用Office 2003推進協(xié)同工作
ZDNet China
26/8/2005
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http://www.zdnet.com.cn/techupdate/software/skill/story/0,3800080971,39155072,00.htm[ZDNet China專稿]現(xiàn)在是該考慮Microsoft最新版的Office軟件最大的一個買點：微軟稱之為“整合協(xié)作”的時候了。在描述Office系統(tǒng)功能時,微軟用了大量的篇幅來宣傳這一賣點。在列表首位的是meeting workspaces和document workspaces。這兩項功能建在Windows SharePoint Services（是現(xiàn)在使用的SharePoint Team Services的下一代產(chǎn)品）當中，都是使用Office的應用程序來共享文件和功能管理。在這個部分中，我們將會對這些功能進行概述，列舉他們應用的先決條件，并且?guī)椭銢Q定這些產(chǎn)品是否值得在你的機構(gòu)內(nèi)實施。
什么是SharePoint？
SharePoint是Microsoft基于Web協(xié)作技術的統(tǒng)稱。SharePoint 2.0 的產(chǎn)品將與Office 2003同時上市，包括兩款截然不同的產(chǎn)品：
Windows SharePoint Services是一套底層的數(shù)據(jù)庫和Web服務，它是作為Windows 2003中的可選擇安裝的部分。Windows SharePoint Services可以按照你得需求建立多個獨立的SharePoint網(wǎng)站。
SharePoint門戶服務器更為復雜，企業(yè)級的門戶是建立在Windows SharePoint Services上層的。它的作用是能夠讓你在企業(yè)中的跨越多個服務器上建立網(wǎng)站。
Microsoft 還沒有宣布第二代的SharePoint的價格或者是可行性的細節(jié)，但是有一件事情是非常清楚地：它將需要你安裝新的Windows 2003來作為運行新的SharePoint服務器的基礎。如果你還記得你以前是怎么安裝以前的Outlook系列的情況，你就會發(fā)現(xiàn)這兩個系統(tǒng)是非常相似的。你可以在任何版本的Windows上使用Office 2003，但是對于大多數(shù)有效的協(xié)作情況來說，你需要Windows SharePoint Services來讓你的協(xié)作組織更為有效?；蛘?，換句話來說，需要安裝Windows 2003作為你以后的SharePoint的基礎。
Meeting workspaces：有效的組織
在Microsoft Outlook 2003中的meeting workspace集成了SharePoint。要創(chuàng)建一個新的meeting workspace，只要在Outlook當中傳送出一個會議請求的時候點擊meeting Workspace的按鈕就可以了。這樣將就針對會議請求直接打開一個meeting workspace的任務窗口，正想圖A中所展示的一樣，在這，你能夠在組的SharePoint server上創(chuàng)建一個新的workspace（這，或者在Office的其他地方，叫做組的網(wǎng)站）。
當你發(fā)送一個會議邀請的時候，其他的參加這將會收到一個網(wǎng)站鏈接，通過連接他們就能進入meeting workspace了。
meeting workspace是一個很特殊的SharePoint站點類型，在默認情況下，這個網(wǎng)站將分為會議題目，參加人員和議程幾個部分。你也可以通過點擊修改這個Workspace的超級鏈接來增加其他的部分（叫做SharePoint中的Web Parts）。在圖表B中，我們給workspace增加一個文件庫的Web Part，這樣能夠讓會議參加者能夠同時預覽會議相關的重要文件。點擊一個文件能夠讓你在相應的Office 應用程序中打開并且修改它。
meeting workspace是Office 2003中集成協(xié)作的原理的一個很好的范例
協(xié)作完成的數(shù)據(jù)存儲在SharePoint的站點當中。
使用者可以通過他們自己的瀏覽器管理他們自身的網(wǎng)站，并不需要任何管理員的協(xié)助。
數(shù)據(jù)存儲在Office的文件中并且可以在Office的應用程序中進行修改。
workspace能夠捕獲所有特殊任務和行為的方方面面。
