石頭說(shuō)
特別扎實(shí)全面的接待指導(dǎo)，接待小冊(cè)子很重要，條件不允許，打一張紙也比沒有好。
關(guān)注公眾號(hào)“辦公室的秘密”有好一段時(shí)間，也買了石頭的《秘書工作手記》（前后兩冊(cè)都買了），非常實(shí)用，沒有過(guò)多的大道理，都是開門見山、單刀直入，確實(shí)有“一書在手、天下我有”的感覺。
今天心血來(lái)潮，也想跟大家分享一下公務(wù)接待的那些事。
我是沿海二線城市的一名公務(wù)員，碩士畢業(yè)，入職五年，在3個(gè)崗位待過(guò)，目前在市政府辦公室。
所在科室的業(yè)務(wù)比較雜，寫材料、辦文辦會(huì)、公務(wù)接待都有，這也給我提供了不可多得的鍛煉機(jī)會(huì)。
入職至今，辦理過(guò)國(guó)辦、省府辦、兄弟城市的各類公務(wù)接待，工作細(xì)致受到領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)。
其實(shí)公務(wù)接待工作并不難，但就是細(xì)節(jié)特別多，而且要時(shí)刻保持在線，稍一分神就可能導(dǎo)致銜接不好，但做多了，很多事情就會(huì)成為本能反應(yīng)。
今天就跟大家分享公務(wù)接待的五個(gè)必備技能。
01
技能一：一顆擁抱變化的心
接到接待任務(wù)后，一般會(huì)制定一個(gè)方案，包括參加人員、行程安排、會(huì)議安排等等。不過(guò)有時(shí)候，計(jì)劃趕不上變化。
如果是平級(jí)來(lái)訪，出于禮貌和尊重，一般都是按方案執(zhí)行，臨時(shí)改變的可能性不大。
但如果是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪，領(lǐng)導(dǎo)心血來(lái)潮，聊著聊著就可能說(shuō)要去哪個(gè)企業(yè)或者村里看看，實(shí)際了解了解情況，所以，千萬(wàn)不要以為方案做好了就一定會(huì)按照方案執(zhí)行，有一顆擁抱變化的心很重要。
舉個(gè)例子：
一次某個(gè)比較高級(jí)的督導(dǎo)組到我們市里檢查工作，方案里安排的調(diào)研點(diǎn)剛走完，帶頭的督導(dǎo)組長(zhǎng)一看，時(shí)間還早，就臨時(shí)說(shuō)要去某某企業(yè)看看，那個(gè)企業(yè)幾年前他剛好去過(guò)。當(dāng)時(shí)已經(jīng)在高速路上了，距離那個(gè)企業(yè)也只有30分鐘的路程，聽到之后，心跳瞬間加快。
但領(lǐng)導(dǎo)發(fā)話了，也沒有討價(jià)還價(jià)的可能，所以當(dāng)機(jī)立斷，完成了四件事：
1.跟上頭領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，告知督導(dǎo)組新增了調(diào)研點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)心里有數(shù)。
2.與屬地黨政辦主任聯(lián)系，告知要去調(diào)研，讓立刻通知熟悉情況的領(lǐng)導(dǎo)趕往企業(yè)，同時(shí)也讓企業(yè)做好相關(guān)準(zhǔn)備。
3.將事先存在手機(jī)微信里的督導(dǎo)組人員名單發(fā)過(guò)去，打牌擺位置做好座談的準(zhǔn)備，同時(shí)也讓準(zhǔn)備好到生產(chǎn)線參觀的方案路線，以防萬(wàn)一。
4.悄悄給司機(jī)打了招呼，讓盡量在不察覺的情況下控制好車速，留出更多的準(zhǔn)備時(shí)間。去到之后，座談參觀的所有事情都準(zhǔn)備妥當(dāng)了，督導(dǎo)組也說(shuō)，你們的執(zhí)行力真強(qiáng)！
在這里，有兩個(gè)小技巧分享：
一個(gè)是手機(jī)里要存好市里所有單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的辦公室主任（黨政辦主任）的電話，臨時(shí)有事找他們幫忙協(xié)調(diào)是最有效率的。
另一個(gè)是，最好能有一個(gè)人在前線，一個(gè)人在后方支援，前線臨時(shí)有變，就讓后方幫忙安排落實(shí)，因?yàn)橐话愣紩?huì)在一個(gè)車上，打電話各種也不會(huì)特別方便。
02
技能二：一張反復(fù)錘煉的清單
公務(wù)接待雖然細(xì)節(jié)多，每一次都不一樣，但其實(shí)主體的框架還是離不開“衣食住行”四個(gè)字。
比如，是否有著裝的要求？又如，食物是否有忌口？再如，是否需要幫忙訂酒店？還如，對(duì)方是通過(guò)什么交通方式過(guò)來(lái)？等等。
每做完一個(gè)接待之后，多總結(jié)多思考，不斷錘煉完善一張屬于自己的清單，等以后有類似的任務(wù)，對(duì)著清單打勾任務(wù)的落實(shí)情況，心里就很有底了。
在這里，也有一個(gè)小技巧可以分享：
