Julie在書中首先做了強(qiáng)烈聲明，起初我還不太相信那些話。她說，若你是被雜物環(huán)繞的人士之一，似乎就是無法變得井井有條，那么你肯定從未學(xué)過如何變得井井有條。如果你一直有個(gè)雜亂的生活環(huán)境，它便意味著你缺少組織整理的技巧，而這種技巧每個(gè)人都能學(xué)會(huì)。從那之后我讀過其他幾本關(guān)于組織整理的書，自己感覺Julie的話有一部分確實(shí)正確。組織整理可以破解成逐步完成的過程，任何人都能學(xué)會(huì)此事。
什么在制造雜亂？
Julie指出，有幾種技巧缺陷會(huì)妨礙人們變得井井有條，但以我之見，在基本層面上，其實(shí)只有一個(gè)缺陷：無法系統(tǒng)化處理常見決定。不管我何時(shí)隨意丟下一樣?xùn)|西，就是因?yàn)樽约哼€沒準(zhǔn)備好決定該對它做什么。所以變得井井有條的過程，歸根到底是要形成一個(gè)系統(tǒng)，自動(dòng)化決定該把所有東西放在哪里。雜亂無章之人只有很少或根本沒有決策系統(tǒng)，因此他們必須基于現(xiàn)實(shí)情形臨時(shí)做決定。最終這種狀態(tài)會(huì)變得讓人難以招架，各種雜物將開始堆積起來。長遠(yuǎn)而言，井井有條的人們只用做少得多的決定。雜亂無章要比井井有條花費(fèi)多得多的時(shí)間，因?yàn)殡s亂無章之人會(huì)在低效狀態(tài)下浪費(fèi)太多時(shí)間。
學(xué)會(huì)如何變得井井有條
現(xiàn)在讓我們?yōu)閺念^到尾整理家中辦公室，描述一個(gè)逐步完成的過程。第一步是進(jìn)行分析。你在辦公室中會(huì)如何花費(fèi)個(gè)人時(shí)間？請列出你要做的各類任務(wù)，創(chuàng)作出辦公室的功能區(qū)塊列表。若你是位程序員，這應(yīng)該是項(xiàng)容易任務(wù)，你可以把它想成設(shè)計(jì)電腦程序。若你必須編程出一個(gè)機(jī)器人，來完成辦公室里的所有不同任務(wù)，你會(huì)如何把那些任務(wù)組織整理成不同單元？例如，我為自己想出了六種工作類別：一般文書工作，電腦工作，創(chuàng)意工作，財(cái)務(wù)工作，商業(yè)閱讀，手工訂購和郵寄。理想情況下，你創(chuàng)作的分類列表應(yīng)當(dāng)定義清晰，而且各個(gè)類別間要盡可能少地重疊。
下一步，請決定對于每類工作，你需要什么實(shí)體裝備和材料。例如，對于創(chuàng)意工作，我需要寫作設(shè)備、筆記本、一塊白板、一塊軟木招貼板。對于郵寄工作，我需要打包材料、可錄寫光盤、郵票、計(jì)重秤等。在這一步，我還意識(shí)到自己需要為各種書籍、文件和額外用品準(zhǔn)備存儲(chǔ)空間。
現(xiàn)在你從功能上，已將辦公室用品劃分成不同區(qū)塊，下步就是為每個(gè)區(qū)塊，分配辦公室的不同實(shí)體區(qū)域。理想情況下，這些區(qū)塊彼此間的重疊要盡可能小，但出現(xiàn)一些重疊通常也有必要，比如你會(huì)把電腦用于許多不同任務(wù)。請花些時(shí)間先決定好家具的安排布置，以充分匹配辦公室的功能需要。
此步關(guān)鍵是展望出理想辦公室的樣子。忘掉你已擁有的各種家具，暫時(shí)不必?fù)?dān)心成本或空間約束等問題。只管施展個(gè)人想象力，思考若成本無關(guān)緊要，自己真正想要的辦公室是什么樣子。把想象結(jié)果寫在紙上，甚至可以描畫出理想辦公室的布局，注明你想為每個(gè)實(shí)體區(qū)域分配哪些工作區(qū)塊。
