在工作中，沒有誰希望自己的工作做得爛，或者被上司批評(píng)。每個(gè)人都希望自己的工作做得高效且高質(zhì)地將工作做到位，以期能獲得上司的賞識(shí)和同事的認(rèn)可。

但在實(shí)際的具體工作中，我們卻常常發(fā)現(xiàn)，有些工作內(nèi)容真的很多，完全出乎自己當(dāng)初的預(yù)期，結(jié)果到了上司給定的期限，卻仍無法達(dá)成和交差，不得不一再申請(qǐng)延期

還有些工作，完成是完成了，質(zhì)量卻達(dá)不到自己和上司的預(yù)期，不得不在上司的責(zé)罵和同事的抱怨中，進(jìn)行重工，乃至推翻重來。

實(shí)際上，造成如此狀況的原因，最主要是接受任務(wù)時(shí)，對(duì)工作量的估算不足和對(duì)工作內(nèi)容的分解不夠科學(xué)，不懂得按照事情的輕重緩急作業(yè)所造成的。簡而言之，就是不會(huì)工作。

那什么叫會(huì)做工作呢？我根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，從四個(gè)方面分別談一談。

01、工作開始前，要有效估算所需要的時(shí)間

接受工作任務(wù)前（時(shí)），首先要根據(jù)自己過去的經(jīng)驗(yàn)，推算完成類似工作所需要的時(shí)間，若沒有相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，可以詢問有經(jīng)驗(yàn)的同事和上司的意見，判斷所需要的時(shí)間。

其次，判斷該項(xiàng)工作時(shí)間是可變動(dòng)的，還是相對(duì)規(guī)定的。比如說，有些工作可以借成熟案例的套用來縮短工時(shí)。非創(chuàng)意性的工作，大多都是模式化和格式化的，可以借用之前的模式和格式，從而縮短自己花很多精力“創(chuàng)造”的時(shí)間。

如果沒有可借鑒的成熟案例，必須自己花時(shí)間去做很多創(chuàng)造性的工作的話，比如設(shè)計(jì)表格，設(shè)計(jì)排版模式、設(shè)計(jì)方案等等的工作的話，那就意味著你要多花時(shí)間了，所以一開始就要將可能多花的時(shí)間預(yù)算進(jìn)去。

最后每項(xiàng)工作都要預(yù)留緩沖時(shí)間以便應(yīng)對(duì)不可預(yù)料的變化。若是同事間協(xié)作，就必須保留更多的緩沖時(shí)間，從而有時(shí)間與同事進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。有時(shí)候，同事間的協(xié)調(diào)和溝通所花的時(shí)間，可能會(huì)超過你自己做事情的時(shí)間。

了解工作需要花多久時(shí)間后，就可以設(shè)定工作期限，承諾完成日期了。如此以來，不僅能避免自己在工作中超時(shí)，而且，也可以在上司提出不可能完成的任務(wù)時(shí)，能及時(shí)反饋，爭取時(shí)間，或者爭取資源。

02、把大任務(wù)拆成小任務(wù)，定期向上司回報(bào)

上司布置任務(wù)的時(shí)候，可能會(huì)有清晰的溝通頻次要求，也可能只是布置任務(wù)本身，并不曾告訴你他希望了解工作進(jìn)展中的溝通頻次。

如果上司有明確的溝通頻次要求，按照上司的要求執(zhí)行就行了。如果上司沒有，那么你自己可以采取定期溝通的模式，比如，“一天一次”，或者“一周一次”。

向上司和同事主動(dòng)分享日?qǐng)?bào)表，可以避免一天到晚被上司追問，或者同事追問，同時(shí)，也可以大大緩解彼此之間的緊張關(guān)系和因無法及時(shí)獲得信息所產(chǎn)生的不必要的誤解。

即便是上司沒有主動(dòng)找自己溝通，你最好也每周提供一份信息完整匯總在一起的周報(bào)告，并主動(dòng)找上司溝通，對(duì)重要的問題進(jìn)行一對(duì)一的討論。如果有必要，甚至可以提議相關(guān)部門和人員進(jìn)行周報(bào)檢討和總結(jié)。