我做事的心態(tài)就是想著能一次性把事情都辦好，也就是最好能打一個(gè)電話就把所有不清楚的都問(wèn)清楚，然后再也不打擾對(duì)方，能打一個(gè)電話的，絕對(duì)不會(huì)打兩個(gè)電話。
不過(guò)往往這樣會(huì)讓自己很有挫敗感，因?yàn)楣珓?wù)接待的細(xì)節(jié)實(shí)在太多，而且每一次都不一樣。
所以，現(xiàn)在我在接到來(lái)訪函之后，會(huì)對(duì)照自己的清單勾幾個(gè)函中沒有說(shuō)或者不方便說(shuō)的問(wèn)題，然后先跟對(duì)方聯(lián)系上，最好能加個(gè)微信，有問(wèn)題的時(shí)候及時(shí)咨詢，情況有變化的時(shí)候也及時(shí)通報(bào)。
用微信也不會(huì)覺得打擾到對(duì)方，更關(guān)鍵的是也當(dāng)交了一個(gè)朋友，以后兄弟城市有什么創(chuàng)新的政策之類的，也可以讓幫忙要一下，一舉兩得。
03
技能三：放電影式的查漏補(bǔ)缺
每次接待開始前的一個(gè)晚上，我都會(huì)利用20分鐘左右的時(shí)間，在腦海里放電影，把方案里寫的行程過(guò)一遍，想到哪些細(xì)節(jié)漏了，然后立刻拿筆記下來(lái)（千萬(wàn)不要想著等最后的時(shí)候一起記），再繼續(xù)冥想，最后統(tǒng)一對(duì)接查漏補(bǔ)缺。
當(dāng)然，可能有人會(huì)問(wèn)，你是怎么發(fā)現(xiàn)漏洞的呢？其實(shí)最關(guān)鍵的就在于經(jīng)歷和積累。
說(shuō)起來(lái)玄乎，其實(shí)并不難，只要完整地做過(guò)2—3次接待，放電影的時(shí)候自然就很容易發(fā)現(xiàn)漏洞，反之，因?yàn)樾闹懈緵]有那桿稱，可能連哪個(gè)點(diǎn)是漏洞都不知道。
比如，一般比較正式的用餐都會(huì)打桌簽，如果根本都不知道要打桌簽，那就無(wú)從談起知道漏了打桌簽了。
04
技能四：畫龍點(diǎn)睛的驚艷一筆
整個(gè)公務(wù)接待過(guò)程，能給人最深刻印象的，可能就是剛接到的那一小瞬間——心理學(xué)上也有說(shuō)，這是首因效應(yīng)。
一般來(lái)說(shuō)或，如果準(zhǔn)備時(shí)間充裕，我會(huì)給來(lái)訪人員都準(zhǔn)備一本調(diào)研手冊(cè)，其實(shí)就是把接待方案里的行程安排、座談會(huì)的會(huì)議議程、參會(huì)部門的發(fā)言材料、調(diào)研點(diǎn)的簡(jiǎn)介等簡(jiǎn)單匯編在一起，
條件允許的話就制作成小冊(cè)子打印出來(lái)（現(xiàn)在很多單位的打印機(jī)都能自動(dòng)裝訂成小冊(cè)子了，也不費(fèi)勁），在對(duì)方剛到達(dá)的時(shí)候就給到手里。
這個(gè)步驟是可有可無(wú)的，沒有，對(duì)方也不會(huì)覺得什么，有，就會(huì)讓對(duì)方有一種備受尊重的感覺，也會(huì)讓自己的領(lǐng)導(dǎo)覺得這個(gè)小伙子做事還挺用心，確實(shí)能起到畫龍點(diǎn)睛的效果。花費(fèi)力氣不多，卻可以讓人眼前一亮。
05
技能五：扎扎實(shí)實(shí)的基礎(chǔ)積累
凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，平時(shí)的積累對(duì)于做好公務(wù)接待也是至關(guān)重要的，畢竟有些接待任務(wù)真的是時(shí)間緊、任務(wù)重、難度高。有幾個(gè)基礎(chǔ)性的工作，在日常工作中是可以慢慢積累的：
1.住宿：一般安排什么酒店？酒店的房型和價(jià)格是多少？酒店是否有早餐（這個(gè)很重要哦~）？訂酒店電話是多少？
酒店一般需要備兩種，一種是商務(wù)型的，一種是生態(tài)型的，符合不同級(jí)別、不同偏好的來(lái)訪者，畢竟優(yōu)美的生態(tài)環(huán)境也是人民對(duì)美好生活向往的一部分。
2.用餐：一般在哪里用餐？餐標(biāo)是多少？訂單電話是多少？
3.用車：租車公司的聯(lián)系方式是多少？商務(wù)車、小轎車等不同車型的租車費(fèi)用是多少？
4.會(huì)議室：座談會(huì)一般在哪里召開？不同規(guī)格的會(huì)議室大概可以坐多少個(gè)人？會(huì)議室是否有麥克風(fēng)、投影儀等設(shè)備？
5.參觀點(diǎn)：市里有什么比較有特色的參觀點(diǎn)？對(duì)于常用的參觀點(diǎn)，要備好簡(jiǎn)介，以便能即來(lái)即用。
總而言之，正如一千個(gè)讀者有一千個(gè)哈姆雷特，每個(gè)接待任務(wù)有它的共性，也有它的個(gè)性，不能一概而論，但只要能抓準(zhǔn)其中共性的地方，應(yīng)對(duì)起來(lái)也能得心應(yīng)手。
同時(shí)，每做完一個(gè)接待之后，多總結(jié)紕漏，多思考方法，就能提升得更快。加油哦~
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