明白你想要的理想辦公室布局后，請加入預(yù)算和空間約束條件，通過頭腦風(fēng)暴，盡可能想出接近那種理想結(jié)果的現(xiàn)實(shí)做法。包括我在內(nèi)，很多人都有不再適用的老舊家具。只因?yàn)槟闩銮捎羞@件家具，并不意味著它就是你今天的正確選擇。不要害怕賣掉舊家具，請用更合適的家具替換。在辦公用品超級(jí)商店里，你可以找到大量價(jià)格合理的自組裝家具，許多商店還提供免費(fèi)送貨。我總共只花了99美元，便買來電腦辦公桌、貨架、滑動(dòng)抽屜柜和打印機(jī)臺(tái)架，但我得自己組裝它們。我還用大概35美元的單價(jià)，買了三個(gè)6英尺寬的折疊桌，它們都能輕松地四處移動(dòng)。另外，我還只用20美元，挑選了5個(gè)貨架（60英寸高、36英寸寬、10英寸深）。書柜也很便宜，40-60美元便可買來有六層書架的書柜。若你想要那種手工雕刻的紅木辦公桌，開銷肯定不菲。但若你只需要基本實(shí)用的選擇，即使購買全新裝備，花上幾百美元就能用各種家具填滿辦公室。你可以用喜歡的圖像編輯軟件，測量各種家具并試玩不同的空間配置?；蛴眉艏埖姆绞?，對各種家具做出衡量和擺放試驗(yàn)。這些做法比實(shí)際移動(dòng)各種家具要輕松容易得多。
現(xiàn)在你確定了家具布置，在每個(gè)任務(wù)區(qū)域放好了相應(yīng)設(shè)備、材料和用品。當(dāng)決定如何對辦公室進(jìn)行分區(qū)布置時(shí)，你也許應(yīng)該考慮為日后方便，儲(chǔ)備充足的辦公用品。我的大多數(shù)任務(wù)都需要用到書寫工具，所以在辦公室兩側(cè)，自己都擺放了筆盒。不要只是在看起來合適的地方擺放物品。請將各種用品盡可能放在它們真正用到的地方。不方便的存放位置很容易導(dǎo)致雜亂結(jié)果。比如，若你總是丟筆，也許就是因?yàn)闆]在真正需要用筆的地方放置筆盒。請讓功能需求決定你的辦公室布局。
此刻你的辦公室有了很好設(shè)計(jì)，自己也為所有工作活動(dòng)規(guī)劃出相應(yīng)區(qū)域。但你如何處理現(xiàn)有雜物，以確保它們不會(huì)重新出現(xiàn)？我們的解決方案是，找到雜物出現(xiàn)的固定模式，并創(chuàng)造應(yīng)對這些模式的簡單系統(tǒng)。雜物之所以經(jīng)常堆積起來，就是因?yàn)槟悴恢绾翁幚砟切┘垙?，或自己還沒花時(shí)間決定好那些雜物代表什么問題。
分類整理雜物
請對雜物堆進(jìn)行分類整理。對于這項(xiàng)任務(wù)，你可以在地上擺幾個(gè)箱子，開始把不同物品放進(jìn)不同箱子。關(guān)鍵是從功能用途的角度，對所有物品進(jìn)行分類整理。請自問在什么情形下，我們會(huì)需要每件物品，并根據(jù)相似情形歸類所有物品。例如，我有個(gè)箱子是用來放需要?dú)w檔的物品，另一個(gè)箱子用來放設(shè)計(jì)素材，還有個(gè)箱子用來裝垃圾，等等諸如此類。即使它看起來像個(gè)好主意，請不必馬上開始清理。雜物之所以堆積起來，通常有其好理由。即使你知道那些物品應(yīng)當(dāng)放在哪里，也該學(xué)會(huì)了解它們?yōu)楹螘?huì)變成雜物。
現(xiàn)在你對雜物進(jìn)行了分類整理，而且拿起一個(gè)箱子，看了看里面的物品。請自問那些物品為何成了雜物。很可能是因?yàn)槟銢]有整理它們的良好系統(tǒng)。也許這些物品沒有被安排好歸屬地，或你分配的存放位置太不方便取用，所以更容易的做法就是隨處丟放?？赡苣切┪锲沸枰?dú)w檔，但你還沒有準(zhǔn)備檔案夾，自己的空白文件夾還深藏在壁柜之內(nèi)。請自問在什么情形下，那些物品將不會(huì)變成雜物。這種做法能為你提供線索，以防止雜物重新出現(xiàn)。
給每件物品一個(gè)歸屬地
