Excel技巧四則
一、巧用IF函數(shù)
1．設(shè)有一工作表，C1單元格的計(jì)算公式為：=A1／B1，當(dāng)A1、B1單元格沒有輸入數(shù)據(jù)時(shí)，C1單元格會出現(xiàn)“＃DIV／0！”的錯(cuò)誤信息。這不僅破壞了屏幕顯示的美觀，特別是在報(bào)表打印時(shí)出現(xiàn)“＃DIV／0！”的信息更不是用戶所希望的。此時(shí)，可用IF函數(shù)將C1單元格的計(jì)算公式更改為：=IF（B1=0，″″，A1／B1）。這樣，只有當(dāng)B1單元格的值是非零時(shí)，C1單元格的值才按A1／B1進(jìn)行計(jì)算更新，從而有效地避免了上述情況的出現(xiàn)。
2．設(shè)有C2單元格的計(jì)算公式為：=A2＋B2，當(dāng)A2、B2沒有輸入數(shù)值時(shí)，C2出現(xiàn)的結(jié)果是“
3．設(shè)C3單元格存放學(xué)生成績的數(shù)據(jù)，D3單元格根據(jù)C3（學(xué)員成績）情況給出相應(yīng)的“及格”、“不及格”的信息?？捎?span lang="EN-US">IF條件函數(shù)實(shí)現(xiàn)D3單元格的自動(dòng)填充，D3的計(jì)算公式為：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″＝。
二、累加小技巧
我們在工作中常常需要在已有數(shù)值的單元格中再增加或減去另一個(gè)數(shù)。一般是在計(jì)算器中計(jì)算后再覆蓋原有的數(shù)據(jù)。這樣操作起來很不方便。這里有一個(gè)小技巧，可以有效地簡化老式的工作過程。
1.創(chuàng)建一個(gè)宏：
選擇Excel選單下的“工具→宏→錄制新宏”選項(xiàng)；
宏名為：MyMacro；
快捷鍵為:Ctrl＋Shift＋J(只要不和Excel本身的快捷鍵重名就行)；
保存在:個(gè)人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。
2.用鼠標(biāo)選擇“停止錄入”工具欄中的方塊，停止錄入宏。
3.選擇Excel選單下的“工具→宏→Visual Basic編輯器”選項(xiàng)。
4.在“Visual Basic編輯器”左上角的VBA Project中用鼠標(biāo)雙擊VBAProject(Personal.xls)打開“模塊→Module
注意：你的模塊可能不是Module1 ,也許是Module2、Module3。
5.在右側(cè)的代碼窗口中將Personal.xls－Module1(Code)中的代碼更改為：
Sub MyMacro( )
OldValue = Val(ActiveCell.Value )
InputValue = InputBox(“輸入數(shù)值，負(fù)數(shù)前輸入減號”,“小小計(jì)算器”)
ActiveCell.Value = Val(OldValue＋InputValue)
End Sub
6.關(guān)閉Visual Basic編輯器。
編輯完畢，你可以試試剛剛編輯的宏，按下Shift＋Ctrl＋J鍵，輸入數(shù)值并按下“確定”鍵。(這段代碼只提供了加減運(yùn)算，借以拋磚引玉。)
三、使Excel個(gè)性化
（一）命令和按鈕的增刪
Excel的選單命令和工具欄上的按鈕可以用拖動(dòng)法進(jìn)行增刪。
1．增刪選單命令
單擊Excel“工具”選單下的“自定義”命令，打開其中的“命令”選項(xiàng)卡，在左側(cè)的“類別”窗口中選擇欲增刪的選單類別。如果是增加選單命令，你只需在右側(cè)的“命令”格內(nèi)進(jìn)行選擇，將其拖至對應(yīng)的選單項(xiàng)，選單自動(dòng)打開并出現(xiàn)一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標(biāo)左鍵即可。如果是刪除選單命令，只須打開選單選中需要?jiǎng)h除的命令，按下鼠標(biāo)左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開選單單擊右鍵，選擇需要?jiǎng)h除的命令，選中快捷選單中的“刪除”命令即可。
2．增刪工具欄按鈕由于工具欄長度有限，增加按鈕之前最好先刪除不需要的按鈕。方法是，先按前述方法打開“命令”選項(xiàng)卡，再將選單下的工具欄中不需要的按鈕拖到“命令”框，該按鈕就會在工具欄中消失。也可先打開“自定義”對話框，在需要?jiǎng)h除的按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的“刪除”命令即可。
刪除后，你就可以選中“命令”框中要增加的按鈕，將其拖到工具欄，插入豎直黑線指示的位置。