一般而言，對(duì)龐大的工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，是主管上司的職責(zé)，但如果他沒有做時(shí)，就需要你來主動(dòng)做。這其實(shí)也是鍛煉自己成長的最佳途徑。

任何工作在開展的過程中，都有計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、行動(dòng)（Action）四個(gè)過程，熟練分拆工作任務(wù)中的這四個(gè)階段，是更高階主管的必備技能。

所以，當(dāng)有機(jī)會(huì)實(shí)踐的時(shí)候，千萬不要放過。多做一次，就增加多一次成長的機(jī)會(huì)，多一次擔(dān)當(dāng)更重要任務(wù)的經(jīng)驗(yàn)。

03、對(duì)分拆出來的工作任務(wù)排序

當(dāng)工作任務(wù)分拆清晰之后，就需要給工作來排序了，以確保在有限的時(shí)間里，盡量高質(zhì)量完成工作。

通常情況下，大任務(wù)屬于“非緊急但重要的事”，例如策略規(guī)劃、公司愿景等等。這類工作，難度高，又沒有明確完成的期限。

因此，上司一般不會(huì)給出清晰的完成日期。所以，自己一定要明確期限，避免哪天上司忽然要，或者上司覺得差不多該完成了，你卻并沒有行動(dòng)的情況產(chǎn)生。

設(shè)置這類工作期限的原則，一般是中程期限，比如兩周。一旦你定出了期限，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，這類目標(biāo)不明確，期限也不明確的工作任務(wù)，就直接轉(zhuǎn)變成了時(shí)間期限非常非常明顯的“非緊急但重要的事”。

而且，隨著你將這項(xiàng)任務(wù)卡在你的任務(wù)排期上，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，它會(huì)在進(jìn)行到一定的階段，比如一周之后，會(huì)轉(zhuǎn)變成“既緊急又重要的事”。這時(shí)候，你就得提升它的優(yōu)先級(jí)別了。

一般情況下，上司在交辦工作的時(shí)候，會(huì)視下屬的能力要求會(huì)有所不同。如果下屬是個(gè)沒有時(shí)間概念，工作中回報(bào)意識(shí)也不強(qiáng)的人，他可能會(huì)有一些相對(duì)比較清晰的要求。如果下屬的能力較強(qiáng)，做事有極強(qiáng)的時(shí)間意識(shí)和回報(bào)意識(shí)的話，他可能就不會(huì)定出太多的條條框框來。

所以，做為下屬，不要要求上司什么都交代清楚，或者總是抱怨上司交代的不夠清楚，而是盡量能學(xué)著從上司的角度來觀察和思考工作任務(wù)，你就能更快成長，并能更快獲得上司的認(rèn)同。

這樣，當(dāng)有一天，你的上司有了升遷的機(jī)會(huì)的時(shí)候，他的位置，就可能會(huì)留給你去填補(bǔ)，甚至他可能會(huì)直接推薦你去接任。

04、將重復(fù)性高的工作標(biāo)準(zhǔn)化，提升效率

工作中，一些經(jīng)常做的重復(fù)性工作，可以考慮盡量標(biāo)準(zhǔn)化。為什么要標(biāo)準(zhǔn)化和體系化？原因很簡單，如果不標(biāo)準(zhǔn)化，每次操作都有差異，就容易在上面花費(fèi)額外的時(shí)間去思考。

與其每次都浪費(fèi)時(shí)間，不如把在操作中重復(fù)的部分固化下來，在以后操作的時(shí)候，就不用費(fèi)時(shí)間去思考和琢磨了，更加不必去依賴記憶力、意志力和能力去做事。這樣，可以使很多平日里需要耗費(fèi)很多精力去做的事，進(jìn)入到自動(dòng)化的狀態(tài)去完成。

雖然公司的很多工作內(nèi)容都是有工作規(guī)范的，但說真的，在具體的工作中，有很多技巧和方法是無法寫進(jìn)去的，所以我們得學(xué)會(huì)自己在工作中，將一些非常個(gè)性化的工作內(nèi)容，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。

