍中一個特殊群體，由于職業(yè)的特殊要求，其信息素養(yǎng)也必然表現(xiàn)出一定的特殊性：一是與領(lǐng)導工作聯(lián)系的直接性。秘書人才的信息素養(yǎng)是直接為領(lǐng)導工作服務(wù)的。信息是領(lǐng)導決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，秘書輔助領(lǐng)導決策，主要是通過為領(lǐng)導者提供信息來實現(xiàn)的。秘書工作者的信息素養(yǎng)如何，直接關(guān)系到為領(lǐng)導決策服務(wù)的水平的高低，其重要意義顯而易見。二是信息視界的全方位性。秘書工作以輔助領(lǐng)導科學決策和協(xié)助領(lǐng)導科學管理為主要職責，而領(lǐng)導者管理的都是一個動態(tài)的大系統(tǒng)，涉及到政治、經(jīng)濟、文化、科技等各個方面，具有高度的綜合性。因此，凡是與領(lǐng)導活動相關(guān)的信息，都應(yīng)該成為秘書工作者關(guān)注的信息。這就要求秘書的信息素養(yǎng)相對于其他機關(guān)工作者來說要求更高，胸襟要更寬廣，知識要更廣博，視角要更開放。三是提高發(fā)展的動態(tài)性。信息素養(yǎng)是秘書人才適應(yīng)信息社會發(fā)展要求，經(jīng)過培養(yǎng)和訓練而生成的一種修養(yǎng)與能力，它必然隨著時代的發(fā)展變化而不斷提高和發(fā)展，決非一勞永逸的。
三、提高現(xiàn)代秘書信息素養(yǎng)的基本途徑
信息素養(yǎng)的培養(yǎng)教育已受到世界各國的高度重視，早在1990年全國秘書長、辦公廳主任座談會上，江澤民同志就明確指出：“現(xiàn)在全國辦公廳系統(tǒng)已經(jīng)形成了一個傳遞迅速的信息網(wǎng)絡(luò)，這在前幾年是不可思議的。從某種意義上說，這是電子技術(shù)發(fā)展的結(jié)果。所以，同志們還要懂點現(xiàn)代信息技術(shù)?！碧岣呙貢藛T的信息素養(yǎng)，關(guān)鍵也在于培養(yǎng)教育。
1?郾制定明確的培養(yǎng)目標。信息素養(yǎng)作為一種高級認訓技能，具有很強的實踐應(yīng)用性。秘書人才信息素養(yǎng)評價標準的確定也應(yīng)充分體現(xiàn)秘書工作的實踐特性。培養(yǎng)目標至少應(yīng)包括以下五個方面：一是高效獲取秘書工作信息。即獲取秘書工作信息時效性強，表述準確，形式完整，方法便捷，真實可靠。把握這個標準主要是看秘書人員能否按照系統(tǒng)性、目的性、及時性、可靠性以及相關(guān)性要求，全面主動地收集信息；依靠機關(guān)內(nèi)部渠道和外部社會渠道，采取靈活多樣的方法，多種途徑廣泛獲取信息。二是正確處理秘書工作信息。主要包括在海量信息的包圍之中，對秘書工作信息進行準確評價、合理吸收、有效存儲。把握此標準，主要是評價秘書人員能否根據(jù)領(lǐng)導工作的實際需要，對獲取的信息內(nèi)容分辨優(yōu)劣，剔除冗余信息和不良信息，吸取有益信息，進行有效整合。三是創(chuàng)造性使用秘書工作信息。具體可從三個方面進行評價：（1)能否緊跟時代發(fā)展，善于在變化中發(fā)掘和捕捉隱性的、潛在的新信息，不斷豐富和更新秘書工作信息源；（2)能否隨時隨地觀察思考周圍環(huán)境和社會生活變化，在同外部世界聯(lián)系的過程中借鑒、校正和使用秘書工作信息；(3)能否對已知的秘書工作信息，在分析綜合的基礎(chǔ)上，加工制作再生出符合事物發(fā)展規(guī)律的新信息，使領(lǐng)導決策和秘書工作更具科學性。四是自主創(chuàng)新式學習信息科技知識。信息時代是知識爆炸的時代，知識更新的速度越來越快，如果秘書人員不懂得如何學習，不能堅持自主創(chuàng)新式學習，就會很快成為時代的落伍者。五是信息行為高尚規(guī)范。信息社會需要一定的道德來規(guī)范人們的信息行為。從首先角度評價秘書人員的信息行為，一要看其是否遵守國家和待業(yè)信息領(lǐng)域的各項規(guī)章制度和基本道德要求。二要看其在使用信息過程中，是否遵守秘書職業(yè)道德規(guī)范和社會角色規(guī)范。三要看其是否將自身的職業(yè)道德和社會角色道德內(nèi)化為信息時代的自覺義務(wù)。
