企業(yè)業(yè)務(wù)流程評(píng)述：庫存成本調(diào)整流程
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大中小 2008-12-09 10:18:00 來源：IT專家網(wǎng)
【一大把網(wǎng)站】庫存成本調(diào)整在ERP系統(tǒng)中的地位流程雖小但是影響深遠(yuǎn)。本文作者對(duì)庫存成本調(diào)整流程中的注意事項(xiàng)進(jìn)行逐一的講解。企業(yè)通過這個(gè)講解，可以這個(gè)流程的重要性有一個(gè)更加深刻的認(rèn)識(shí)，也可消除操所上的失誤。
庫存成本調(diào)整在ERP系統(tǒng)中的地位，可以用一句話概括，“流程小但是影響深遠(yuǎn)”。這主要是因?yàn)閹齑娉杀臼浅杀竟芾淼幕A(chǔ)。若庫存成本不準(zhǔn)確的話，則在ERP系統(tǒng)中，任何一個(gè)涉及到成本的內(nèi)容，都會(huì)受到影響。故在一些采用了成本模塊的企業(yè)來說，庫存成本調(diào)整是一個(gè)關(guān)鍵流程。
下圖是筆者一家客戶的庫存成本流程圖。筆者將對(duì)這個(gè)流程中的注意事項(xiàng)進(jìn)行逐一的講解。希望通過這個(gè)講解，可以讓大家對(duì)這個(gè)流程的重要性有一個(gè)更加深刻的認(rèn)識(shí)。也幫助大家消除一些操所上的失誤。
庫存成本流程圖
第一步：庫存成本調(diào)整需求。
在什么時(shí)候需要進(jìn)行庫存成本調(diào)整呢?如企業(yè)有時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)中有些材料有數(shù)量但是沒有金額;或者數(shù)量為零，但是卻有金額，等等。遇到這種情況，就需要運(yùn)行庫存成本作業(yè)對(duì)庫存成本金額進(jìn)行調(diào)整。一般情況下，如果企業(yè)遇到如下情況的話，就需要進(jìn)行庫存成本調(diào)整作業(yè)。
一是人為疏忽所導(dǎo)致的。如當(dāng)某個(gè)材料的原材料價(jià)格錯(cuò)誤，但是財(cái)務(wù)已經(jīng)結(jié)帳并且進(jìn)行了庫存成本結(jié)帳的情況下。為了使得庫存成本與實(shí)際帳務(wù)成本一致，就需要利用“庫存成本調(diào)整作業(yè)”，對(duì)原材料的庫存成本進(jìn)行調(diào)整。這是企業(yè)在工作中，遇到的最常見的一種情形。
二是在成本模塊剛上線的時(shí)候，也需要用到這個(gè)作業(yè)。由于ERP分階段實(shí)施，進(jìn)銷存管理與成本模塊往往在不同的時(shí)候上線。如筆者在實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，成本模塊往往在其他模塊上線后半年到一年內(nèi)才進(jìn)行成本模塊的實(shí)施。因?yàn)槌杀灸K結(jié)果的正確性要依賴與其他模塊的正確結(jié)果。故在成本模塊上線之前，ERP系統(tǒng)中的庫存成本跟財(cái)務(wù)帳上的庫存成本就會(huì)有一定的差異。此時(shí)，就需要運(yùn)行庫存成本調(diào)整作業(yè)，進(jìn)行調(diào)整。如此的話，成本模塊才能夠得出正確的結(jié)果。而且，在成本模塊剛上線的幾個(gè)月內(nèi)，成本會(huì)計(jì)手工帳要跟一系統(tǒng)帳一起做。在月底的時(shí)候，由于系統(tǒng)操作不熟悉，兩套帳之間往往還會(huì)存在一定的差異，此時(shí)，也需要利用庫存成本調(diào)整作業(yè)進(jìn)行調(diào)帳。到一個(gè)磨合期過了，庫存成本調(diào)整作業(yè)發(fā)生的頻率就可以大幅度的減少。