當(dāng)逐個(gè)清理箱子時(shí)，請為每件物品安排一個(gè)歸屬地。舊銀行票據(jù)該放在哪里？設(shè)計(jì)素材又該放在哪里？若你有放垃圾物品的箱子，請清理其中物品并留意什么東西早該扔掉。若為每件物品分配方便取用的歸屬地，你就更傾向于收拾整理它們。我在這樣做后，馬上發(fā)現(xiàn)辦公室能自行保持整潔。我總會(huì)及時(shí)收拾整理各種物品，因?yàn)槠錃w屬地就在它們剛被用過的地方附近。
為各種物品分配合適的容器。請去趟辦公用品商店，了解可用的各種物品容器。一旦看出需要它們，就別害怕購買新的存放設(shè)施，比如各種抽屜和架子。雜物之所以堆積起來，很可能是因?yàn)闆]有歸屬地，要么就是存放位置不太方便。請承認(rèn)自己的真實(shí)需要 — 不要與其抗?fàn)帯Ｈ绻阌袀€(gè)矮書架，更高的書架是不是更好選擇？若你的垃圾筒老是過滿，請用更大的替代，或在辦公室不同區(qū)域放置多個(gè)垃圾筒。我發(fā)現(xiàn)兩個(gè)垃圾筒對自己更適用，這樣在用到時(shí)手邊總有一個(gè)垃圾筒，自己還無需經(jīng)常清空它們。
多年來我都在用一種名為項(xiàng)目管理箱（與文學(xué)分揀柜相似）的家具組織管理各種材料。它是個(gè)三英尺寬，一英尺高，一英尺深的木箱，里面有四個(gè)紙板抽屜，四層架子，還有一個(gè)書籍/活頁夾存放區(qū)。我很喜歡它，因?yàn)樗猛矩S富，方便存儲(chǔ)。我會(huì)用架子存放當(dāng)前需要處理的文件紙張，用抽屜存放頻繁取用的材料，比如銀行和郵寄業(yè)務(wù)類表單。如果需要，抽屜還可以完全抽出。辦公用品商店都提供種類豐富的塑料抽屜柜，從放在桌上的小型柜子，到帶滾動(dòng)輪的大型地面柜，應(yīng)有盡有。那些抽屜通常是由透明塑料制成，這樣你總能看到里面的物品。小抽屜非常適合存放可能讓工作區(qū)域雜亂不堪的小物件，比如郵票、橡皮圖章等。
若你的辦公空間緊張，請利用垂直空間。許多儲(chǔ)物家具都能安裝在墻上，或垂直堆放。你還可以利用桌子下方的區(qū)域。許多容器都能放進(jìn)那些區(qū)域，用于存儲(chǔ)不太經(jīng)常使用的物品。
快速處理
一旦對雜物完成分類，請選擇正確容器，為每件物品安排方便取用的歸屬地，花時(shí)間把所有物品放在應(yīng)該歸屬的位置。只要你提前做好所有決定，整理物品并不會(huì)花太長時(shí)間。請別走任何捷徑，不然那些雜物遲早要再來煩擾你。雜亂無章的人士會(huì)讓生活顯得更加艱難，因?yàn)樗麄兠看畏胖靡患锲?，都要?qiáng)迫自己做新的決定。井井有條的人士會(huì)建立起高效系統(tǒng)，使每件物品的恰當(dāng)擺放位置顯而易見；如此一來，每次放置物品就不必再做新的決定。例如，當(dāng)收到郵件時(shí)，我會(huì)自動(dòng)將賬單和財(cái)務(wù)票據(jù)放進(jìn)賬單抽屜，垃圾郵件丟進(jìn)垃圾筒，雜志放到雜志架上，需要做其他處理的物品放進(jìn)收納箱里。
對我而言，變得井井有條的最大好處，就是在工作時(shí)能更好專注，并在不工作時(shí)能更好放松。在一個(gè)自我保持整潔，沒有雜物的環(huán)境中工作，能使工作流程更順暢舒心，從而提高工作效率。若你感覺過多雜物正讓自己不堪重負(fù)，難以放松下來享受工作環(huán)境，就請花些時(shí)間提前做出整理決定，弄清所有物品該放在哪里，以及為何如此放置。之后你就能專注完成那些真正工作，因?yàn)榇藭r(shí)你可以快速看出每件物品該放在那里，并方便利落地進(jìn)行處理。
Steve Pavlina（史蒂夫·帕弗利納）
2005.08.09
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