庫存盤點(diǎn)是每個(gè)企業(yè)都需要進(jìn)行的作業(yè)。有的企業(yè)半年盤點(diǎn)一次，而有的企業(yè)則一個(gè)季度盤點(diǎn)一次。其實(shí)，各個(gè)公司的庫存盤點(diǎn)流程大同小異，只是發(fā)生的頻率不同而已。

　　但是，庫存盤點(diǎn)對(duì)于企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營管理來說，卻是至關(guān)重要的。他的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

　　一是庫存數(shù)量準(zhǔn)確是保障企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃與采購計(jì)劃正確的基礎(chǔ)。若企業(yè)庫存中原材料、成品等數(shù)量不對(duì)的話，那么要想計(jì)劃合理，那是天方夜譚。故為了能夠讓生產(chǎn)管理部門作出合理的生產(chǎn)計(jì)劃與采購計(jì)劃，則必須每隔一段時(shí)間對(duì)企業(yè)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，以保障庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　二是企業(yè)倉庫中的材料與成品就是企業(yè)的財(cái)富。有時(shí)候由于管理、或者自然損耗等原因，這會(huì)導(dǎo)致倉庫中原材料或者成品數(shù)量的減少。為了正確評(píng)估企業(yè)的財(cái)富，這也非常有必要對(duì)企業(yè)庫存進(jìn)行定時(shí)的盤點(diǎn)。

　　不過，雖然庫存盤點(diǎn)對(duì)于企業(yè)來說，司空見慣。但是，這個(gè)流程設(shè)計(jì)的是否合理，則直接關(guān)系到庫存盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。

　　第一步：提出定期盤點(diǎn)需求。

　　一般情況下，企業(yè)會(huì)在季度末或者年末進(jìn)行大規(guī)模的盤點(diǎn)。由于定期盤點(diǎn)跟臨時(shí)盤點(diǎn)不同。定期盤點(diǎn)往往企業(yè)在管理制度中已經(jīng)明確指明，在一年的什么時(shí)間進(jìn)行盤點(diǎn)。所以，其準(zhǔn)備時(shí)間比臨時(shí)盤點(diǎn)要充分。如在盤點(diǎn)的日期快要到的時(shí)候，采購部門會(huì)提醒供應(yīng)商，要么早點(diǎn)送貨過來，在盤點(diǎn)的幾天內(nèi)不收貨等等。故定期盤點(diǎn)要比臨時(shí)盤點(diǎn)來的更有條理。

　　在企業(yè)中，定期盤點(diǎn)一般是由物管部門負(fù)責(zé)的。他們會(huì)在定期盤點(diǎn)前的一個(gè)星期，召開動(dòng)員大會(huì)，讓各個(gè)部門做好相關(guān)的工作，為定期盤點(diǎn)掃清障礙。一般來說，需要做好如下的前期準(zhǔn)備工作。

　　一是人員的安排。為了盡量減少盤點(diǎn)對(duì)企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的影響，定期盤點(diǎn)往往需要各個(gè)部門抽調(diào)人員來提高盤點(diǎn)的速度。就筆者所知，企業(yè)在定期盤點(diǎn)的時(shí)候，都是整個(gè)公司動(dòng)員的。如此的話，才能夠在最短時(shí)間內(nèi)，把這個(gè)作業(yè)完成。

　　二是時(shí)間上的安排。雖然說，建議大家在月末進(jìn)行盤點(diǎn)。但是，有了ERP系統(tǒng)之后，我們有一種折中的處理方式。如可以在靠近月底的周末進(jìn)行盤點(diǎn)。如此的話，就可以把盤點(diǎn)對(duì)于生產(chǎn)的影響降低到最低。而在時(shí)間上，ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)進(jìn)行調(diào)整。如2008年12月31日是星期三。若在12月30日、31日盤點(diǎn)，很明顯對(duì)這個(gè)星期的生產(chǎn)經(jīng)營會(huì)造成非常嚴(yán)重的干擾。所以，企業(yè)可以選擇在上個(gè)周末，即12月27日、12月28日進(jìn)行盤點(diǎn)。在ERP系統(tǒng)處理上，可以把29日到31日發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都記入到2009年1月1日。如此，就可以減少盤點(diǎn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的影響。

　　第二步：財(cái)務(wù)對(duì)帳務(wù)進(jìn)行凍結(jié)。

　　當(dāng)確定定期盤點(diǎn)的具體時(shí)間之后，財(cái)務(wù)部門需要在盤點(diǎn)的前一天下班之前，把當(dāng)月的帳帳務(wù)凍結(jié)掉。如假設(shè)企業(yè)準(zhǔn)備在12月27日進(jìn)行盤點(diǎn)，則在12月26日下班后，要在系統(tǒng)中把本月的帳務(wù)凍結(jié)掉。如此的話，其他各個(gè)部門在盤點(diǎn)的過程中，就不能夠在系統(tǒng)中錄入交易數(shù)據(jù)。這在盤點(diǎn)流程中，是一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

　　如用戶準(zhǔn)備在12月27日盤點(diǎn)，但是，財(cái)務(wù)沒有在系統(tǒng)中把帳務(wù)凍結(jié)掉。在盤點(diǎn)之前，倉庫中有PVC這個(gè)材料1000噸。盤點(diǎn)卡上打印的數(shù)量也是1000噸。但是，在12月27日一大早，供應(yīng)商就送來了PVC500噸。因?yàn)閹?wù)沒有凍結(jié)，所以，倉庫人員可以在系統(tǒng)中做帳。此時(shí)，系統(tǒng)帳上與實(shí)物就有1500噸?？墒?，在盤點(diǎn)的時(shí)候，因?yàn)楸P點(diǎn)卡上只有1000噸，而實(shí)物有1500噸。盤點(diǎn)人員就會(huì)以為帳務(wù)不對(duì)，就在帳務(wù)上調(diào)增500噸。如此的話，在盤點(diǎn)過后，庫存帳上就有2000噸(原來1500噸加上調(diào)增的500噸)。但是實(shí)物呢，卻只有1500噸。此時(shí)，庫存盤點(diǎn)使得庫存數(shù)量越來越錯(cuò)，這很讓人郁悶。

