當(dāng)前充滿挑戰(zhàn)的經(jīng)濟環(huán)境下，許多酒廠不得不削減開支。其中一項就是信息技術(shù)工具，它雖然可以顯著地提高生產(chǎn)力，但是這也是需要付費的。
削減開支的一個方法是充分利用各種免費軟件來幫助銷售、追蹤開支、與消費者聯(lián)系以及其他商業(yè)活動。
葡萄酒行業(yè)技術(shù)研討會（Wine Industry Technology Symposium）7月12日繼續(xù)在納帕谷的馬里奧特（Marriott）舉行，會上來自JMB網(wǎng)站咨詢公司James Marshall Berry和Brotemarkle Davis & Co.的會計師Geni Whitehouse將一起討論關(guān)于免費以及低成本技術(shù)的問題。
他們指出，這些技術(shù)中有些是要付費的：必要的學(xué)習(xí)和使用新技術(shù)的時候。一些低成本的技術(shù)有局限性，其他的要比價格高的難用，更不用說雇用顧問或者工人來使用它們。但其它的卻是引人注目的，至少它們與高價的產(chǎn)品一樣有效且簡便易用。提供商是怎樣發(fā)行的呢？許多是以廣告來支撐的，但是其它產(chǎn)品一開始是免費的要想使用更多功能是要付費升級的。
這些免費和低成本的產(chǎn)品分為兩種：一種是下載到電腦上，而其他的是使用云操作或通過網(wǎng)絡(luò)經(jīng)過幾個階段來實現(xiàn)。后一種產(chǎn)品不限制你用何種設(shè)備來操作：個人電腦、Mac、ipad、iPhone、安卓平板電腦或者其他設(shè)備。你可以使用瀏覽器或者一個專用的應(yīng)用程序，但是這些應(yīng)用程序只是用來連接網(wǎng)絡(luò)電腦的途徑。
對電腦上的軟件來說，必須要能與電腦的操作系統(tǒng)相兼容，而且要確定你用的是最新版本。即使你不能聯(lián)網(wǎng)時（在機場或者有免費網(wǎng)絡(luò)的商店）也能完成交易。一個常見的問題是安卓與蘋果iPhone/iPad的比較。在這點上，蘋果產(chǎn)品有更多的應(yīng)用程序，但大部分都不是商務(wù)軟件。同時，蘋果的續(xù)航能力更長一些。
從免費瀏覽器和電子郵件普及以后，使用最廣泛的應(yīng)用程序是微軟的辦公軟件Word、Excel, PowerPoint和其他程序。
有兩個方法可以代替辦公軟件，如果你用很多用戶它們可以大大的節(jié)省開支。開放辦公軟件（Open Office）是與微軟辦公軟件相競爭的一款免費套件。它可以打開辦公軟件的文件、保存辦公軟件的文件夾，所以別人都不知道你在用一款免費的免費的程序。開放辦公軟件可以應(yīng)用于個人計算機、Mac、和多種Unix操作系統(tǒng)，雖然它有一些不同，但是它可以滿足大部分用戶的需求。
另一款流行的替代品是谷歌文件（Google Docs）。它有很多優(yōu)勢，比如當(dāng)你的文件保存在一個相當(dāng)安全的地方時，用其它的電腦、平板電腦、或者智能手機的瀏覽器都可以找到它。谷歌可以使用流行的Drop Box提供相同的功能，在線存儲和備份文件夾。不同的用戶也可以共同操作。但是你必須聯(lián)網(wǎng)才能找到文件夾并進(jìn)行操作。Whitehouse提到，她所遇到的所有的創(chuàng)業(yè)公司都在用谷歌文件。
谷歌制作了大量的工具。其中一款是谷歌網(wǎng)站管理員工具（Google Webmaster Tools），這是一款用于監(jiān)測公司網(wǎng)站、強大、簡便的可信軟件，它可以避免病毒和惡意軟件的侵襲。谷歌還開發(fā)了一款與Facebook相競爭的工具：Google+。Berry說，雖然Google+的應(yīng)用不是很廣泛，但是當(dāng)你把它的鏈接放到自己網(wǎng)站上時，Google可以將你網(wǎng)站的搜索排名提前很多。
Hangouts是谷歌為安卓手機用戶開發(fā)的用作電視會議的軟件，其功能與蘋果手機的Face Time類似。Freeconference網(wǎng)站也可以提供會議功能。同樣，Supportive是為Gmail用戶提供連接信息的搭載軟件。Berry戲稱它為“跟蹤工具”。
雇用你的用戶
大眾媒體成為市場營銷的重要部分，F(xiàn)acebook、Twitter、Hootsuite和Tweetdeck這樣的免費工具使它們變得更加重要?！澳憧梢允褂肨weetdeck找到正在Twitter上談?wù)撃愕娜?，即使你沒有Tweet賬號也可以”，Berry說道。
為了服務(wù)用戶，Survey Monkey和Doodle也提供工具，雖然許多用戶最后發(fā)現(xiàn)他們不得不升級付費版本。另一方面Polldaddy網(wǎng)站允許你使用200條免費回復(fù)和10個免費問題。Sogosurvey網(wǎng)站是另一種服務(wù)方式，雖然kwiksurveys網(wǎng)站被黑客襲擊后最近不得不關(guān)閉。