三是一些會(huì)計(jì)上的處理。如國(guó)家會(huì)計(jì)法規(guī)規(guī)定，需要在一個(gè)會(huì)計(jì)期末對(duì)企業(yè)的庫存存貨進(jìn)行評(píng)估，要按可變現(xiàn)凈值與庫存成本疏低的原則，確定庫存成本金額。有些企業(yè)為了處理的方便，這個(gè)往往是手工進(jìn)行處理。結(jié)果出來后，再用庫存成本調(diào)整作業(yè)調(diào)整ERP系統(tǒng)帳上的庫存成本。在一些上市企業(yè)以及國(guó)有企業(yè)中，這種情況發(fā)生的比較多。而在中小企業(yè)中，往往視國(guó)家的法規(guī)與不顧，在月底不會(huì)對(duì)庫存存貨進(jìn)行評(píng)估。
四是對(duì)半成品成本的歸集。有些企業(yè)為了處理方便，在ERP系統(tǒng)中不進(jìn)行半成品成本的歸集，而是靠人工統(tǒng)計(jì)。對(duì)此，為了把半成品中的發(fā)生的人工費(fèi)用與制造費(fèi)用歸集到半成品的成本中去，就需要利用成本調(diào)整作業(yè)，把這些費(fèi)用歸集到半成品中。這也是企業(yè)經(jīng)常用到的一種情況。
另外需要注意一點(diǎn)，庫存成本調(diào)整只是調(diào)整庫存的金額，而不調(diào)整庫存的數(shù)量。這在ERP系統(tǒng)維護(hù)的時(shí)候，要特別進(jìn)行提示。若庫存數(shù)量不準(zhǔn)的話，則需要通過其他單據(jù)，如庫存調(diào)撥單或者入庫單等單據(jù)進(jìn)行調(diào)整。
第二步：調(diào)整單輸入。
在ERP系統(tǒng)中，調(diào)整單的生成有兩種方式。一是手工生成，二是自動(dòng)生成。當(dāng)成本會(huì)計(jì)在平時(shí)工作的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)某種材料的庫存成本有錯(cuò)誤，就需要手工開立成本調(diào)整單進(jìn)行調(diào)整。而自動(dòng)生成成本調(diào)整單的話，則往往是對(duì)應(yīng)一些特殊的作業(yè)。如對(duì)于一些無數(shù)量有金額或者有數(shù)量無金額的物料，可以讓系統(tǒng)自動(dòng)生成成本調(diào)整單，進(jìn)行調(diào)整。由于ERP系統(tǒng)中，成本金額往往還考慮到制造費(fèi)用、人工費(fèi)用等等，所以，由于運(yùn)算精度的原因，往往企業(yè)庫存中沒有原材料或者半成品了，但是，系統(tǒng)帳上還存在一定的成本金額。所以，針對(duì)這些物料自動(dòng)生成成本調(diào)整單的作業(yè)非常的有用。一般在月底的時(shí)候，成本會(huì)計(jì)都要運(yùn)行一下這個(gè)作業(yè)，以確保庫存成本的準(zhǔn)確性，減少這些特殊材料的干擾。
在調(diào)整單金額輸入的時(shí)候，需要注意，這里輸入的是一個(gè)總金額，而不是單位成本。ERP系統(tǒng)接受這個(gè)總金額之后，就會(huì)根據(jù)一定的原則，對(duì)材料的庫存成本進(jìn)行調(diào)整。以滿足發(fā)料成本、產(chǎn)品成本統(tǒng)計(jì)的需要。
第三步：相關(guān)人員審核。
ERP系統(tǒng)中的成本調(diào)整單，支持多個(gè)級(jí)別的審核。因?yàn)槌杀菊{(diào)整單涉及到企業(yè)資產(chǎn)的增加減少，所以，企業(yè)往往對(duì)這個(gè)單據(jù)的審核比較重視。如筆者這家企業(yè)，就采取了兩個(gè)級(jí)別的審核。
當(dāng)庫存調(diào)整單填寫無誤后，成本會(huì)計(jì)就要把單據(jù)遞交給財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審核，然后再給總經(jīng)理進(jìn)行審核。兩道審核關(guān)，可以保障成本調(diào)整單的準(zhǔn)確性。最重要的一點(diǎn)就是不發(fā)生返工現(xiàn)象。筆者在以前系統(tǒng)維護(hù)中，有時(shí)會(huì)財(cái)務(wù)部門審核了，但是，總經(jīng)理卻不同意這么處理。畢竟莫名其妙的企業(yè)資產(chǎn)減少了，總經(jīng)理當(dāng)然不同意了。所以，由于跟總經(jīng)理溝通不暢，導(dǎo)致需要對(duì)庫存調(diào)整單進(jìn)行反向調(diào)整。那么，處理起來就比較復(fù)雜的了。為了避免這種情況，在實(shí)際工作中，企業(yè)還是需要在總經(jīng)理等高層領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)過后，再對(duì)成本調(diào)整單進(jìn)行處理。