　　可見，在庫存盤點(diǎn)之前，把帳務(wù)凍結(jié)掉。防止企業(yè)部門人員在盤點(diǎn)期間對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行誤操作，這是保障盤點(diǎn)結(jié)果準(zhǔn)確的一個(gè)重要舉措。

　　第三步：生成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)以及盤點(diǎn)卡的張貼。

　　當(dāng)帳務(wù)凍結(jié)之后，相關(guān)人員就需要在ERP系統(tǒng)中生成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)中生產(chǎn)的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)主要包含兩部分內(nèi)容。一是盤點(diǎn)卡。盤點(diǎn)卡就是一張張小卡片，一個(gè)物料一份。在盤點(diǎn)的時(shí)候，貼在具體的物料之前。這可以提高盤點(diǎn)登記的速度與準(zhǔn)確率。因?yàn)椴簧賳T工都是從其他部門抽調(diào)過來的，他們可能無法對(duì)品好與實(shí)物進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)。而盤點(diǎn)卡就可以消除一些張冠李戴的錯(cuò)誤。二是盤點(diǎn)清冊。盤點(diǎn)清冊就像是一份庫存報(bào)表，反映當(dāng)前庫存中的實(shí)際數(shù)量。當(dāng)盤點(diǎn)卡收集起來后，文員就需要把盤點(diǎn)卡中的數(shù)據(jù)登記到盤點(diǎn)清冊中。這主要是為提高在庫存調(diào)整時(shí)的效率。若一張張去查看盤點(diǎn)卡，然后再把有錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整。這無疑速度與準(zhǔn)確性上都會(huì)大打折扣。

　　在生成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的時(shí)候，需要注意幾個(gè)方面的內(nèi)容。

　　一是最好在盤點(diǎn)的前一天晚上打好盤點(diǎn)卡以及張貼的工作。企業(yè)的物料可能比較多，有的達(dá)上萬種。所以，盤點(diǎn)卡的打印需要花費(fèi)時(shí)間的。筆者負(fù)責(zé)過多家企業(yè)的ERP項(xiàng)目，他們都聽從了我的建議。某些員工在盤點(diǎn)的前一天晚上，加班把盤點(diǎn)卡打好。然后第二天倉庫部門再起個(gè)早，爭取在上班之前把盤點(diǎn)卡張貼好。不過要注意一點(diǎn)，盤點(diǎn)卡一定要在帳務(wù)凍結(jié)后才能打。這主要是為了保障盤點(diǎn)卡的數(shù)據(jù)跟ERP庫存帳數(shù)據(jù)的一致性。

　　二是有些企業(yè)可能要進(jìn)行復(fù)盤。當(dāng)復(fù)盤數(shù)量與初盤數(shù)量不一致的時(shí)候，還需要進(jìn)行第三次盤點(diǎn)。此時(shí)，在盤點(diǎn)卡的打印與張貼上，就有一些技巧。如筆者認(rèn)識(shí)一家企業(yè)，他們是利用一式兩聯(lián)的復(fù)寫紙打印。如此的話，即使需要復(fù)盤，則也只要打印一次即可。可以減少成本與時(shí)間。另外，企業(yè)也可以根據(jù)自己的情況，選擇盤點(diǎn)卡是分開放的還是集中放。分開放的話，就是把一個(gè)物料的盤點(diǎn)卡兩張紙分開，分別張貼在物料上。如此的話，初盤的數(shù)量就不會(huì)現(xiàn)在復(fù)盤的盤點(diǎn)卡上。這么做的好處就是會(huì)提高盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。因?yàn)閺?fù)盤的員工不知道初盤的數(shù)量，就會(huì)認(rèn)真的盤第二次。若是集中放置的話，因?yàn)槠髽I(yè)采用的是復(fù)寫紙，所以，初盤的數(shù)量就會(huì)體現(xiàn)在復(fù)盤點(diǎn)卡上。有些員工就會(huì)渾水摸魚了。所以，企業(yè)具體采用什么方式，就需要根據(jù)自己員工的素質(zhì)情況來定奪了。

　　第四步：進(jìn)行初復(fù)盤。

　　等以上這些準(zhǔn)備工作完成后，就可以進(jìn)行初、復(fù)盤的工作了。為了提高盤點(diǎn)的質(zhì)量，筆者有些建議。

　　一是在盤點(diǎn)卡上，無論是初盤還是復(fù)盤，盤點(diǎn)人員都要進(jìn)行簽名。這可以提高員工對(duì)于盤點(diǎn)的責(zé)任心。

　　二是在盤點(diǎn)的過程中，要停止一切交易活動(dòng)。如供應(yīng)商來送貨了，則把貨放在旁邊，不要入倉庫。總之，在盤點(diǎn)的過程中，要保證倉庫不進(jìn)不出。

　　三是若在ERP系統(tǒng)中采用了自動(dòng)扣料作業(yè)，則最好在盤點(diǎn)之前，把車間倉庫中的剩余材料先進(jìn)行盤點(diǎn)，移送實(shí)體倉庫。