（二）、調(diào)整命令和按鈕
1．選單命令
如果覺得經(jīng)過增刪后的選單命令位置不合適，可按以下方法調(diào)整：單擊“工具”選單下的“自定義”命令打開對話框，然后按住Alt鍵，打開選單，用鼠標(biāo)選中想移動(dòng)位置的命令，當(dāng)命令四周出現(xiàn)一個(gè)黑框，鼠標(biāo)指針頭部有一個(gè)矩形塊時(shí)按住鼠標(biāo)拖動(dòng)，當(dāng)移動(dòng)到黑線指示的位置松開鼠標(biāo)即可。
2．工具欄按鈕工具欄按鈕可直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法調(diào)整位置。方法是：先按住Alt鍵，再用鼠標(biāo)按住想移動(dòng)位置的按鈕，采用與選單命令相似的方法移動(dòng)即可。
（三）、修改按鈕圖標(biāo)
若想使自己的Excel看起來與眾不同，可用以下方法修改按鈕圖標(biāo)：
1．用系統(tǒng)圖標(biāo)替換
打開“自定義”對話框，在需要?jiǎng)h除的按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，打開快捷選單并選“更改按鈕圖標(biāo)”，在系統(tǒng)提供的42個(gè)圖標(biāo)中選一個(gè)單擊，則原來的圖標(biāo)被替換。
2．自行編輯圖標(biāo)
先打開“自定義”對話框，再用鼠標(biāo)右鍵單擊要編輯的按鈕，在彈出的快捷選單中選擇“編輯按鈕圖標(biāo)”命令，就會彈出“按鈕編輯器”對話框。在此對話框中既可以對當(dāng)前圖標(biāo)進(jìn)行編輯，也可以自己再畫一個(gè)。
3．粘貼其它按鈕
其它按鈕的來源有兩個(gè)。一是利用工具軟件將獲得的圖標(biāo)放到剪貼板中，打開“自定義”對話框后用鼠標(biāo)右鍵單擊要替換的按鈕，在彈出的快捷選單中選擇“粘貼按鈕圖標(biāo)”命令即可。二是將Office 97的其它組件（如Word 97）的按鈕放到剪貼板中待用。
以PowerPoint 97為例，可以在當(dāng)前工具欄中右擊鼠標(biāo)，選中你需要尋找圖標(biāo)的工具欄放到屏幕上。然后打開“自定義”對話框，用鼠標(biāo)右鍵單擊你需要的按鈕，在彈出的對話框中選擇“復(fù)制按鈕圖標(biāo)”。再按上面介紹的方法粘貼即可。
（四）、修改選單或按鈕名稱
打開“自定義”對話框后，用鼠標(biāo)右鍵單擊欲更改名稱的按鈕或選單，可見彈出的快捷選單的“命名”后有一輸入框，可供你修改選單或按鈕名稱，只須在框內(nèi)單擊并輸入新名稱即可。
（五）、恢復(fù)修改
如果對修改不滿意，可按以下方法恢復(fù)：打開“自定義”對話框中的“工具欄”選項(xiàng)卡，選中左邊“工具欄”下要恢復(fù)的對象，單擊“重新設(shè)置”按鈕并在彈出的對話框中單擊“確定”即可。
四、怎樣保護(hù)表格中的數(shù)據(jù)
假設(shè)要實(shí)現(xiàn)在合計(jì)項(xiàng)和小計(jì)項(xiàng)不能輸入數(shù)據(jù)，由公式自動(dòng)計(jì)算。
首先，輸入文字及數(shù)字，在合計(jì)項(xiàng)F4至F7單元格中依次輸入公式：=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小計(jì)項(xiàng)B8至F8單元格中依次輸入公式：=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默認(rèn)情況下，整個(gè)表格的單元格都是鎖定的，但是，由于工作表沒有被保護(hù)，因此鎖定不起作用。
選取單元格A1∶F8，點(diǎn)擊“格式→單元格”選單，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，消除鎖定復(fù)選框前的對勾，單擊確定。然后，再選取單元格F4∶F7和B8∶F8，點(diǎn)擊“格式→單元格”選單，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，使鎖定復(fù)選框選中，單擊確定，這樣，就把這些單元格鎖定了。接著，點(diǎn)擊“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”選單，這時(shí)，會要求你輸入密碼，輸入兩次相同的密碼后，點(diǎn)擊確定，工作表就被保護(hù)起來了，單元格的鎖定也就生效了。今后，可以放心地輸入數(shù)據(jù)而不必?fù)?dān)心破壞公式。如果要修改公式，則點(diǎn)擊“工具→保護(hù)→撤消保護(hù)工作表”選單，這時(shí)，會要求你輸入密碼，輸入正確的密碼后，就可任意修改公式了。