2?郾創(chuàng)建良好的培養(yǎng)環(huán)境。秘書人才信息素養(yǎng)的培養(yǎng)是一項創(chuàng)新性很強的工作，它不是簡單地由某個部門組織用“小霸王”練練打字，或講上幾次基礎(chǔ)課就能解決問題，而需要單位領(lǐng)導下定決心，實施強有力的領(lǐng)導。首先，要營造先進的思想認識環(huán)境。領(lǐng)導者應(yīng)充分認識信息工作和提高秘書人員信息素養(yǎng)的重大意義，自覺站在信息時代前列，帶頭學習信息知識，了解信息科技的發(fā)展動態(tài)，掌握必需的信息技能，提高駕馭依靠的本領(lǐng)。大力倡導和熱情支持秘書人員學電腦、用電腦和使用計算機網(wǎng)絡(luò)，營造濃厚的提高信息素養(yǎng)氛圍。其次，要創(chuàng)造良好的軟硬件環(huán)境。信息素養(yǎng)培養(yǎng)離不開一定的軟硬件基本建設(shè)。各級領(lǐng)導應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，為秘書人員信息素養(yǎng)培養(yǎng)提供必需的物資、器材和場地，逐步改善秘書部門辦公自動化水平。硬件環(huán)境建設(shè)還包括提高信息技術(shù)設(shè)備的使用效率。軟件環(huán)境包括人才和技術(shù)支持。再次，要完善和落實規(guī)章制度。良好的制度環(huán)境是秘書人員信息素養(yǎng)培訓的有效保證。從當前我國秘書隊伍培訓實踐來看，除了繼續(xù)搞好在職培訓、堅持自學制度外，還應(yīng)建立和健全兩項制度：一是網(wǎng)絡(luò)使用和管理制度。要引導秘書人員充分認識網(wǎng)絡(luò)資源的價值，明確使用規(guī)定，鼓勵他們踴躍運用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)開展秘書工作；要組織秘書人員篩選、更新網(wǎng)絡(luò)信息，不斷充實新內(nèi)容；要建立崗位責任制，加強信息網(wǎng)絡(luò)的維護，保證網(wǎng)絡(luò)暢通和安全。二是信息設(shè)備更新制度。由于信息設(shè)備的更新?lián)Q代非常快，這就對一些舊設(shè)備的使用維護帶來了比較大的難度。另外，新技術(shù)往往隨著新設(shè)備的生產(chǎn)而開始進入社會生活，如不及時更新設(shè)備，就會落后于時代發(fā)展。因此，要對秘書工作信息設(shè)備更新?lián)Q代制定一套規(guī)定，既不追趕潮流，也不至于落后太多，在不斷使用和學習新設(shè)備中增強信息素養(yǎng)。
3?郾突出信息技能的教育和訓練。秘書人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，關(guān)鍵在于提高其信息技能。從現(xiàn)實情況看，信息技能是制約秘書人員信息素養(yǎng)提高的一個關(guān)節(jié)點。信息技能因其發(fā)展變化快、知識含量和技術(shù)含量比較高，學習掌握起來頗有難度而成為部分秘書人員“頭疼”的問題。當前，秘書人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，至少需要達到以下兩個目標：一是進一步掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。秘書人員應(yīng)樹立強烈的網(wǎng)絡(luò)意識，切實使用好網(wǎng)絡(luò)這個現(xiàn)代化的秘書工作工具。善于借助網(wǎng)絡(luò)掌握秘書工作的實時動態(tài)信息，利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的寶貴資源，提高秘書工作效率，并在網(wǎng)絡(luò)使用中潛移默化地培養(yǎng)和提高信息素養(yǎng)。二是掌握基本的軟件操作。軟件是信息系統(tǒng)的重要組成部分，秘書人員要努力掌握每一類軟件中的1~2種，并爭取在工作實踐中能夠發(fā)揮其最大效能。
4?郾發(fā)揮院校信息教育的職能和作用。朱■基在全國信息化建設(shè)領(lǐng)導小組第一次會議上強調(diào)指出：“信息人才的培養(yǎng)，要依托院校進行?！惫P者認為，提高秘書人員的信息素養(yǎng)，也必須充分發(fā)揮院校信息教育職能。院校是人才聚集的地方，也是傳播新思想新技術(shù)的殿堂；師資力量雄厚，許多專家、教授都是其研究領(lǐng)域的行家里手；院校有充分的信息教育資源，因此，依托院校開展教育培訓，能夠使秘書人員在較短時間內(nèi)比較系統(tǒng)地掌握常用的信息知識和基本技能。
（作者單位：河南商業(yè)高等?？茖W校商務(wù)秘書系）
