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用過數(shù)據(jù)透視表的人都知道，數(shù)據(jù)透視表的值區(qū)域只能進(jìn)行計(jì)算，而不能返回值字段的內(nèi)容。

案例：

下圖 1 為各班學(xué)生的各科考試成績(jī)，宋大蓮因病未能參加考試，所以她的成績(jī)?yōu)椤叭笨肌薄?/p>

請(qǐng)用數(shù)據(jù)透視表將各個(gè)學(xué)生的考試成績(jī)匯總成二維表，效果如下圖 2 所示。

解決方案：

正常情況下這樣制作數(shù)據(jù)透視表：

1. 選中數(shù)據(jù)透視表的任意單元格 --> 選擇菜單欄的“插入”-->“數(shù)據(jù)透視表”

2. 在彈出的對(duì)話框中選擇“現(xiàn)有工作表”--> 選擇需要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的位置 --> 點(diǎn)擊“確定”

3. 在右側(cè)的“數(shù)據(jù)透視表字段”區(qū)域，將“班級(jí)”和“姓名”拖動(dòng)到“行”區(qū)域，“科目”拖動(dòng)到“列”區(qū)域，“成績(jī)”拖動(dòng)到“值”區(qū)域。

現(xiàn)在數(shù)據(jù)透視表中的各科成績(jī)的匯總方式是計(jì)數(shù)，這是因?yàn)閿?shù)據(jù)源的成績(jī)列中有文本格式的“缺考”單元格，因此數(shù)據(jù)透視表默認(rèn)為計(jì)數(shù)。

4. 在右側(cè)的“數(shù)據(jù)透視表字段”區(qū)域中，選中“值”字段中的“成績(jī)”--> 右鍵單擊 --> 在彈出的菜單中選擇“值字段設(shè)置”

5. 在彈出的對(duì)話框中將計(jì)算類型修改為“求和”--> 點(diǎn)擊“確定”

數(shù)據(jù)透視表的匯總方式現(xiàn)在就變成了求和，文本字段變成了 0。

手動(dòng)修改計(jì)算方式雖然管用， 但是如果字段多的話，一個(gè)個(gè)改就非常低效。

所以接下來就是今天要教的技巧：即使包含文本，數(shù)據(jù)透視表的匯總方式也默認(rèn)為求和。

1. 在確保第一行的成績(jī)?yōu)閿?shù)值的前提下，選中標(biāo)題行和第一個(gè)數(shù)據(jù)行 --> 選擇菜單欄的“插入”-->“數(shù)據(jù)透視表”

2. 在彈出的對(duì)話框中選擇“現(xiàn)有工作表”及需要?jiǎng)?chuàng)建的位置 --> 點(diǎn)擊“確定”

3. 同樣將“班級(jí)”和“姓名”拖動(dòng)到“行”區(qū)域，“科目”拖動(dòng)到“列”區(qū)域，“成績(jī)”拖動(dòng)到“值”區(qū)域。

4. 選中數(shù)據(jù)透視表的任意區(qū)域 --> 選擇菜單欄的“分析”-->“更改數(shù)據(jù)源”-->“更改數(shù)據(jù)源”

5. 在彈出的對(duì)話框中選擇整個(gè)數(shù)據(jù)表區(qū)域 --> 點(diǎn)擊“確定”

修改了數(shù)據(jù)源區(qū)域以后，數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)字段就完整了，而匯總方式仍然是求和，這正是我們要的效果。

所以在字段多的情況下，今后就不用一個(gè)個(gè)手工修改匯總方式了，用這方法甚方便。