在Office 2003，Document workspaces提供了一個文件中心（要比會議中心要更好）的協(xié)作方式。一個document workspace是被設計用來幫助一群用戶協(xié)作修改一個或者多個文件的功能。Office 2003讓你簡單的向document workspace傳送一個Word, Excel,或者是PowerPoint的文件，這樣就可以和其他的用戶以ad-hoc的方式進行協(xié)作。當你邀請其他人員來協(xié)助你設計和組織項目的時候，你可以很簡單的創(chuàng)建一個document workspace，即使你從來沒有直接使用過SharePoint，你都可以很簡單的創(chuàng)建完成。
你能夠不用離開你的Office文件就可以創(chuàng)建一個document workspace。例如，如果你需要打開一個Word文檔，你可以選擇從工具菜單中選擇共享一個Workspace。這將打開一個共享的Workspace任務窗口。這個任務窗口打開的同時，還會打開一個用戶突出標記，并且把你在workspace名稱和位置中從其他用戶當中突出出來。
作為創(chuàng)建Document Workspace的一部分，你的文件會被存儲在SharePoint服務器上，在那里還保存著其他的用戶信息，項目信息和在document workspace中的其他信息。任何document workspace的用戶都能夠從服務器上直接打開需要的文件，或者復制一份拷貝到他或她自己本的硬盤上面來進行相關的工作。這個共享的Workspace任務窗口（顯示在圖C當中的）包含一個指向document workspace的鏈接（廣告位是這個項目中的一個workspace的名稱）和六個標記。
你可以在你的瀏覽器中使用這個鏈接打開document workspace。從左到右，這些標記位由他們各自的一些功能。
狀態(tài)：顯示警告信息和其他的狀態(tài)消息
用戶：顯示workspace中的用戶
任務：顯示workspace中的任務，匯集了他們的狀態(tài)和是誰生成的這個項目
文件：顯示workspace中的文件（盡管一個workspace開始是使用單一一個文件的，但是你可以隨意增加你想要加入的文件）
鏈接：顯示workspace中的超級鏈接
文件信息：允許你察看是誰最后修改的文件并且還有文件改動的歷史信息。
一個document workspace能夠讓你簡單的建立一個圍繞一個特殊文件或者一些特殊文件進行協(xié)作的工作組。這些內(nèi)置的標記能夠讓你甚至不用打開SharePoint就可以使用SharePoint的功能進行相關的工作。如果你需要一些更多深入的SharePoint功能（比如討論組），那你就要在你Web瀏覽器上的一個點擊就可以從文件越到真實的 workspace當中了。
那么這樣做值嗎？
SharePoint的能力，和他與Office 2003深層次的集成在一起，這種改變是非常令人印象深刻的。除了我們在這篇文章中突出了一些增加的功能，另外SharePoint還提供了一個Web的接口屆面和一個完整的對象模型，這意味著你可以把其他很小規(guī)模開發(fā)行為簡單的與其他的商業(yè)流程整合起來。如果你的生意還包括文件的互換和舉辦會議，那么SharePoint所推崇的會議和文件workspace將會讓你獲得實際的利益。除了組織所有在同一地方發(fā)生的項目或者會議所需要相關的信息，workspaces 還會通過幫助你在服務器上保留一個每一份文件的單一備份的形式來實現(xiàn)磁盤存儲這些文件的需求。這樣做就可以很好的節(jié)約硬件成本。
但是還要記?。簺]有Windows SharePoint Services是沒有協(xié)作的，并且沒有Windows 2003也就沒有Windows SharePoint Services，不要根據(jù)對你以往以前版本的Windows所具備的經(jīng)驗就能夠讓你很好的安裝并且管理一個Windows 2003服務器做出錯誤的假設。在新版本中有很多新的功能，并且許多舊的功能已經(jīng)被轉(zhuǎn)移到其他地方或重新設計。你將即使你只想在現(xiàn)有的條件下增加一個獨立的SharePoint服務器，你還是需要一些練習時間來熟悉新的環(huán)境。
在你購買之前測試你設備
幸運的是，Microsoft正在可以測試所有相關部件變成一很簡單的事情。你可以通過Microsoft的網(wǎng)站，向微軟索要Windows 2003評估版的拷貝，并且，當你這樣做的時候，你還能夠同時申請一個Office 2003 beta測試版。如果協(xié)同工作非常吸引你，我們建議率先部署三個到五個測試環(huán)境還是比較合適的，建立一些虛擬的賬戶和常見一些workspaces。然后考慮如何找出適合你企業(yè)的工作流，并且是否在時間和硬件上節(jié)省的價值能夠超過在軟件上的費用。只有在你得到了足夠的相關信息之后才能夠做出是否上馬的決定。（責任編輯：
張嵐）
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