每周一是“禪境習(xí)慣”博客的“高效&整理日”。
你收取信息有多少不同方式？電子郵箱，文字信息，語音信息，紙質(zhì)文檔，定期郵件，博客文章，來自不同社交網(wǎng)站的信息... 這份列表可以一直延續(xù)下去，你對各種信息的處理也將沒完沒了。這個過程無窮無盡，但它并非一定要如此令人精疲力竭或壓力重重。
只需簡單幾步，你就能讓個人信息的管理進(jìn)入壓力更小，更易掌控的水平。請繼續(xù)往下讀，你定會大有收獲。
第一階段：最少化收件箱。你必須查看信息，或接收信息的每個地方，就是一個收件箱。你有的收件箱越多，管理所有事情就越困難。請把收件箱數(shù)量，減少到自己有可能實(shí)現(xiàn)的最小數(shù)量。下面就是具體做法：
1. 列出你接收信息的所有方式。你最初可能會忘了一些，但當(dāng)你想起新的方式，請把它們添加到列表上。這份列表應(yīng)當(dāng)包括數(shù)字和模擬信息 — 電腦和紙張上的內(nèi)容。
2. 評估每個收件箱，看它能否給你任何價值。有時我們會持續(xù)查看某個收件箱，即使在它沒有添加任何價值的情況下也一直如此。這只會帶來更多需要查看的東西。你有了手機(jī)后是否還保留著尋呼機(jī)？也許那個尋呼機(jī)對你早已沒有任何用處。
3. 找到合并或消除收件箱的方法。如果某件事物并未給你任何價值，請考慮從生活中把它清除。看你能否在沒有它的情況下過好一周生活。對于其他收件箱，請看自己能否把多條信息流合并成一個收件箱。例如，你家里有多少地方放著接收的各種紙張？請?jiān)谝粋€收件箱里放入所有郵件，工作紙張，學(xué)校紙張，電話筆記，打印文件，日程表格等更多物品。你有四個電子郵箱？請看自己能否把它們?nèi)嫁D(zhuǎn)發(fā)到一個郵箱里。還有不同的語音信箱？也請將它們轉(zhuǎn)發(fā)到一個信箱中，或用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)把信息傳送到你的電子郵箱。在工作場所，請為所有收到的紙張準(zhǔn)備一個收件箱。你喜歡閱讀大量博客？請把它們?nèi)糠胚M(jìn)一個閱讀器里，在單個文章流里查看，而非要去25個不同網(wǎng)站閱讀。你有的收件箱越少，效果越好。若有可能，請只保留4-7個收件箱。
第二階段：掌控收件箱。對于我的長期讀者來說，這一階段聽起來相當(dāng)熟悉，但我在此要重新說明：請別允許你的收件箱過滿。這會制造大量積壓工作，令人不堪重負(fù)。相反，請主動掌控你的所有收件箱。以下是具體做法：
1. 每天查看并處理收件箱一次。對于某些收件箱，你可能需要查看不止一次（我會每小時查看一次電子郵件），但請勿頻繁過度地查看。那樣只會浪費(fèi)時間，侵蝕你的工作效率和真實(shí)生活。但也別少于每天查看一次，不然收件箱里的東西便會堆積起來。堆積物是我們的大敵。
2. 從上向下處理收件箱，做出快速即時的決定。請從收件箱里的頂部事項(xiàng)開始處理，立刻做出決定。不要跳過這個決定，將它推遲或延后。這些就是你的選擇：刪除，委派給他人，馬上做完（假如做完那件事只需不到2分鐘），或安排到晚點(diǎn)再處理（將它添加到待做事項(xiàng)列表）。無論如何都別把事項(xiàng)留在收件箱里。直接刪除或存檔。一路清理所有事項(xiàng)，直到收件箱全部清空。請注意：如果收件箱里有數(shù)百事項(xiàng)，也許把它們?nèi)既拥揭粋€文件夾晚點(diǎn)再處理，會是好做法（另外安排一兩個小時單獨(dú)處理），之后再開始處理新接收到的事項(xiàng)。
3. 重復(fù)這個過程，讓收件箱保持清空狀態(tài)。若你已對收件箱做過最少化清理，重復(fù)此事應(yīng)當(dāng)不會太難。當(dāng)收件箱徹底清空時，請好好慶祝！那種感覺棒極了。請記?。翰灰於疾榭锤鞣N收件箱 — 請安排好固定處理時間 — 一定別用即時通知功能。
Leo Babauta（里奧·巴伯塔）
2007.04.03