第四步：系統(tǒng)調(diào)整單確認(rèn)。
當(dāng)成本會(huì)計(jì)把成本調(diào)整單給各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審核過后，系統(tǒng)還不會(huì)對(duì)系統(tǒng)帳進(jìn)行調(diào)整。而是需要成本會(huì)計(jì)在成本調(diào)整單上運(yùn)行“調(diào)整單確認(rèn)”作業(yè)，才會(huì)在系統(tǒng)中進(jìn)行帳務(wù)的調(diào)整。這主要是因?yàn)椋?div style="height:15px;">
一方面，庫存成本調(diào)整是一個(gè)比較專業(yè)的內(nèi)容。若系統(tǒng)在帳務(wù)調(diào)整的時(shí)候，出現(xiàn)什么問題的話，往往只有財(cái)務(wù)部門的專業(yè)人員才可以進(jìn)行處理。所以，把庫存帳務(wù)調(diào)整跟系統(tǒng)單據(jù)審核區(qū)別開來，以提高庫存成本調(diào)整的準(zhǔn)確性。這種情況，在ERP系統(tǒng)中是特列。大部分的單據(jù)，都是審核的時(shí)候進(jìn)行帳務(wù)的調(diào)整。
另一方面，若ERP系統(tǒng)帳務(wù)調(diào)整成功后，系統(tǒng)會(huì)對(duì)結(jié)果進(jìn)行一些提示，以方面財(cái)務(wù)人員后續(xù)的處理。如會(huì)提示調(diào)整的差額計(jì)入到哪個(gè)會(huì)計(jì)科目，自動(dòng)生成的調(diào)整單憑證單號(hào)是多少，等等。這些信息對(duì)于成本會(huì)計(jì)處理后續(xù)的作業(yè)來說，是非常重要的。
綜合以上兩方面的原因，就把系統(tǒng)帳務(wù)處理跟單據(jù)審核獨(dú)立開來。讓成本會(huì)計(jì)手工的觸發(fā)系統(tǒng)帳務(wù)調(diào)整后臺(tái)作業(yè)。當(dāng)然，不同的ERP產(chǎn)品在這方面可能有不同的設(shè)計(jì)。用戶還是需要跟自己ERP系統(tǒng)的實(shí)施顧問進(jìn)行溝通，尋找一個(gè)合適自己的解決方案。
第五步：調(diào)整單憑證。
在財(cái)務(wù)處理中，庫存調(diào)整單不能夠作為他們做帳的依據(jù)。財(cái)務(wù)人員在做帳的時(shí)候，必須要依靠調(diào)整單憑證。在ERP系統(tǒng)中，可以根據(jù)庫存成本調(diào)整單自動(dòng)生成調(diào)整單憑證。如此的話，可以省去用戶手寫憑證的麻煩。
為了提供憑證制作的效率，用戶最好能夠遵循如下規(guī)則。
一是在調(diào)整憑證單據(jù)初始化設(shè)置時(shí)，指定具體的會(huì)計(jì)科目。如此的話，系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)整單憑證后，不需要進(jìn)行更改，就可以直接審核打印。
二是為了讓憑證打印更加的規(guī)范化，企業(yè)最好能夠?qū)崿F(xiàn)套打。也就是說，企業(yè)從市場(chǎng)中購買符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的帶格式的憑證。然后打印的時(shí)候，只打印實(shí)際的內(nèi)容。如此的話，打印出來的憑證可以直接作為記帳憑證用。而用戶不用再手工的開立憑證。這就可以大大的提高員工的工作效率。