在日常的工作中，哪些類型的工作可以標(biāo)準(zhǔn)化呢？比如：

郵件是我認(rèn)為很多人每天會(huì)接觸，但卻最沒有做到標(biāo)準(zhǔn)化的工作內(nèi)容之一。當(dāng)我自己發(fā)現(xiàn)我為郵件花了很多時(shí)間之后，我對(duì)我的郵件處理方式建立了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模式。

·所有郵件當(dāng)場(chǎng)回復(fù)：多看一次，就會(huì)多浪費(fèi)一次時(shí)間。任何郵件，無非包含三個(gè)信息：發(fā)來的時(shí)間，談的內(nèi)容，要求回復(fù)的時(shí)間。因此，處理時(shí)，只要關(guān)注內(nèi)容即可。立即回復(fù)，相當(dāng)于省掉了三分之二的時(shí)間。

·判斷郵件時(shí)間5~10秒:90%的郵件是傳遞信息用的，只需要了解，或者回應(yīng)即可，時(shí)間5秒足矣，超過10秒的思考統(tǒng)統(tǒng)都是浪費(fèi)。

·一封郵件只談一件事情：便于清晰傳達(dá)，也便于追蹤和關(guān)閉。

·寫或回復(fù)郵件不超過半屏：想高效溝通，一定要簡潔明了。20行還講不清楚你表達(dá)的意思，要么是你寫太多事情了，干脆分開另發(fā)一封，要么是你太啰嗦了，要精簡。20行大約是半屏，不用數(shù)，瞄一眼就知道了。

·郵件每段不超過3行：超過三行的段落表達(dá)，一定啰嗦，學(xué)會(huì)用短句子表達(dá)。簡單，清晰，明了，少歧義。

·郵件內(nèi)容不要詢問，應(yīng)提供選項(xiàng)：不管是給上司、同事、下屬的郵件，溝通的內(nèi)容盡量不要詢問，而是提供選項(xiàng)，讓對(duì)方選即可，這樣效率最高。比如，開會(huì)時(shí)間，不要詢問對(duì)方什么時(shí)候合適，而是直接給2-3個(gè)選項(xiàng)，讓對(duì)方勾選即可。這樣，你只要尋求最大公約數(shù)即可。簡單而又高效。

此處的文書處理不是指公司那些已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化了的文件和表格，而是指那些未標(biāo)準(zhǔn)化的往來文書，比如報(bào)告，方案，建議，等等。就如我在上面所說，任何文字類的東西，憑空創(chuàng)造，都很費(fèi)功夫。

所以我的建議是，平時(shí)看到優(yōu)秀的案例，就直接拷貝下來，存成范本，當(dāng)你有需要的時(shí)候，只要按照優(yōu)秀案例套用就可以了。這樣你不需要思考諸如架構(gòu)、遣詞造句、功能模塊分類之類的復(fù)雜問題，只要填入要表達(dá)的內(nèi)容或者數(shù)字就可以了。

雖然我喜歡在工作之余寫些文章，但在這類文字工作上，我從不費(fèi)腦筋，我統(tǒng)統(tǒng)套用優(yōu)秀范本直接應(yīng)用。效率非常高。

當(dāng)然，可以標(biāo)準(zhǔn)化的不止這些，具體哪些工作模塊和內(nèi)容需要標(biāo)準(zhǔn)化，可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來處理。

當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化完成之后，持續(xù)執(zhí)行，這些項(xiàng)目就會(huì)逐步轉(zhuǎn)換成自動(dòng)化，反過來，它們會(huì)推動(dòng)你更加高效去工作。

類似的情況在具體的工作中有非常多，我這里舉的例子，掛一漏萬，最主要是你能理解類似的思路，舉一反三，融匯貫通，隨著在工作中經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，一定會(huì)變成出類拔萃的職場(chǎng)精英。

實(shí)際上，所謂的“會(huì)”工作，也是相對(duì)而言的，沒有完全統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和衡量方法，而且，隨著工作能力的不斷提升，上司或者自己，對(duì)“會(huì)”工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求可能會(huì)提高，或者發(fā)生變化。

所以，“會(huì)”工作的方法和要求，不能一成不變，應(yīng)該在不同的階段，對(duì)自己要有不同的要求；面對(duì)不同的上司，都能給出高質(zhì)量的工作結(jié)果。