Whitehouse建議聽眾應(yīng)該調(diào)整客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM），企業(yè)可以用它追蹤與客戶的所有交易?！斑@應(yīng)該是你們首先要考慮的，”她說，主要的問題在于讓銷售人員做好記錄。像Nutshell這樣的程序可以在文件中添加聲音或者圖像。她提到了一些相對便宜的數(shù)字：Highrise HQ每月需要24美元，Nutshell每個用戶每月10美元，Batchbook20美元每月，Zoho可以提供3個免費賬號。
你可以通過任何電腦、電話、平板電腦來使用Evernote的系列產(chǎn)品記錄和執(zhí)行自己的想法、計劃和經(jīng)驗。用戶可以使用Flowdock來分享自己的想法、意見、鏈接和文件。Basecamp是一款產(chǎn)品管理工具。Skype可以為用戶提供免費的音頻和視頻通話。
用戶可以使用YouSendIt發(fā)送大文件，首次使用是免費的，現(xiàn)在最大能傳輸2M的文件。但許多用戶使用更簡便的DropBox來共享文件。
在電子郵件的競爭方面，Constant Contact應(yīng)用比較廣泛，但是如果你有超過2000家訂戶，Mailchimp網(wǎng)站允許你每月免費發(fā)送12000封郵件。對客戶眾多的企業(yè)來說，Aweber是另一家便宜的郵件列表管理網(wǎng)站，它有許多優(yōu)勢。iContact可以用大眾媒體提供積分。
對事件營銷來說，Eventbrite比流行的Evite更有新意、更專業(yè)，并且它對免費的事件也是不收費的。
管理成本
三款成本管理軟件成為觀眾們最感興趣的產(chǎn)品，是大家最喜愛的。
“Expensify 很容易操作，”Whitehouse說。只需將收據(jù)拍張照片，它們就會自動地被保存和分類管理。你可以用它建立成本報告，個人使用是免費的。同樣，Bizmile網(wǎng)站簡化了商業(yè)運輸?shù)穆烦?。它甚至可以通過谷歌地圖（Google maps）來計算距離。它的年使用費為39美元。
Whitehouse 特別推薦了Bill網(wǎng)站:“如果你需要計費，那么你就需要使用這個。”她說許多公司改用這個系統(tǒng)來計費和支付?！爸恍枰_保它安裝在你的財務(wù)軟件中就可以。”
虛擬主機通常都不是免費的，而Gpdaddy公司的費用相當(dāng)?shù)停亲畲蟮挠蛎院吞摂M主機公司。這些公司都提供電子郵件和工具，以此建立更廣泛的業(yè)務(wù)范圍。你可以使用他們的Wordpress建立基礎(chǔ)網(wǎng)頁，用Joomla建更高級的站點，如果你喜歡也可以用Drupal建立更復(fù)雜的系統(tǒng)。用戶也可以使用Wix網(wǎng)站和Weebly網(wǎng)站建立基于圖形的網(wǎng)站，而Wufoo網(wǎng)站可以用來創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)形式。這些網(wǎng)站也可以設(shè)立購物車、信息、公告欄、計劃管理、維基百科、大眾媒體、廣告和其他站點。所有這些都是免費、公開的。
大多數(shù)公司需要使用圖形和照片。 Gimp.org是一款與Photoshop相競爭的免費圖形編輯器。Pixlr網(wǎng)站是一款在線編輯器，Berry提示到：“它能做到Photoshop可以做的所有事情，而且是免費的?！?/font>
如果你想做一個標(biāo)志，logotournament和crowdspring這兩個網(wǎng)站可以為你提供低成本的設(shè)計。PDF2JPG可以免費將PDF格式的文件轉(zhuǎn)換成Facebook要求的JPG格式。Join.me免費提供屏幕共享和網(wǎng)絡(luò)會議。
一個關(guān)于二維碼的簡短討論提到，它們可能存在時間不長，但是Whitehouse提到Google Goggles是一款智能手機的讀碼器，qrcode.kaywa網(wǎng)站可以解讀生產(chǎn)碼。“不用為此而花錢，”她說，應(yīng)該把它們放在登陸頁這樣可以滿足不同的需求，不能只鏈接到公司的首頁。
但是所有的顧問都同意，最好花一點錢購買不同形式的技術(shù)。包括病毒防護和惡意軟件保護。當(dāng)出現(xiàn)新的威脅時，付費產(chǎn)品會及時更新升級，而免費版本通常會每日更新，這有可能就太晚了。
Whitehouse建議大家使用付費財務(wù)軟件?！澳阏娴南胍畋阋说呢攧?wù)軟件嗎？”她提到，可以使用基礎(chǔ)的Wave、Xero和Freshbooks。
